U beschikt over de volgende secties:
Sectie Loonjaar
Standaard
Hier vult u het standaard loonjaar in. Meestal komt dit overeen met het huidige kalenderjaar.
Hoogste
In dit veld staat het hoogste loonjaar vermeld. U kunt dit veld niet aanpassen. Het veld wordt automatisch opgehoogd als u een nieuw loonjaar opent.
Laagste
In dit veld wordt het laagste boekjaar vermeld. U kunt dit veld niet aanpassen.
Openen loonjaar
Met deze knop kunt u een nieuw loonjaar openen.
Sectie Algemeen
Fiatteren
Als u dit veld aanvinkt, is het noodzakelijk dat de salarisboekingen na het genereren nog gefiatteerd worden. Als u dit veld uitvinkt dan is er geen fiattering van de salarisboekingen noodzakelijk.
Uur/ Artikel: Automatisch koppelen
Als u deze instelling aanvinkt, worden alle beschikbare uur/ artikelen gekoppeld aan de componenten van het type 'Salaris'. Hierdoor hoeft u deze niet zelf aan te leggen wanneer u een nieuwe component aanmaakt. Het automatisch koppelen geldt niet voor componenten van bijvoorbeeld het type 'Bruto uren vergoeding'. Aan deze componenten dient u zelf de activiteit te koppelen waarvoor deze vergoeding geldt. De standaardactiviteit wordt gekoppeld
in het menu
Systeem
? Algemeen
? Instellingen
? Artikeldata-instellingen.
Laatste bijwerkdatum
Dit is de datum waarop voor het laatst een activiteit is gekoppeld door middel van de instelling 'Uur/ Artikel: Automatisch koppelen'. U kunt deze datum niet aanpassen, het is alleen ter indicatie bedoeld.
Bankrekening
In dit veld kunt u een bankrekening selecteren die gebruikt wordt voor het betalen van de salarissen. De bankrekening die in de administratie instellingen is geselecteerd wordt gebruikt voor alle betalingen. Als u in dit veld een bankrekening heeft opgegeven, wordt deze bankrekening gebruikt voor de salarisbetalingen.
Arbeidsuur
Met deze instelling bepaalt u welk scherm wordt getoond wanneer u op de
knop 'Uren' klikt bij het invoeren, fiatteren of verwerken van
salarisboekingen. Wanneer u 'Project' selecteert krijgt u het
realisatiescherm per kostenplaats waarbij u de gerealiseerde uren op een
project kunt ingeven. Wanneer u 'Salaris' selecteert krijgt u een
invoerscherm waarbij de gewerkte dagen en uren van uw medewerkers ingegeven
kunnen worden.a
Sectie HR
Log: Ingangsdatum
Als u deze optie aanzet, kunt u bij een aantal wijzigingen op de medewerkerkaart een ingangsdatum invoeren. Het gaat hierbij om de volgende velden:
- Kostenplaats
- Functienaam
- Functieniveau
- Manager
- Meisjesnaam
- Kostenplaats
- Einddatum contract
- Begindatum
- Einddatum
Update: FTE
Als u dit veld aanvinkt wordt de waarde in het veld 'FTE' automatisch bijgewerkt als u het rooster van de medewerker aanpast. Als de optie 'FTE' is geselecteerd in menu [Systeem, HR & Beveiliging, HR wijzigingen fiatteren] wordt het veld 'FTE' in het onderhoud van de medewerker alleen bijgewerkt als de HR wijziging gefiatteerd is.
De FTE wordt als volgt automatisch berekend:
Aantal uren uit het rooster van de medewerker / aantal uren uit standaard rooster.
HHet standaard rooster kunt u definiëren via menu Systeem
? Algemeen
? Landen, Rooster.
Een voorbeeld van de automatische berekening van het veld FTE is:
Aantal uren uit het rooster van de medewerker: 22,50
Aantal uren uit het standaard rooster: 37,50
De waarde in het veld 'FTE' in het rooster van de medewerker is dan: 22,50 / 37,50 = 0,60
Toestemmingen tot verlof genereren
Deze instelling is alleen aanwezig wanneer SE0102 (Exact Globe - Exact Synergy Integration) niet in uw licentie aanwezig is. Als u deze optie aanvinkt wordt bij het berekenen van de salarisboekingen
in menu Salaris
? Invoer
? Boeken toegestaan verlof gegenereerd voor de verzuimsoorten waarbij als opbouw van echt toegestaan verlof 'Maandelijks' geselecteerd is. Voor de verzuimsoorten met opbouw van echt toegestaan verlof 'Jaarlijks' wordt bij het openen van een volgend loonjaar toegestaan verlof voor dat jaar gegenereerd.
