One moment please...
 
Exact Financials   
 

Systeeminstellingen

[Systeem: Bestand, Systeem instellingen]

Introductie

Voor u aan de slag kunt met Exact Financials, dient u een aantal zaken in te stellen. De belangrijkste algemene instellingen met betrekking tot het systeem/ beheer vindt u via [System: Bestand, Systeeminstellingen]. Deze instellingen zijn van algemene aard en hebben bijvoorbeeld betrekking op de toegang en de rechten. De instellingen zijn verdeeld over verschillende tabbladen, volg de hyperlink om direct naar het gewenste tabblad te gaan.

Uitleg van de velden

Tabblad - Algemeen

Duizendtal separator
Geef aan of u bedragen op overzichten met of zonder duizendtalseparator getoond wilt zien. Of u decimalen gebruikt, hangt af van de wijze waarop u uw valuta heeft gedefinieerd.

Bedragformaat
Geef het aantal posities voor de komma voor de bedragen die op overzichten worden getoond. Het maximale formaat is 15 posities. Als u bijvoorbeeld 6 posities zou aangeven dan zullen bedragen van maximaal 6 posities (-999999,99) voor de komma kunnen worden ingevoerd.

Wijzig: Bankrekeningtype
Als u een bankrekening koppelt aan bijvoorbeeld een debiteur of crediteur, dan zal de waarde in het veld 'Type rekening' als standaardwaarde worden voorgesteld. Als u de optie 'Wijzig: Bankrekeningtype' niet activeert, dan kan alleen het bankrekeningtype dat u selecteert bij 'Type rekening' worden gebruikt in deze administratie. Als deze optie wel geactiveerd is, kunnen ook andere bankrekeningtypes worden geselecteerd bij het koppelen van een bankrekening.

Type rekening
Definieer het standaard bankrekeningtype. Als u een bankrekening koppelt aan bijvoorbeeld een debiteur of crediteur, dan zal deze waarde als standaardwaarde worden voorgesteld. Bankrekeningtypen kunnen worden gekoppeld aan een bankboek, crediteuren, debiteuren en administratiegegevens.

Logboek per administratie
Deze instelling is van toepassing op alle administraties in de database. Als u deze optie markeert, zal deze optie in alle administraties worden aangevinkt. Bij activering van deze optie, zal het logboekproces per administratie worden doorlopen. U kunt in elke administratie de logboekfuncties dan alleen voor de administratie uitvoeren waarin u bent ingelogd.

WebClient: Stylesheet 
Kies de stylesheet die u wilt gebruiken in de WebClient interface. U hebt de keuze uit:

  • Gebruik administratie stylesheet. Hiermee geeft u aan dat u per administratie een andere stylesheet wilt hanteren en dat voor de stylesheet gekeken moet worden naar de instelling in de administratiegegevens.
  • Standaard
  • Blauw
  • Groen
  • Oranje
  • Oekraïense vlag.

Tabblad - Talen

Multi taal Markeer deze optie als u gebruik wilt maken van de multitaalfunctionaliteit om vertalingen van omschrijvingen van ingevoerde stamgegevens in te kunnen voeren. 

Taal 1 t/m 5
Geef de omschrijving van de additionele talen aan. Als u bijvoorbeeld naast de reguliere omschrijvingen tevens de vertalingen in het Duits en Frans wenst in te geven, voert u voor 'Taal 1' de waarde 'Duits' of 'Deutsch' en voor 'Taal 2' de waarde 'Frans' of 'Francais'. Deze omschrijving wordt getoond wanneer u bij het invoeren van gegevens op de knop 'Andere talen' klikt.

Tabblad - Data autorisatie 

Middels data autorisatie kunt u rechten voor gebruikers beperken. Gebruikers kunnen dan wel toegang hebben tot een bepaald menupad voor invoer of voor het opvragen van een specifiek overzicht, maar kunnen afhankelijk van de data autorisatie wel/geen informatie terugzien op entiteitniveau. 

Voorbeeld: Een gebruiker heeft rechten op het menupad [Finance: Grootboek, Invoeren Boekingen, Inkoopboek]. Data autorisatie voor dagboekinvoer is geactiveerd. Vervolgens is data-autorisatie gegeven om boekingen te maken in dagboek '60' ,maar niet in de overige inkoopboeken.

U kunt data autorisatie activeren voor de volgende gegevens:

Kostenplaats
Activeer om gebruikers toegang tot kostenplaatsen toe te kennen of te ontnemen.

Dagboek (Invoer)
Activeer om gebruikers rechten voor het invoeren van boekingen in bepaalde dagboeken toe te kennen of te ontnemen.

Dagboek(Verslag)
Activeer om gebruikers rechten voor het opvragen van verslagen voor bepaalde dagboeken toe te kennen of te ontnemen.

