L'importance de la date

Introduction

Les logiciels administratifs traditionnels utilisent un systčme basé sur la période pour enregistrer les transactions comptables. Ce logiciel par contre est un systčme basé sur la date. Ce qui augmente la convivialité du logiciel. Il est important de comprendre les différences entre ces deux concepts de maničre ŕ pouvoir exploiter ŕ fond ce concept innovateur.

Explication

Dans les systčmes basés sur la période, les écritures comptables sont créées dans une période spécifique. Au sein d'une męme écriture, il n'est pas possible de sélectionner plusieurs périodes. En fonction des paramčtres, il est possible de vérifier si la date encodée tombe dans l'intervalle de dates défini pour la période en question. Les intervalles de dates sont définis dans le calendrier périodes-dates. Ce calendrier scinde un exercice en périodes.
Indépendamment des paramčtres, il n'y a pas de relation fixe entre la date et une période. Ainsi, il est possible d'enregistrer une écriture d'achat le 02-02-2004 dans la période 4 de l'exercice 2004.

Le principe du systčme basé sur la date utilisé par CUBIC fonctionne exactement de façon inverse : les écritures comptables sont créées ŕ une date spécifique (et non dans une période spécifique). Ce n'est que pour les rapports (comme le bilan et la déclaration TVA automatique) que le systčme contrôle, sur base du calendrier périodes-dates, quelle période correspond ŕ la date encodée.

Les avantages de ce concept sont les suivants :

• Il est possible d'imputer une écriture ŕ plusieurs périodes ou męme plusieurs exercices. Une écriture n'est pas liée ŕ une période. Ce qui augmente la flexibilité lors de l'encodage de données dans un dossier :
  
  Imaginons que vous receviez votre facture de frais d'intéręts d'un trimestre. Vous ne voulez pas imputer d'un seul coup ce montant sur votre compte de charges, mais chaque mois une partie proportionnelle.
  
  Systčmes basés sur la période
  Dans les systčmes basés sur la période, il est nécessaire d'imputer la facture sur un compte d'attente (montants payés d'avance par exemple). Les montants mensuels seront ensuite imputés manuellement sur ce compte :
  
  Encodage de la facture

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  Encodage des frais mensuels

• Systčmes basés sur la date
  Dans les systčmes basés sur la date, il est possible d'imputer une écriture ŕ plusieurs périodes. Donc, l'exemple ci-dessous peut ętre encodé dans une seule écriture au lieu de 4 :

Dans le programme, une OD doit ętre en équilibre par 'Notre référence', par client/fournisseur et par date. Pour pouvoir encoder l'écriture ci-dessus, vous devez l'équilibrer. Vous devez pour cela utiliser le compte d'attente lié au journal d'OD.

L'écriture doit donc ressembler ŕ ceci :

Comme vous pouvez le voir, l'écriture ci-dessus est en équilibre par date, par client/fournisseur et par 'Notre référence'.

Si vous passez l'écriture ci-dessus dans le journal d'achat et que vous sélectionner le compte 'Montants payés d'avance' ŕ hauteur du champ 'Réserves' dans la fonction [Systčme, Général, Paramčtres, Comptes automatiques], section 'Grand-livre', le résultat est le suivant :

• Le bilan et le compte de résultats sont calculés par date. Le bilan montre le solde des comptes jusqu'ŕ cette date, y compris les exercices précédents. Le compte de résultats montre le solde des comptes jusqu'ŕ cette date, les exercices précédents non compris. Cette méthode de travail rend superflu l'encodage d'un bilan d'ouverture au début d'un nouvel exercice. C'est la raison pour laquelle il n'y a plus de période 0 dans ce programme.

Sujets apparentés

• Le bilan et le compte de résultats
• Traiter le résultat
• Encoder le bilan d'ouverture
• L'utilisation de 'Notre référence'
• L'utilisation de 'Votre référence'