Gebaseerd op
Deze instelling is alleen actief wanneer de optie 'Toestemmingen tot verlof genereren' is aangevinkt. Op basis van de optie die u hier selecteert wordt het toegestaan verlof bij het berekenen van de salarisboekingen als volgt berekend:
- Toegestaan verlof: Het toegestaan verlof wordt als volgt berekend: Deeltijd factor uit het onderhoud van de medewerker * toegestaan verlof / # betalingsperiodes per jaar
- Gerealiseerde arbeidsuren: In plaats van de deeltijdfactor van de medewerker wordt het aantal werkelijke uren gebruikt en gedeeld door het aantal mogelijke werkuren in die periode.
- Contract ren: In plaats van de deeltijdfactor van de medewerker wordt de gegenereerde MRS gebruikt en gedeeld dor het aantal mogelijke werkuren in die periode.
Met deze instelling heeft u meer controle over de wijze waarop het toegestaan verlof wordt berekend. Dit is vooral van toepassing wanneer u werkt met een vierwekelijkse of wekelijkse betalingsperiode.
Verzuim Basis
Met deze instelling kunt u aangeven of de calculatie van verzuimdagen in de verzuimmeldingen gebaseerd is op basis van werkdagen of op basis van de kalender.
Als dit veld wordt gewijzigd, dan verschijnt de melding "Het wijzigen van de huidige instellingen heeft invloed op de berekening van verzuimdagen".
Als de instelling 'Verzuim basis' op 'Werkdagen' staat, dan worden weekenden en officiële feestdagen niet meegenomen als verzuimdagen als het opgenomen verzuim ook deze dagen omvat. Als deze instelling op 'Kalender' staat, dan worden weekenden en officiële feestdagen meegenomen als verzuimdagen als het opgenomen verzuim ook deze dagen omvat. Het volgende voorbeeld zal dit ook verduidelijken waarbij verlof is opgenomen van woensdag tot en met maandag:
|
|
maandag |
dinsdag |
woensdag |
donderdag |
vrijdag |
zaterdag |
zondag |
maandag |
opgenomen verzuimdagen |
| Verzuim basis staat op werkdagen |
werkdag |
werkdag |
opgenomen verlof |
opgenomen verlof |
opgenomen verlof |
weekend |
weekend |
opgenomen verlof |
4 dagen |
| Verzuim basis staat op kalender |
werkdag |
werkdag |
opgenomen verlof |
opgenomen verlof |
opgenomen verlof |
weekend (wordt gezien als een verzuimdag) |
weekend (wordt gezien als een verzuimdag) |
opgenomen verlof |
6 dagen |
Sectie Salarisslips
Web-adres
Het web-adres dat u dient in te vullen is het web-adres van uw E-Synergy web-site. Als u dit veld invult, kunt u uw salarisslip uploaden naar uw E-Synergy site. Als u geen gebruik maakt van E-Synergy, kunt u dit veld leeglaten.
Sectie Specifiek
Sectie Exact Online Salaris account
Verificatiegegevens fiatteren
Via dit pictogram kunt u de verificatiegegevens fiatteren voor het het
exporteren van
salaris journaalposten naar Exact Online. Wanneer u op dit pictogram klikt
wordt een scherm geopend waarin u de gebruikersnaam en het wachtwoord kunt
opgeven. Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord heeft opgegeven klikt u in
dit scherm op Inloggen. Na het succesvol inloggen wordt u doorgestuurd
naar een pagina waar u de verificatiegegevens dient te fiatteren. De status bij
het veld Fiattering status hieronder wordt nu aangepast naar een vinkje.
Wanneer u dezelfde inloggegevens heeft gebruikt voor meerdere administraties
wordt het scherm meteen na het inloggen gesloten en wordt de status bij het veld
Fiattering status hieronder aangepast naar een vinkje. Voor meer
informatie, zie
De verificatiegegevens fiatteren voor het exporteren van salaris journaalposten
naar Exact Online.
Fiattering status
Hier wordt de status van de verificatie getoond. Wanneer de gegevens niet
(succesvol) zijn geverifieerd staat hier een X. Wanneer de gegevens succesvol
zijn geverifieerd staat hier een vinkje. U kunt de gegevens verifiëren via het
pictogram Verificatiegegevens fiatteren hierboven.
