Afstemmen van voorraadmutaties

Boven in het scherm staan selectievelden. Hiermee kunt u snel de transacties vinden die u wilt afstemmen.

Groepeer op

In dit veld kunt u aangeven of u de regels wilt groeperen op 'Crediteur' of op 'Artikel'.

Datum vanaf

In dit veld kunt u een datum of een datumtraject invoeren. Alleen transacties binnen dit datumtraject worden getoond. Als u 'Alle' aanvinkt, worden alle transacties getoond.

Precisie

Hier kunt u de precisie instellen voor de bedragen. Het gaat hierbij om het aantal cijfers dat achter de komma kan worden weergegeven.

Magazijn

In dit veld kunt u het magazijn selecteren waarvoor u de transacties wilt opvragen. Standaard staat de keuze op 'Alle (magazijnen)'.

Locatie

U kunt filteren op een magazijnlocatie, zodat u alleen de transacties van deze locatie te zien krijgt.

Artikelgroep

Alleen artikelen binnen deze artikelgroep worden getoond.

Artikel/Leverancier

Hiermee kunt u filteren op een artikel of een leverancier. Dit is afhankelijk van de gekozen waarde bij 'Groepeer op'.

Serie/batch

Hiermee kunt u filteren op een bepaald serienummer van het artikel/ de transactie.

Bestelling

U kunt filteren op bestellingen, zodat u alleen deze bestellingen te zien krijgt.

Uw ref.

Uw ref. kunt u invullen en alleen deze transacties die hieraan voldoen worden getoond.

Onze ref.

Door 'Onze ref.' in te vullen worden alleen de transacties getoond met deze 'Onze ref.'.

Extern nummer

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u gebruik maakt van externe nummering. Met dit veld kunt u een selectie maken op een extern nummer dat is toegekend aan de transactie.

Assortiment

Alleen de artikelen binnen dit assortiment worden getoond.

Actualiseren

Met deze knop ververst u de getoonde transacties, als u bijvoorbeeld de selectievelden heeft gewijzigd.

Zoomen

Met deze knop kunt u doorzoomen op een geselecteerde regel. In dit geval wordt een nieuw scherm geopend. Voor meer informatie, zie de uitleg in de secties 'Velden (detailscherm) en 'Knoppen (detailscherm)' in dit document.

Automatisch

Met deze knop kunt u inkoopfacturen automatisch afstemmen op ontvangsten. Dit kan alleen als het aantal gefactureerde eenheden gelijk is aan het aantal ontvangen eenheden. De bestelling, de ontvangst(en) en de inkoopfactuur worden in dit geval automatisch afgestemd. Er wordt een specifiek 'Koppeling nr.' toegekend aan de transacties.  Daarnaast wordt de inkoopprijs uit de bestelling vervangen door de inkoopprijs uit de inkoopfactuur. Wanneer de transacties worden bekeken via 'Onze Ref' kunnen de transacties met hetzelfde Koppeling nr. worden toegevoegd aan het overzicht door de optie 'Koppeling nr.'  aan te vinken.

Voor bepaalde situaties kan het automatisch afstemmen niet worden uitgevoerd. Deze kunnen handmatig worden afgestemd. Deze scenario's zijn:

• Records zonder bestelnummer
• Facturen met creditfacturen
• Ontvangst met retour ontvangst
• Retour ontvangst met creditfactuur

Exporteren

Met deze knop kunt u de gehele lijst exporteren naar MS Excel. Daar kunt u verdere analyses verrichten.

Sluiten

Met deze knop sluit u het afstemmen en keert u terug in het menu.

Bovenin staan de volgende selectievelden:

Leverancier

Twee situaties kunnen zich voordoen, namelijk:

• U heeft gegroepeerd op leverancier. In dit veld wordt de leverancier getoond. Deze waarde is niet te wijzigen.
• U heeft gegroepeerd op artikel. In dit veld kunt u de leverancier selecteren waarvoor u facturen en ontvangsten wilt afstemmen.  

Artikel

Twee situaties kunnen zich voordoen, namelijk:

• U heeft gegroepeerd op artikel. In dit veld wordt het artikel getoond. Deze waarde is niet te wijzigen.
• U heeft gegroepeerd op leverancier. In dit veld kunt u het artikel selecteren waarvoor u facturen en ontvangsten wilt afstemmen.

Datum vanaf / t/m

Hiermee kunt u een selectie maken op de transacties die binnen een bepaald datumtraject vallen.

Magazijn

Hiermee kunt u een selectie maken op de transacties van een bepaald magazijn.

