Exact Globe+

Hoe werkt productiegestuurd inkopen?

In een productieomgeving kunnen de materialen benodigd voor de productie uit de beschikbare voorraad worden genomen (voorraadgestuurd proces) of worden ingekocht bij toeleveranciers (ordergestuurd proces). Voorraadgestuurde productie wordt normaliter toegepast in een Make-to-Stock (MTS) omgeving daar alle gebruikte materialen direct uit de beschikbare voorraad worden uitgegeven. Hierbij zijn de materiaalkosten redelijk constant.

In een Make-to-Order (MTO) omgeving is normaliter echter sprake van productie gerelateerd inkopen, daar fabrikanten benodigde grondstoffen en onderdelen niet op voorraad houden en pas actie ondernemen zodra er een vraag voor deze artikelen is. Deze handelingswijze is onder andere te zien in een omgeving waar gewerkt wordt met het Just-in-Time principe. De kosten zijn hierbij ook geen constante factor. Ondermeer doordat ingekocht wordt bij verschillende toeleveranciers kunnen inkoopprijzen afwijken van de standaard kostprijs.

Met de waarderingsmethode VVP (Classic) zal er, wanneer er sprake is van een verschil tussen de gefactureerde inkoopprijs en de ontvangstprijs (op basis van de standaard kostprijs) een boeking worden aangemaakt voor prijsverschillen. Deze prijsverschillen zullen ten laste komen van de verschillenrekening welke is aangegeven in de artikelgroep bij [Systeem, Logistiek, Artikelgroepen].

Om echter de werkelijke productiekosten te kunnen bepalen, gebaseerd op de werkelijke inkoopprijs, dienen de prijsverschillen ten laste of ten bate van de Onderhandenwerk (OHW) rekening geboekt te worden of op een productiekosten rekening welke welke meegenomen dient te worden in een productieorder. Verschillen welke ontstaan in overige, niet productie gerelateerde inkopen dienen echter ongewijzigd op de in de Artikelgroep gedefinieerde prijsverschillenrekening geboekt te worden. Daarom is het mogelijk te werken met productiegestuurde inkoop.
 

Productiegestuurde inkoop

In het de Productie instellingen kunt u daarvoor de optie Productiegestuurde inkoop activeren.

Deze functie is alleen aanwezig wanneer bij de voorraadinstellingen Vaste Verrekenprijs (Classic) als waarderingssysteem is ingesteld, of wanneer de optie Waarderingssysteem per artikel is geactiveerd.

Boeking prijsverschillen

Wanneer een productieorder niet de status afgehandeld heeft, worden prijsverschillen als volgt ten laste of ten bate van de productieorder geboekt:

• Onderhandenwerk (OHW) rekening, wanneer de standaard OHW methode is ingesteld op Productie.
• Productiekosten rekening, wanneer de standaard OHW methode is ingesteld op Nee: OHW.

Tijdens het afhandelen van een productieorder zullen de geboekte prijsverschillen bij het bepalen van het resultaat van de productieorder nader beschouwd worden.

Wanneer een productieorder de status afgehandeld heeft, zullen prijsverschillen worden afgehandeld zoals vastgelegd in de artikelgroepen.

Voorbeeld Prijsverschillen geboekt in een Productieorder OHW/Productiekosten rekening 

Back-to-Back inkoopbestelling

Bij het genereren van een Back-to-back inkoopbestelling, wordt het veld Projectcode op de bestelregel gevuld met de projectcode van de productieorder. Wanneer een productieorder niet is toegewezen vanuit de productieorder of wanneer een toewijzing ongedaan gemaakt wordt, zal het veld projectcode in de orderregel leeg zijn. Voor inkoopfacturen en voor prijsverschillen invoerregels zal de projectcode van de productieorder ongewijzigd blijven, zelfs wanneer een aanwezige toewijzing ongedaan gemaakt wordt.

Het genereren van een back-to-back inkoopbestelling zal altijd tot gevolg hebben dat de projectcode van de productieorder gekopieerd wordt in de toegewezen regels van een inkoopbestelling. Het veld projectcode op de inkoopregels is echter wijzigbaar.  In gevallen wanneer een aanpassing doorgevoerd is zal deze aanpassing ook doorgevoerd worden op de nadien in te voeren inkoopfactuur. Dit kan tot gevolg hebben bij prijsverschillen niet de juiste productieorder waarop de prijsverschillen geboekt dienen te worden, achterhaald kan worden. 

Wanneer een inkoopbestelling aangemaakt wordt, is het mogelijk om handmatig een projectcode in een regel in te vullen. Bij het toewijzen van een inkoopbestelling aan een productieorder , zal de toewijsfunctie de projectcode overschrijven met de projectcode van de productieorder waar de inkoopbestelling aan is toegewezen.

Bij het opvragen van de gegevens op de projectkaart is het niet meer nodig om inclusief: kinderen te selecteren om gegevens van een inkooporder te achterhalen. Er wordt nu immers geen kindproject meer aangemaakt voor een productieorder.

Rekenvoorbeeld van een inkoopfactuur

Bij de grootboekinstellingen, is het veld Nog te ontvangen facturen / goederen per artikel aangevinkt. De volgende boekingen worden uitgevoerd in geval van een productieorder welke de status 'afgehandeld' en nog niet afgehandeld heeft.

(a) Productieorder heeft nog niet de status afgehandeld

De boeking op productiekosten of op onderhanden werk, hangt af van de gekozen OHW methode.

 (b) Productieorder heeft de status afgehandeld

De prijsverschillen zullen worden geboekt op de grootboekrekening welke is vastgelegd in de artikelgroep waar het betreffende onderdeel in valt. Wanneer een productieorder is afgehandeld, mag het resultaat niet worden gewijzigd. Derhalve wordt het prijsverschil niet op de productieorder geboekt.

Afhandelen productieorder

Wanneer in de productieinstellingen is aangegeven dat er gewerkt wordt met een productieresultaat, zal bij het afhandelen van een productieorder, de productiekosten en de productieopbrengsten worden geboekt naar het productieresultaat. Ingevoerde prijsverschillen welke geboekt zijn op een productieorder zullen bij productiegestuurde inkoop in overweging genomen worden bij het correct bepalen van het productieresultaat.

In het geval dat er sprake is van een inkoopfactuur met prijsverschillen, welke met de instelling productiegestuurde inkoop op een productieorder geboekt worden, en wanneer de productieorder vervolgens, zonder dat er sprake is van een levering, wordt afgehandeld, dan zullen de toewijzingen met de inkoopbestelling ongedaan gemaakt worden. Boekingen voor de inkoopfactuur en voor de prijsverschillen zullen niet worden aangepast.

Lay-out inkooporder/bestelling

In de lay-out van de inkooporder/bestelling zijn een aantal, productieorder gerelateerde velden beschikbaar in het artikelenblok en in het tekstregelblok:

Overzicht productieorders

De volgende productieoverzichten en rapporten zullen de werkelijke kosten tonen inclusief de prijsverschillen. Met andere woorden: alle kolommen welke de 'werkelijke' bedragen tonen, houden rekening met geboekte prijsverschillen. Dit geldt ook voor de vermelde totaalbedragen.

1. Productieorder verslagen via het menupad [Productie, Verslagen, Productieorders] in de kolom Werkelijke (EUR).
2.  Realisatierapportage via het menupad [Productie, Verslagen, Realisaties] in de kolom Werkelijke Totale kosten.
3. Doorbelastingenverslag via het menupad [Productie, Verslagen, Doorbelasting] in de kolom Werkelijke (EUR).
   
4.  Projectverslagen via het menupad [Productie, Verslagen, Projecten] in het veld Totaalbedrag.

Noot:

De validatie is alleen gebaseerd op een MRP toewijzing van Productieorder naar Inkoopbestelling en vice versa. In geval wanneer een toewijzing van een productiegestuurde inkoop ongedaan gemaakt wordt als gevolg van een diagnose of actie van de gebruiker, dan zullen prijsverschillen niet toegewezen worden aan een productieorder. Deze functie zal alleen werken als aan de voorwaarde van MRP allocatie wordt voldaan en dat de projectcode in de bestelregel van een inkoopbestelling gelijk is aan het gekoppelde project van de productieorder op het moment van invoeren van een inkoopfactuur of toewijzing.