Introduction
Avant de pouvoir utiliser le module de
télébanque, vous devez définir un certain nombre de paramètres via [Système,
Général, Paramètres], 'Paramètres bancaires'.
Explication
des champs
Section Général
Limite paiements
internationaux
Si un montant d'un client/fournisseur avec un compte national dépasse cette limite,
on parle alors de paiement international. La limite correspond au montant libellé dans la
devise de base défini ici.
Répertoire d'importation
Lors de l'importation de vos
extraits de compte, vous avez différentes possibilités pour importer. Au moment
de l'importation, le programme vérifie s'il y a des fichiers d'extraits dans le
répertoire d'importation de Windows. Le programme ne vérifie pas le nom du
fichier, mais sa structure. L'avantage, c'est que lors de l'exportation à
partir du module de télébanque, vous pouvez donner un autre nom de votre choix.
Répertoire d'exportation
Lors de la création d'un fichier de paiements,
le fichier est sauvegardé dans le sous-répertoire de ce répertoire. En cliquant
sur la loupe, vous pouvez rechercher un répertoire sur votre PC ou sur le
réseau. Si vous voulez créer un fichier de paiements pour ING par exemple,
celui-ci sera sauvegardé dans le répertoire 'c:\exportbank\be\ing'. Le
sous-répertoire est généré après la création d'un fichier bancaire.
Section
Paiements : autres
Journaliser les paiements
Ce paramètre vous permet d'activer la
journalisation des paiements. Ce qui signifie que, lors du traitement des
paiements, une écriture sera automatiquement générée sur le compte
'Banque/Caisse' lié au mode de paiement. Si vous activez ce champ, mais pas le
champ 'Paiements en cours', le compte bancaire sera mouvementé lorsque le
paiement sera effectué. Ce qui signifie que l'impayé sera considéré comme payé
d'un point de vue administratif. L'impayé sera dès lors directement enlevé de
la liste des impayés via le journal d'OD défini dans les paramètres. Ce
paramètre a des conséquences importantes :
- Les
extraits de compte ne peuvent plus être importés. Les paiements sont en
effet déjà imputé sur le compte bancaire. L'importation entraînerait une
double écriture des paiements.
- Les
extraits de compte doivent être encodés manuellement, seules les
réceptions pouvant être imputées.
- Le solde
du compte bancaire dans votre administration peut différer du solde du
dernier extraits de compte reçu.
Cette méthode d'enregistrement n'est pas
autorisée dans tous les pays (aux Pays-Bas par exemple).
Journal d'OD
Si vous avez activé le paramètre 'Journaliser les paiements', vous êtes obligé
de sélectionner le journal d'OD dans lequel l'écriture comptable sera générée.
Paiements en cours
Vous n'avez accès à ce paramètre que si vous avez activé le paramètre
'Journaliser les paiements'.
Si vous l'activez, l'écriture comptable générée lors du traitement des
paiements sera imputée sur un compte 'Paiements en cours', et non directement
sur le compte bancaire. La journalisation des paiements sur un compte
'Paiements en cours' a comme conséquence que les impayés fournisseurs sont imputés
sur le compte 'Paiements en cours'. Vous pouvez de ce fait voir sur le bilan
quel est le montant des paiements en cours.
Compte Paiements en cours
Vous n'avez accès à ce paramètre que si vous avez activé le paramètre
'Paiements en cours'.
Le compte défini ici sera proposé par défaut lors du traitement des paiements.
Il peut être de type 'Neutre' ou 'Fournisseurs'. Le type de compte sélectionné
entraîne des conséquences pour la tenue de votre administration. Si vous optez
pour un compte de type 'Neutre', vous ne pourrez plus apurer lors de
l'importation. Cette possibilité existe pour la comptabilité avec les versions
antérieures du programme. Nous vous conseillons vivement de sélectionner un
compte de type 'Fournisseurs'. Dans ce cas, les postes seront imputés au
fournisseur lié au moyen de paiement lors du traitement des paiements. C'est
une option idéale si vous utilisez des "paiements comprimés".
L'option la plus recommandée
pour le système comptable belge est la suivante : paramètres 'Journaliser
les paiements' et 'Paiements en cours' activés et paramètre 'Compte Paiements
en cours' non complété.