Onder de transactieregels wordt de volgende informatie getoond:

Aantal gefactureerd

In dit veld wordt het totale aantal artikelen (eenheden) getoond van de geselecteerde transactieregels die als type 'Invoice' (Factuur) hebben. In dit geval is dit de eerste transactie in bovenstaand voorbeeld (de factuur).

Bedrag gefactureerd

In dit veld wordt het totaal gefactureerd bedrag getoond van de geselecteerde transactieregels die als type 'Invoice' (Factuur) hebben. In dit geval is dit de eerste transactie in bovenstaand voorbeeld (de factuur).

Aantal ontvangen

In dit veld wordt het totaal aantal artikelen getoond van de geselecteerde transactieregels die als type 'Receipt' (Ontvangst) hebben. In dit geval is dit de derde transactie in bovenstaand voorbeeld (tweede ontvangst).

Voorraadwaarde

In dit veld wordt de totale voorraadwaarde getoond van de geselecteerde transactieregels die als type 'Receipt' (Ontvangst) hebben. Deze waarde is gelijk aan het aantal artikelen vermenigvuldigd met de inkoopprijs uit de bestelling. In dit geval is dit de derde transactie in bovenstaand voorbeeld (tweede ontvangst).

Actualiseren

Met deze knop ververst u de getoonde transactieregels, als u bijvoorbeeld de selectievelden heeft gewijzigd.

Crediteurenkaart

Met deze knop zoomt u direct door naar de crediteurenkaart van de geselecteerde leverancier.

Artikelmutatiekaart

Met deze knop zoomt u direct door naar de artikelmutatiekaart van het geselecteerde artikel.

Mutatie

Met deze knop kunt u de gehele transactie opvragen van een geselecteerde transactieregel.

Bestelling

Met deze knop kunt u doorzoomen naar de bestelling.

Bijlage

Met deze knop kunt u een bijlage koppelen aan de transactieregel of een bijlage bekijken die u eerder heeft gekoppeld.

Bewerken

Met deze knop kunt u gegevens wijzigen van de geselecteerde transactieregel, zoals bestelnummer, artikel, magazijn en aantal.

Afhandelen

Met deze knop kunt u bestellingen waar nog openstaande bestelregels van zijn afhandelen. Op deze manier geeft u aan dat de openstaande bestelregels niet meer geleverd zullen worden. De status van de bestelling zal op 'Afgesloten' worden gezet en de afgehandelde bestelregels zullen niet meer naar voren komen bij het scherm 'Ontvangsten'. Met het afhandelen van bestellingen zijn geen financiële mutaties gemoeid. Wanneer de bestelling is toegewezen aan een verkooporder of een serviceorder en de ontvangen aantallen zijn kleiner dan de bestelde aantallen, verschijnt een waarschuwing "Aantal ontvangen < Aantal behoefte toegewezen aan deze bestelling: Bestellingen : Afhandelen?" Met de knop 'Details' kunt u de details bekijken. Met de knop 'Ja' negeert u de melding en wordt de bestelling afgehandeld. Met de knop 'Nee' annuleert u het afhandelen.

Afboeken

Met deze knop kunt u een ontvangst afboeken. Hiermee vervangt u de tussenrekening (bijvoorbeeld Nog te ontvangen facturen) door de gedefinieerde kostenrekening van het geselecteerde artikel. Hiermee zegt u eigenlijk dat u geen inkoopfactuur meer ontvangt voor de ontvangen goederen en deze als winst opneemt op uw resultatenrekening.

Afstemmen

Met deze knop kunt u de geselecteerde transactieregels handmatig met elkaar afstemmen. Bij het afstemmen worden de bedragen bijgewerkt. Er wordt een specifiek 'Koppeling nr.' toegevoegd aan de transacties. Bij het logistiek afstemmen wordt de bij de registratie van de ontvangst gebruikte inkoopprijs vervangen door de werkelijk betaalde inkoopprijs van de inkoopfactuur (als deze afwijken van elkaar). Met andere woorden: de oorspronkelijke ontvangstboeking wordt aangepast in plaats van dat een nieuwe (correctie)boeking wordt aangemaakt. Een uitzondering hierop is als u afstemt in afgesloten perioden.

Een factuur kan worden afgestemd met een ontvangst of een creditfactuur. Ook kan een retour worden afgestemd met ontvangsten of creditfacturen. Het is tevens mogelijk om een factuur, ontvangst, retour en creditfactuur die bij elkaar horen met elkaar af te stemmen door al deze regels tegelijk te selecteren. Ze krijgen dan alle hetzelfde Koppeling nr..

