Eindejaarshandleiding Exact Globe+ - Deel III - Voorbereiden loonjaar 2024

Dit is de eindejaarshandleiding 2023/2024 voor Exact Globe+. De handleiding bestaat uit drie delen. Het eerste deel beschrijft de stappen voor het afsluiten van afgelopen loonjaar. In het tweede deel worden de wijzigingen met betrekking tot het nieuwe loonjaar besproken, en het derde deel vormt de afsluiter waarin het voorbereiden op het boeken in het nieuwe loonjaar wordt behandeld.

Om in het nieuwe loonjaar te kunnen boeken, dient u een aantal stappen te doorlopen. Het voorbereiden op het boeken in loonjaar 2024 wordt in dit document (deel III) besproken. Deze stappen hebben geen betrekking op de wijzigingen die in loonjaar 2024 van start gaan. Deze wijzigingen worden besproken in deel II van deze handleiding.

| Deel I | Deel II | Deel III | 

Alles uitklappen | Alles inklappen | Afdrukken
 

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

In de periode-datumtabel dient het nieuwe boekjaar aangemaakt en geopend te worden. Dit boekjaar wordt onder meer gebruikt voor het invoeren van de gewerkte uren in het nieuwe loonjaar en het verwerken van de salarisboekingen van het nieuwe loonjaar, zodat deze definitief zijn en in de financiële administratie terecht komen. Wanneer u een salaris- of uurboeking aanmaakt in het nieuwe loonjaar, is het belangrijk dat het nieuwe financiële boekjaar ook geopend is. De perioden van de betreffende dagboeken dienen ook geopend te zijn.

U kunt het boekjaar openen via het kalenderpictogram  achter het veld ‘Periode- datumtabel’ via het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen].

Wanneer u het boekjaar opent, kunt u tevens aangeven of de dagboeken gesloten of geopend moeten zijn. Wanneer een dagboek gesloten is voor een periode is het niet mogelijk om in die betreffende periode een boeking aan te maken. U kunt hierop een melding krijgen bij het verwerken van de salarisboekingen.

Voor meer informatie over het openen van een boekjaar kunt u document 04.438.326: Periode-datumtabel onderhouden raadplegen.

Nieuw loonjaar openen vanuit een administratie

Bij het openen van het nieuwe loonjaar in de eindejaarsversie worden onderstaande gegevens automatisch aangepast in de Salarisgegevens van 2024.

• Op tabblad Loonheffing is het veld Alleenstaande ouderenkorting toegevoegd. Het is alleen mogelijk om dit veld aan te vinken als in het veld Loonheffingskorting de optie Wel loonheffingskorting is geselecteerd. Via dit veld kan worden aangegeven of de alleenstaande ouderenkorting dient te worden toegepast in de salarisberekening.  
• Ook is op tabblad Loonheffing het veld Vakantiebonnen hernoemd naar Deelnemer tijdspaarfonds. In dit veld is de waarde Niet van toepassing hernoemd naar Nee en is de waarde Tijdsparen hernoemd naar Ja. Als één van deze velden in de laatste periode van het voorgaande loonjaar is geselecteerd, wordt deze automatisch geconverteerd naar de nieuwe waarde in het nieuwe loonjaar.
• Ten behoeve van de UPA-aangifte is er, op tabblad Verzekeringen specifiek, in de sectie UPA, bij veld Code soort verlof, de nieuwe optie Onbetaald langdurend zorgverlof toegevoegd.

Naar aanleiding van de wijziging van het minimumloon naar het minimumuurloon, zijn de volgende zaken aangepast:

• Op de loonstrook is de veldnaam Minimumloon hernoemd naar Minimumuurloon. In dit veld zal het minimumuurloon worden vermeld dat hoort bij de leeftijd van de medewerker in de betreffende periode.
• Op de voorbedrukte loonstrook zal de veldnaam vooralsnog ongewijzigd blijven, maar zal het minimumuurloon worden vermeld dat hoort bij de leeftijd van de medewerker in de betreffende periode, met de extra toevoeging dat het genoemde bedrag per uur is.
• Het verslag Rekenvoorschriften zal, als de peildatum op een datum in 2024 wordt gezet, het veld Soort verslag, de verslagen Minimumuurloon en Minimumuurloon BBL bevatten. Door één van deze opties te selecteren, is het mogelijk om de verslagen te bekijken. Deze verslagen zullen de nieuwe tabellen van de minimumuurlonen tonen.
• De melding Het brutoloon ligt onder het huidige wettelijke minimum uurloon liggen, zal worden getoond als het toegepaste uurloon lager is dan het wettelijke minimumuurloon dat geldt voor de betreffende medewerker.

