Facturen verzenden en ontvangen via het PEPPOL netwerk

Introductie

Notes:

• U kunt facturen verzenden en ontvangen als u respectievelijk de modules SE1100 – E-Factuur en SE1074 - E-Invoice Receive in uw licentie hebt.
• Exact Shared Cloud Services (ESCS) is de bestaande verbinding die wordt gebruikt door alle Nederlandse gebruikers en Belgische gebruikers die al een abonnement hebben voor het verzenden van facturen via PEPPOL. Exact Shared Services (ESS) is een nieuwe verbinding die zal worden gebruikt voor de nieuwe Belgische gebruikers die geen abonnement hebben voor het verzenden en ontvangen van facturen.

Met e-facturatie via PEPPOL kunt u facturen verzenden en ontvangen via het PEPPOL-netwerk. Om deze oplossing te gebruiken, moet u een Exact Shared Cloud Services (ESCS)-account aanmaken, inloggen op e-facturatie via PEPPOL en verschillende instellingen configureren in Exact Globe+. Als u een Belgische licentie hebt en geen ESCS-account hebt aangemaakt, ziet u alleen de optie om u aan te melden bij ESS. Voor meer informatie, lees het document: Hoe Exact Shared Service (ESS)-accounts aanmaken en e-facturatie via Peppol activeren?

Dit document beschrijft hoe u facturen kunt verzenden en ontvangen via het PEPPOL-netwerk.

Alles uitklappen | Alles inklappen
 

Voorwaarden

• De module SE1100 - E-Factuur moet in uw Exact Globe+- of Exact Globe Next-licentie aanwezig zijn. Hiermee kunt u facturen verzenden via het PEPPOL-netwerk. Als u de PEPPOL menupaden en functies niet ziet, moet u uw Exact Globe+ licentie opnieuw registreren.
• De module SE1074 - E-invoice Receive moet aanwezig zijn in uw exact Globe+- of Exact Globe Next-licentie om facturen te kunnen ontvangen via het PEPPOL-netwerk.
• Wanneer de module SE5311 - E-Inkomend factuurregister in uw licentie aanwezig is, wordt het automatisch importeren van de inkoopfacturen niet ondersteund. U kunt dan wel de inkoopfacturen handmatig importeren.
• Uw Exact Globe+-versie moet minimaal 505 zijn en Exact Globe Next versie 424.
• PEPPOL wordt momenteel alleen ondersteund in Nederland en België.

Om facturen te verzenden en te ontvangen via het PEPPOL-netwerk moet u een Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aanmaken als u de Nederlandse licentie hebt. Als u geen ESCS-account hebt en u hebt de Belgische licentie, kunt u alleen een Exact Shared Services (ESS)-account aanmaken. Als u echter de Belgische licentie hebt en u hebt al een ESCS-account, kunt u de stappen in de volgende paragraaf volgen.

Wanneer u dit proces reeds heeft doorlopen voor de digitale brievenbus voor de automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank en/of het elektronisch factureren via de digitale brievenbus, en u datzelfde account gebruikt, hoeft u deze stap niet nogmaals te doorlopen. U kunt uw bestaande account dan bijwerken naar een ESCS account via de optie Bestaand account bijwerken naar een ESCS account in de sectie Exact Shared Cloud Services in de administratie-instellingen. Wanneer het succesvol is bijgewerkt wordt de melding "Met succes afgehandeld" getoond. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u nog geen ESCS account heeft aangemaakt, en er een groen vinkje staat bij Fiattering status. Verder is deze optie alleen actief wanneer in de sectie Exact Shared Cloud Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel en Rekeningnummer bank zijn gevuld. U dient hierna weer de verificatiegegevens te fiatteren door op ESCS verificatiegegevens fiatteren te klikken

Let op: Wanneer u in meerdere administraties gebruik wilt maken van het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk dient u per Exact Globe+ administratie een apart account aan te maken.