Voor meer informatie over de verschillende afstem scenario's, zie de sectie 'Scenario's voor afstemmen' in dit document.

Automatisch

Met deze knop kunt u inkoopfacturen automatisch afstemmen op ontvangsten.

Exporteren

Met deze knop kunt u de gehele lijst exporteren naar MS Excel. Daar kunt u verdere analyses verrichten.

Sluiten

Met deze knop sluit u het scherm van afstemmen en keert u terug in het scherm met af te stemmen transacties. 

Er zijn verschillende situaties mogelijk die hieronder verder worden toegelicht:

Afstemmen factuur met ontvangst

De volgende scenario's zijn alleen mogelijk wanneer aan de onderstaande condities wordt voldaan:

Facturen met creditfacturen afstemmen

Deze methode van afstemmen is van toepassing wanneer facturen zijn verstuurd voordat de ontvangst is geregistreerd. Wanneer een ontvangst wordt geannuleerd, worden creditfacturen gemaakt om af te stemmen met de eerder verstuurde facturen. Het afstemmen van facturen met creditfacturen kan alleen worden uitgevoerd wanneer aan de volgende condities wordt voldaan:

1. De geselecteerde regel van de factuur en creditfactuur hebben dezelfde artikelcode.
2. Alle geselecteerde transacties hebben hetzelfde bestelnummer.
3. Alle geselecteerde transacties hebben dezelfde crediteur.
4. Alle geselecteerde transacties hebben hetzelfde bedrag of waarde.
5. Het aantal in de geselecteerde factuurregel(s) dient gelijk te zijn aan het aantal in de geselecteerde credit factuurregel(s).
6. Eén of meerdere facturen kunnen worden afgestemd met één of meerdere creditfacturen wanneer de aantallen hetzelfde zijn.  

Facturen met retour ontvangsten afstemmen

Deze methode van afstemmen is van toepassing wanneer ontvangen goederen zijn geretourneerd voordat er een creditfactuur is verstuurd en voordat de leverancier een factuur heeft verstuurd. Het afstemmen van ontvangsten met retour ontvangsten kan alleen worden uitgevoerd wanneer aan de volgende condities wordt voldaan:

1. De ontvangstregel en retour ontvangstregel hebben dezelfde artikelcode.
2. Alle geselecteerde transacties hebben hetzelfde bestelnummer.
3. Alle geselecteerde transacties hebben dezelfde crediteur.
4. Alle geselecteerde transacties hebben hetzelfde bedrag of waarde.
5. Het aantal in de geselecteerde ontvangstregel(s) dient gelijk te zijn aan het aantal in de geselecteerde retourregel(s).
6. Eén of meerdere ontvangsten kunnen worden afgestemd met één of meerdere retourontvangsten wanneer de aantallen hetzelfde zijn.

Facturen, creditfacturen, ontvangsten en retour ontvangsten afstemmen

Deze methode van afstemmen is van toepassing wanneer goederen met facturen zijn ontvangsten en er op hetzelfde moment sprake is van retour ontvangsten en creditfacturen. Het afstemmen van deze vier soorten transacties kan alleen worden uitgevoerd wanneer aan de volgende condities wordt voldaan:

1. De factuur, ontvangst, retour ontvangst en creditfactuur hebben dezelfde artikelcode.
2. Alle geselecteerde transacties hebben hetzelfde bestelnummer.
3. Alle geselecteerde transacties hebben dezelfde crediteur.
4. Het netto aantal van de geselecteerde facturen minus het netto aantal van de creditfacturen dient gelijk of kleiner te zijn dan het netto aantal van de geselecteerde ontvangsten minus het netto aantal van de geselecteerde retourontvangsten.

Creditfacturen met retour ontvangsten afstemmen

Deze methode van afstemmen is van toepassing wanneer u de ontvangsten met de facturen heeft afgestemd, maar later goederen retourneert en creditfacturen hiervoor ontvangt. Het afstemmen van deze creditfacturen met retour ontvangsten kan alleen worden uitgevoerd wanneer aan de volgende condities wordt voldaan:

1. De creditfactuur en de retour ontvangst regels hebben dezelfde artikelcode.
2. Alle geselecteerde transacties hebben hetzelfde bestelnummer.
3. Alle geselecteerde transacties hebben dezelfde crediteur.
4. Het aantal in de geselecteerde credit factuurregel(s) hebben hetzelfde aantal als de geselecteerde retour ontvangstregel(s).