Introduction
Via [Comptabilité, Encodage des écritures,
Encoder/modifier], vous pouvez encoder des factures d'achat dans un journal
d'achat et des factures de vente dans un journal de vente.
L'encodage des écritures d'achat et de vente
entraîne deux conséquences :
- Les achats et les ventes sont enregistrées dans
le grand-livre.
- Un impayé est automatiquement généré pour le
client ou fournisseur en question.
Explication
Les écritures d'achat et de vente étant encodée
de façon similaire, nous expliquons l'encodage d'une écriture d'achat.
En haut de l'écran, vous trouvez une barre
d'informations contenant les données relatives au journal, à la période de
déclaration, au numéro de pièce et au montant total.
En-tête
Journal
Sélectionnez le journal dans lequel l'écriture doit être imputée.
Date de saisie
Ici, vous pouvez entrer la date du mouvement. Lorsque vous clôturez une
écriture et que vous en réencodez une, le programme récupère automatiquement la
date de l'écriture précédente. Cette date doit être chronologiquement
croissante.
N° pièce
Dans un premier temps, le programme
affiche le numéro de pièce correspondant à l'exercice dans lequel vous passez
l'écriture. Si vous voulez encoder une écriture pour un exercice antérieur,
vous pouvez passer ce champ. Dans ce cas, vous entrez la date de l'exercice en
question à hauteur du champ 'Date'. Lorsque vous appuyez sur <Enter>, le
numéro de pièce est remplacé par le numéro de pièce de l'exercice en question.
Vous ne pouvez pas modifier ce numéro dans cette fonction, mais via la fonction
de mise
à jour des journaux ou si vous avez le module Accountancy.
Client/Fournisseur
Sélectionnez le client ou le fournisseur
pour lequel vous encodez la facture. Vous pouvez indiquer le numéro ou le nom
(avec *). Lorsque vous fermez l'écriture, la sous-gestion
des clients ou des fournisseurs est directement mise à jour. Vous pouvez lier
le client ou le fournisseur à un compte spécifique via la fonction de mise à
jour des clients respectivement des fournisseurs. Dans ce cas, vous ne pourrez
utiliser qu'un journal d'achat ou de vente auquel le compte en question est
lié.
N.B. : lors de l'encodage d'une écriture d'achat,
vous pouvez, après avoir encodé le numéro de fournisseur, ouvrir l'écran
'Factures à recevoir' via l'icône 
au
cas où vous auriez des commandes en cours chez le fournisseur en question. A
partir de cet écran, vous pourrez sélectionner et imputer les articles
facturés. Vous ne serez ainsi pas obligé d'encoder manuellement les
données ; celles-ci seront automatiquement récupérées de la commande
fournisseur. Vous pourrez éventuellement modifier l'écriture générée.
Date de la facture
Ici, vous pouvez encoder la date de
la facture. Vous pouvez ainsi faire apparaître l'écriture dans une autre
période sur vos rapports.
Votre référence
Ici, vous devez indiquer une référence, comme par exemple le numéro de commande
du client ou du fournisseur. Ce champ est obligatoire.
Devise
Si vous avez activé le champ 'Code devise variable' pour le journal
en question, dans la fonction de mise à jour des journaux, vous pouvez
sélectionner ici la devise dans laquelle l'écriture est libellée. Par défaut,
le programme affiche ici la devise par défaut du client/fournisseur. Si ce
champ n'est pas complété, c'est la devise par défaut du dossier qui est utilisée.
Ecriture d'achat : si vous encodez une
facture d'achat sur base d'une réception ou d'une commande fournisseur et que
celle-ci n'a pas été encodée dans la devise par défaut du fournisseur, la
facture d'achat est convertie dans la devise du fournisseur.
Montant
Entrez ici le montant total de la facture TVA comprise, mais
escompte ou restriction de crédit non compris(e). Ce montant est traité dans le
compte de contrepartie lié au journal.
Type de facture
Vous indiquez ici de quel type de facture
il s'agit. Suivant qu'il s'agit d'une écriture d'achat ou de vente et d'un
montant positif ou négatif, vous avez les possibilités suivantes :
- Facture de vente
- Facture d'achat
- Note de crédit sur une vente
- Note de crédit sur un achat
Libellé
Ici, vous pouvez entrer un libellé.
