U kunt inkoopfacturen boeken in een inkoopdagboek en verkoopfacturen in een verkoopdagboek via [Financieel, Invoer, Inkoop/Verkoop].
Aangezien het invoeren van inkoop- en verkoopboekingen op een vergelijkbare wijze plaatsvindt, zal hier het invoeren van een verkoopboeking worden besproken. Via [Beeld, Kolommen aanpassen] kunt u het invoerscherm inrichten en aangeven welke kolommen u wilt tonen.
Kopregel
In de kopregel zijn de volgende velden aanwezig:
Dbk.
Klik op het dagboek waarin u boekingen wilt invoeren.
Omschrijving (Dbk.)
Dit is de omschrijving van het dagboek
Niet tonen: BTW regels
Dit veld wordt pas zichtbaar nadat u op <TAB> heeft gedrukt in het veld 'Dbk.'. Om een beter inzicht in uw BTW transacties te krijgen wordt standaard een aparte BTW-regels aangemaakt wanneer u BTW boekt in een boeking. Bij het invoeren zelf merkt u dit als u de regel verlaat. Er wordt een extra regel voor de BTW aangemaakt.
U maakt bijvoorbeeld een boeking voor een bedrag van 119,- met BTW Code 2 (incl. 19%). Bij het verlaten van de regel, wordt een extra regel toegevoegd voor een bedrag van 19,-.
Met deze optie kunt u zelf aangeven of u de BTW regels tijdens het invoeren van de boeking wilt tonen of verbergen. Wanneer u de BTW regels wilt tonen, vinkt u deze optie niet aan. Wanneer u het overzichtelijker vindt om de BTW regels niet te tonen, kunt u deze optie aanvinken. Wanneer u de optie aanvinkt worden de BTW-regels niet getoond, maar ze worden wel aangemaakt in de administratie.
Lev.dat
Hier kunt u een leverdatum opgeven voor de boeking. In bepaalde situaties is het wenselijk om naast de datum en rapportagedatum een leverdatum op te kunnen geven. Zo dient in bepaalde landen bijvoorbeeld de BTW-aangifte gebaseerd te zijn op de leverdatum. Daarnaast is het voor bepaalde bedrijven wenselijk om een leverdatum te kunnen opgeven bij boekingen voor het maken van rapportages. Standaard wordt de kolom gevuld met de systeemdatum.
Datum
In dit veld kunt u de mutatiedatum invoeren. Wanneer u de boeking afsluit en een nieuwe aanmaakt wordt automatisch de datum uit de vorige boeking overgenomen.
Rapportage datum
U heeft hier de mogelijkheid om een rapportagedatum te koppelen aan de boeking. Op deze manier kunt u boekingen op rapportage gebied in een andere periode laten presenteren.
Bkst.nr.
In eerste instantie wordt het boekstuknummer getoond dat hoort bij het boekjaar waarin u nu aan het boeken bent. Als u een boeking wilt maken in een vorig jaar, kunt u dit veld gewoon overslaan. U vult dan in het veld 'Datum' de gewenste datum van het vorige jaar in. Als u op ENTER drukt, zal het boekstuknummer worden gewijzigd in het boekstuknummer van het vorig jaar.
U kunt dit nummer niet op deze plaats wijzigen, maar wel via Dagboeken onderhouden.
Debiteur
Kies de debiteur of de crediteur voor wie u een factuur invoert. U kunt het nummer of de naam opgeven. Wanneer u de boeking sluit, wordt de debiteuren- of crediteurensubadministratie onmiddellijk bijgewerkt. U kunt de debiteur (of crediteur) via Debiteuren (Crediteuren) onderhouden koppelen aan een specifieke grootboekrekening. Als u dit doet, kunt u deze debiteur (of crediteur) alleen gebruiken in een inkoopboek of verkoopboek waaraan die grootboekrekening is gekoppeld.
N.B. Bij het invoeren van een inkoopboeking wordt na het invoeren van het crediteurnummer het 'Te ontvangen facturen' scherm geopend in geval dat u bestellingen heeft lopen bij deze crediteur. U kunt vanuit dit scherm de gefactureerde artikelen selecteren en boeken. Op deze manier hoeft u niet zelf de boekingsregels in te voeren, maar worden deze automatisch aangemaakt aan de hand van de bestelling. Eventueel kunt u deze aangemaakte boeking wijzigen.
Uw referentie
Hier kunt u een referentie opgeven, bijvoorbeeld het ordernummer van uw klant of leverancier. Dit veld is verplicht bij het invoeren van inkoopboekingen. Wanneer u een creditfactuur wilt invoeren op basis van een eerder ingevoerde inkoop/verkoopfactuur, kunt u middels <F2> een overzicht opvragen van de eerder ingevoerde facturen voor die debiteur/crediteur. Bij het selecteren van de oorspronkelijke factuur wordt er meteen een creditfactuur ingevuld die gebaseerd is op de oorspronkelijke factuur.
Bij het verwerken van een betaling voor een inkoopboeking wordt de 'Uw referentie' van de inkoopboeking gebruikt voor het opbouwen van de betalingsreferentie. De betalingsreferentie wordt opgebouwd uit de 'Code bij leverancier' die u kunt opgeven bij het onderhoud van de crediteur op het tabblad 'Financieel' en de 'Uw referentie' die u bij de inkoopfactuur opgeeft.
Onze referentie
Hier kunt u een intern referentienummer opgeven. In het verkoopboek wordt dit veld automatisch gevuld met het boekstuknummer, maar u kunt deze waarde wijzigen. Dit is een verplicht veld. Dit nummer wordt gebruikt om openstaande posten en betalingen op elkaar af te stemmen. Bij verkoopfacturen is dit nummer gelijk aan het factuurnummer.
Bij het inkoopboek wordt het eerst beschikbare nummer voorgesteld uit het nummertraject, die u gegenereerd heeft via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Nummerinstellingen, sectie Financieel]. Op deze manier bent u verzekerd van een consistent nummergebruik binnen uw administratie en goede traceermogelijkheden. In specifieke gevallen kunt u ervoor kiezen toch dit nummer te wijzigen.
Valuta
Als u bij het onderhouden van het dagboek het veld 'Variabele valuta' heeft aangevinkt, kunt u de valuta invoeren waarop de boeking betrekking heeft. Standaard wordt dit veld ingevuld met de standaardvaluta van de debiteur/crediteur. Als deze leeg is, wordt de standaardvaluta van de administratie gebruikt. Wanneer u een boeking maakt met de belasting crediteur, zal altijd de standaardvaluta in dit veld weergeven worden en is het veld geblokkeerd. Dit is gedaan omdat een factuur van de belastingdienst altijd in de standaardvaluta ontvangen zal worden.
Inkoopboeking: Als u inkoopfactuur inboekt aan de hand van een ontvangst of bestelling en deze is niet ingevoerd met de standaardvaluta van de crediteur, wordt deze omgerekend naar de valuta van de crediteur.
Koers
Hier kunt u de wisselkoers opgeven. Dit veld kunt u alleen aanpassen wanneer
bij het onderhoud van het dagboek de optie 'Variabele dagkoers' is aangevinkt en
bij de betreffende valuta de optie 'Variabele dagkoers' is aangevinkt . Standaard wordt dit veld ingevuld met de wisselkoers die voor de betreffende valuta is gedefinieerd.
Bedrag
Voer het totale factuurbedrag in, inclusief BTW, maar exclusief kredietbeperking of betalingskorting. Dit bedrag wordt verwerkt in de vaste tegenrekening die is gekoppeld aan het dagboek.
Bedrag (...)
Hier wordt aangegeven wat het bedrag in de standaard valuta is. Tussen de haakjes wordt uw standaard valuta aangegeven.
Soort factuur
Hier wordt aangegeven wat voor soort factuur het betreft. Afhankelijk van of u in het inkoop- of verkoopboek boekt of dat het een positief of negatief bedrag zijn er de volgende mogelijkheden:
- Verkoopfactuur
- Inkoopfactuur
- Creditfactuur Verkoop
- Stornoboeking
- Creditnota (Stornoboeking)
Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving opgeven. Deze wordt gebruikt in verschillende overzichten. Afhankelijk van de kolominstellingen wordt de omschrijving overgenomen van de laatste boeking van dezelfde debiteur/crediteur of is het veld 'Omschrijving' standaard leeg. Indien gewenst kunt u deze omschrijving wissen of aanpassen.
Kostenplaats / Kostendrager
U kunt het bedrag van de factuur boeken op een kostenplaats of een kostendrager. De kolom kostenplaats wordt automatisch gevuld met de kostenplaats van de medewerker die aan de debiteur/crediteur is gekoppeld. Indien er geen medewerker aan de debiteur/crediteur gekoppeld is, wordt de kostenplaats genomen die aan de medewerker is gekoppeld welke de boeking invoert.
Projectcode
In dit veld kunt u een projectcode opgeven voor de factuur. Dit veld is alleen beschikbaar als u de module E-Project in uw licentie heeft. U kunt projecten met de status 'Actief', 'Voorgesteld' of 'Geblokkeerd' selecteren. Bij het selecteren van een project met de status 'Afgehandeld' verschijnt een melding dat het een afgehandeld project betreft, maar u heeft wel de mogelijkheid om door te gaan, en op het project te boeken.
Vrij veld
U kunt (maximaal vijf) vrije velden invullen.
Fact.verv.data
In dit veld wordt de vervaldatum van de factuur getoond. De vervaldatum is gebaseerd op de betalingsconditie.
Bijlage
Met deze knop heeft u de mogelijkheid om een bijlage aan deze boeking toe te voegen.
Condities
Met deze knop opent u het termijnenscherm. Hier kunt u een van de door u aangelegde betalingscondities koppelen. Als u via Debiteuren onderhouden betalingscondities koppelt, wordt dit veld automatisch gevuld. Aan de hand van deze gegevens wordt onder andere de vervaldatum van de factuur berekend.
Betalingsreferentie bij het invoeren van boekingen
Bij het betalen van inkoopfacturen is het voor u en uw leverancier van belang dat u de juiste betalingsreferentie vermeldt bij de betaling. De betalingsreferentie wordt standaard opgebouwd op basis van de 'Code bij leverancier'/'uw referentie'. De 'Code bij leverancier' kunt u terugvinden bij het onderhoud van de crediteur op het tabblad 'Financieel'. De uw referentie betreft de uw referentie van de inkoopboeking. Wanneer bij het onderhoud van de crediteur geen 'Code bij leverancier' is opgegeven wordt alleen de uw referentie gebruikt. U kunt de betalingsreferentie aanpassen indien gewenst. Hiervoor klikt u bij het invoeren van de inkoopboeking op de knop 'Condities' waarmee u het termijnenscherm opent. In dit termijnenscherm klikt u vervolgens op het 'Bewerken'-icoon waarmee u het termijn detailscherm opent. In dit termijn detailscherm kunt u bij het veld 'Betalingsreferentie' de betalingsreferentie aanpassen.
Notities invoeren bij het boeken
In het boekingsscherm en in het termijn detailscherm dat u via de knop' Condities' kunt openen, kunt u tevens aanvullende informatie toevoegen zoals een notitie. Het notitieveld kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor extra informatie over de factuur. Wanneer u een inkoopfactuur heeft ontvangen die extra informatie bevat die u niet meteen in een van de invoer velden kunt plaatsen, kunt u hiervoor het notitie veld gebruiken. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de codes van een acceptgiro die u bij betaling dient te vermelden. Maar dit kan bijvoorbeeld ook een extra toelichting over inkoopfactuur zijn zodat de persoon die de betalingen fiatteert over deze extra informatie beschikt.
Boekingsregels
In de boekingsregel bevinden zich de volgende velden (afhankelijk van uw licentie). Via de knop 'Kolommen aanpassen' kunt u kolommen toevoegen of weglaten.
Datum
In het inkoopboek heeft u de mogelijkheid om in de kopregel en in de subregels een datum in te vullen. U kunt hier een afwijkende datum invullen om op deze manier de kosten (het factuurbedrag) te verdelen over meerdere perioden.
Ordnr.
In dit veld kunt u het ordernummer opgeven waarop deze factuur betrekking heeft. In het inkoopboek gaat het om het bestelnummer.
Art.code / Serienummer
Hier kunt u een artikelcode koppelen aan de boeking. Het is niet mogelijk om een artikelcode in te voeren als u geen logistieke module in de licentie heeft. Als u een serieartikel selecteert, wordt na het geven van een TAB of ENTER een pop up scherm getoond, waarin u het serienummer kunt invoeren of selecteren door middel van het vergrootglas. Dit serienummer betreft het serienummer van een activum en niet van een serie/batch-artikel. Als u in dit veld een artikelcode invoert, is het verplicht om in het veld 'Magazijn' een magazijn in te voeren.
Artikel - Omschrijving
In dit veld wordt de artikelomschrijving getoond, als u in de boeking een artikel heeft geselecteerd.
Artikelcode leverancier
Hierin wordt de artikelcode van de leverancier getoond, die aan het betreffende artikel is gekoppeld. Deze kolom is alleen beschikbaar in het inkoopboek.
Rekening
Kies de grootboekrekening waarop het bedrag van de boekingsregel moet worden geboekt. Mogelijk kunt u bepaalde rekeningen niet kiezen, om een van de volgende redenen:
- De rekening is geblokkeerd of de rekening is een lege rekening of een subtotaalrekening.
- De rekening is de vaste tegenrekening die is gekoppeld aan een dagboek.
Rekening - Omschrijving
In dit veld wordt de omschrijving van de grootboekrekening getoond.
Medewerker
In dit veld kunt u de medewerker invoeren waarop deze boekingsregel betrekking heeft.
Kostenpl / Kostendr
U kunt het bedrag van de regel boeken op een kostenplaats of een kostendrager, mits deze optie voor de geselecteerde grootboekrekening is ingeschakeld.
Dit veld wordt automatisch gevuld. Er wordt eerst gekeken of aan de grootboekrekening een kostenplaats als standaard is gekoppeld. Als dit het geval is, wordt deze voorgesteld. Als dit niet het geval is, wordt de kostenplaats van de medewerker die aan de debiteur/crediteur gekoppeld is genomen. Indien er geen medewerker aan de debiteur/crediteur gekoppeld is wordt de kostenplaats genomen die aan de medewerker is gekoppeld welke de boeking invoert.
Aantal
Voer desgewenst een aantal in. Bijvoorbeeld het aantal ingekochte of verkochte goederen.
Prijs
Hier staat de prijs per artikel aangegeven. Indien u deze hier aanpast, wordt gevraagd of u de inkoopprijs van het artikel bij de desbetreffende leverancier wilt bijwerken.
BTW
Hier kunt u de BTW-code selecteren die van toepassing is op de boekingsregel. Op het moment dat de boeking wordt afgesloten is er een bedrag op de BTW-rekeningen geboekt en kunnen de BTW-bedragen worden toegewezen aan een BTW periode en worden aangegeven.
Voor inkoopboekingen wordt standaard de BTW-code van de crediteur voorgesteld. Wanneer er geen BTW-code aan de crediteur is gekoppeld wordt de BTW-code van de grootboekrekening voorgesteld.
Voor verkoopboekingen wordt standaard de BTW-code van de debiteur, het artikel of de grootboekrekening voorgesteld. De werkwijze voor het bepalen van de BTW-code in verkoopboekingen is afhankelijk van uw licentie en land van de debiteur.
In een licentie zonder E-Factuur wordt standaard de BTW-code van de debiteur voorgesteld. Wanneer er geen BTW-code aan de debiteur is gekoppeld wordt de BTW-code van de grootboekrekening voorgesteld. Is ook bij de grootboekrekening geen BTW-code gekoppeld, dan wordt BTW-code 0 gebruikt.
In een licentie met E-Factuur wordt er ook gekeken naar het land van de debiteur. Wanneer de debiteur niet is gevestigd in de EU, of is gevestigd in hetzelfde land als uw bedrijf, dan wordt standaard de BTW-code die u bij het veld 'BTW bij het onderhoud van de debiteur heeft gekoppeld voorgesteld. Is daar geen BTW-code gekoppeld, dan wordt de BTW-code van het artikel voorgesteld. Is er geen artikel gevuld in de boekingsregel dan wordt de BTW-code van de grootboekrekening voorgesteld. Is ook bij de grootboekrekening geen BTW-code gekoppeld, dan wordt BTW-code 0 gebruikt.
Wanneer de factuurdebiteur is gevestigd in een EU land (anders dan uw eigen land) wordt op basis van de 'Classificatie ICP' bij het onderhoud van het artikel bepaald welke BTW-code wordt gebruikt.
Bedrag
De gekozen BTW-code bepaalt welk bedrag u moet invoeren. De BTW-code kan van toepassing zijn op bedragen exclusief of inclusief BTW.
Bedrag (...)
Hier wordt aangegeven wat het bedrag in de standaard valuta is. Tussen de haakjes wordt uw standaard valuta aangegeven.
BTW-bedrag
De berekening van het BTW-bedrag wordt gebaseerd op de BTW-code die u heeft gekozen in ‘BTW’. U kunt het weergegeven BTW-bedrag wijzigen.
Definitieve factuur
Dit veld verschijnt alleen als het ingevoerde bedrag minder is dan het factuurvoorstel 'Nog te ontvangen facturen'. Daarnaast moet het aantal ontvangen artikelen gelijk zijn aan het aantal artikelen gefactureerd. Door deze checkbox aan te vinken, kunt u aangeven dat het niet gaat om een deelfactuur. Hierdoor zal het restantbedrag niet meer naar voren komen in het scherm 'Nog te ontvangen facturen'.
Magazijn
In dit veld kunt u het magazijn selecteren van het desbetreffende artikel (alleen als u over een logistieke module beschikt). Heeft u in het veld 'Artikelcode' een artikel ingevoerd, is dit een verplicht veld.
Projectcode
In dit veld kunt u een projectcode opgeven voor de boekingsregel. Dit veld is alleen beschikbaar als u de module E-Project in uw licentie heeft. U kunt projecten met de status 'Actief', 'Voorgesteld' of 'Geblokkeerd' selecteren. Bij het selecteren van een project met de status 'Afgehandeld' verschijnt een melding dat het een afgehandeld project betreft, maar u heeft wel de mogelijkheid om door te gaan, en op het project te boeken.
Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving opgeven.
Vrij veld
U kunt (maximaal vijf) vrije velden invullen.
Rapportagedatum
Indien u ook beschikt over de module E-Fiscale verslaglegging, heeft u hier de mogelijkheid om een rapportagedatum te koppelen aan de boeking. Op deze manier kunt u boekingen op rapportage gebied in een andere periode laten presenteren.