Wanneer u de Nederlandse licentie hebt en nog niet over een account beschikt kunt u het account aanmaken via de administratie-instellingen. Wanneer u hier op het pictogram bij Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aanmaken klikt wordt de webbrowser geopend waarin u het registratie proces kunt door lopen. Deze optie is alleen actief wanneer in de sectie Exact Shared Cloud Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel en Rekeningnummer bank zijn gevuld. 

Stap 1 - Relatie aanmaken

In dit scherm dient u uw gegevens in te vullen. Een aantal gegevens worden reeds automatisch voorgevuld op basis van de gegevens die in uw administratie zijn ingevuld. U dient in dit scherm de gegevens te controleren en aan te vullen.

Opmerkingen:

• De bedrijfsnaam die u opgeeft, moet gelijk zijn aan de bedrijfsnaam die u bij de Kamer van Koophandel heeft geregistreerd.
• Uw bedrijfsnaam moet overeenkomen met de tenaamstelling van de opgegeven bankrekening.

Kies uw gebruikersnaam en wachtwoord

Gebruikersnaam

In dit veld kunt u een gebruikersnaam opgeven die u wilt gebruiken voor het Exact Shared Cloud Services account.

Wachtwoord

Hier kunt u het wachtwoord opgeven dat u wilt gebruiken voor het Exact Shared Cloud Services account. Vervolgens dient u nogmaals hetzelfde wachtwoord op te geven ter bevestiging. Het wachtwoord dient uit minimaal 6 tekens te bestaan waarvan minimaal 1 hoofdletter of cijfer.

Voorwaarden

Onderin het scherm kunt u op de link De algemene voorwaarden van downloaden, lezen of afdrukken klikken om de voorwaarden met betrekking tot het gebruik van het Exact Shared Cloud Services account te lezen. Wanneer alles in orde is en u akkoord gaat met de overeenkomst dient u optie Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden van Exact onderin het scherm aan te vinken. Vervolgens kunt u door op Volgende te klikken om verder te gaan.

Wanneer er zaken niet of niet correct zijn gevuld wordt dit boven in het scherm aangegeven.

Stap 2 - Uw registratie bevestigen

Hier wordt de samenvatting getoond van de door u ingevulde gegevens.

Door op Bevestigen te klikken kunt u de registratie bevestigen. 

Stap 3 - Registratie voltooid

Het laatste scherm toont uw gebruikersnaam. Er is nu een validatie e-mail verstuurd naar uw e-mail adres. Om de aanvraag te bevestigen volgt u de stappen in de e-mail.

Nadat u het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account heeft aangemaakt dient u de verificatiegegevens te fiatteren door in te loggen met het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account. In de administratie-instellingen klikt u hiervoor op ESCS verificatiegegevens fiatteren.

Wanneer u op dit pictogram klikt wordt een scherm geopend waarin u de gebruikersnaam en het wachtwoord kunt opgeven.

Dit zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account. Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord heeft opgegeven klikt u in dit scherm op Inloggen en volgt de stappen in het scherm.

Wanneer u dit proces reeds heeft doorlopen voor het aanvragen van een digitale brievenbus voor de automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank en het elektronisch factureren via de digitale brievenbus, kunt u datzelfde account gebruiken, en hoeft u deze stap niet nogmaals te doorlopen. Er wordt dan een groen vinkje getoond bij Fiattering status. Wanneer dit niet het geval is, dient u de verificatiegegevens opnieuw te fiatteren.   