Om te voorkomen dat er een onjuiste loonaangifte wordt verstuurd naar de Belastingdienst is deze nieuwe controle voor de loonaangifte is toegevoegd:

• L1906: De combinatie 'Uitzonderingssituatie/Code invloed verzekeringsplicht','Code soort inkomen' en 'Aard arbeidsverhouding' is niet toegestaan.

• Deze melding wordt getoond als in de Salarisgegevens op tabblad Polisadministratie in sectie Inkomstenverhouding:
• een andere optie dan Niet van toepassing is geselecteerd bij het veld Uitzonderingssituatie
• en bij veld Code soort inkomen
• of 11 Loon of salaris ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet
• of 15 Loon of salaris niet onder te brengen onder 11, 13 of 17 is geselecteerd
• en bij veld Anders, aard arbeidsovereenkomst één van deze opties is geselecteerd:
• of 7 Stagiair
• of 79 Opting-in regeling
• Deze melding dient eerst te worden opgelost voordat de aangifte kan worden aangemaakt.

Overige aandachtspunten:

• Let erop dat in de Salarisinstellingen, in de sectie Specifiek, bij Periodegegevens, de waarde in veld Jaar van de 53e week op 2026 moet worden gezet. Als deze op 2020 blijft staan, worden de perioden bij 4-wekenverloning onjuist getoond in 2024. Let er tevens op dat, wanneer er een correctie uitgevoerd dient te worden voor een voorgaand loonjaar, de waarde in het veld Jaar van de 53e week weer teruggezet te worden op de oude waarde, om inconsistenties te voorkomen.

Voor het correct openen van het nieuwe loonjaar doorloopt u de volgende stappen:

1. Enige gebruiker binnen de salarisadministratie
   Zorg ervoor dat er geen andere gebruikers zijn ingelogd in de salarisadministratie behalve u. 
2. Controle hoogste loonjaar
   Wanneer het nieuwe loonjaar al geopend is, kunt u het standaard loonjaar via het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Salaris instellingen] weer op op het oude loonjaar zetten zetten. U dient vervolgens de administratie te sluiten en opnieuw op te starten. Daarna kunt u het nieuwe loonjaar weer openen en worden bovenstaande gegevens automatisch aangepast.
3. Controle product update
   Controleer of de update naar de eindejaarsversie is uitgevoerd. Dit kunt u controleren via dit document. *
4. Openen nieuw loonjaar
   Tijdens het openen van het nieuwe loonjaar via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Salaris instellingen, Openen: Loonjaar] wordt scherm voor het openen van het loonjaar getoond.          

Als u op ‘Start’ klikt, wordt het loonjaar geopend en worden de bijzonder tarief percentages bepaald op basis van het fiscaal loon van het vorige loonjaar. Na het openen van het loonjaar wordt een overzicht getoond met het oude jaarloon bijzonder tarief, oud percentage bijzonder tarief en het nieuwe jaarloon en percentage bijzonder tarief. Ook wordt een overzicht van de rekenregels getoond na het openen van het loonjaar.

U kunt een loonjaar meerdere keren opnieuw openen in Exact Globe+. De percentages bijzonder tarief worden daarmee opnieuw bepaald. Ook kunt u deze percentages voor één of meerdere medewerkers handmatig wijzigen via het menupad [Salaris, Verslagen, Medewerkers, Bijzonder tarief] met de optie ‘Percentages aanpassen’.

Afhankelijk van uw inrichting beschikt u in dit scherm over de optie ‘Toestemmingen tot verlof genereren: Jaarlijks’. Dit is van toepassing op het genereren van toegestaan verlof van verzuimsoorten waarbij in het veld 'Opbouw van echt toegestaan verlof' de optie 'Jaarlijks' geselecteerd is. Het toegestaan verlof wordt automatisch gegenereerd bij het openen van het volgend loonjaar. Dit gebeurt echter alleen als de instelling 'Toestemmingen tot verlof genereren' aangevinkt is in de salarisinstellingen. Bij het openen van het loonjaar kan de optie 'Toestemmingen tot verlof genereren: Jaarlijks' aangevinkt worden als u het toegestaan verlof van de verzuimsoorten met opbouw jaarlijks wilt genereren voor het volgend jaar.

Als het genereren van toegestaan verlof om een bepaalde reden niet uitgevoerd kan worden, dan wordt hiervoor een overzicht getoond of geprint met daarop de informatie waarom het toegestaan verlof niet wordt gegenereerd. Het loonjaar wordt vervolgens wel geopend, het toegestaan verlof is echter voor deze verzuimsoorten niet gegenereerd. U kunt de melding oplossen en vervolgens het loonjaar opnieuw openen of het toegestaan verlof genereren vanuit de saldilijst verzuim in menu [HR of Salaris, Verslagen, Saldilijst verzuim] als u het loonjaar niet opnieuw wilt openen. Echter dient u dan ook eerst de oorzaak van de melding op te lossen.

Nieuw loonjaar openen vanuit de salariscockpit

Met de cockpit in menupad [Accountancy, Klanten Informatie, Salaris] bent u in staat om vanuit een (standaard) administratie van al uw cliënten (debiteuren) die u binnen Exact Globe+ onderhoudt, de salarisgegevens overzichtelijk in te zien. U kunt verschillende handelingen inplannen of gelijk uitvoeren voor een of meerdere administraties. Hierdoor fungeert de standaardadministratie als een soort cockpit, vanwaar alle salarisgegevens van cliëntenadministraties kunnen worden beheerd. Via de salariscockpit kunt u ook het nieuwe loonjaar openen voor meerdere cliënten in één handeling. Voor de salariscockpit dienen wel de modules SE1063 E-Cliëntenbeheer en SE1740 E-Payroll cockpit in uw licentie opgenomen te zijn.

In de salariscockpit kunt u de actie ‘Loonjaar openen’ selecteren. Deze actie is alleen beschikbaar als bij het definiëren van de acties voor de betreffende administraties op tabblad ‘Jaarlijks’ de actie ‘Loonjaar openen’ is geselecteerd. Wanneer u van meerdere administraties de actie ‘Loonjaar openen’ heeft geselecteerd wordt per administratie het loonjaar geopend. Per administratie zal ook een overzicht met percentages voor bijzonder tarief getoond worden.

De wijzigingen zijn vanaf 22 december beschikbaar gemaakt in service pack 501SP14 en 502SP6. U kunt beschikken over deze wijzigingen door een update uit te voeren naar één van deze versies. Indien u reeds over deze versies beschikt, kunt u een update uitvoeren binnen één van deze versies van de software.

Let op: Indien u een update binnen dezelfde versie uitvoert (bijvoorbeeld van 418SP7 naar de nieuwste 418SP8), dient u via Systeem ➔ Algemeen ➔ Tabellijst de optie Repository heropbouwen te uit te voeren om ervoor te zorgen dat de nieuwe velden ook beschikbaar zijn. Als u update naar een hoger servicepack is dit niet nodig. Voor klanten gebruik makend van maatwerk of bouwstenen is het noodzakelijk om een maatwerk initialisatie uit te voeren in plaats van de rebuild repository. Deze kan gestart worden via Systeem ➔ Algemeen ➔ Instellingen ➔ Add-ons. Klik op Initialiseren, de initialisatie wordt opgestart en afgerond. Sluit hierna Exact Globe+ af en start vervolgens opnieuw op. 

Voor u een salarisboeking kunt aanmaken, dient het rooster voor alle werknemers gegenereerd te zijn. Op basis van de werkroosters wordt een planning aangemaakt voor de medewerkers. Aan de hand van deze planning kunnen de verloningen worden uitgevoerd.

HHet rooster genereert u via het menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden]. Door middel van de knop ‘Rooster’ kunt u van de geselecteerde medewerker het rooster controleren en eventueel aanpassen. Door de optie 'Rooster vullen op basis van gemiddeld aantal uren per week' aan te vinken, kunt u het gemiddeld aantal uren dat de medewerker per week werkt, evenredig laten invullen voor de beschikbare dagen. Met de knop ‘Genereren’ kunt u het rooster daarna genereren. U kunt de planning ook genereren voor alle medewerkers of voor een traject medewerkers, bijvoorbeeld op basis van kostenplaats.

Het standaard werkrooster voor alle werknemers kunt u onderhouden in menu [Systeem, Algemeen, Landen, Roosters]. Tevens kunt u het gegenereerde rooster per medewerker controleren en eventueel wijzigen via het menupad [Salaris, Personeel, MRS].

Het genereren van het rooster kan, afhankelijk van bijvoorbeeld het aantal medewerkers, het datumtraject en de grootte van de database, een tijdrovende activiteit zijn. Wij adviseren u dan ook deze activiteit op een rustig tijdstip uit te voeren.

Wanneer u werkt met een CAO die door Exact wordt meegeleverd, dan kunt u het beste de CAO-wizard doorlopen voordat u het nieuwe loonjaar aat verlonen. Er worden opvolgers voor CAO componenten aangemaakt met daarin de nieuwe premiepercentages en deze worden gekoppeld aan de medewerkers bij wie de betreffende CAO is geselecteerd. Op deze manier hoeft u niet zelf opvolgers aan te maken. Er zijn twee manieren om de CAO-wizard te doorlopen, vanuit de administratie zelf of vanuit de salariscockpit. In de volgende twee paragrafen worden beide manieren besproken.

CAO-wizard doorlopen vanuit de administratie

Op de customer portal van Exact (http://www.exact.com/nl) wordt u op de hoogte gehouden van de wijzigingen die zijn doorgevoerd in de laatste product updates. Het kan zijn dat de premiepercentages van een betreffende CAO nog niet in de eindejaarsversie zitten, bijvoorbeeld omdat ze nog niet officieel zijn. Op de Startpagina Salaris (document 10.841.660) is er een document gepubliceerd met de beschikbare en (nog) niet beschikbare CAO’s in de eindejaarsversie. Als de percentages voor uw CAO beschikbaar zijn, dan kunt u een update uitvoeren om de laatste bestanden in uw programmatuur bij te werken. Na de update kunt u de CAO-wizard doorlopen om de nieuwste premiepercentages in uw salarisadministratie te zetten. De Startpagina Salaris kunt u ook opzoeken via de Knowledge Base op de Customer portal van Exact.

CAO wizard doorlopen vanuit de salariscockpit

In de salariscockpit kunt u voor meerdere administraties de CAO-wizard doorlopen. Als u de betreffende administraties heeft geselecteerd kunt u op de knop ‘CAO-wizard’ klikken. Per administratie zal de CAO-wizard opgestart worden aangezien in elke administratie een andere CAO van toepassing kan zijn. Het standaard loonjaar in de klantenadministraties dient op het nieuwe loonjaar te staan, anders worden de CAO-afhankelijke componenten voor het nieuwe loonjaar niet via de CAO-wizard geïnstalleerd in de betreffende administratie. Voor de salariscockpit dienen wel de modules SE1063 E-Cliëntenbeheer en SE1740 E-Payroll cockpit in uw licentie opgenomen te zijn. Meer informatie over het doorlopen van de CAO-wizard kunt u vinden in de voorgaande paragraaf ‘CAO-wizard doorlopen vanuit de administratie’. 

Werkt u met een CAO die niet door Exact wordt meegeleverd of met eigen regelingen en de percentages en/of bedragen zijn gewijzigd ten opzichte van het voorgaande loonjaar , dan raden wij u aan om onderstaande stappen uit te voeren voor deze componenten.

• Een opvolger aanmaken voor deze componenten via het menupad [Salaris, Componenten, Onderhouden]. Als begindatum dient u dan de datum van de eerste periode in te geven waarvan de wijzigingen in gaan. Automatisch krijgt de bestaande component een einddatum. Dit is de begindatum van de opvolger minus één dag.
• Nadat u een opvolger voor de betreffende component heeft aangemaakt, koppelt u de opvolger aan de medewerkers via de componenten wizard. Deze kunt u opstarten via het menupad [Salaris, Personeel, Componenten wizard].
• Met de optie ‘Opvolger’ koppelt u de opvolger aan de medewerkers.
• Bij ‘Type wijziging’ geeft u in het veld ‘Nieuw’ het nieuwe percentage of bedrag in. Hier worden alleen de medewerkers getoond aan wie de oorspronkelijke component, waar u de opvolger van heeft aangemaakt, is gekoppeld.
• Wanneer u op de knop ‘Volgende’ en daarna op de knop ‘Klaar’ klikt, wordt de opvolger aan de medewerkers gekoppeld.

Via het menupad [Salaris, Verslagen, Rekenvoorschriften] kunt u een verslag opvragen van de rekenvoorschriften. Op deze manier kunt u eenvoudig controleren of de nieuwste rekenvoorschriften al aanwezig zijn in uw administratie(s). Let hierbij op de peildatum die u ingeeft. Afhankelijk van de peildatum worden de rekenregels getoond.

Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, zijn in deze stap een aantal tips en trucs opgenomen op het gebied van de inrichting voor het nieuwe loonjaar. Voor de meest recente tips en trucs kunt u de Startpagina Salaris raadplegen op de Customer portal van Exact. De meest gestelde vragen kunt u ook raadplegen via de F1-toets in het salarismenu.

1. Hoe komen de nieuwe percentages van de CAO in de administratie?
   Via het menupad [Salaris, Personeel, CAO wizard] kunt u over de premiewijzigingen van de betreffende CAO beschikken. U dient dan wel in uw administratie gebruik te maken van een CAO waarvan de percentages door Exact worden aangeleverd. Hiervoor dient u eerst een update uit te voeren naar een versie waarin de premiewijzigingen aanwezig zijn. U wordt hiervan op de hoogte gebracht via de Startpagina Salaris, die u ook kunt opvragen via de Knowledge Base op de Customer portal van Exact. Als u de premiepercentages van het nieuwe loonjaar in uw administratie wilt zetten dient u via [Systeem, Algemeen, Instellingen,  Salarisinstellingen] het standaard loonjaar op het nieuwe loonjaar in te stellen. Voor meer informatie over de CAO wizard kunt u ook stap ‘4 CAO-wizard’ raadplegen of document 04.438.525: CAO Wizard bekijken via de F1-toets of kijken op onze website, http://www.exact.com/nl.
   
   
2. Waar kunnen de percentages voor de premies sociale verzekeringen gecontroleerd worden?
   De percentages van de premies sociale verzekeringen die gebruikt worden controleert u via het menupad [Salaris, Verslagen, Rekenvoorschriften] met ‘Premie sociale verzekeringen’ als soort verslag. Belangrijk is dat u hierbij een peildatum ingeeft die in het loonjaar valt waarvan u de percentages van de premies sociale verzekeringen wilt opvragen.
   
   
3. Waar kunnen de rekenvoorschriften voor loonjaar het nieuwe loonjaar opgevraagd worden?
   De rekenvoorschriften kunt u opvragen via het menupad [Salaris, Verslagen, Rekenvoorschriften]. Als peildatum kunt u 1 januari van het nieuwe loonjaar ingeven. Bij ‘Soort verslag’ heeft u de keuze uit:

   • loonbelasting/premie volksverzekering
   • premie sociale verzekeringen
   • premie wachtgeld
   • minimumloontabel

4. Hoe kan ik het percentage voor de SV-premies aanpassen?
   Voor de ZVW, WAO/IVA/WGA basispremie  en WE-werkgever worden de percentages uit de rekenregels gebruikt. Wanneer echter voor één van deze componenten een afwijkend percentage per kostenplaats is gevuld, dan wordt dat percentage toegepast voor medewerkers die aan de betreffende kostenplaats zijn gekoppeld. Het afwijkend percentage per kostenplaats gaat altijd voor het percentage uit de rekenregels. Voor de Whk gedifferentieerde premie verschilt het percentage per werkgever. U zult in het onderhoud van dit component (Whk-DIF) of per kostenplaats altijd een percentage moeten definiëren als deze premie berekend dient te worden. Als de component Whk-DIF niet berekend dient te worden kunt u in dit component als percentage 0% invullen.


5. Hoe kan ik de salarisgegevens van werknemers wijzigen?
   In Exact Globe+ heeft u via het menupad [Salaris, Personeel, Aanpassen] de mogelijkheid om op een snelle manier de salarisgegevens van meerdere werknemers tegelijk te wijzigen.
   
   U geeft eerst een traject op waaraan de werknemer dient te voldoen. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om meerdere criteria in te stellen. U gebruikt dit bijvoorbeeld wanneer u het veld ‘Verklaring geen privé gebruik auto’ wilt invoeren voor alle werknemers waarvoor het veld ‘Auto van de zaak’ op ‘Ja’ staat.                                                

   U kiest hier voor ‘extra criteria 1’ en achter ‘Kolomnaam’ vult u ‘Auto van de zaak’ in. In het veld ‘Waarde’ selecteert u de optie ‘Ja’. Onder de sectie ‘Aanpassen’ kiest u voor de kolomnaam ‘Code reden geen bijtelling auto’. Achter ‘Nieuwe waarde’ kunt u bijvoorbeeld optie ‘Verklaring geen privé gebruik auto’ selecteren. Als u nu kiest voor ‘Start’, worden alle werknemers getoond die aan het ingegeven traject voldoen. Het veld ‘Code reden geen bijtelling auto’ wordt voor deze werknemers gewijzigd in ‘Verklaring geen privé gebruik auto’. Voor dit wordt uitgevoerd, krijgt u in een overzicht te zien wat Exact Globe+ gaat uitvoeren. Eventueel kunt u in dit stadium nog per werknemer de ‘Nieuwe waarde’ aanpassen. Vervolgens kunt u de gewenste wijziging doorvoeren door op de knop ‘Bewaren’ te klikken. De wijziging wordt alleen doorgevoerd voor medewerkers voor wie in de kolom ‘Wijzigen’ een groene vink is geplaatst.

6. Kan een aparte bankrekening toegepast worden voor de salarisbetalingen?
   In de administratie instellingen in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Administratie instellingen] kunt u een algemene bankrekening selecteren. Echter kunt u ook een bankrekeningnummer in de salarisinstellingen selecteren. Op deze manier kunt u een onderscheid maken tussen bijvoorbeeld de betalingen aan leveranciers en de salarisbetalingen. U kunt de bankrekening ingeven in het veld 'Bankrekening' in [Systeem, Algemeen, Instellingen, Salarisinstellingen]. Deze bankrekening zal voor de nieuw berekende salarisboekingen worden gebruikt.
   
   
7. Kan ik alvast verlonen wanneer ik nog niet over de update beschik met de nieuwe CAO-percentages?
   Zijn de premies van uw CAO al wel bekend, maar is de update van Exact Globe Next met de nieuwe premies nog niet beschikbaar, dan kunt u periode 1 van het nieuwe loonjaar alvast verlonen. U maakt eerst opvolgers aan voor de betreffende CAO componenten via het menupad [Salaris, Componenten, Onderhouden], knop 'Opvolger'. U vult de juiste begindatum in, het nieuwe percentage en de nieuwe bedragen voor franchise en maximum. Aan de nieuwe medewerkers die daarna worden aangemaakt, zal op deze manier de CAO-component met het nieuwe percentage worden gekoppeld.
   Voor de bestaande medewerkers dient u de componentenwizard in menu [Salaris, Personeel, Componenten wizard] te draaien en te kiezen voor de optie 'Opvolger'. U vult ook weer de juiste begindatum in en het nieuwe percentage. Vervolgens kunt u periode 1 van het nieuwe loonjaar verlonen met de nieuwe premie-percentages. Wanneer de update beschikbaar komt hoeft u de CAO-wizard niet meer te draaien. U heeft de wijzigingen namelijk al handmatig doorgevoerd.

   Zijn de premie-percentages van uw CAO nog niet bekend, dan kunt u wachten met verlonen totdat u de update gedaan heeft en de CAO-wizard heeft gedraaid. U kunt er ook voor kiezen in eerste instantie te verlonen met de 'oude' percentages. Na de update en het draaien van de CAO-wizard dient u een herberekening te doen van de reeds berekende periode.   

8. Hoe kan ik loonkostenvoordeel aanvragen voor een arbeidsgehandicapte werknemer?
   Via de salarisgegevens van de medewerker, kunt u op het tabblad ‘Polisadministratie’ een vinkje plaatsen voor bij het loonkostenvoordeel ‘Arbeidsgehandicapte werknemer’. De aanvraag voor dit loonkostenvoordeel wordt in de loonaangifte opgenomen. In het nieuwe loonjaar wordt a.d.h.v. de loonaangiften over het voorgaande loonjaar bepaald of u recht heeft op loonkostenvoordelen. Deze worden in het nieuwe loonjaar automatisch aan u uitbetaald. Dit in tegenstelling tot de premiekortingen, die direct in de loonaangifte werden verrekend.
   
   
9. Hoe kan de Whk gedifferentieerde premie worden verhaald op werknemers?
   Vanaf 2017 bestaat de Whk-dif premie uit twee onderdelen. De premiecomponenten voor WGA-flex en WGA-vast zijn nu opgenomen in één gedifferentieerde WGA-premie. Werkgevers kunnen maximaal 50% van deze WGA-premie verhalen op het nettoloon van hun werknemers. Het onderdeel ZW mag u niet verhalen op de medewerkers. Het gaat hier om een netto inhouding; dit houdt in dat hij dient te worden afgetrokken van het nettoloon.

   In Exact Globe+ betekent dit dat de gebruiker een component van het type 'Netto premie werknemer percentage over heffingsloon' dient aan te maken via het menupad [Salaris, Componenten, Onderhouden] om deze premie te verhalen op de werknemers. Bij een WGA percentage van in totaal 0,09% mag de helft van 0,09%, 0,045%, verhaald worden op de medewerkers. Bij een salaris van € 2.000,- gaat het dus om € 0,90. In het onderhoud van de component dient u op tabblad ‘Extra gegevens’ in het veld ‘Franchise/ maximum loon’ te kiezen voor ‘Dag’. In het veld ‘Maximum loon’ kunt u vervolgens het maximum bedrag  per dag ingeven dat voor de sociale verzekeringspremies geldt. Het maximum loon wordt dan – net als bij de sociale verzekeringspremies- als grondslag gebruikt wanneer het sv-loon van de medewerker hoger is dan het maximum loon.

   De component kunt u vervolgens aan de medewerkers koppelen via de componenten wizard die u kunt opstarten via [Salaris, Personeel, Componenten wizard].  

10. Bij verwerken van de salarisboeking verschijnt de melding: "De volgende gegevens zijn ongeldig: Financiële periode”
    Deze melding verschijnt als het nieuwe boekjaar nog niet aanwezig is in de periode-datumtabel. Bij het verwerken van de salarisboeking wordt een financiële boeking aangemaakt en hiervoor dient de boekdatum aanwezig te zijn in de periode-datumtabel. Via menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] kunt u de periode-datumtabel openen door op het icoon  achter 'Periode-datumtabel' te klikken. Met de knop 'Nieuw' kunt u het nieuwe boekjaar aanmaken. Bij het bewaren van het boekjaar is het van belang dat u aangeeft dat de dagboeken niet afgesloten dienen te worden, anders krijgt u de melding "Dagboek is afgesloten voor deze boekingsperiode" bij het verwerken van de salarisboeking.
    
