Voor u aan de slag kunt met Exact Financials, dient u een aantal zaken in te stellen. De belangrijkste algemene instellingen met betrekking tot het systeem/ beheer vindt u via [System: Bestand, Systeeminstellingen]. Deze instellingen zijn van algemene aard en hebben bijvoorbeeld betrekking op de toegang en de rechten. De instellingen zijn verdeeld over verschillende tabbladen, volg de hyperlink om direct naar het gewenste tabblad te gaan.
Duizendtal separator Geef aan of u bedragen op overzichten met of zonder duizendtalseparator getoond wilt zien. Of u decimalen gebruikt, hangt af van de wijze waarop u uw valuta heeft gedefinieerd.
Bedragformaat Geef het aantal posities voor de komma voor de bedragen die op overzichten worden getoond. Het maximale formaat is 15 posities. Als u bijvoorbeeld 6 posities zou aangeven dan zullen bedragen van maximaal 6 posities (-999999,99) voor de komma kunnen worden ingevoerd.
Wijzig: Bankrekeningtype Als u een bankrekening koppelt aan bijvoorbeeld een debiteur of crediteur, dan zal de waarde in het veld 'Type rekening' als standaardwaarde worden voorgesteld. Als u de optie 'Wijzig: Bankrekeningtype' niet activeert, dan kan alleen het bankrekeningtype dat u selecteert bij 'Type rekening' worden gebruikt in deze administratie. Als deze optie wel geactiveerd is, kunnen ook andere bankrekeningtypes worden geselecteerd bij het koppelen van een bankrekening. Type rekening Definieer het standaard bankrekeningtype. Als u een bankrekening koppelt aan bijvoorbeeld een debiteur of crediteur, dan zal deze waarde als standaardwaarde worden voorgesteld. Bankrekeningtypen kunnen worden gekoppeld aan een bankboek, crediteuren, debiteuren en administratiegegevens.
Logboek per administratie Deze instelling is van toepassing op alle administraties in de database. Als u deze optie markeert, zal deze optie in alle administraties worden aangevinkt. Bij activering van deze optie, zal het logboekproces per administratie worden doorlopen. U kunt in elke administratie de logboekfuncties dan alleen voor de administratie uitvoeren waarin u bent ingelogd.
Stylesheet WebClient Kies de stylesheet die u wilt gebruiken in de WebClient interface. U hebt de keuze uit:
Multi taal Markeer deze optie als u gebruik wilt maken van de multitaalfunctionaliteit om vertalingen van omschrijvingen van ingevoerde stamgegevens in te kunnen voeren.
Taal 1 t/m 5 Geef de omschrijving van de additionele talen aan. Als u bijvoorbeeld naast de reguliere omschrijvingen tevens de vertalingen in het Duits en Frans wenst in te geven, voert u voor 'Taal 1' de waarde 'Duits' of 'Deutsch' en voor 'Taal 2' de waarde 'Frans' of 'Francais'. Deze omschrijving wordt getoond wanneer u bij het invoeren van gegevens op de knop 'Andere talen' klikt.
Middels Gegevens-autorisatie kunt u rechten voor gebruikers beperken. Gebruikers kunnen dan wel toegang hebben tot een bepaald menupad voor invoer of voor het opvragen van een specifiek overzicht, maar kunnen afhankelijk van de gegevens-autorisatie wel/geen informatie terugzien op entiteitniveau.
Voorbeeld: Een gebruiker heeft rechten op het menupad [Finance: Grootboek, Invoeren Boekingen, Inkoopboek]. Gegevens-autorisatie voor dagboekinvoer is geactiveerd. Vervolgens is gegevens-autorisatie gegeven om boekingen te maken in dagboek '60' ,maar niet in de overige inkoopboeken.
Dagboek(Verslag) Activeer om gebruikers rechten voor het opvragen van verslagen voor bepaalde dagboeken toe te kennen of te ontnemen.
Project Activeer om gebruikers toegang tot projecten toe te kennen of te ontnemen.
Geef aan of u gebruik wilt maken van wachtwoordbeheer. Als u deze optie niet aanvinkt zal de functionaliteit niet worden geactiveerd. Door deze optie te markeren zal het mogelijk zijn om het wachtwoord van gebruikers aan te passen via [Systeem: Beveiliging, Autorisatie, Gebruikers, Onderhoud].
