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La clôture annuelle de la comptabilité

Introduction

Nos programmes sont basés sur un concept nouveau et innovateur, à savoir le concept One-X. Ce concept rend la clôture annuelle "traditionnelle" superflue. Ainsi, il n'est plus nécessaire d'encoder un solde d'ouverture pour la période 0. Pour les comptes de bilan, votre bilan au 31 décembre de l'ancien exercice est automatiquement le solde d'ouverture du nouvel exercice. En outre, il n'est plus nécessaire d'encoder et de traiter au préalable toutes les transactions de l'exercice précédent. Vous pouvez en effet lancer le traitement du résultat autant de fois que vous le souhaitez via [Système, Comptabilité, Traiter le résultat]. Chaque fois, le résultat de toutes les écritures traitées non reprise lors d'un traitement antérieur est traité. La seule chose que vous devez faire avant de pouvoir passer des écritures dans un nouvel exercice, c'est de créer l'exercice en question. Vous avez par contre la possibilité de traiter le résultat comptable et de fermer les journaux pour toutes les périodes à titre de clôture. Dans ce document, nous décrivons point par point les éléments pouvant intervenir lors de la clôture annuelle.

Explication

1. Générer une liste des impayés historiques

Il n'est pas nécessaire d'imprimer une liste des impayés en fin d'année. Vous pouvez en effet à tout moment générer une liste des impayés historiques via [Comptabilité, Rapports, Clients, Impayés historiques] ou [Comptabilité, Rapports, Fournisseurs, Impayés historiques]. Dans ces fonctions, vous indiquez '31-12-****' comme date repère. Si vous optez pour 'Liste' à hauteur de 'Rapport', vous obtenez un rapport très succinct, ce qui vous permet d'économiser du papier. Sans compter que vous avez directement un aperçu concis et clair.

2. Créer un nouvel exercice

Vous pouvez créer un nouvel exercice via [Système, Général, Paramètres], 'Paramètres généraux', 'Calendrier périodes-dates'. Si l'exercice n'existe pas encore, cliquez sur le bouton 'Nouveau'. L'écran suivant affichera automatiquement l'exercice suivant. Dans la barre d'outils, vous trouvez le bouton 'Générer', lequel vous permet de créer d'un seul coup plusieurs exercices et de ne pas devoir répéter cette étape les années suivantes.

3. Paramétrer l'exercice par défaut

A partir du moment où vous allez encoder des écritures dans le nouvel exercice, il est souhaitable de modifier l'exercice par défaut. Vous pouvez le faire à hauteur du champ 'Par défaut' dans la section 'Exercices et périodes' des paramètres généraux.

4. Traiter le résultat

Le solde d'ouverture du nouvel exercice pour tous les comptes de résultats est toujours nul. Pour les comptes de bilan, le solde de clôture de l'exercice précédent correspond automatiquement au solde d'ouverture du nouvel exercice. Ce qui signifie que le solde de tous les comptes de bilan n'est pas nul. Le bilan et le compte de résultats ne sont donc pas en équilibre. Pour résoudre ce problème, il vous suffit de traiter le résultat de l'exercice précédent, ce que vous pouvez faire aussi souvent que vous le souhaitez. Notez que seules les écritures traitées sont prises en considération lors du traitement du résultat. Si, après le traitement du résultat, vous traiter encore des écritures de l'exercice précédent imputées sur des comptes de résultats, vous devrez à nouveau traiter le résultat.

La transaction générée lors du traitement du résultat n'apparaît pas sur le compte de résultats de l'exercice dont vous avez traité le résultat. Le résultat total apparaît encore sur le compte de résultats. Une fois les écritures traitées, vous voyez un résultat nul sur le solde d'ouverture de l'exercice suivant.

5. Clôturer les périodes par journal

Pour éviter toute erreur, vous pouvez clôturer toutes les périodes des journaux pour l'exercice précédent. Après avoir clôturé une période, vous avez encore la possibilité de passer des écritures dans cette période (le programme vous avertit juste que la période en question est clôturée), mais vous ne pouvez pas traiter ces écritures. Vous devez pour cela rouvrir la période. Vous pouvez clôturer/ouvrir une période via [Système, Général, Paramètres], 'Paramètres généraux', 'Calendrier périodes-dates'.

6. Modifier les numéros de pièce

Nous vous conseillons d'utiliser des numéros de pièce uniques par journal, par exemple en incluant l'année dans le numéro. Vous pouvez modifier les numéros de pièce dans la fonction de mise à jour des journaux. Dans cette fonction, sélectionnez un journal et cliquez sur le bouton 'Ouvrir'. Dans l'onglet 'Numéro', vous pouvez modifier le numéro de pièce. Il vous suffit de sélectionner la ligne correspondant au nouvel exercice et de cliquer sur le bouton 'Modifier'. Supprimez l'ancien numéro avec la touche 'Retour arrière'. Entrez ensuite le nouveau numéro de pièce et cliquez sur le bouton 'Enregistrer'.

7. Notre référence

Le champ 'Notre référence' permet de désigner une transaction bien précise. Cette transaction peut s'étaler sur plusieurs exercices. Exemple : une facture de 2003 payée en 2004. Le champ 'Notre référence' est le même puisqu'il s'agit d'une seule et même transaction. Tout comme pour les numéros de pièce, il est important que ces numéros soient uniques par transaction indépendamment de l'exercice. Pour distinguer différentes transactions comptables, vous ne pouvez pas utiliser les mêmes numéros de 'Notre référence' l'exercice suivant. Vous utilisez ainsi la traçabilité de façon optimale.

Vous pouvez continuer la suite actuelle ou créer une nouvelle série. Vous pouvez générer cette nouvelle série pour le journal d'OD et pour le journal d'achat via [Système, Général, Paramètres], 'Paramètres numéros', section 'Comptabilité. Sélectionnez l'icône à droite du journal en question. Pour les journaux de vente, le premier numéro de pièce ou de facture disponible est utilisé comme 'Notre référence'.

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