Dagboek (Verwerken)
Activeer om gebruikers rechten voor het verwerken van boekingen voor bepaalde dagboeken toe te kennen of te ontnemen.

Dagboek (Verwijderen)
Activeer om gebruikers rechten voor het verwijderen van boekingen voor bepaalde dagboeken toe te kennen of te ontnemen.

Urenboeking (Fiattering) Activeer om gebruikers uurboekingen te laten fiatteren voor bepaalde projecten. Deze optie dient te worden gemarkeerd indien u in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Projectgroepen] aangeeft dat fiatteur1 of fiatteur2 uren mag fiatteren op basis van een rol.

Project
Activeer om gebruikers toegang tot projecten toe te kennen of te ontnemen.

EDIS-applicatie
Activeer om gebruikers toegang tot EDIS-aaplicaties toe te kennen of te ontnemen. Deze restrictie is van toepassing op elk selectiescherm op EDIS-applicaties in de gehele applicatie Exact Financials.

 

Tabblad - Wachtwoorden

Gebruik wachtwoordbeheer

Geef aan of u gebruik wilt maken van wachtwoordbeheer. Als u deze optie niet aanvinkt zal de functionaliteit niet worden geactiveerd. Door deze optie te markeren zal het mogelijk zijn om het wachtwoord van gebruikers aan te passen via [Systeem: Beveiliging, Autorisatie, Gebruikers, Onderhoud].

Wachtwoordlengte (Minimum)
Via deze optie kan de minimale lengte van het gebruikerswachtwoord worden aangegeven. Gebruikers die inloggen met een wachtwoord dat korter is dan de gespecificeerde lengte zullen gevraagd worden hun wachtwoord aan te passen.

Wachtwoordsterkte (Minimum)
U kunt aangeven wat de minimale wachtwoordsterkte is die u van uw gebruikers verwacht. U heeft de keuze tussen de volgende sterkten:

  • Beste
  • Sterk
  • Gemiddeld
  • Zwak
  • Geen

Hoe sterker het wachtwoord hoe meer eisen worden gesteld aan de lengte en de zwaarte daarvan (minimaal aantal tekens, hoofdletters, kleine letters, bijzonderdere tekens en het gebruik van cijfers). Bij vastlegging wordt het wachtwoord getoetst en wordt de sterkte gecalculeerd; indien nodig wordt aan de gebruiker gevraagd een "sterker" wachtwoord vast te leggen.

Wachtwoord verloopt/ Aantal dagen
Via deze optie kunnen gebruikers gedwongen worden om hun wachtwoord te wijzigen na het verstrijken van het opgegeven aantal dagen. Indien u 'Ja' kiest, kunt u bij 'Aantal dagen' aangeven na hoeveel dagen de gebruikers een nieuw wachtwoord op moeten geven. Gebruikers zul gewezen worden op het verlopen van het wachtwoord 10, 5, 4, 3, 2 en 1 dag(en) van te voren.

Wachtwoordhistorie / Aantal dagen
Deze optie geeft u de mogelijkheid om de gebruiker te dwingen om hun wachtwoord te veranderen naar een nieuw, nog niet eerder gebruikt wachtwoord. Het vorige wachtwoord zal voor het ingegeven een aantal dagen geblokkeerd worden.

Inlogpogingen (Maximum)
Geef hier aan hoe vaak een gebruiker een inlogpoging mag doen alvorens hij wordt geblokkeerd. Standaard staat dit aantal op 3. Dit houdt in dat wanneer een gebruiker driemaal een foutief wachtwoord ingeeft de gebruiker wordt geblokkeerd. Indien het aantal inlogpogingen niet wenst te beperken voert u hier 0 in.

Duur: Gebruiker toegang weigeren (Minuten)
Indien u een aantal inlogpogingen heeft opgegeven, kunt u hier aangeven hoe lang een gebruiker geblokkeerd moet worden. Indien u hier een 0 invoert blijft de gebruiker geblokkeerd, tenzij de blokkade handmatig wordt opgeheven in het onderhoud van de gebruiker.

Tabblad - Actielog

Middels actie logging kunt de acties zoals aanmaken, goedkeuren, afdrukken, afkeuren of verwerken van transacties automatisch loggen in de notities van de desbetreffende entiteit. Geef op dit tabblad aan voor welke entiteit(en) u actie logging wilt activeren.
Let op: het is niet mogelijk om deze instellingen te wijzigen indien de entiteit als centraal stamgegeven is gedefinieerd.

Bestelling
Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van bestellingen wenst vast te leggen.

Ontvangst
Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van ontvangsten wenst vast te leggen.

Inkoopfactuur
Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van inkoopfacturen wenst vast te leggen.

Order
Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van verkooporders wenst vast te leggen.

