Introductie
Om te kunnen
boeken, dient u dagboekcodes te definiëren. Via de dagboekcodes zult u bij het
boeken aangeven welke soort boeking u invoert (verkoop-, aankoop-, kas-, bank-,
diverse boeking). Per soort boeking kunt u meerdere dagboekcodes definiëren,
zodat u bijvoorbeeld aparte dagboekcodes kunt definiëren per bankrekening,
terwijl het type van de verrichting steeds een bankboeking is.U kunt dagboeken
aanmaken en onderhouden via [Systeem, Financieel, Dagboeken].
Uitleg van de
velden
Dagboeknummer
In dit
veld kunt u het dagboek een nummer geven. Dit veld is verplicht, maximaal 3
karakters.
Omschrijving
In dit
veld kunt u het dagboek een omschrijving van maximum 25 karakters geven. Hierdoor
is het dagboek snel te herkennen.
Afkorting
In dit veld kunt u het dagboek een alfanumerieke afkorting van maximum 4
karakters geven. Deze afkorting kunt u later gebruiken als zoekcode.
Dagboektype
In dit veld dient u het dagboek een type te geven. Voor verschillende
soorten transacties beschikt u over verschillende typen dagboeken, namelijk:
- Kas
- Bank
- Divers
- Aankoop
- Verkoop
Tabblad Algemeen
Rekeningnummer
Selecteer hier de vaste tegenrekening van het dagboek. Voor bankdagboeken is
dit een 550000-rekening, voor kasdagboeken een 570000-rekening, voor de verkoopdagboeken
een 400000-rekening, voor de aankoopdagboeken een 440000-rekening, en tenslotte
voor de diverse dagboeken is dit een wachtrekening. Elke mutatie die u in het
dagboek registreert, wordt op deze rekening geboekt. De verzamelrekeningen voor
klanten en leveranciers zijn gekoppeld aan de verkoop- en aankoopdagboeken. Het
is aan te raden voor elk dagboek een aparte vaste tegenrekening te gebruiken.
Indien u voor elke bankrekening een andere grootboekrekening aangemaakt heeft,
doet u er beter aan om een ander bankboek te maken voor elk van deze
grootboekrekeningen.
In het diverse dagboek wordt deze vaste tegenrekening
gebruikt om, naast het debet- en creditbedrag, tevens de datum en de onze
referentie in evenwicht te brengen.
Niet toegewezen
Op deze
tussenrekening worden betalingen onderweg geboekt. Een voorbeeld van betalingen
onderweg zijn bedragen die worden overgeboekt van de ene bankrekening naar de
andere. U dient hier een rekening van het type 'Balans' te selecteren.
Sectie Valuta
Valutacode
Deze valutacode wordt gebruikt bij boekingen in dit dagboek. U kunt dit veld wijzigen
als u de valutamodule in uw licentie heeft. Zo kunt u bijvoorbeeld een
USDollar-bankboek aanmaken door de valutacode 'USD' eraan te koppelen.
Variabele valuta
Geef
aan of u tijdens het invoeren van boekingen de valuta wilt kunnen wijzigen. Ook
dit veld kunt u alleen wijzigen als u de valutamodule gebruikt.
Variabele dagkoers
Dit veld is
alleen actief als de optie 'Variabele valuta' aangevinkt is. De wisselkoers van elke valuta wordt
ingevoerd via [Systeem, Algemeen, Stamgegevens, Landen]. Deze koers kan bij het
boeken van posten alleen worden gewijzigd als aan de volgende voorwaarden wordt
voldaan:
- De optie 'Variabele
dagkoers' in deze functie moet aangevinkt zijn.
- Voor elke valuta
waarvoor de koers tijdens het boeken kan worden gewijzigd, moet de optie
'Variabele dagkoers' in [Systeem, Financieel, Valuta's] aangevinkt zijn.
Sectie Opties
Creditnota
U kunt dit veld alleen wijzigen indien u voor 'Aankoop' of 'Verkoop' heeft
gekozen bij 'Dagboektype'. Vink deze optie aan indien dit dagboek uitsluitend
voor creditnota's wordt gebruikt.
Automatisch verlaten
Hier
kunt u instellen of de boeking automatisch moet worden afgesloten als deze in
evenwicht is.
Blokkeer openstaande post
Hier
kunt u instellen of er een venster met het veld 'Blokkeren' moet verschijnen
als u een boeking verlaat.
Tabblad Nummer
Boekstuknummer
Elke boeking
moet een boekstuknummer hebben. Het boekstuknummer is een unieke code die vaak
is gebaseerd op het nummer van het boekingsdocument en dus een belangrijke
aanduiding is voor de reden van een boeking. Voer het eerste boekstuknummer
voor elk dagboek en elk boekjaar in. Het boekstuknummer wordt bij elke nieuwe
boeking met één verhoogd.
Verwerkingsnummer
Elke boeking die wordt verwerkt, krijgt een verwerkingsnummer dat uniek is voor
het dagboek en boekjaar in kwestie. U kunt dit nummer niet wijzigen.
Wijzigen
U kunt
per boekjaar met een uniek boekstuknummer starten. Als u bijvoorbeeld begint
met boeken in 2004 naar aanleiding van de jaarovergang, dan kunt u per dagboek
aangeven, wat het eerste boekstuknummer is. U selecteert eerst de regel met het
betreffende boekjaar en kiest vervolgens voor 'Wijzigen'. Hierdoor komt er een
cursor in de kolom 'Boekstuknummer' te staan in het geselecteerde boekjaar.
Hier kunt u vervolgens zelf het eerste boekstuknummer van dat jaar invoeren.
Dit dient u voor elk dagboek afzonderlijk uit te voeren.
Nieuwe boeking: Boekstuknummer blokkeren
Als u
deze optie aanvinkt, heeft u bij het boeken niet de mogelijkheid om het
boekstuknummer in de boeking aan te passen. Door deze optie aan te vinken, bent
u er zeker van dat het door het systeem voorgestelde boekstuknummer altijd
wordt gebruikt.
Tabblad Vreemde talen
Omschrijving
FR
Hier
kunt u de omschrijving van het dagboek in de taal die u bij 'Omschrijvingsveld
2' in [Systeem, Algemeen, Instellingen], 'Algemene instellingen' heeft gekozen,
invoeren.
Tabblad Extra
Hier kunt u extra informatie toevoegen aan dagboeken. De naam van deze velden
kunt u wijzigen via [Systeem, Algemeen, Vrije velden].
Gerelateerde
onderwerpen