Voor u aan de slag kunt met uw financiële administratie, dient u een aantal zaken in te stellen. De belangrijkste financiële instellingen vindt u via [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]. Deze instellingen bepalen voor een groot deel de werking van Exact Financials. De instellingen zijn verdeeld over verschillende tabbladen. Volg de hyperlink om direct naar het gewenste tabblad te gaan.
Boekjaar Bij het aanmaken van een nieuwe administratie kunt u het standaard boekjaar ingeven. De ingegeven waarde wordt in dit veld getoond. Bij de jaarovergang kan, nadat het nieuwe boekjaar is geopend, deze waarde worden verhoogd. Het opgegeven boekjaar wordt tevens gebruikt als de standaard waarde van het boekjaar bij het invoeren van boekingen.
Laagste boekjaar Dit veld toont het laagste boekjaar van de aanwezige boekjaren in de betreffende administratie.
Hoogste boekjaar Dit veld toont het hoogste boekjaar van de aanwezige boekjaren in de betreffende administratie.
Periodeverdeel: Maximale afwijking Bij het aanmaken van periodeverdeelboekingen worden transitorische mutaties aangemaakt. Deze mutaties kunnen in de toekomst liggen, ook voor boekjaren welke nog niet zijn geopend. Geef in dit veld aan hoeveel jaren in de toekomst mag worden geboekt zonder dat hier een boekjaar voor is geopend. Deze instelling voorkomt dat tijdens het invoeren van de periode verdeelboeking een foutieve verdeling kan worden gemaakt waarbij bijvoorbeeld een mutatie in het jaar 2051 terecht komt, hetgeen de performance van het systeem ten nadele is. Een maximale afwijking van "1" betekent dat bij een standaard boekjaar van 2012 er periodeverdeelboekingen in boekjaar 2013 en lager mogen worden aangemaakt.
Hoogste boekperiode Na het aanmaken van uw periode-/datumtabel, kunt u hier de hoogst mogelijke boekingsperiode aangeven. Als u een periode-/datumtabel van 12 maanden heeft gedefinieerd en een dertiende correctieperiode van 1 dag, kunt u in dit bijvoorbeeld de waarde 12 meegeven om te verhinderen dat er in de correctieperiode kan worden geboekt. Zodra het noodzakelijk is boekingen in de correctie periode vast te leggen, kunt u de waarde verhogen naar '13'.
Hoogste rapportageperiode Geef de hoogste periode op waarover uw rapporten en overzichten informatie moeten verschaffen. Zo kunt u gebruikmaken van een periode-/datumtabel van 12 maanden met een dertiende correctieperiode waarin geboekt mag worden, waarvan echter de gegevens niet getoond mogen worden in overzichten. Voer dan voor de hoogste rapportageperiode de waarde 12 in. De in dit veld ingegeven waarde kan niet hoger zijn dan de waarde van de hoogste boekingsperiode.
Periode-/datum controle In Exact Financials dient u bij het invoeren van de boekingen o.a. een financieel jaar, een financiële periode en een boekdatum mee te geven. Met deze instelling kunt u aangeven in hoeverre u wilt toestaan dat een ingevoerde boekdatum moet vallen binnen de gedefinieerde financiële periode. De financiële perioden definieert u middels de periode-/datumtabel. U heeft de keuze uit de volgende opties:
De optie 'Verplicht' kan alleen gekozen worden indien er geen onverwerkte financiële boekingen aanwezig zijn in de betreffende administratie. Komt de boekdatum altijd overeen met de boekingsperiode, dan geven mutatieoverzichten die zijn gerangschikt op boekingsperiode, altijd dezelfde informatie weer als overzichten gerangschikt op boekdatum.
Wijze van doorverdelen Geef aan of u de kosten wilt verdelen op basis van geschatte/gebudgetteerde kosten (voorcalculatorisch) of op basis van de werkelijk gemaakte kosten (nacalculatorisch). Zie: Kostenverdeelstaat.
GB-rekening: Lengte Geef aan hoeveel posities een grootboekrekening maximaal mag bevatten.
Consolidatie-administratie Vink deze optie aan als u wilt dat de huidige administratie de administratie is waarin de financiële gegevens van andere administraties geconsolideerd worden. Deze optie is niet beschikbaar indien:
Kostenplaatsen consolideren Als u de optie 'Consolidatie-administratie' heeft gemarkeerd, kunt u hier aangeven of u in deze administratie naast een consolidatie op grootboekniveau tevens wilt consolideren op kostenplaats niveau. Het is alleen mogelijk op kostenplaatsniveau te consolideren als u bij de instelling 'Kostenplaats' op het tabblad 'Verwerken' niet voor 'Uitschakelen' hebt gekozen.
Budgetten consolideren Als u de optie 'Consolidatie-administratie' heeft gemarkeerd, kunt u hier aangeven of u in deze administratie naast een consolidatie op realisatie tevens de budgetten uit de onderliggende administraties wenst te consolideren. Van belang is dat de budgetversies over de administraties heen identiek zijn gecodeerd. De budgetversie gemarkeerd als 'primaire versie' worden meegenomen tijdens het consolidatie proces.
Stornoboekingen Geef aan of de gebruiker bij het invoeren van boekingen kan aangeven of de desbetreffende boeking een stornoboeking betreft. Met stornoboekingen corrigeert u bijvoorbeeld boekingen die al zijn verwerkt (mutaties). In tegenstelling tot crediteringen, worden bij stornoboekingen de bedragen tijdens de verwerking aan dezelfde zijde op de saldibalans tegen geboekt als waarop ze zijn ingegeven. Evenals bij crediteringen moeten de bedragen negatief worden ingevoerd. Een stornoboeking heeft dus hetzelfde resultaat als een creditering, alleen de presentatie op de saldibalans verschilt.
Scenarioboekingen Geef aan of in deze administratie scenarioboekingen kunnen worden ingevoerd. Zie Scenarioboekingen.
Omzet boeken in kasboek In sommige gevallen wordt het kasboek gebruikt om openstaande posten zowel te boeken als te betalen. De bijbehorende omzetten worden alleen maar vastgelegd in de saldilijsten als u deze instelling aanzet.
Omzet boeken in memoriaal In sommige gevallen wordt het memoriaal gebruikt om openstaande posten zowel te boeken als te betalen. De bijbehorende omzetten worden alleen maar vastgelegd in de saldilijsten als u deze instelling aanzet. (vervallen in versie 7.29)
Kassaldo bijwerken Wanneer u dit veld markeert, wordt het beginsaldo van het kasboek automatisch bijgewerkt wanneer u boekingen verandert die reeds ingevoerd maar nog niet verwerkt zijn.
Rekening-courant: Direct verwerken Wanneer u dit veld markeert in de doeladministratie, worden rekening-courant boekingen in de doeladministratie direct verwerkt, zodra deze boekingen in de bronadministratie worden verwerkt. Met deze functionaliteit kan de consistentie tussen de verschillende rekening-courantadministraties optimaal gewaarborgd worden.
Kostenplaats Gebruik deze instelling om aan te geven of tijdens het invoeren van boekingen op grootboekrekeningen waarbij de optie 'Kostenplaatsrekening' is gemarkeerd, een kostenplaats moet worden meegegeven. U hebt de keuze uit de volgende instellingen:
Als u een order, verkoopfactuur of bestelling invoert in 'Sales' of 'Purchase', is het afhankelijk van deze instelling of kostenplaatsen moeten worden gevuld bij selectie van een artikel welke aan een artikelgroep is gekoppeld waarvan de grootboekrekening als kostenplaatsrekening is gedefinieerd.
Kostendrager Gebruik deze instelling om aan te geven of tijdens het invoeren van boekingen op grootboekrekeningen waarbij de optie 'Kostendragerrekening' is gemarkeerd, een kostendrager moet worden meegegeven. U hebt de keuze uit de volgende instellingen:
Als u een order, verkoopfactuur of bestelling invoert in 'Sales' of 'Purchase', is het afhankelijk van deze instelling of kostendragers moeten worden gevuld bij selectie van een artikel welke aan een artikelgroep is gekoppeld waarvan de grootboekrekening als kostendragerrekening is gedefinieerd.
Project Gebruik deze instelling om aan te geven of tijdens het invoeren van boekingen op grootboekrekeningen waarbij de optie 'Projectrekening' is gemarkeerd, een project moet worden meegegeven. U hebt de keuze uit de volgende instellingen:
Als u een order, verkoopfactuur of bestelling invoert in 'Sales' of 'Purchase', is het afhankelijk van deze instelling of projecten moeten worden gevuld bij selectie van een artikel welke aan een artikelgroep is gekoppeld waarvan de grootboekrekening als projectrekening is gedefinieerd.
Activum Gebruik deze instelling om aan te geven of tijdens het invoeren van boekingen op grootboekrekeningen waarbij de optie 'Activumrekening' is gemarkeerd, een activum moet worden meegegeven. U hebt de keuze uit de volgende instellingen:
Als u een order, verkoopfactuur of bestelling invoert in 'Sales' of 'Purchase', is het afhankelijk van deze instelling of activa moeten worden gevuld bij selectie van een artikel welke aan een artikelgroep is gekoppeld waarvan de grootboekrekening als activumrekening is gedefinieerd.
Maximum: Betalingsverschil Bij het inlezen van dagafschriften kunt u openstaande posten automatisch laten afletteren. Geef hier aan hoeveel de afwijking tussen het openstaande bedrag en het ontvangen bedrag maximaal mag zijn om de openstaande posten automatisch af te letteren. De eventuele verschillen worden automatisch op een verschillenrekening geboekt.
Verwerkingsverslag direct afdrukken Zet deze instelling aan als u wilt dat het verwerkingsverslag onmiddellijk na de verwerking wordt afgedrukt. Indien u deze instelling uitschakelt, wordt er niet direct een verwerkingsverslag afgedrukt, maar kunt u het verslag indien gewenst achteraf raadplegen/ afdrukken via [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerkingsverslagen achteraf].
Rapport verdichten Wanneer boekingen worden verwerkt, wordt een verwerkingsverslag afgedrukt. Als u een groot aantal boekingen hebt ingevoerd, kan dit verwerkingsverslag erg uitgebreid en onoverzichtelijk worden. U kunt ervoor kiezen verdichte verslagen af te drukken, zodat er minder cijfers worden weergegeven. De mutaties (verwerkte boekingen) op dezelfde rekening worden dan in het verslag verdicht tot één mutatie, hoewel dit in het grootboek niet het geval is. U hebt de volgende mogelijkheden:
Standaardvaluta De valutacode die u selecteert in dit veld, is de standaardvaluta van uw administratie. Standaard worden de bedragen die u voor deze administratie invoert in deze valuta weergegeven. Controleer deze code voordat u voor het eerst met uw administratie aan de slag gaat. Hebt u in de administratie eenmaal de valutacode gekozen en boekingen ingevoerd, dan kunt u dit veld niet meer wijzigen.
Secundaire valuta Voor administraties waarin een euroconversie is uitgevoerd, is dit veld gevuld met de eerder gebruikte primaire valutacode. Bijvoorbeeld: Als u gebruikmaakte van een administratie in guldens, dan is de standaardvaluta van guldens overgezet naar euro's en is de secundaire valuta gevuld met de waarde voor de gulden.
Betaling: Betaalwijze In het onderhoud van een debiteur op het tabblad 'Bank' wordt altijd een betaalwijze gevuld. Geef hier de betaalwijze aan welke als standaard waarde zal worden voorgesteld tijdens het aanmaken van debiteuren. Zie [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud].
Betaling: Betalingsconditie De waarde die u hier ingeeft zal gebruikt worden bij het invoeren van verkooporder, verkoopfacturen en verkoop- of memoriaal boekingen met een debiteur als in de stamgegevens van de debiteur geen betalingsconditie is gedefiniëerd.
Betaling: Creditnota's De waarde die u hier ingeeft wordt gebruikt indien een negatieve boeking handmatig in het verkoopdagboek wordt ingevoerd. Als deze waarde niet is gevuld, wordt de reguliere betalingsconditie (Debiteuren) uit de instellingen gebruikt.
Nummering: Huidig Hier geeft u het debiteurnummer op waarmee een nieuwe debiteur aangemaakt zal worden. Bestaat de debiteur met dit nummer reeds dan kunt u deze onderhouden
Nummering: Ophoogfactor Als u wilt dat bij het aanmaken van een nieuwe debiteur automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer wordt weergegeven, voert u in dit veld een ophoogfactor in. Een ophoogfactor van 5 of 10 kan van pas komen als u verwante debiteuren of crediteuren wilt groeperen op nummer. Als u een ophoogfactor gebruikt, kunt u later relaties invoegen, bijvoorbeeld een dochterbedrijf van een bestaande klant.
Rapportage: Ouderdom categorie Categoriseer hier uw openstaande posten op basis van ouderdom. De waarde die u bij elke categorie vult, staat voor het aantal dagen dat een openstaande post openstaat. Deze categorieën zijn verplicht als u een ouderdomsanalyse voor de debiteuren wilt uitvoeren. De ouderdomsanalyse geeft aan welke openstaande posten tot welke categorie behoren. Zie [Finance: Debiteuren, Openstaande posten].
Berekening: Korting / Toeslag Wanneer u gebruik maakt van betalingskorting of kredietbeperking kunt u hier aangeven hoe deze moet worden berekend. U hebt de keuze uit:
Betaling: Betaalwijze In het onderhoud van een crediteur op het tabblad 'Bank' wordt altijd een betaalwijze gevuld. Geef hier de betaalwijze aan welke als standaard waarde zal worden voorgesteld tijdens het aanmaken van crediteuren. Zie [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud].
Betaling: Betalingsconditie De waarde die u hier ingeeft zal gebruikt worden bij het invoeren van inkoop- of memoriaal boekingen met een crediteur als in de stamgegevens van de crediteur geen betalingsconditie is gedefiniëerd of als de inkoopfactuur een creditfactuur betreft.
Nummering: Huidig Hier geeft u het crediteurnummer op waarmee een nieuwe crediteur aangemaakt zal worden. Bestaat de crediteur met dit nummer reeds dan kunt u deze onderhouden
Nummering: Ophoogfactor Als u wilt dat bij het aanmaken van een nieuwe debiteur automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer wordt weergegeven, voert u in dit veld een ophoogfactor in. Een ophoogfactor van 5 of 10 kan van pas komen als u verwante debiteuren of crediteuren wilt groeperen op nummer. Als u een ophoogfactor gebruikt, kunt u later relaties invoegen, bijvoorbeeld een dochterbedrijf van een bestaande klant
Rapportage: Ouderdom categorie Categoriseer hier uw openstaande posten op basis van ouderdom. De waarde die u bij elke categorie vult, staat voor het aantal dagen dat een openstaande post openstaat. Deze categorieën zijn verplicht als u een ouderdomsanalyse voor de debiteuren wilt uitvoeren. De ouderdomsanalyse geeft aan welke openstaande posten tot welke categorie behoren. Zie [Finance: Crediteuren, Openstaande posten].
BTW uitschakelen Met deze instelling kunt u het gebruik van BTW in de administratie uitschakelen. Zet deze instelling aan als u geen gebruik wilt maken van BTW in deze administratie. Deze optie is niet beschikbaar indien er boekingen aanwezig zijn in de administratie.
BTW-historie Met deze instelling kunt u in uw administratie volledig gebruik maken van de BTW-registratie. Zet deze instelling aan als u alle gegevens, inclusief ICP-gegevens, wilt registreren en BTW-overzichten wilt kunnen genereren. Als u al posten met BTW hebt geboekt en vervolgens deze instelling uitschakelt, gaan de BTW-gegevens en de statistische gegevens verloren. Als gevolg hiervan zullen de gegevens op de BTW-aangifte onjuist zijn, omdat er geen ICP-gegevens worden geregistreerd.
Niet-aftrekbare BTW Geef aan of u werkt met Niet-aftrekbare BTW, dit is alleen van toepassing voor bedrijven die werken met de Belgische landenfunctionaliteit.
Automatische BTW-correctie Automatische BTW-correctie is voor Duitse Administraties verplicht. Als u deze instelling markeert, wordt bij het afboeken van de openstaande posten de BTW op de oorspronkelijke factuur gecorrigeerd indien bij (gedeeltelijke) betaling van de openstaande post een gedeelte wordt afgeboekt op betalingskortingen, betalingverschillen of op kredietbeperkingen.
Wijzigen BTW-nummer debiteuren / crediteuren Markeer deze optie als u in het onderhoud van de debiteuren en crediteuren de BTW-nummers na invoer tussentijds wilt kunnen wijzigen. Als u deze optie niet markeert, zijn de BTW-nummers niet wijzigbaar zodra ze zijn aangemaakt.
BTW-compensatie Als deze instelling wordt aangevinkt, wordt het mogelijk om in onderhoud van de BTW-codes bij het aanmaken van een nieuwe BTW-code van het type 'Inkoop' een tweede tabblad 'BTW-compensatie' te vullen met gegevens over het percentage BTW te compenseren en het percentage niet-aftrekbare BTW. Zie [BTW-Compensatiefonds].
Verwerken BTW: Bij levering/betaling [Belgische landen functionaliteit] Als deze instelling wordt aangevinkt kan een boeking niet worden verwerkt als de afleverdatum niet is ingevuld in het tabblad voorwaarden van de inkoop/verkoopboeking OF de openstaande post niet betaald/ontvangen is. Zie [Belgisch landenfunctionaliteit: BTW aangifte na levering of betaling]
Verwissel rapporthoofd Wanneer u deze optie markeert, wordt bij het printen van overzichten vanuit Exact Financials het administratienummer getoond in het rapporthoofd.
BTW-nummer in rapporthoofd Wanneer u deze optie markeert, wordt bij het printen van overzichten vanuit Exact Financials het BTW-nummer getoond in het rapporthoofd.
Import-directory Geef hier de standaard import-directory op die u wilt gebruiken voor het importeren van bestanden via Data import.
Scheiding Geef hier het scheidingsteken op dat u gebruikt in de CSV-bestanden die u wilt importeren via Data-import.
Dagboeken: Boekstuknummer Hier kan een masker voor boekstuknummers in dagboeken gedefineerd worden. Dit masker zal gebruikt worden bij het aanmaken van nieuwe dagboeken en bij het openen van een nieuw boekjaar.De nummer instellingen zullen dan gevuld worden volgens dit masker. Tekens die gebruikt kunnen worden in het masker zijn:
Dagboeken: VooruitbetalingGeef hier het gewemste eerstvolgende boekstuknummer/factuurnummer op wat in een vooruitbetaling gebruikt wordt. Let op: deze instelling wordt per standaard boekjaar vastgelegd. Dus eerst het standaard boekjaar aanpassen en dan het gewenste factuurnummer invullen.
Facturen verzamelen Indien u voor alle debiteuren standaard de facturen wilt verzamelen, schakelt u deze optie in. Het gevolg is dat de optie 'Facturen verzamelen' in het onderhoud van elke nieuwe debiteur automatisch ingeschakeld wordt.
Kortingsberekening (Incasso) U kunt kiezen uit de volgende waarden:
SEPA: Bijwerken machting U markeert deze optie niet als u een proef export maakt. Bij het aanmaken van een SEPA Direct Debet kunt u deze optie markeren voor de definitieve run. In een dergelijke situatie wordt het incassotype als opgeslagen in de mandaat informatie van de incassorgeling bijgewerkt:
Kenmerk machtiging Definieer hier het masker van u machtiging. Als u in [Finance: Bankieren, Stamgegevens, Onderhoud, Machtigingen] een machtiging aanmaakt, zal het kenmerk automatisch worden opgemaakt conform het hier opgegeven masker.
Selectie: Debiteur Geef aan welke openstaande posten worden opgenomen in de controlelijst dan wel welke herinneringen moeten worden afgedrukt. Ook voor debiteuren met een negatief saldo (bijvoorbeeld ten gevolge van creditnota's) kan het voorkomen dat u betalingsherinneringen wilt afdrukken. U hebt de volgende mogelijkheden:
Selectie: Datum Hier geeft u aan met welke datum van de openstaande post gerekend moet worden. U heeft de volgende mogelijkheden:
Creditnota's: Inclusief Als het totaal van openstaande posten een positief saldo oplevert, wilt u misschien creditfacturen meenemen. Zet de instelling aan om creditfacturen mee te nemen in de selectie van de af te drukken openstaande posten.
Creditnota's: Gebruiken vervaldatum Deze optie bepaalt of de vervaldatum van creditnota's toegepast dient te worden bij het afdrukken van herinneringen. Indien deze optie niet gebruikt wordt terwijl de optie 'Inclusief : Creditnota's' is aangevinkt, worden alle creditnota's geselecteerd op de controlelijst.
Creditnota's: Bepalen lay-out mede Openstaande posten die in een herinneringsrun zijn afgedrukt krijgen een herinneringsstatus die kan oplopen van 1 tot 9. Creditnota's krijgen ook een herinneringsstatus. Aan iedere status kunt u middels een profiel lay-outs koppelen. Bij het afdrukken kunt u middels de optie "Meerdere herinnering per debiteur" in een enkele run meerdere herinneringsbrieven genereren voor een debiteur. Iedere herinneringsbief bevat de posten met dezelfde status. Met deze optie geeft u aan of de creditfactuur moeten worden afgedrukt op layout behorende bij de herinneringsstatus van de openstaande creditnota of dat de post op de eerste herinnering afgedrukt moet worden.
Bedrag: Gebruiken: Bedrag na boeken Als u dit veld markeert, worden naast verwerkte ook niet verwerkte boekingen meegenomen in de gemaakte selectie.
Bedrag: Inclusief: Rekening-courant boekingen Markeer deze optie als u in de herinneringsrun de openstaande posten in de huidige administratie wilt meenemen waarvan het bedrag is gecorrigeerd met de afboekingen op deze openstaande posten vanuit een andere administratie.
DagboekWanneer gebruik gemaakt wordt van renteberekening bij herinneringen kan de openstaande post verhoogd worden met het rentebedrag. In dit dagboek zal het rentebedrag geboekt worden. Wanneer dit veld leeg gelaten wordt kan het renbedrag wel afgedrukt worden op de herinnering maar zal de openstaaande post niet verhoogd worden met het rentebedrag.
GrootboekrekeningDefinieer de grootboekrekening waarop het renteresultaat van een vervallen en herinnerde post geboekt moet worden.
Openstaande post: Geen ontvangst Als openstaande posten / inkoopfacturen worden aangemaakt via 'Purchase' kunt u hier voor inkoopfacturen waarvoor geen ontvangsten worden vastgelegd aangeven wat de blokkeerstatus van de uit de inkoopfactuur resulterende inkoopboeking dient te worden. U hebt de keuze uit:
Openstaande post: Nog geen ontvangst Als openstaande posten / inkoopfacturen worden aangemaakt via 'Purchase' kunt u hier voor inkoopfacturen waarvoor wel ontvangsten worden vastgelegd, en waarvan al wel de inkoopfactuur maar nog geen ontvangst is geboekt, aangeven wat de blokkeerstatus van de uit de inkoopfactuur resulterende inkoopboeking dient te worden. U hebt de keuze uit:
Openstaande post: Ontvangen Als openstaande posten / inkoopfacturen worden aangemaakt via 'Purchase' kunt u hier voor inkoopfacturen waarvoor wel ontvangsten worden vastgelegd, en de inkoopfactuur al is vastgelegd maar de ontvangst nog niet, aangeven wat er met de blokkeerstatus van de reeds bestaande openstaande post dient te gebeuren op het moment dat de ontvangst wordt geboekt. U hebt de keuze uit:
Openstaande post: Blokkeerstatus wijzigbaar tijdens invoer Deze optie bepaalt of gedurende het aanmaken van openstaande posten de blokkeerstatus van een openstaande post kan worden aangepast. Als deze optie niet is geactiveerd, kan tijdens het aanmaken van de boeking de blokkeerstatus niet worden gewijzigd. Deze instelling is niet van toepassing op boekingen die worden geïmporteerd.
Inkomende facturen: Boekstuknummer Geef hier het eerst vrije boekstuknummer / (interne) factuurnummer in. Tijdens het registreren van de inkomende facturen zal dit nummer als standaard waarde worden voorgesteld. Na vastlegging van de factuur, wordt het eerst vrije nummer met '1' opgehoogd.
Factuurnummer (Crediteur) verplicht Geef hier aan of het tijdens het registreren van de inkomende factuur het voor de gebruiker verplicht wordt gesteld om het factuurnummer van de crediteur (externe boekstuknummer) in te voeren.
Gebruik register inkomende facturen verplicht Geef hier aan of het gebruik van het inkomend factuurregister verplicht wilt stellen. Als u deze optie markeert, kunt u geen inkoopboekingen (Finance) of inkoopfacturen (Purchase) vastleggen zonder te verwijzen naar een in het inkomende factuurregister vastgelegde factuur. Zie Inkomend factuurregister.
Fiatteren: Inkomende facturen Geef aan of u inkomende facturen na de registratie hiervan wenst te fiatteren alvorens de inkomende factuur kan worden geselecteerd tijdens het aanmaken van de inkoopboeking.
Inkomende facturen via Exact Purchase Door deze instelling te markeren, stelt u het gebruik van 'Purchase' verplicht voor het afboeken van inkomende facturen. Inkomende facturen kunnen alleen worden geboekt via de module 'Purchase management'.
Verwerkingsverslag verplichtingen Verplichtingboekingen moeten net als reguliere boekingen worden verwerkt. Zet deze instelling aan wanneer u wilt dat automatisch een verwerkingsverslag van de verplichtingboekingen wordt afgedrukt. Het verslag wordt gemaakt tijdens het verwerken van inkoopboekingen die gekoppeld zijn aan verplichtingen.
Datumvelden verplichtingen verplicht Als u een verplichting aanmaakt, heeft u de optie om data (aanvraagdatum, begindatum en einddatum) op de verplichting te registreren. Als u de vastlegging van deze data verplicht wilt stellen, dient u deze instelling te activeren. Zie [Verplichtingen].
Inclusief: Regelkorting Als u gebruik maakt van 'Purchase' om verplichtingen af te boeken, kunt u hier aangeven of de regelkortingen van de bestelling moeten worden meegenomen bij het afboeken van het openstaande bedrag van de verplichting. Als u deze instelling heeft geactiveerd en u voert een inkoopfactuur in, gebaseerd op een bestelling met een verplichting, en er is een verschil tussen de factuurprijs van het artikel en de bestelprijs van het artikel, dan zal het verplichtingbedrag na boeken aangepast worden aan het factuurbedrag. Geef hier aan of bij het aanmaken van de verplichting de verplichtingbedragen standaard inclusief de regelkortingen worden vastgelegd. Bij het aanmaken van een verplichting kunt u deze standaardwaarde wijzigen.
Inclusief: Prijsverschillen Als u gebruik maakt van 'Purchase' om verplichtingen af te boeken, kunt u hier aangeven of prijsverschillen moeten worden meegenomen bij het afboeken van het openstaande bedrag van de verplichting. Als ontvangst een onderdeel is van een inkoopproces, dan zal een mogelijk prijsverschil afgetrokken worden van de verplichting wanneer de ontvangst wordt verwerkt of bij de verwerking van de inkoopfactuur. Dit is afhankelijk van welke van de twee als laatste plaatsvindt. Geef hier aan of bij het aanmaken van de verplichting de verplichtingbedragen standaard inclusief de prijsverschillen worden vastgelegd. Bij het aanmaken van een verplichting kunt u deze standaardwaarde wijzigen.
Op het tabblad boekjaar kunt u aangeven voor welke entiteiten een boekjaar beginsaldo berekend moet worden. Mogelijke opties zijn: - Kostenplaats - Kostendrager - Project - Project kostensoort - Projectkostenplaats - Dimensies 1-5
Berekening Wanneer u werkt met een Progress database of ook een openingsbalans per project wilt aanmaken kan dit niet aangepast worden. Wanneer met een SQL of Oracle database gewerkt wordt kan een keuze gemaakt worden op welke manier de beginbalans gegenereerd wordt: - Grootboekmutaties (Deze berekeningswijze is verplicht wanneer beginsaldi voor projecten gewenst zijn) - Grootboekrekening (Sneller dan berekening met grootboekmutaties) - Totaal (Snelste methode)
Wanneer een bankafschrift geimporteerd is wordt over het algemeen via het menu [Finance: Bankieren, Bankafschriften, Automatisch boeken] de automatische afstemming van openstaande posten met de afschriftregels geboekt. Het automatisch boeken zoekt openstaande posten aan de hand van een reeks criteria. In het menu [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Bankafschriften] kan de volgorde van deze matchingcriteria bepaald worden en kunnen criteria aan- en uitgeschakeld worden. De configuratie van matchingregels kan voor alle debiteuren/crediteuren en/of factuurnummers gedefinieerd worden maar ook per debiteur/crediteur en/of factuurnummer(reeks) zodat uitzonderingen gemaakt kunnen worden.
Debiteur Selecteer een enkele of reeks debiteurnummers voor een aparte matchingsvolgorde.
Factuurnummer Selecteer een factuurnummer of reeks van factuurnummers voor een aparte matchingsvolgorde.
Prioriteit Geeft de prioriteit aan.
Conditietype - Incassostorneringen (end to end id) - Betalingskenmerk (gestructureerd) - Debiteur- en boekstuknummer - Mandaat - Bankrekening - Debiteurnummer - Bedrag - Postcode - Debiteurnummer - uit omschrijving - Bedrag - uit omschrijving - Postcode - uit omschrijving - Dagboek: Afletterregels
Actief Geeft aan of deze afletterconditie gebruikt wordt.
Analyse Met deze optie wordt bij het automatisch afletteren een rapport gegenereerd waarin wordt aangegeven op welke van de criteria een post gematcht is. Hiermee kun je analyseren of de volgorde correct is, of dat een van de condities wellicht uitgeschakeld kan worden wat de snelheid van matchen kan versnellen.
Crediteur
Debiteur Selecteer een enkele of reeks crediteurnummers voor een aparte matchingsvolgorde.
Geen consistentie check in verwerking
Berekeningwijze BTW Deze optie bepaalt hoe de BTW wordt berekend voor facturen met een betalingskorting. Tevens bepaalt u hiermee of de instelling 'Bruto/ Netto BTW berekenen' in de betalingsconditie wijzigbaar is. U hebt de keuze uit de volgende opties:
Bijvoorbeeld. U geeft een betalingskorting van 10%. De BTW-code is 19% exclusie. Bij het invoeren van de factuur voert u een regelbedrag in van 1000 euro, de eventuele korting bedraagt dus 100 euro. Het berekende BTW-bedrag is in dit geval:
Binnen dit tabblad kunt u voor het verzenden van herinneringen, verkoopfacturen en betaalspecificaties aangeven op welke wijze u E-mails op basis van formulieren lay-outs wenst samen te stellen. U geeft voor het desbetreffende type aan welke adrescode dient te worden gekozen om de e-mail adressen van zowel de verzender als ontvanger uit te kunnen lezen. U kunt alleen een adrescode van het type E-mail selecteren. Tevens geeft u aan of u de inhoud van de verzonden mail in de database wenst op te slaan. Als u de verzonden brieven in de database wenst op te slaan dient u tevens de externe documentcategorie aan te geven waaronder het desbetreffende document zal worden opgeslagen. Het opslaan van PDF documenten in de database is alleen mogelijk vanaf het gebruik van Progress versie 10.2B. Tot slot dient u de PDF-printer te koppelen aan de geselecteerde actie. Naast het verzenden per e-mail dien je hier ook de document instelling voor het versturen en ontvangen van Peppol facturen te definieren.
Actie Geef hier aan voor welke actie u de E-mail mogelijkheden wenst te configureren. U kunt kiezen voor:
Adrescode Vul hier een adrestype in van het type 'E-mail'. De adrescode die hier wordt aangegeven, kan vervolgens in het onderhoud van de debiteur en in de administratiegegevens worden gebruikt om in het tabblad afleveradres een E-mailadres te koppelen welke voor de aangegeven actie zal worden gebruikt om de E-mailadressen van zowel verzender als ontvanger te bepalen.
Opslaan Geef aan of u het verzonden document in de database wenst op te slaan. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor klanten met Progress versie 10.2B of hoger.
Categoriecode: extern Gegeven dat u de documenten in de database wenst op te slaan, dient u hier aan te geven onder welke categoriecode de documenten dienen te worden bewaard. Let wel: u kunt alleen categorieën selecteren waarvoor de waarde 'Opslaan: Document' in het onderhoud van de externe categorie op 'Ja' is gezet. Zie Externe categorieën Wanneer bij 'Debiteuren openstaande posten' de documentcategorie van de verkoopfacturen wordt gedefinieerd, worden met gemailde herinneringen de factuur.fdp bestanden van gemailde facturen meegestuurd.
Specificaties Hier vult u de documentcategorie van de bijlagen die u met een factuur kunt mee sturen als deze per e-mail verstuurd worden. De waarde 'Opslaan: Document' dient in de categorie op 'Ja' te staan.
Printernaam Geef hier aan welke PDF printer u wenst te gebruiken voor het opstellen van het formulier in PDF-formaat. Zie [Printen].
Relatie: Communicatie (Standaard) Geef hier de standaard communicatiewijze voor deze actie aan. Deze standaard communicatiewijze wordt bij het aanmaken van een relatie automatisch gevuld. Als u bijvoorbeeld kiest voor 'Brief' als standaard communicatiewijze voor de actie herinneren, dan zal de waarde van het veld 'Aanmanen via' in het onderhoud van de debiteur worden gevuld met de waarde 'Brief'.
E-mail: Cc Kies een adrestype waaraan de CC e-mailadressen gekoppeld worden.
E-mail: Bcc Kies een adrestype waaraan de BCC e-mailadressen gekoppeld worden.
XML-definitie Hier geeft u de standaard UBL definitie voor facturen die per email of het Peppol netwerk verstuurd worden in. Bij Financiele boeking: Inkoopboek wordt het standaard XML formaat van de te importeren inkoopfactuur gedefinieerd.