Om ervoor te zorgen dat u facturen kunt ontvangen en verzenden moet u zich aanmelden voor elektronisch factureren via PEPPOL. Dit kunt u als volgt uitvoeren:

1. Open de administratie-instellingen.
2. Klik in de sectie Exact Shared Cloud Services op het pictogram bij Registreren voor / Beheren van uw Elektronisch factureren Service.
3. Op de webpagina die wordt geopend, geeft u de gebruikersnaam en het wachtwoord van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account op.
4. Klik op Inloggen.
5. Geef de verificatiecode op en druk op <Enter>.
6. De wizard Elektronisch factureren via PEPPOL wordt nu getoond.
7. Controleer de informatie in het scherm, vink de opties in de sectie Fiattering aan en klik op Verificatie starten.
8. Vervolgens wordt het KvK-nummer geverifieerd. In de sectie Verificatie van uw KvK-nummer wordt de status van de verificatie getoond.
9. Klik in de sectie Verificatie bankrekening op E-mail versturen om de bankrekening te verifiëren.
10. Open uw e-mailprogramma en volg de instructies in de e-mail die u van Exact ontvangt. Betaal 1 cent met IDEAL om uw rekeningnummer en e-mailadres te verifiëren.
11. Na de betaling wordt de pagina Elektronisch factureren via PEPPOL geopend. De Verificatiestatus in de sectie Verificatie bankrekening is nu In behandeling.
12. Klik op Pagina vernieuwen. Het kan even duren voordat de betaling verwerkt is. Daarna wordt de stap Abonnementsbeheer in de wizard geopend.

Opmerking: Bij het versturen van elektronische facturen wordt er in Exact Shared Cloud Services gecontroleerd of de verzender een abonnement voor PEPPOL heeft, om ervoor te zorgen dat er alleen gevalideerde facturen worden verzonden naar het PEPPOL netwerk. Bij de registratie heeft u reeds een bankrekeningnummer opgegeven, maar het versturen van facturen kan het het geval zijn dat u meerdere bankrekeningen gebruikt. Zo kan het bijvoorbeeld het geval zijn dat bepaalde debiteuren dienen te betalen op bankrekening A, terwijl andere debiteuren dienen te betalen op bankrekening B. Om er voor te zorgen dat deze bankrekeningen bekend zijn dient u deze te registreren in uw abonnement. Dit kunt u doen door in de administratie-instellingen van Exact Globe+ in de sectie Exact Shared Cloud Services op het pictogram bij Registreren voor / Beheren van uw Elektronisch factureren Service te klikken. Hiermee opent u het abonnementsbeheer waar u de extra bankrekeningen kunt bekijken en toevoegen.

Om een elektronische factuur te kunnen versturen naar een debiteur dient u bij deze debiteur een aantal zaken in te stellen.

Let op: Voor het versturen van elektronische facturen naar Nederlandse overheidsinstanties dient u tevens het OIN-nummer in te vullen bij de betreffende debiteur.

KvK-nummer

Het KvK nummer is alleen van toepassing op Nederlandse debiteuren.

1. Ga naar Financieel > Debiteuren > Onderhouden.
2. Open de debiteur.
3. Klik op de knop Geavanceerd.
4. Op het tabblad Financieel in de sectie Algemeen dient u bij het veld Nummer kamer v. koophandel het KvK nummer in te vullen.

Btw-nummer

Het btw-nummer is verplicht voor Belgische debiteuren en optioneel voor Nederlandse debiteuren.

1. Ga naar Financieel > Debiteuren > Onderhouden.
2. Open de debiteur.
3. Op het tabblad Financieel in de sectie BTW dient u bij het veld BTW-nummer het btw-nummer in te vullen.

Om elektronische facturen te kunnen versturen dient de verzendwijze ingesteld te zijn op Elektronisch. De verzendmethode kunt u instellen bij het veld Verzendmethode.  Dit veld kunt u vinden in de sectie Factuur op het tabblad Logistiek bij het onderhoud van de debiteur, of in de sectie Order-Factuur op het tabblad Financieel bij het onderhoud van de relatie.

UBL formaat

Om elektronische facturen te kunnen versturen dient u aan te geven in welk UBL-formaat deze verstuurd wordt. U kunt dit instellen via het pictogram achter het veld eFactuur in de sectie Factuur op het tabblad Logistiek bij het onderhoud van de debiteur, of in de sectie Order-Factuur op het tabblad Financieel bij het onderhoud van de relatie.

