Exact Globe+

Facturen verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk

Introductie

Met e-facturatie via Peppol kun je facturen verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. Om hiervan gebruik te maken, moet je een Exact Shared Cloud Services (ESCS)-account aanmaken, je registreren voor e-facturatie via Peppol en verschillende instellingen configureren in Exact Globe+. ESCS is een bestaande verbinding die wordt gebruikt door alle Nederlandse en Belgische gebruikers die al een abonnement hebben om facturen via Peppol te verzenden. Exact Shared Services (ESS) is een nieuwe verbinding voor nieuwe Belgische gebruikers die geen abonnement hebben voor het verzenden en ontvangen van facturen. Voor meer informatie, lees het document Hoe Exact Shared Service (ESS)-accounts aanmaken en e-facturatie via Peppol activeren?.

In dit document beschrijven we hoe je facturen kunt verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk.

Algemene voorwaarden

Je moet de module SE1100 - E-Factuur in je Exact Globe+- of Exact Globe Next-licentie hebben. Hiermee kun je facturen verzenden via het Peppol-netwerk. Als je de menupaden en functies van Peppol niet ziet, moet je je Exact Globe+ licentie opnieuw registreren.
Je moet de module SE1074 – E-Invoice Receive in je Exact Globe+- of Exact Globe Next-licentie hebben om facturen te kunnen ontvangen via Peppol.
Als je de module SE5311 - E-Inkomend factuurregister in je licentie hebt, wordt het importeren van IFR-inkoopfacturen niet ondersteund in Exact Globe Next. In Exact Globe+ wordt dit wel ondersteund.
Je versie van Exact Globe+ moet minimaal 505 zijn en van Exact Globe Next heb je minimaal versie 424 nodig.
Peppol wordt momenteel alleen ondersteund in Nederland en België.

Aanmelden bij Exact Shared Cloud Services (ESCS)

Om facturen te verzenden en te ontvangen via het Peppol-netwerk moet je een Exact Shared Cloud Services (ESCS)-account aanmaken als je een Nederlandse licentie hebt. Als je geen ESCS-account hebt en je hebt de Belgische licentie, kun je alleen een Exact Shared Services (ESS)-account aanmaken. Als je echter de Belgische licentie hebt en je hebt al een ESCS-account, kun je de stappen in de volgende paragraaf volgen.

Wanneer je dit proces reeds hebt doorlopen voor de digitale brievenbus, voor de automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank en/of het elektronisch factureren via de digitale brievenbus, en je datzelfde account gebruikt, hoef je deze stap niet nogmaals te doorlopen. Je kunt je bestaande account dan bijwerken naar een ESCS account via de optie Bestaand account bijwerken naar een ESCS account in de sectie Exact Shared Cloud Services in de administratie-instellingen. Wanneer je account is bijgewerkt, krijg je de melding "Met succes afgehandeld" te zien. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer je nog geen ESCS-account hebt aangemaakt, en er een groen vinkje staat bij de status Fiattering. Verder is deze optie alleen actief wanneer in de sectie Exact Shared Cloud Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel en Rekeningnummer bank zijn ingevuld. Hierna moet je de verificatiegegevens opnieuw fiatteren door op ESCS verificatiegegevens fiatteren te klikken.

Opmerking: Als je in meerdere administraties facturen wilt verzenden en ontvangen via Peppol, moet je een aparte account aanmaken voor elke Exact Globe+-administratie.

Als je de Nederlandse licentie hebt en nog niet over een account beschikt, kun je een account aanmaken via de administratie-instellingen. Als je op Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aanmaken klikt, wordt de webbrowser geopend. Hierin kun je het registratieproces doorlopen. Deze optie is alleen actief wanneer in de sectie Exact Shared Cloud Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel en Rekeningnummer bank zijn gevuld.

Registratieproces doorlopen

Stap 1 - Relatie aanmaken

Vul je gegevens in. Een aantal gegevens zijn mogelijk al automatisch ingevuld op basis van de gegevens in je administratie-instellingen. Controleer de gegevens in dit scherm en vul ze indien nodig aan.

Opmerkingen:

De bedrijfsnaam die je opgeeft, moet dezelfde zijn als de bedrijfsnaam die je bij de Kamer van Koophandel hebt geregistreerd.
Je bedrijfsnaam moet overeenkomen met de naam van de opgegeven bankrekening.

