Introduction
Vous pouvez encoder et
modifier les factures de vente via [Vente, Encodage des écritures, Factures].
Si vous voulez encoder une nouvelle facture, cliquez sur le bouton 'Nouveau'. Si
vous voulez modifier une facture existante, sélectionnez la facture en question
et cliquez sur le bouton 'Ouvrir'.
Explication des champs
Si vous cliquez sur le bouton
'Nouveau' ou que vous sélectionnez une facture et que vous cliquez sur le
bouton 'Ouvrir', la partie supérieure de l'écran qui s'ouvre est la
suivante :
Code de facturation
A hauteur de ce champ, vous devez sélectionner un code
de facturation. Vous pouvez utiliser les codes de facturation pour
distinguer différents types de factures les uns des autres.
Commandé par
Ici, vous indiqué qui a passé la
commande. Si vous utilisez le module de gestion des commandes clients, les
données ici peuvent différer des valeurs à hauteur des champs 'Livraison à' et
'Facturé à'. Vous pouvez sélectionner le client en entrant son nom ou son
numéro (ou une partie).
Si vous sélectionnez un client inactif, le programme vous avertit et vous
demande si vous voulez continuer. Si vous répondez par l'affirmative, le client
en question est sélectionné malgré tout. Si vous répondez par la négative, vous
devez alors sélectionner un autre client.
Si vous modifiez les données du client/de la ressource, le programme vous le
signale via un message.
Livraison/Attention
de
Ici, vous indiquez à qui la commande est livrée. Si vous utilisez le module de
gestion des commandes clients, les données ici peuvent différer des valeur à
hauteur des champs 'Commandé par' et 'Facturé à'. Vous pouvez sélectionner le
client en entrant son nom ou son numéro (ou une partie).
Facturé à
Ici, vous indiquez à qui la facture est envoyée. Vous pouvez sélectionner le
client en entrant son nom ou son numéro (ou une partie).
Mise à
jour
Ce bouton vous permet d'ouvrir la fiche
du client.
Historique
Ce bouton vous permet de consulter l'historique
du client (client commande, client de livraison et client de facturation).
Adresse
L'adresse des trois clients (client
commande, client de livraison et client de facturation) est affichée. Le
programme récupère cette adresse de la fiche
du client en question. En cliquant sur le bouton 'Adresse', vous pouvez
éventuellement sélectionner une autre adresse.
En-dessous de l'en-tête de l'écran d'encodage, vous pouvez encoder les données
de la facture :
N° commande
Ce numéro indique sur quelle commande porte la facture. Vous pourrez ainsi
retrouver facilement la commande dans l'historique des factures.
Notre
référence
Il s'agit du numéro de facture. Ce numéro est généré lors de l'impression de la
facture. Donc, si ce numéro est vide, c'est que la facture n'a pas encore été
imprimée définitivement. Si vous avez indiqué dans les paramètres relatifs à la
facturation que le numéro de facture doit être généré lors de l'encodage, alors
ce champ est complété.
Votre
référence
Ici, vous entrez le libellé que
votre client utilise lorsqu'il passe commande, comme par exemple le numéro de
commande.
Libellé
Ici, vous pouvez entrer le libellé
de la facture. Ce libellé sera utilisé ultérieurement pour l'écriture
comptable.
Date du
mouvement
Ce champ indique quand la facture a été encodée. Si la facture a été générée à
partir du module de gestion des commandes clients, il s'agit généralement de la
date de commande.
Ressource
Ici, vous pouvez indiquer la ressource (le représentant par exemple).
Dépôt
Si la facture de vente a été générée à partir de la commande client, le dépôt
est affiché ici. Si la facture de vente est encodé indépendamment, ce champ
reste vide et est grisé.
Mode de
livraison
Ici, vous indiquez comment les marchandises ont été livrées.
Conditions
Si vous cliquez sur le bouton 'Conditions',
vous pouvez entrer des données supplémentaires sur la facture dans un nouvel
écran.
Sous les données de la facture, vous pouvez sélectionner les articles dans les
lignes de facture :
Définir les colonnes
Vous pouvez déterminer vous-même quelles colonnes
vous souhaitez voir. Si vous cliquez sur 
dans le haut de l'écran, vous ouvrez un écran dans lequel vous
pouvez activer ou désactiver les différentes colonnes. Si vous activez une
colonne, vous pourrez l'utiliser dans les lignes de facture. Si vous désactivez
une colonne, vous ne pouvez pas l'utiliser dans les lignes de facture et elle
n'est pas non plus affichée.
Article
A hauteur de ce champ,
vous pouvez taper le code de l'article commandé par le client. Si vous appuyez
sur <F5>, vous obtenez un écran de sélection de tous les articles.
Libellé
Par défaut, le programme affiche ici le libellé du fichier articles. Si vous le
modifiez, il est imprimé tel quel sur la facture (à condition que le layout ait
été défini en conséquence).
Libellé long
Il s'agit du texte que vous avez tapé à hauteur du champ 'Texte' dans la
fonction de mise à jour des articles. Vous ne pouvez le modifier que dans la
fonction de mise
à jour des articles, pas dans une facture de vente.
Liste de prix
Il s'agit de la liste de prix d'application pour cette facture. Si une liste de
prix est liée au client, elle est automatiquement affichée.
Quantité
Ici, vous entrez la quantité commandée. Vous ne pouvez entrer des décimales que
si l'article a été défini comme article divisible.
Unité
Il s'agit de l'unité de vente de l'article. Vous l'avez définie dans la
fonction de mise
à jour de l'article, dans l'onglet 'Base'.
Date de
livraison
Il s'agit de la date de livraison. Celle-ci peut éventuellement différer de la
date de livraison de l'en-tête de la facture. La date de livraison de la ligne
de facture est la date à laquelle les marchandises ou les services ont été
livré(e)s. Dans l'en-tête de la facture, vous pouvez également entrer une date
de livraison ; celle-ci est alors utilisée par défaut dans les lignes de
facture. La date ne doit donc pas être la même (cela sera souvent le cas pour
les factures globales).
Prix de vente
Il s'agit du prix enregistré dans la fiche de l'article. Vous n'avez pas la
possibilité de le modifier. Vous pouvez le modifier en octroyant une remise ou
en modifiant le champ 'Prix net'.
% remise
Les remises relatives aux listes de prix sont affichées ici.
% remise
(extra)
Les remises relatives
aux clients sont affichées ici. Ce pourcentage de remise est définie dans la fiche
du client de facturation. Vous pouvez encore le modifier ici.
Remise
totale
Les montants des remises des
colonnes '% remise' et '% remise (extra)' sont affichés comme pourcentage total
dans cette colonne.
Prix net
Il s'agit du prix net de la ligne de facture. Il est calculé sur base du prix
de l'article et des remises. Vous pouvez également entrer un prix net. Vous
devez pour cela avoir les droits suffisants.
TVA
Sélectionnez le code TVA. Ce code doit être du type 'Vente' ou 'Sans
préférence'. Il n'est pas possible d'utiliser un code TVA du type 'Achat'.
Montant
Vous voyez ici le montant total de
la ligne. Il est calculé en multipliant la quantité par le prix, en tenant
compte de la remise. La TVA n'intervient pas dans ce calcul.
Prix de revient
Il s'agit du prix de revient de l'article. Vous ne voyez ce champ que si vous
êtes autorisé à mettre à jour les articles.
Marge
Il s'agit de la marge sur cet article. Elle est calculée sur base du prix de
vente encodé et du prix de revient enregistré dans le fichier articles. Vous ne
voyez ce champ que si vous êtes autorisé à mettre à jour les articles.
Pays
S'il s'agit d'une livraison à un
client d'un pays de l'UE, indiquez le pays dans lequel les marchandises sont
envoyées. Ces données sont utilisées pour la déclaration Intrastat.
Ressource
Sélectionnez ici la ressource
(l'employé) responsable de cette vente. Vous pourrez ainsi obtenir le chiffre
d'affaires par collaborateur dans diverses listes.
Centre de coûts
Entrez le centre de coûts. Le centre de coûts indiqué ici sera utilisé dans
l'écriture comptable découlant de la facture. Le montant net hors TVA est
imputé sur le compte Chiffre d'affaires.
Centre
d'analyse
Entrez le centre d'analyse. Le centre d'analyse indiqué ici sera utilisé dans
l'écriture comptable découlant de la facture. Le montant net hors TVA est imputé
sur le compte Chiffre d'affaires.
Commande
client
Ce numéro indique sur
quelle commande client porte la ligne de facture.
Sous les lignes de facture,
vous trouvez des informations sur le processus et le montant total de la
facture.
Si vous voyez un ü vert sous un pictogramme, cela signifie que cette étape a
déjà été exécutée et la date est affichée (cf. pictogramme 'Facturé'). Si vous
avez passé une étape parce qu'elle n'est pas obligatoire, le programme
l'indique également. Si vous voyez une croix rouge sous un pictogramme, cela
signifie que l'étape correspondante n'a pas encore été exécutée (voir 'Payé').
Ces pictogrammes
peuvent également être utilisés comme boutons. Ainsi, vous pouvez effectuer une
facture en cliquant sur le pictogramme 'Effectué'.
Effectué
Ce bouton vous permet d'imprimer
et de traiter la facture.
Net
Ce champ correspond au montant total
net de cette facture de vente. Il s'agit du montant brut moins la remise
octroyée.
TVA
Ce champ correspond au montant total
de la TVA. Il est déterminé sur base des codes TVA des lignes de facture.
Total
Ce champ correspond au montant total
TVA comprise facturé au client de facturation.
Spécifique
Ce bouton vous permet d'enregistrer la
(les) condition(s) de paiement de cette facture. Dans cet écran, vous pouvez
également encoder des remises ou des charges supplémentaires. Si vous
n'utilisez pas ce bouton, cet écran s'affichera lorsque vous fermerez la
facture de vente (en fonction du paramètre 'Remises/charges
supplémentaires' dans la section 'Encodage').
Dans le bas de l'écran, vous trouvez les boutons suivants :
Projet
Si vous êtes dans une
facture de vente et que vous sélectionnez 'Projet', la mise à jour du projet
lié s'ouvre dans cette ligne. Si vous n'êtes pas dans la facture de vente et
que vous sélectionnez 'Projet', la mise à jour du projet lié s'ouvre dans la
partie 'Données de la facture de vente' (l'en-tête de la facture de vente).
Si vous n'avez
pas lié de projet ou que vous n'avez pas le droit de mettre à jour les projets,
vous n'avez pas accès à ce bouton. Vous ne voyez ce bouton que si le module de
gestion des projets fait partie de votre licence.
Grouper
Ce bouton vous permet de trier la
facture de vente par article dans un écran séparé. Pour chaque article, vous
voyez des totaux (comme la quantité par exemple). Il se peut en effet que le
même article soit encodé dans plusieurs factures de vente directes (si la date
de livraison diffère par exemple). Cette fonctionnalité n'a aucune influence sur
la facture de vente. Il s'agit simplement d'une autre façon de voir les lignes
de la facture de vente.
Clients
Ce bouton vous permet de consulter
les données de base du client et éventuellement de les modifier.
Ce bouton est actif si vous vous trouvez dans la partie supérieure de l'écran
d'encodage.
Articles
Ce bouton vous permet de consulter
les données de base de l'article sélectionné (dans la ligne de facture) et
éventuellement de les modifier.
Nouveau
Ce bouton vous permet d'encoder une
nouvelle facture de vente directe. En cliquant sur ce bouton, vous fermez la
facture de vente affichée à l'écran.
Fermer
Ce bouton vous permet de clôturer la
facture de vente.
Si vous clôturez la facture
de vente, l'écran 'Remises/charges' s'ouvre. Dans cet écran, vous pouvez
sélectionner la condition de paiement d'application pour cette facture de
vente. Si vous n'utilisez jamais cet écran, vous pouvez le désactiver via le paramètre
'Remises/charges supplémentaires' dans [Système, Général, Paramètres],
'Paramètres factures', section 'Encodage'. Si vous désactivez ce paramètre, cet
écran ne sera plus affiché.
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