Houd er rekening meer dat Nederlandse overheidsinstellingen vanaf maart 2020 alleen nog maar elektronische facturen in het SI-UBL 1.2. en SI-UBL 2.0 formaat accepteren. Dus kies in dat geval UBL2.1 (SI1.2) of UBL2.1 (SI2.0). 

OIN nummer (alleen voor Nederlandse overheidsinstanties)

Voor debiteuren welke Nederlandse overheidsinstanties zijn, is het verplicht het OIN Nummer van die instantie op te geven voordat u elektronische facturen naar deze debiteuren kunt sturen. Voor een overzicht van de uitgegeven OIN nummers, zie https://oinregister.logius.nl/oin-register.

1. Ga naar Financieel > Debiteuren > Onderhouden.
2. Open de debiteur.
3. Op het tabblad Financieel in de sectie BTW dient u bij het veld OIN Nummer het OIN nummer in te vullen.

Om elektronische facturen te kunnen ontvangen dient u een inkoopdagboek te definiëren. Dit inkoopdagboek wordt gebruikt om de transacties te registreren die worden aangemaakt bij het omzetten van de ontvangen elektronische factuur naar een inkoopfactuur.  

1. Ga naar Systeem > Algemeen > Instellingen > Grootboekinstellingen.
2. In de sectie Dagboek dient u bij het veld Inkoopboek (Elektronisch factureren) een inkoopdagboek te selecteren.

Om facturen via PEPPOL naar een debiteur te verzenden, zijn bepaalde instellingen vereist.

1. Ga naar Financieel > Debiteuren > Onderhouden.
2. Selecteer een debiteur en klik op Open.
3. Klik op het tabblad Financieel tab.
4. Selecteer de factuurdebiteur bij Factuurdebiteur in de sectie Order – Factuur section.
5. Selecteer Electronisch bij Verzendmethode in de sectie Order – Factuur.
6. Definieer de velden in het gedeelte BTW. Als u de Belgische licentie hebt, typ dan het btw-nummer bij BTW-nummer en als u de Nederlandse licentie hebt, typ dan het Kamer van Koophandel-nummer bij KvK-nummer.

U kunt e-facturen die u van PEPPOL ontvangt, downloaden en importeren. Er geldt echter een maandelijks hernieuwbaar downloadlimiet om het aantal facturen dat kan worden gedownload te controleren en te beperken op basis van het type licentie dat is aangeschaft. U kunt ook het aantal reeds gebruikte downloads en de beschikbaarheid van resterende tegoeden voor de huidige maand bekijken. Het systeem zal het tegoed automatisch vernieuwen tijdens de eerste run van de maand.

1. Ga naar Financieel > Invoer > Inkomende e-facturen.
2. Definieer de zoekcriteria en klik op Zoeken.
3. Selecteer een e-factuur en klik op Downloaden om de e-factuur te downloaden of op Importeren om de e-factuur te importeren.

Om de factuur elektronisch te verzenden, selecteert u de optie Op basis van relatie bij Uitvoer wanneer u de factuur verwerkt bij Factuur > Invoer > Facturen en klikt u vervolgens op Verwerken of Factuur > Invoer > Afdrukken / Verwerken. Bij het onderhoud van de betreffende relatie moet u de optie Elektronisch selecteren bij het veld Verzendmethode in het debiteurenonderhoud. Wanneer u vervolgens de factuur verwerkt, wordt er verbinding gemaakt met e-facturatie via PEPPOL om de factuur elektronisch te verzenden.

Als er geen verbinding kan worden gemaakt, wordt de melding "Elektronisch factureren: Toegangstoken: Ontbreekt" getoond. Als dit gebeurt, moet u controleren of de juiste inloggegevens zijn opgegeven. Voor meer informatie, zie de sectie Verificatiegegevens fiatteren in dit document.

Bij het versturen van de e-factuur worden er verschillende validaties uitgevoerd: