One moment please...
 
 
Exact Globe+   
 

Afstemmen van voorraadmutaties

Introductie

Het is belangrijk de verschillende voorraadtransacties (bijvoorbeeld ontvangsten) af te stemmen met de inkooptransacties (bijvoorbeeld inkoopfacturen). De reden hiervoor is dat op die manier altijd inzicht wordt gehouden in de voorraadbewegingen en de daaraan gerelateerde waarde op de voorraadrekening en de tussenrekening 'Te ontvangen facturen'.

De tussenrekening 'Te ontvangen facturen' (gedefinieerd in uw grootboekkoppelingen) heeft het subtype tussenrekening. Deze rekening wordt in twee situaties gebruikt:

  • ontvangst van de artikelen:
    Voorraad
    aan/ Nog te ontvangen facturen

  • inboeken van de inkoopfactuur
    Nog te ontvangen facturen
    (BTW)
    aan/ Crediteuren

Bij de ontvangst van de artikelen worden twee grootheden geregistreerd: aantal en prijs. Alleen het aantal is een feit. U weet precies wat u ontvangen heeft. De prijs is op dit moment geen feit, omdat u doorgaans bij de ontvangst nog niet beschikt over de inkoopfactuur. De waarde van de goederen worden daarom 'tijdelijk' geregistreerd tegen de inkoopprijs van de bestelling die ten grondslag ligt aan de ontvangst.

Bij het inboeken van de inkoopfactuur wordt de inkoopprijs ook een feit. Op dit moment weet u precies wat uw ontvangen artikelen kosten. Als de inkoopprijs op de factuur niet gelijk is aan de inkoopprijs van de bestelling, loopt de tussenrekening 'Nog te ontvangen facturen' niet glad. Daarnaast is de waarde op de voorraadrekening niet gebaseerd op de werkelijke inkoopprijs (het financiële feit), maar op een veronderstelling (de bestelling).

Het afstemmen van inkoopfacturen met ontvangsten zorgt ervoor dat u zowel het aantal als de inkoopprijs registreert als een feit op de voorraadrekening. De transactie bij de ontvangst (zie hierboven) wordt bijgewerkt met de werkelijke inkoopprijs. Op deze manier zorgt u ervoor dat ook de tussenrekening 'Te ontvangen facturen' gladloopt. Een uitzondering hier op is als u afstemt in afgesloten perioden.

Het afstemmen kan automatisch plaatsvinden. U klikt hiervoor op 'Automatisch'. Dit kan alleen als het aantal gefactureerde eenheden gelijk is aan het aantal ontvangen eenheden. De bestelling, de ontvangst(en) en de inkoopfactuur worden in dit geval automatisch afgestemd. Er wordt een specifiek 'Koppeling nr.' toegekend aan de transacties.  Daarnaast wordt de inkoopprijs uit de bestelling vervangen door de inkoopprijs uit de inkoopfactuur. Wanneer de transacties worden bekeken via 'Onze Ref' kunnen de transacties met hetzelfde koppeling nr. worden toegevoegd aan het overzicht door de optie 'Koppeling nr.' aan te vinken.

Het afstemmen kunt u ook handmatig uitvoeren door op 'Afstemmen' te klikken. Dit is nodig, als er een verschil bestaat tussen het aantal bestelde artikelen en het aantal gefactureerde artikelen.

Dit alles kunt u uitvoeren via [Voorraad, Magazijnbeheer, Afstemmen] of via [Inkoop, Te verwerken, Afstemmen]. In dit document wordt uitgelegd welke stappen u doorloopt bij het afstemmen.

Velden (selectiescherm)

Knoppen (selectiescherm)

Velden (detailscherm)

Knoppen (detailscherm)

Scenario's voor afstemmen

Meer informatie

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 04.189.573
 Assortment:  Date: 12-01-2018
 Release:  Attachment:
 Disclaimer