Celui-ci sera utilisé dans diverses listes.
Code projet
Ici, vous pouvez sélectionner un code de projet pour la facture.
Vous ne voyez ce champ que si le module de gestion des projets fait partie de
votre licence. Vous ne pouvez sélectionner que les projets actifs.
Annexe
Ce bouton vous permet de joindre une
annexe à l'écriture.
Condition de paiement
Ici, vous pouvez lier une des conditions de paiement que vous avez créées. Si
une condition de paiement est liée au client/fournisseur en question, elle est
automatiquement affichée à hauteur de ce champ. La condition de paiement permet
entre autres de calculer la date d'échéance de la facture.
Lignes
d'écriture
Dans les lignes d'écriture, vous trouvez les
champs suivants (en fonction de votre licence). Via le bouton 'Colonnes', vous
pouvez ajouter ou masquer des colonnes.
Code article
Ici, vous pouvez lier un code
article à l'écriture. Si vous sélectionnez un article de série, vous devez
également encoder un numéro de série. Ce numéro de série concerne le numéro de
série d'une immobilisation et non d'un article de série/lot.
Article - libellé
Si vous avez lié un
article à l'écriture, son libellé est affiché ici.
Compte
Sélectionnez ici le compte sur lequel
doit être imputé le montant de la ligne d'écriture. Il se peut que vous ne
puissiez pas sélectionner certains comptes pour une des raisons
suivantes :
- Le compte est bloqué ou le compte est un compte
vide ou un compte de sous-total.
- Le compte est le compte de contrepartie fixe lié
à un journal.
Compte - libellé
Le programme affiche ici le libellé
du compte.
Ressource
Ici, vous pouvez sélectionner la ressource sur laquelle porte cette
ligne d'écriture.
Centre de coûts/Centre
d'analyse
Vous pouvez imputer le montant de la
ligne sur un centre de coûts ou sur un centre d'analyse pour autant que cette
option ait été activée pour le compte sélectionné.
Ce champ est automatiquement complété. Le programme vérifie d'abord si un
centre de coûts par défaut est lié au compte en question. Dans l'affirmative,
il affiche celui-ci. Dans la négative, il prend le centre de coûts de la
ressource liée au client/fournisseur. Si aucune ressource n'est liée au
client/fournisseur, le programme prend le centre de coûts lié à la ressource
qui encode l'écriture.
Quantité
Entrez éventuellement une quantité. Cette quantité sera reprise dans
certaines listes, relatives aux centres de coûts et d'analyse par exemple.
TVA
Le programme propose d'office le code TVA lié au client/fournisseur
ou au compte sélectionné. Une fois les écritures traitées, les montants TVA
sont imputés sur les comptes adéquats.
Montant
Le code TVA sélectionné détermine quel montant vous devez encoder.
Le code TVA peut être d'application sur les montants TVA comprise ou non.
Montant TVA
Le calcul du montant TVA est basé sur le code TVA sélectionné à
hauteur de 'TVA'. Vous pouvez modifier le montant TVA affiché.
Dépôt
Ici, vous pouvez sélectionner le dépôt de l'article en question (uniquement si
vous disposez d'un module logistique). Si vous avez sélectionné un article à
hauteur de 'Code article', ce champ est obligatoire.
Code projet
Ici, vous pouvez sélectionner un code de projet pour cette ligne
d'écriture.
Informations
TVA
Dans cette partie, vous trouvez les
informations concernant les données TVA encodées.
Code TVA
Vous voyez tous les montants TVA par
code TVA et, en cas d'écriture dans un journal d'achat, par type de case TVA
(Marchandises – 81, Services – 82 ou Investissements – 83).
Les
boutons
Enregistrer
Ce bouton vous permet de sauvegarder
une écriture encodée.
Traiter
Ce bouton vous permet de traiter définitivement une écriture
encodée.
Fermer
Ce bouton vous permet de quitter cet
écran et de revenir dans l'écran de sélection.
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