Sector
Via dit veld is het mogelijk om de sector aan te geven welke betrekking heeft op de administratie.
Inrichten salarisadministratie
Met deze knop kunt u uw
salaris administratie inrichten.
CAO
Via dit veld is het mogelijk om de CAO te selecteren welke bij de aangegeven sector hoort.
Eigen risicodrager Ziektewet
Via dit veld is het mogelijk aan te geven dat u eigen risicodrager bent voor de ziektewet. Deze instelling is alleen van invloed op het bepalen van het WA percentage. Als het bedrijf eigenrisicodrager is voor de ziektewet dan geldt een lager WA percentage. Raadpleeg voor meer informatie: www.belastingdienst.nl. Als deze optie aangevinkt wordt, dan wordt tot en met loonjaar 2013 het percentage voor de sectorfonds toegepast voor de eigen risicodrager Ziektewet als u in de component voor de sectorfonds geen percentage heeft ingevuld én geen afwijkend percentage per kostenplaats voor de component sectorfonds heeft ingevuld. Het percentage voor de sectorfonds wordt dan uit de rekenregels gehaald en houdt rekening met het percentage ziektewet. Vanaf loonjaar 2014 is dit niet meer van toepassing.
Bankafschrift gecomprimeerd
Door middel van deze instelling kunt u aangeven dat de betalingen aan de medewerkers op één regel in het bankafschrift dienen te verschijnen. Wanneer deze instelling is aangevinkt wordt aan de betalingen aan de medewerkers in het betaalbestand een code meegegeven zodat de bank weet dat dit om salarisbetalingen gaat. Op het bankafschrift dat u van de bank ontvangt zullen deze betalingen op één regel getoond worden. Wanneer deze instelling niet aan staat, dan wordt de code niet meegegeven in het betaalbestand en zult u op uw bankafschrift per medewerker een regel krijgen.
Deze instelling is niet van toepassing op SEPA betaalbestanden. Voor SEPA betaalbestanden kan gebruik worden gemaakt van de instelling 'Batch aanlevering' op het tabblad 'Instellingen' bij het onderhoud van het betaalmiddel..
Periodegegevens
Onder de knop 'Periodegegevens' kunt u een aantal periodieke gegevens in vullen. Zoals bijvoorbeeld het aantal SVW dagen of de startdatum van de weektabel.
Uitzendwezen
Deze knop is van toepassing wanneer u gebruik maakt van de PSA oplossing in
e-Synergy. De PSA-oplossing voorziet in de CAO voorwaarden van de ABU
(Branchevereniging voor Uitzendbedrijven). Zo biedt de PSA-oplossing de
mogelijkheid electronisch uren te verantwoorden. Op basis van ingevoerde uren
bent u in staat om middels de beloningsregeling inlener (BRI) uw uitzendkrachten
te verlonen. Verder heeft u compleetinzicht in welke fase uw uitzendkracht zich
bevindt en hoeveel tijd er nog rest alvorens de uitzendkracht de overstap maakt
naar de volgende fase. De PSA-oplossing binnen e-Synergy stelt u verder in staat
te matchen op basis van CV’s en vaardigheden.
Sectie Inrichten
CAO wizard
Door iddel van de CAO wizard is het mogelijk om het programma de componenten te laten aanmaken voor de geselecteerde sector met de bijbehorende cao. De CAO wizard kunt u ook opstarten via menu [Salaris, Personeel, CAO wizard].
Grootboekkoppelingen
Deze functionaliteit maakt het mogelijk verschillende grootboekkoppelingen voor een component te definiëren voor een bepaalde kostenplaats.
Afwijkend percentage
Deze functionaliteit maakt het mogelijk de afwijkende percentages WA/WAO voor een component te definiëren voor een bepaalde kostenplaats.
Eerstedagsmelding
Via deze functie kunt u de instellingen opgeven voor het aanmaken en versturen van de eerstedagsmelding. Tevens kunt u opgeven welke kenmerken in de eerstedagsmelding worden opgenomen.
Eerstedagsmelding aanmaken
Hier kunt u aangeven hoe de eerstedagsmelding aangemaakt wordt. U heeft de volgende mogelijkheden:
- Handmatig; u dient de eerstedagsmelding handmatig aan te maken
via
Salaris
? Aangiften
? Wettelijke meldingen
? Eerstedagsmelding.
- Automatisch (vanuit onderhoud medewerker); anneer een nieuwe medewerker wordt aangemaakt of een bestaande medewerker wordt aangepast, wordt automatisch de eerstedagsmeling aangemaakt.
- Vragen (vanuit onderhoud medewerker); wanneer een nieuwe medewerker wordt aangemaakt of een bestaande medewerker wordt aangepast, krijgt u de vraag of een eerstedagsmelding moet worden aangemaakt.
Eerstedagsmelding aanmaken vanaf
Voor alle medewerkers die beginnen te werken op 4 juli 2006 of later, dient een eerstedagsmelding aangemaakt en verstuurd te worden naar de Belastingdienst. De werkgever dient de EDM te sturen één dag voordat de medewerker begint te werken. Wanneer de begindatum of de herziene begindatum van een medewerker voor de hier opgegeven datum valt, dan wordt bij het aanmaken van een nieuwe medewerker geen melding getoond met de vraag of u een Eerstedagsmelding wilt aanmaken. Wanneer u hier géén datum opgeeft, of de datum die u hier opgeeft valt voor 03-07-2006, dan wordt de wordt bij het aanmaken van de medewerker altijd uitgegaan van de 03-07-2006.
Eerstedagsmelding versturen
Hier geeft u aan hoe u de eerstedagsmelding wilt versturen. U heeft de volgende mogelijkheden:
- Automatisch; na het aanmaken van de eerstedagsmelding, wordt deze automatisch verzonden naar de Belastingdienst.
- Handmatig (via aangiftebeheer); na het aanmaken van de eerstedagsmelding, kunt u deze (net als de loonaangifte) versturen via Aangiftebeheer.
Kenmerken eerstedagsmelding
Dit is een extra kenmerk dat wordt meegegeven aan de melding. Dit is toegevoegd om de status van de melding te vergelijken op de website van de Belastingsdienst.
We raden u aan als er maar één loonheffingennummer is of als hetzelfde loonheffingennummer voor meerdere administraties wordt gebruikt, de optie 'Sofinummer + Personeelsnummer' te kiezen.
Als er meerdere loonheffingennummers zijn en de administraties zijn niet gerelateerd aan elkaar, dan kunt u het beste 'Loonheffingennummer + Sofinummer + Personeelsnummer' gebruiken.
U heeft de volgende mogelijkheden:
- Sofinummer
- Personeelsnummer
- Sofinummer + Personeelsnummer
- Loonheffingennummer + Personeelsnummer
- Loonheffingennummer + Sofinummer
- Loonheffingennummer + Sofinummer + Personeelsnummer
Te printen verslagen bij verwerking
Via de functie 'te printen verslagen bij verwerking' is het mogelijk om verschillende verslagen te selecteren. De geselecteerde verslagen zullen dan afgedrukt worden tijdens het verwerken.
Historische boekingen
De historische boekingen voor de werknemers kunnen via deze functie aangemaakt worden. In de historisch componenten kunnen ook de geconverteerde gegevens aangepast worden.
PDF-instellingen salarisslips
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer SE1706 in uw licentie aanwezig is. Met dit icoon kunt u de instellingen voor PDF salarisslips beheren. Met deze optie opent u
een nieuw scherm met de volgende velden:
Wanneer u gebruik wilt maken van salarisslips in PDF formaat dient u tevens bij het veld 'Salarisslips' in de sectie 'HRM', een andere lay-out dan HTML te selecteren.
Aanmaken PDF bestand
Wanneer u voor de salarisslips PDF bestanden wilt aanmaken, in plaats van deze af te drukken, dient u deze optie aan te vinken. U kunt vervolgens bij het veld 'Bestandenpad' een bestandenpad opgeven.
Bestandenpad
Dit veld is alleen actief wanneer u de optie 'Aanmaken PDF bestand' heeft aangevinkt. U kunt hier een bestandenpad opgeven waar de PDF bestanden van de salarisslips worden weggeschreven.
Sectie Standaard lay-out
Gelinkte documenten
Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het aanmaken van een salarisslip die u op de printer afdrukt of die u als PDF bestand wilt opslaan (bijvoorbeeld bij een proefafdruk).
E-mail
Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het versturen van een salarisslip via e-mail.
Synergy
Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het bewaren van een salarisslip in Exact Synergy Enterprise.