Verkoopfactuur
Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van verkoopfacturen wenst vast te leggen.

Activum
Markeer deze optie als u het aanmaken van activa wenst vast te leggen.

Project
Markeer deze optie als u het aanmaken van projecten wenst vast te leggen.

Debiteur
Markeer deze optie als u het aanmaken een debiteur wenst vast te leggen.

Debiteuren openstaande posten
Markeer deze optie als u het aanmaken van openstaande posten van de debiteuren wenst vast te leggen.

Crediteur
Markeer deze optie als u het aanmaken van een crediteur wenst vast te leggen.

Crediteuren openstaande posten
Markeer deze optie als u het aanmaken van openstaande posten van de crediteuren wenst vast te leggen.

Grootboekrekening
Markeer deze optie als u het aanmaken van een grootboekrekening wenst vast te leggen.

Inkomende factuur
Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van een inkomende facturen wenst vast te leggen.

Meer mogelijkheden tot logging van bovenstaande entiteiten kunt u instellen via het logboek

Tabblad - AVG 

In verband met AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens/GDPR) is het mogelijk debiteuren/crediteuren/(project-)werknemers samen te voegen om deze anoniem te maken. De transacties die aan deze stamgegevens gekoppeld zijn blijven dan wel bestaan maar zijn gekoppeld aan de 'anonieme' merge debiteur/crediteur/werknemer.

Debiteur
Selecteer de (anonieme) debiteur. Wanneer een debiteur via AVG wordt samengevoegd worden de transacties naar dit debiteurnummer vernummerd.

Crediteur
Selecteer de (anonieme) crediteur. Wanneer een crediteur via AVG wordt samengevoegd worden de transacties naar dit crediteurnummer vernummerd.

Werknemer
Selecteer de (anonieme) werknemer. Wanneer een werknemer via AVG wordt samengevoegd worden de transacties naar dit werknemernummer vernummerd.

Tabblad - Restricties 

Op dit tabblad kunt u de verschillende mogelijke combinaties van restricties (de-)activeren.

Actief
Hiermee maakt u een combinatie van tabellen actief.

Nieuwe entiteit (Vanaf)
Dit is een instelling voor een nieuw toegevoegde entiteit b.v. een nieuwe grootboekrekening. Er zijn 3 mogelijkheden:

  • Altijd toestaan
    Wanneer een nieuwe entiteit wordt toegevoegd dan er geen beperking. Stel je maakt een grootboekrekening aan die ook een kostenplaatsrekening is dan zijn alle kostenplaatsen toegestaan.
  • Niet toestaan
    Wanneer een nieuwe entiteit wordt toegevoegd dan zijn geen velden gekoppeld. In bovenstaande voorbeeld is dan geen kostenplaats toegestaan. U wordt dus gedwongen om kostenplaatsen aan de grootboekrekening te koppelen.
  • Niet als restrictie
    Wanneer een nieuwe entiteit wordt toegevoegd dan is de beschikbaarheid afhankelijk van het feit of er restricties zijn. Als er een restrictie gedefiniëerd is dan zal geen kostenplaats geselecteerd kunnen worden in een boeking
Wij adviseren om deze instellling op Altijd toestaan te definiëren.

Nieuwe entiteit (Naar)
Dit is een instelling voor een nieuw toegevoegde entiteit b.v. een nieuwe kostenplaats. Er zijn 3 mogelijkheden:
  • Niet toestaan
    Wanneer een nieuwe entiteit wordt toegevoegd dan wordt deze niet toegevoegd aan de toegestane velden in de restrictie. Stel dat bij grootboekrekening 4000 in de restrictie is vastgelegd dat alleen kostenplaatsen A en B toegestaan zijn. Als kostenplaats C wordt aangemaakt dat zal deze niet te selecteren zijn als grootboekrekening 4000 wordt ingevoerd.
  • Altijd toestaan
    Wanneer een nieuwe entiteit wordt toegevoegd dan wordt deze toegevoegd aan de toegestane entiteiten. In het voorgaande voorbeeld zal kostenplaats C toegevoegd worden aan de toegestanden kostenplaatsen A en B. Dit geldt voor alle grootboekrekeningen die ook kostenplaatsrekening zijn.
  • Niet als restrictie
    Wanneer een nieuwe entiteit wordt toegevoegd dan is deze beschikbaar wanneer er geen restricties gedefinieerd zijn. In het voorgaande voorbeeld zal kostenplaats C niet beschikbaar zijn bij grootboekrekening 4000 maar wel bij grootboekrekeningen waarvoor geen restrictie gedefinieerd is.

Gerelateerde onderwerpen

 

Exact Financials > Inrichting Systeem 

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 17.496.024
 Assortment:  Date: 02-05-2022
 Release:  Attachment:
 Disclaimer