    
11. Bij het invoeren van de gewerkte uren verschijnt de melding: "AllocateActual: Tried to import into non existing period”
    Deze melding verschijnt als het nieuwe boekjaar nog niet aanwezig is in de periode-datumtabel. Bij het invoeren van de gewerkte uren wordt een financiële boeking aangemaakt en hiervoor dient de boekdatum aanwezig te zijn in de periode-datumtabel èn dient de betreffende periode in het dagboek geopend te zijn. Via menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] kunt u de periode-datumtabel openen door op het icoon  achter 'Periode-datumtabel' te klikken. Met de knop 'Nieuw' kunt u het nieuwe boekjaar aanmaken. Bij het bewaren van het boekjaar is het van belang dat u aangeeft dat de dagboeken niet afgesloten dienen te worden, anders krijgt u de melding "Dagboek is afgesloten voor deze boekingsperiode" bij het invoeren van de gewerkte uren.
    
    
12. Bij verwerken van de salarisboeking verschijnt de melding: "Dagboek is afgesloten voor deze boekingsperiode”
    Bij het verwerken van een salarisboeking via menu [Salaris, Invoer, Afdrukken/ Verwerken] krijgt u de melding "Dagboek is afgesloten voor deze boekingsperiode". Bij het verwerken van de salarisboeking wordt een financiële boeking aangemaakt en hiervoor dient de periode in het dagboek geopend te zijn.
    
    Indien u deze melding krijgt is het dagboek in de periode-datumtabel voor deze boekingsperiode afgesloten. Deze kunt u openen door te gaan naar menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen]. Hier klikt u op het icoon  achter 'Periode-datumtabel' en opent u het betreffende boekjaar. U krijgt nu een overzicht van de verschillende perioden waarvoor staat weergegeven hoeveel dagboeken geopend en gesloten zijn. Indien u op een cijfer klikt, komen de afgesloten of geopende dagboeken naar voren. Hier kunt u door middel van een selectie dagboeken afsluiten of heropenen.

    Wanneer u alle perioden voor alle dagboeken in één keer wilt openen voor een loonjaar, dan kunt u via menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] op het icoon achter 'Periode-datumtabel' klikken. Vervolgens kunt u het betreffende boekjaar selecteren en op de knop 'Heropenen' klikken.  

13. Bij het genereren van toestemmingen tot verlof verschijnt de melding ‘Afgesloten perioden’
    Bij het genereren van toegestaan verlof via het menupad [HR of Salaris, Verslagen, Saldilijst verzuim] kunt u op de knop ‘Genereren’ klikken. U kunt voor het nieuwe loonjaar toestemmingen tot verlof genereren. Deze melding verschijnt indien de dagboeken voor het nieuwe loonjaar nog afgesloten zijn. Deze kunt u openen door te gaan naar menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen]. Hier klikt u op het icoon  achter 'Periode-datumtabel' en opent u het betreffende boekjaar. U krijgt nu een overzicht van de verschillende perioden waarvoor staat weergegeven hoeveel dagboeken geopend en gesloten zijn. Indien u op een cijfer klikt, komen de afgesloten of geopende dagboeken naar voren. Hier kunt u door middel van een selectie dagboeken afsluiten of heropenen.
    
    Wanneer u alle perioden voor alle dagboeken in één keer wilt openen voor een loonjaar, dan kunt u via menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] op het icoon achter 'Periode-datumtabel' klikken. Vervolgens kunt u het betreffende boekjaar selecteren en op de knop 'Heropenen' klikken.
    
    
14. Bij het doorlopen van de CAO-wizard verschijnen de datum en percentages van het oude jaar i.p.v. het nieuwe jaar?
    Het standaard loonjaar dient op het nieuwe loonjaar te staan wanneer u de componenten met de percentages van het nieuwe loonjaar wilt aanmaken. U kunt het standaard loonjaar wijzigen via menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Salarisinstellingen]. Na het wijzigen van het standaard loonjaar dient de administratie gesloten en opnieuw geopend te worden.
    
    Naast het standaard loonjaar kan ook een oorzaak hiervoor zijn dat de CAO-wijziging nog niet is doorgevoerd in de programmatuur. Op de Startpagina Salaris (document 10.841.660, ook op te zoeken via de Knowledge Base op de Customer portal van Exact) is een document gepubliceerd waarin wordt bijgehouden welke CAO’s al bijgewerkt zijn in de eindejaarsversie. 
    
    
15. Hoe kan een procentuele salarisverhoging doorgevoerd worden?
    Indien u voor meerdere medewerkers een salarisverhoging van een bepaald (gelijk) percentage wilt doorvoeren, kunt u dat voor alle medewerkers gelijktijdig doen middels de volgende stappen. Wanneer u werkt met loonschalen, dan dient u de stappen uit vraag 16 uit te voeren.
     
    1. Ga naar menu [Salaris, Personeel, Componenten wizard] en kies voor de optie ‘Opvolger’. Hierna kiest u voor 'Volgende'.
    2. In het volgende scherm heeft u de mogelijkheid om een selectie van medewerkers aan te geven. Indien u voor 'Volgende' kiest, krijgt u de mogelijkheid om de salariscomponent te selecteren waarop de salarisverhoging betrekking heeft. Bij toepassing van meerdere salariscomponenten kunt u deze stap het beste per component uitvoeren.
    3. Nadat u voor volgende heeft gekozen, kunt u de verhoging gaan aangeven. U kunt kiezen voor 'Vervangen' waarbij u een bedrag kunt invullen. Een wijziging van een vast percentage kunt u opgeven door de optie 'Percentage' aan te klikken. In het veld 'Percentage' vult u het percentage van de verhoging in. U kunt een waarde opgeven tot 3 cijfers achter de komma. Het nieuwe bedrag kunt u desgewenst afronden.
    4. In het overzicht dat u krijgt nadat u op 'Volgende' heeft gedrukt, heeft u de mogelijkheid om de bedragen nog aan te passen. Ook is het mogelijk om medewerkers uit de selectie te halen door het vinkje voor hun naam weg te halen.
    5. Indien u van mening bent dat de gegevens nu juist zijn ingevoerd, kunt u voor 'Volgende' kiezen om vervolgens de salarisverhoging door te voeren voor de mensen waarbij de groene vink zichtbaar is.
       
       
16. Hoe kan ik een procentuele salarisverhoging doorvoeren wanneer ik gebruik maak van loonschalen?
    U kunt een procentuele salarisverhoging in een salariscomponent met loonschalen als volgt doorvoeren:
    1. Ga naar [Salaris, Componenten, Onderhouden] en open de salariscomponent met loonschalen.
    2. Kies hier de knop ‘Opvolger’.
    3. Vul vervolgens de juiste begindatum in (dit is de datum vanaf wanneer de verhoging doorgevoerd moet worden).
    4. Bewaar deze opvolger en ga naar het tabblad 'Loonschalen'.
    5. Kies hier voor de knop ‘Wijzigen’.               
    6. Vul het percentage van de verhoging in en kies ‘OK’.
    7. Ga vervolgens naar menu [Salaris, Personeel, Componentenwizard] en kies de optie 'Opvolger'.
    8. Selecteer in het vervolgscherm de salariscomponent waar het om gaat.
    9. Vul bij de begindatum dezelfde datum in als de begindatum van de component: de datum waarop de salarisverhoging in moet gaan.
    10. U bent nu in het scherm waar u het 'Type wijziging' kunt aangeven. Selecteer hier de optie 'Controleren' en klik op 'Volgende'.

    Na het doorlopen van deze wizard is de verhoging doorgevoerd voor alle medewerkers waar deze component aan gekoppeld is.  

17. Welke code CAO kan ik ingeven als ik niet ben aangesloten bij een CAO?
    Als u niet bent aangesloten bij een CAO en de codes CAO uit de lijst heeft geen betrekking op uw werknemers, dan kunt u als code CAO 9999 selecteren. Deze code betekent 'Geen reguliere CAO van toepassing'. De code CAO kunt u selecteren in het veld 'Code CAO' op tabblad 'Polisadministratie' in de salarisgegevens van de medewerker. De salarisgegevens kunt u opvragen via menu [Salaris, Personeel, Onderhouden] tabblad ‘Salaris’, knop ‘Salarisgegevens’.
    
    
18. Zijn de nieuwe rekenregels geïnstalleerd?
    Via [Salaris, Verslagen, Rekenvoorschriften] kunt u een verslag opvragen van de rekenvoorschriften. Let hierbij op de peildatum die u ingeeft. Afhankelijk van de peildatum worden de rekenregels getoond. Op deze manier kunt u controleren of de nieuwste rekenvoorschriften al aanwezig zijn in uw administratie(s).
    
    
19. Hoe kan aangegeven worden welk aantal sv-dagen toegepast dient te worden in de uurloonberekening?
    Het aantal SV-dagen per jaar wordt gebruikt in de uurloonberekening. Het is mogelijk om dit aantal SV-dagen zelf in te geven. Dit kan via menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Salarisinstellingen, Periodegegevens].

    U heeft ook de mogelijkheid om decimalen in te geven in het veld ‘Aantal SVW-dagen’. Op deze manier kunt u zelf bepalen over welk aantal SVW-dagen het uurloon berekend dient te worden.

    Het loonjaar 2026 is het jaar van de 53e week. De startdatum van de week-en vierwekentabel kunt u op 1-1-2024 zetten.