Exact Compact+

Aanmaken administratie

Introductie

U kunt in Exact Compact vier administraties per licentie voeren. Wanneer u met Exact Compact Salaris werkt, zijn dit er twee. Om een administratie te kunnen gebruiken, moet deze eerst aangemaakt worden.  Hier heeft u een aantal keuzes in. Zo kunt u ervoor kiezen om te beginnen met een demo-administratie zodat u de werking van het programma kunt testen, of wellicht wilt u een bestaande administratie kopiëren. Alle mogelijke opties zullen hieronder beschreven worden.
 

Uitleg

Het aanmaken van een administratie begint bij [Bestand, Nieuwe administratie]. Hiermee start u een eenvoudige wizard op die bestaat uit een aantal stappen. Te beginnen bij Stap 1.

Stap 1

U geeft aan of u de administratie op de computer wilt aanmaken waarop u nu werkt, of op de server. In het geval van een netwerkinstallatie (waarvoor u ook een multi-werkplek licentie nodig heeft) geeft u hier de naam van de SQL Server op de server aan.

Stap 2

In het tweede scherm dienen de volgende gegevens ingevoerd te worden:

• Adm.nummer: het administratienummer dient een numeriek getal te zijn. Geldige waardes zijn 1 tot en met 999.
• Omschrijving: hier kunt u een omschrijving van de administratie invoeren. Er kunnen 60 karakters gebruikt worden. Deze omschrijving kunt u naderhand nog aanpassen.
• Databaselocatie: hier dient de locatie van administratie aan gegeven te worden. Het dient een bestaande directory (map) te zijn.
• Licentiebestand: het licentiebestand is nodig om de aangeschafte modules te kunnen benaderen. Meer informatie over het downloaden van het licentiebestand vindt u in het document 'Hoe kan ik mijn licentie downloaden?'. Het document 'Hoe kan ik een licentie bijwerken / updaten ?' vertelt u, hoe u de demo-licentie in uw administratie kunt bijwerken.
• Downloaden van het klantenportaal: Wanneer u deze optie selecteert zijn de velden Domein, Gebruikersnaam en Wachtwoord beschikbaar, waarin u de inloggegevens voor het klantenportaal dient op te geven. Het licentie bestand wordt dan vanaf het klantenportaal gedownload.

In het geval van een netwerkinstallatie zal de regel met ‘Database directory’ niet zichtbaar zijn, omdat dit gegeven niet aangepast kan worden.

Stap 3

In dit scherm dient u aan te geven of u akkoord gaat met de gestelde licentievoorwaarden. Standaard staat de keuze 'Ik ga niet akkoord met de licentievoorwaarden' aangevinkt. In dat geval zult u niet verder kunnen gaan met het aanmaken van een nieuwe administratie. Zodra u de optie 'Ik ga akkoord met de licentievoorwaarden' selecteert zal de knop 'Volgende' beschikbaar worden en kunt u naar het volgende scherm gaan.

Stap 4

Het 'Werknemer ID' en de 'Volledige naam' zijn verplichte velden en kunt u naar wens invullen.

Vervolgens heeft u 5 opties:

• Administratie met stamgegevens
• Lege administratie
• Demo-administratie
• Gegevens importeren
• Administratie kopiëren

Administratie met stamgegevens

Als u al wilt dat de basis gegevens zijn aangemaakt en gekoppeld dan kunt u het beste een administratie met stamgegevens aanmaken. U kunt de gegevens zoals grootboekrekeningen dan aanpassen naar uw wensen maar de meeste koppelingen zijn al voor u voorgevuld en dat kan u wellicht veel werk besparen. Indien u deze optie kiest, kunt u gelijk door naar Stap 5.

Lege administratie

De lege administratie dient na aanmaken, geheel ingericht te worden. Er worden geen standaard grootboekrekeningen, dagboeken of andere stamgegevens aangemaakt. Ook worden er nog geen koppelingen gelegd. Dit dient u achteraf te doen. Indien u deze optie kiest, kunt u gelijk door naar Stap 5.

Demo-administratie

Met Exact Compact kunt u een demo-administratie aanmaken, waarin u bijvoorbeeld de werking van het programma kunt testen. In de demo-administratie vindt u een aantal stam- en financiële gegevens, waarmee u alle handelingen uit kunt voeren die u in uw eigen administratie tegen kan komen, zonder dat u de administratie eerst hoeft in te richten. Bovendien kunt u, wanneer een handeling in uw eigen administratie niet goed gaat, testen of dit in de demo-administratie wel goed gaat. Wanneer dit het geval is, zal u bijvoorbeeld de instellingen kunnen vergelijken om te kijken welke gegevens in uw administratie aangepast moeten worden. Indien u deze optie kiest, kunt u gelijk door naar Stap 5.

Gegevens importeren

Met het aanmaken van een basis-administratie, importeert u een standaard grootboekrekeningschema, dagboeken van alle types, BTW-codes en BTW-koppelingen, en standaard (hoofd)verdichtingen. Tevens wordt standaard een boekjaar geopend en worden de grootboekkoppelingen gedefinieerd. Welke gegevens precies worden geïmporteerd vindt u in het document ' Welke gegevens importeer ik als ik een basis-administratie aanmaak? '  Wanneer u deze optie kiest en op 'Volgende' klikt krijgt u een scherm waarin u een import directory kunt opgeven. Bij de Import-directory geeft u hier de TEMPLATE map aan die u vindt in C:\Program Files\Exact Software. U kunt het pad aangeven door op de knop rechts van de regel te klikken en de mappen te openen. Nadat het juiste pad is ingevuld, worden een aantal gegevens aangevinkt. Dit zijn de gegevens die naar aanleiding van de door Exact meegeleverde template-bestanden, zullen worden geïmporteerd. Op de onderste regel ziet u de locatie van het bestand dat gebruikt wordt om de specifieke gegevens te importeren. Deze gegevens dient u niet aan te passen.

Administratie kopiëren

Als u de optie 'Administratie kopiëren' kiest, dan kunt u een kopie maken van een bestaande administratie. Deze optie is alleen toepasbaar indien u de administratie die u wilt kopiëren open heeft staan, anders is deze optie grijs. Nadat u deze optie heeft geselecteerd en voor 'Volgende' kiest, komt het volgende scherm op.

De kopie zal puur van de stamgegevens zijn, die u hier kiest. Indien u een volledige kopie wilt met financiële gegevens, kunt u hier lezen hoe dat kan.

Stap 5

Wanneer alles is ingevuld, kiest u voor 'Volgende'. U komt nu in het laatste scherm van de ‘Administratie aanmaken’-wizard.

Wanneer u op ‘Klaar’ klikt, zal de nieuwe administratie aangemaakt worden. Zodra het programma hiermee klaar is, krijgt u hiervan een melding op het scherm. 

Gerelateerde onderwerpen

• Aan de slag met Exact Compact  
• Inrichten financiële administratie
• Hoe kan ik mijn licentie downloaden?