Kies je gebruikersnaam en wachtwoord

Gebruikersnaam

Vul de gebruikersnaam in die je wilt gebruiken voor de Exact Shared Cloud Services-account.

Wachtwoord

Vul het wachtwoord in dat je wilt gebruiken voor de Exact Shared Cloud Services-account. Vervolgens moet je nogmaals hetzelfde wachtwoord opgeven ter bevestiging. Het wachtwoord moet uit minimaal 6 tekens bestaan, waarvan minimaal 1 hoofdletter of cijfer.

Algemene voorwaarden

Klik onderaan het scherm op De algemene voorwaarden downloaden, lezen of afdrukken om de voorwaarden met betrekking tot het gebruik van de Exact Shared Cloud Services-account te lezen. Als alles in orde is en je akkoord gaat met de algemene voorwaarden, vink dan onderaan het scherm de optie Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden van Exact aan. Klik op Volgende om verder te gaan.

Als er velden zijn die niet of verkeerd zijn ingevuld, wordt er bovenaan het scherm een melding getoond.

Stap 2 - Je registratie bevestigen

Hier zie je een samenvatting van de gegevens die je hebt ingevuld.

Klik op Bevestigen om de registratie te bevestigen.

Stap 3 - Registratie voltooid

Op het laatste scherm zie je je gebruikersnaam. Er wordt een validatie-e-mail verstuurd naar je e-mailadres. Om de aanvraag te bevestigen, volg je de stappen in de e-mail.

Verificatiegegevens fiatteren

Nadat je de Exact Shared Cloud Services (ESCS)-account hebt aangemaakt, moet je de verificatiegegevens fiatteren door in te loggen met de Exact Shared Cloud Services (ESCS)-account. Klik hiervoor op ESCS verificatiegegevens fiatteren in de administratie-instellingen.

Wanneer je op dit pictogram klikt, wordt een scherm geopend waarin je de gebruikersnaam en het wachtwoord kunt opgeven.

Dit zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord van je Exact Shared Cloud Services (ESCS)-account. Nadat je de gebruikersnaam en het wachtwoord hebt ingevoerd, klik je op Inloggen en volg je de stappen op het scherm.

Wanneer je dit proces al hebt doorlopen om een digitale brievenbus aan te vragen voor de automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank en het elektronisch factureren via de digitale brievenbus, kun je dezelfde account gebruiken en hoef je deze stap niet nogmaals te doorlopen. Er wordt dan een groen vinkje getoond bij de status Fiattering. Als dit niet het geval is, moet je de verificatiegegevens opnieuw fiatteren.

Aanmelden voor elektronisch factureren via Peppol

Opmerking: Als je je via ESCS hebt geregistreerd voor het verzenden van e-facturen, moet je de wizard >Elektronische facturatie via Peppol starten om je aan te melden voor het ontvangen van e-facturen.

Om ervoor te zorgen dat je facturen kunt ontvangen en verzenden, moet je je aanmelden voor elektronisch factureren via Peppol. Dit doe je als volgt.

Open de administratie-instellingen.
Klik in de sectie Exact Shared Cloud Services op het pictogram naast Registreren voor / Beheren van je Elektronisch factureren Service.
Op de webpagina die wordt geopend, geef je de gebruikersnaam en het wachtwoord van de Exact Shared Cloud Services (ESCS)-account op.
Klik op Inloggen.
Geef de verificatiecode op en druk op <Enter>.
Je ziet nu de wizard Elektronisch factureren via Peppol.
Controleer de informatie op het scherm, vink de opties in de sectie Fiattering aan en klik op Verificatie starten.
Vervolgens wordt het KvK-nummer geverifieerd. In de sectie Verificatie van je KvK-nummer zie je de status van de verificatie.
Klik in de sectie Verificatie bankrekening op E-mail versturen om de bankrekening te verifiëren.
Open je e-mailprogramma en volg de instructies in de e-mail die je van Exact hebt ontvangen. Betaal 1 cent met IDEAL om je rekeningnummer en e-mailadres te verifiëren.
Na deze betaling wordt de pagina Elektronisch factureren via Peppol geopend. De Verificatiestatus in de sectie Verificatie bankrekening is nu 'In behandeling'.
Klik op Pagina vernieuwen. Het kan even duren voordat de betaling verwerkt is. Daarna wordt de stap Abonnementsbeheer in de wizard geopend.

Opmerking: Bij het versturen van elektronische facturen wordt er in Exact Shared Cloud Services gecontroleerd of de verzender een abonnement op Peppol heeft, om ervoor te zorgen dat er alleen gevalideerde facturen worden verzonden naar het Peppol netwerk. Als je meerdere bankrekeningnummers hebt ingevuld bij de registratie, kun je verschillende bankrekeningen gebruiken wanneer je facturen verstuurt. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat bepaalde debiteuren op bankrekening A moeten betalen, terwijl andere debiteuren op bankrekening B moeten betalen. Je moet deze bankrekeningen registreren in je abonnement om ze beschikbaar te maken. Klik hiervoor in de administratie-instellingen van Exact Globe+ in de sectie Exact Shared Cloud Services op het pictogram bij Registreren voor / Beheren van je Elektronisch factureren Service. Hiermee open je het abonnementsbeheer. Hier kun je je bankrekeningen bekijken en er meer toevoegen.

Instellingen voor debiteuren definiëren

Om een elektronische factuur te kunnen versturen naar een debiteur, moet je een aantal zaken instellen voor deze debiteur.

Informatie	Nederlandse debiteur	Belgische debiteur
KVK-nummer	Verplicht	Niet van toepassing
BTW-nummer	Optioneel	Verplicht
Verzendmethode	Elektronisch
UBL-formaat	UBL 2.1	BIS 3.0

Opmerking: Als je e-facturen naar Nederlandse overheidsinstanties verstuurt, moet je ook het OIN-nummer voor de betreffende debiteur invullen.

Kamer van Koophandel (KVK)-nummer

Het KVK-nummer is alleen van toepassing voor Nederlandse debiteuren.

Ga naar >Financieel > Debiteuren > Onderhouden.
Selecteer de debiteur.
Klik op Geavanceerd.
Ga naar het tabblad Financieel en vul in de sectie Algemeen het Kamer van Koophandel-nummer in.

BTW-nummer

Het btw-nummer is verplicht voor Belgische debiteuren en optioneel voor Nederlandse debiteuren.

Ga naar Financieel > Debiteuren > Onderhouden.
Selecteer de debiteur.
Ga naar het tabblad Financieel en vul in de sectie Btw het btw-nummer in.

Verzendmethode

De verzendmethode moet Elektronisch zijn om e-facturen te verzenden. Je kunt de Verzendmethode instellen in de sectie Factuur op het tabblad Logistiek van de pagina debiteurenonderhoud. Je kunt dit ook doen op de pagina contactpersonenonderhoud, op het tabblad Financieel in de sectie Verkooporder - Factuur.

UBL-formaat

Je moet specificeren in welk UBL-formaat je e-facturen gaat verzenden. Je kunt dit instellen op de pagina debiteurenonderhoud, op het tabblad Logistiek in de sectie Factuur. Klik op het pictogram bij eFactuur. Je kunt dit ook doen op de pagina contactpersonenonderhoud, op het tabblad Financieel in de sectie Verkooporder - Factuur.

De Nederlandse en Belgische overheidsinstanties aanvaarden alleen nog e-facturen in respectievelijk UBL-formaat (voor Nederland) en BIS-formaat (voor België). Je moet UBL2.1 voor Nederlandse debiteuren en BIS 3.0 voor Belgische debiteuren selecteren.

OIN-nummer (alleen voor Nederlandse overheidsinstanties)

Als je debiteuren hebt die Nederlandse overheidsinstanties zijn, is het verplicht om het OIN-nummer van de instantie op te geven. Anders kun je geen e-facturen naar deze debiteuren sturen. Voor een overzicht van alle uitgegeven OIN-nummers, zie https://oinregister.logius.nl/oin-register.

Ga naar Financieel > Debiteuren > Onderhouden.
Selecteer de debiteur.
Voer in de sectie Btw op het tabblad Financieel het OIN-nummer in.

Instellingen voor het ontvangen van e-facturen definiëren

Je moet een inkoopboek definiëren om e-facturen te kunnen ontvangen. De aangemaakte transacties wanneer een ontvangen e-factuur is omgezet in een inkoopboeking, worden in dit inkoopboek geregistreerd.

Ga naar Systeem > Algemeen > Instellingen > Grootboekrekening-instellingen.
Kies een inkoopboek in Inkoopboek (Elektronisch factureren) in de sectie Dagboek.

Instellingen voor het verzenden van e-facturen definiëren

Om facturen via Peppol naar een debiteur te verzenden, zijn bepaalde instellingen vereist.

Ga naar >Financieel > Debiteuren > Onderhouden.
Selecteer een debiteur en klik op Openen.
Klik op het tabblad Financieel.
Selecteer de Factuurdebiteur in de sectie Verkooporder - Factuur.
Stel in dezelfde sectie de Verzendmethode in op Elektronisch.
Definieer de velden in de sectie Btw. Als je een Belgische licentie hebt, vul dan het Btw-nummer in. Als je een Nederlandse licentie hebt, vul dan het Kamer van Koophandel-nummer in.

Facturen ontvangen

Je kunt e-facturen die je via Peppol ontvangt, downloaden en importeren. Er is een maandelijks hernieuwbare downloadlimiet om het aantal facturen dat kan worden gedownload te controleren en te beperken op basis van het type licentie dat je hebt gekocht. Je kunt ook het aantal reeds gebruikte downloads en de beschikbaarheid van resterende tegoeden voor de huidige maand bekijken. Het systeem zal het tegoed automatisch vernieuwen tijdens de eerste run van de maand.

Ga naar Financieel > Invoer > Inkomende e-facturen voor Exact Globe+.
Definieer de zoekcriteria en klik op Zoeken.
Selecteer een e-factuur en klik op Downloaden of op Importeren.

Om facturen voor Exact Globe Next te ontvangen, ga je naar Financieel > Verslagen > Elektronisch Factureren Service of naar Factuur > Verslagen > Elektronisch Factureren Service.

Facturen verwerken / verzenden

Een factuur elektronisch verzenden doe je als volgt. Je gaat naar Factuur > Invoer > Factuur en selecteert bij Output de optie Op basis van relatie, en vervolgens klik je op Verwerken. Je kunt ook naar Factuur > Invoer > Afdrukken/verwerken gaan. Bij het onderhouden van de betreffende relatie moet je in het debiteurenonderhoud de optie Elektronisch selecteren in het veld Verzendmethode. Als je de factuur verwerkt, wordt er een verbinding met Peppol gemaakt om de factuur elektronisch te verzenden.

Als er geen verbinding kan worden gemaakt, krijg je de melding “Elektronisch factureren: Access token: Ontbreekt”. Kijk in dat geval na of de correcte inloggegevens zijn gedefinieerd. Voor meer informatie kun je de sectie Verificatiegegevens fiatteren in dit document doornemen.

Wanneer je de e-factuur verzendt, worden er verschillende validaties uitgevoerd.

Validatie	Notificatie	Verklaring
UBL-formaat	Elektronisch factureren: Niet ondersteund: Formaattype	Het UBL 2.1-formaat moet geselecteerd zijn voor de debiteur. Voor meer informatie kun je de sectie Instellingen voor debiteuren definiëren in dit document doornemen.
Afzendervalidatie	Elektronisch factureren: Afzender is niet geregistreerd voor e-facturatie via Peppol.	De afzender van de facturen moet geregistreerd zijn bij Peppol. Voor meer informatie kun je de sectie Aanmelden voor elektronisch factureren via Peppol in dit document doornemen.
Ontvangervalidatie	Elektronisch factureren: Ontvanger ID “x” is niet geregistreerd bij Peppol.	De ontvanger van de facturen moet geregistreerd zijn bij Peppol. Leer hier meer: https://peppol.eu/ Gebruikers van Exact Globe+ kunnen de stappen in dit document doorlopen om zich te registreren bij Peppol. Nadat je de stappen in dit document hebt doorlopen, ben je geregistreerd bij Peppol. Om zich met andere software bij Peppol te registreren, moet de ontvanger de leverancier van die software contacteren.

Gerelateerde documenten

Main Category:	Attachments & notes	Document Type:	Online help main
Category:		Security level:	All - 0
Sub category:		Document ID:	28.643.047
Assortment:	Exact Globe+	Date:	07-01-2026
Release:	506	Attachment:
Disclaimer

Tags	No tags added