Si vous appelez un fournisseur,
vous pouvez, à partir de l'historique de ce fournisseur, vous faire une idée
précise des impayés et des paiements en cours. L'historique fournisseurs
devrait contenir les mêmes données que celles de l'administration du
fournisseur.
Section
Paiements : caisse, lettre de change, chèque
Journaliser les paiements
Si vous activez ce
paramètre, les chèques seront journalisés après leur
impression. Si vous activez ce paramètre, vous aurez accès aux paramètres
'Journal d'OD' et 'Paiements en cours'. Si vous ne l'activez pas, le programme
ne génèrera une écriture qu'après le traitement de l'extrait de compte.
Journal d'OD
Si les chèques
sont journalisés après impression, l'écriture doit être générée dans un journal
d'OD. La raison pour laquelle il n'est pas possible de sélectionner un journal
(banque ou caisse) ici, c'est qu'aucun numéro de pièce logique ne peut être
généré. En général, le numéro de pièce correspond au numéro d'extrait. Lors de
la génération de l'écriture après impression des chèques, un tel numéro n'est
pas disponible.
Paiements en cours
L'activation de ce paramètre fait en
sorte que les chèques sont journalisés via le compte
'Paiements en cours'. Si vous activez ce paramètre, vous pouvez sélectionner un
compte 'Paiements en cours'. Si vous n'activez pas ce paramètre, la
journalisation se fait directement sur le compte bancaire.
Compte Paiements en cours
Si vous sélectionnez un compte ici, il sera
utilisé lors de la journalisation. Par contre, si vous ne sélectionnez pas de
compte ici, c'est le compte 'Paiements en cours' défini lié au journal de
banque qui sera utilisé.
Dans les exemples suivants, nous expliquons
les différentes écritures qui sont générées :
Situation
1 :
Journaliser les paiements =
désactivé
Journal d'OD = vide
Paiements en cours = désactivé
Compte Paiements en cours = vide< /FONT >
Ecriture générée après le
visa des paiements et la génération du fichier bancaire :
Aucune puisque le paramètre est
désactivé.
Ecriture générée après la
réconciliation et le traitement de l'extrait de compte (dans le journal de
banque ou de caisse)
Fournisseurs
à Banque
Situation
2 :
Journaliser les paiements = activé
Journal d'OD = un journal sélectionné
Paiements en cours = désactivé
Compte Paiements en cours = vide < /FONT >
Ecriture générée après le
visa des paiements et la génération du fichier bancaire :
Fournisseurs
à Banque
Ecriture générée après la
réconciliation et le traitement de l'extrait de compte (dans le journal de
banque ou de caisse)
Aucune puisque l'écriture globale a
déjà été générée après le visa des paiements et la génération du fichier
bancaire.
Situation
3 :
Journaliser les paiements = activé
Journal d'OD = un journal sélectionné
Paiements en cours = activé
Compte Paiements en cours = vide < /FONT >
Ecriture générée après le
visa des paiements et la génération du fichier bancaire :
Fournisseurs
à Paiements en cours (lié au journal de banque)
Ecriture générée après la
réconciliation et le traitement de l'extrait de compte (dans le journal de
banque ou de caisse)
Paiements en cours (lié au journal
de banque)
à Banque
Situation
4 :
Journaliser les paiements = activé
Journal d'OD = un journal sélectionné
Paiements en cours = activé
Compte Paiements en cours = compte sélectionné< /FONT >
Ecriture générée après le
visa des paiements et la génération du fichier bancaire :
Fournisseurs
à Paiements en cours (défini dans les paramètres)
Ecriture générée après la
réconciliation et le traitement de l'extrait de compte (dans le journal de
banque ou de caisse)
Paiements en cours (défini dans les
paramètres)
à Banque
Section Avis de
paiement
Imprimer : avis de
paiement
Si vous activez ce paramètre, le modèle défini sera imprimé lors du traitement
des paiements via [Banque, Paiements, Traiter].
Groupe
Si vous activez ce paramètre, seuls
les paiements globaux seront imprimés sur le modèle. Le modèle utilisé est
celui défini via [Système, Général, Paramètres], 'Paramètres documents', 'Avis
de paiement'.
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