Wachtwoordlengte (Minimum) Via deze optie kan de minimale lengte van het gebruikerswachtwoord worden aangegeven. Gebruikers die inloggen met een wachtwoord dat korter is dan de gespecificeerde lengte zullen gevraagd worden hun wachtwoord aan te passen.
Wachtwoordsterkte (Minimum) U kunt aangeven wat de minimale wachtwoordsterkte is die u van uw gebruikers verwacht. U heeft de keuze tussen de volgende sterkten:
Hoe sterker het wachtwoord hoe meer eisen worden gesteld aan de lengte en de zwaarte daarvan (minimaal aantal tekens, hoofdletters, kleine letters, bijzonderdere tekens en het gebruik van cijfers). Bij vastlegging wordt het wachtwoord getoetst en wordt de sterkte gecalculeerd; indien nodig wordt aan de gebruiker gevraagd een "sterker" wachtwoord vast te leggen.
Wachtwoord verloopt/ Aantal dagen Via deze optie kunnen gebruikers gedwongen worden om hun wachtwoord te wijzigen na het verstrijken van het opgegeven aantal dagen. Indien u 'Ja' kiest, kunt u bij 'Aantal dagen' aangeven na hoeveel dagen de gebruikers een nieuw wachtwoord op moeten geven. Gebruikers zul gewezen worden op het verlopen van het wachtwoord 10, 5, 4, 3, 2 en 1 dag(en) van te voren.
Wachtwoordhistorie / Aantal dagen Deze optie geeft u de mogelijkheid om de gebruiker te dwingen om hun wachtwoord te veranderen naar een nieuw, nog niet eerder gebruikt wachtwoord. Het vorige wachtwoord zal voor het ingegeven een aantal dagen geblokkeerd worden.
Inlogpogingen (Maximum) Geef hier aan hoe vaak een gebruiker een inlogpoging mag doen alvorens hij wordt geblokkeerd. Standaard staat dit aantal op 3. Dit houdt in dat wanneer een gebruiker driemaal een foutief wachtwoord ingeeft de gebruiker wordt geblokkeerd. Indien het aantal inlogpogingen niet wenst te beperken voert u hier 0 in.
Duur: Gebruiker toegang weigeren (Minuten) Indien u een aantal inlogpogingen heeft opgegeven, kunt u hier aangeven hoe lang een gebruiker geblokkeerd moet worden. Indien u hier een 0 invoert blijft de gebruiker geblokkeerd, tenzij de blokkade handmatig wordt opgeheven in het onderhoud van de gebruiker.
Bestelling Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van bestellingen wenst vast te leggen.
Ontvangst Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van ontvangsten wenst vast te leggen.
Inkoopfactuur Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van inkoopfacturen wenst vast te leggen.
Order Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van verkooporders wenst vast te leggen.
Verkoopfactuur Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van verkoopfacturen wenst vast te leggen.
Activum Markeer deze optie als u het aanmaken van activa wenst vast te leggen.
Project Markeer deze optie als u het aanmaken van projecten wenst vast te leggen.
Debiteur Markeer deze optie als u het aanmaken een debiteur wenst vast te leggen.
Debiteuren openstaande posten Markeer deze optie als u het aanmaken van openstaande posten van de debiteuren wenst vast te leggen.
Crediteur Markeer deze optie als u het aanmaken van een crediteur wenst vast te leggen.
Crediteuren openstaande posten Markeer deze optie als u het aanmaken van openstaande posten van de crediteuren wenst vast te leggen.
Grootboekrekening Markeer deze optie als u het aanmaken van een grootboekrekening wenst vast te leggen.
Inkomende factuur Markeer deze optie als u de acties gerelateerd aan de afhandeling van een inkomende facturen wenst vast te leggen.
Meer mogelijkheden tot logging van bovenstaande entiteiten kunt u instellen via het logboek
Werknemer Selecteer de (anonieme) werknemer. Wanneer een werknemer via AVG wordt samengevoegd worden de transacties naar dit werknemernummer vernummerd.
Nieuwe entiteit (Vanaf) Dit is een instelling voor een nieuw toegevoegde entiteit b.v. een nieuwe grootboekrekening. Er zijn 3 mogelijkheden: