Exact Synergy Enterprise

Aanmaken en bewerken van contractprocessen

Untitled 3

Introductie

In dit document wordt het aanmaken van nieuwe processen met betrekking tot de prolongatie of (her)validatie van contracten toegelicht.

Via Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Contracten: Prolongatie ➔ Processen en Klanten ➔ Inrichting ➔ Contract ➔ Processen kunt u contracten (her)valideren en prolongeren.

Het moment dat de contracten daadwerkelijk worden verwerkt en dus de validatie of prolongatie wordt uitgevoerd is afhankelijk van een background job. Voor meer informatie omtrent background jobs kunt u het document Background Jobs for Exact Synergy Enterprise raadplegen. Voor het verwerken van contracten dient u de job Exact.Jobs.ConProcess in te stellen.

Rollen & rechten

Om contracten te kunnen (her)valideren is het functierecht 83 – Allows to bulk validate contracts benodigd. Gebruikers met de rol F&A staff hebben dit functierecht. Om contracten te kunnen prolongeren is het functierecht 84 – Allows to run contract prolongation benodigd. Gebruikers met de rol Controller hebben dit functierecht.

Meer informatie:

Voor een overzicht van de functierechten kunt u gaan naar Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Functierechten.
Voor een overzicht van de rollen kunt u gaan naar Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Rollen.

Hoe valideer ik contracten?

Ga naar de pagina Contracten: Processen via Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Contracten: Prolongatie ➔ Processen.
Klik op de knop Validatie en selecteer de divisie en begin- en einddatum van de contracten.
Klik op de knop Bewaren.
Het proces wordt nu getoond als u klikt op Tonen. Het proces zal worden verwerkt door de background job.

Opmerking: Het is tevens mogelijk om een contract te valideren middels de knop Valideren bij het bewerken van een contract. Voor meer informatie kunt u het document Aanmaken en bewerken van een contracten raadplegen.

Hoe valideer ik contracten opnieuw?

Ga naar de pagina Contracten: Processen via Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Contracten: Prolongatie ➔ Processen.
Klik op de knop Gewijzigd en selecteer de divisie en begin- en einddatum van de contracten.
Klik op de knop Bewaren.
Het proces wordt nu getoond als u klikt op Tonen. Het proces zal worden verwerkt door de background job.

Hoe prolongeer ik contracten?

Definieer een contractparameter via Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Contracten: Prolongatie ➔ Parameters op de pagina Contracten: Parameters. Voor meer informatie kunt u het document Aanmaken en bewerken van contractparameters raadplegen.
Ga naar de pagina Contracten: Processen via Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Contracten: Prolongatie ➔ Processen.
Klik op de knop Prolongatie en selecteer de divisie en begin- en einddatum van de contracten. De prolongatiedatum van de contracten welke u wilt prolongeren dient tussen deze begin- en einddatum te vallen.
Kies de gewenste modus.
Klik op de knop Bewaren.
Het proces wordt nu getoond als u klikt op Tonen. Het proces zal worden verwerkt door de background job.

Opmerking: Voor een correcte werking is het van belang dat in de contractregel(s) een artikel is gekoppeld van het type Contract, waarbij de attributen Verkoop en Serienummers zijn aangevinkt. Tevens moet de eenheid van het contractartikel een tijdseenheid zijn, dus bijvoorbeeld Maand of Jaar. Verder is van belang dat het contractartikel is gekoppeld aan een assortiment waarbij de instelling Gebruikt in: Contracten in de sectie Contracten is aangevinkt.

Knoppen

Velden

Sectie Algemeen

Type

In dit veld wordt het procestype (prolongatie/validatie/gewijzigd) getoond. Dit veld kan niet worden bewerkt, maar wordt automatisch gevuld op basis van de knop waarop u heeft geklikt (Prolongatie, Validatie of Gewijzigd).

Opmerking: Het procestype Gewijzigd heeft betrekking op de hervalidatie van contracten. Voor meer informatie kunt u het document Verwerken van contractprocessen raadplegen.

Divisie

Typ of selecteer de divisie van de contracten waarvoor u een proces wilt aanmaken. Dit is een verplicht veld.

Begindatum

Typ of selecteer de begindatum van de contracten waarvoor u een proces wilt aanmaken.

Einddatum

Typ of selecteer de einddatum van de contracten waarvoor u een proces wilt aanmaken.

Modus

Selecteer de modus van het contractproces. U kunt kiezen uit Voorbeeld en Exporteren. Als u kiest voor Voorbeeld bij het prolongeren van contracten via de knop Prolongatie, dan worden de contracten welke voldoen aan de criteria niet geprolongeerd. In plaats daarvan wordt een taak geplaatst in de werkstroom van de medewerker welke de prolongatie heeft gestart. Aan deze taak is een bijlage gekoppeld met daarin een lijst van de contracten welke voldoen aan de ingevoerde criteria. Als u kiest voor Exporteren bij het prolongeren van contracten via de knop Prolongatie, dan worden de contracten welke voldoen aan de criteria geprolongeerd en daarnaast wordt er een taak geplaatst in de werkstroom van de medewerker welke de prolongatie heeft gestart. Aan deze taak is eveneens een bijlage gekoppeld. Deze bijlage bevat de facturen in XML of CSV formaat welke geïmporteerd kunnen worden in uw back office applicatie. Het type bestand (CSV of XML) dat wordt geëxporteerd is afhankelijk van de selectie bij Document - Type bij het aanmaken van een contractparameter via Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Contracten: Prolongatie ➔ Parameters.

Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar bij het aanmaken en bewerken van een prolongatieproces.

Document

Hier wordt het onderwerp getoond van het document dat is geëxporteerd nadat het contractproces is verwerkt. Bijvoorbeeld Document Contract: Prolongatie: 001- Standaard divisie: 01-01-2012 - 31-01-2012.

Gerelateerd document

Main Category:	Attachments & notes	Document Type:	Online help main
Category:		Security level:	All - 0
Sub category:		Document ID:	22.991.399
Assortment:	Exact Synergy Enterprise	Date:	08-10-2019
Release:		Attachment:
Disclaimer

Tags	Support Product Know How-On-line help files-Details