Loonaangifte aanmaken en verwerken

Wanneer u op de knop 'Filter' klikt komt het filter naar voren. U kunt het opgegeven traject uit het eerste scherm hierin wijzigen.

Medewerker

In dit veld kunt u een traject van medewerkers of één medewerker selecteren. Standaard is hier de criteria ingevuld die u in het eerste scherm in het veld 'Medewerker' heeft opgegeven.

Aangifte

In dit veld kunt u aanvinken welke aangiften getoond dienen te worden. Als u alleen aangiften wilt zien die verwerkt zijn, dan kunt u de optie 'Verricht' aanvinken. Wilt u alleen aangiften zien die zijn aangemaakt, maar nog niet zijn verwerkt, dan kunt u de optie 'Niet verricht' aanvinken. Als u alle aangiften, aangemaakt en/ of verwerkt, wilt zien, dan kunt u de optie 'Alle' aanvinken. Standaard is deze optie aangevinkt.

Loonjaar

In dit veld kunt u het loonjaar selecteren. Standaard is het loonjaar geselecteerd die u in het eerste scherm heeft opgegeven.

Aangifteperiode

U kunt hier een selectie maken op één aangifteperiode, een traject van aangifteperiode of alle aangifteperioden. Standaard is hier de criteria ingevuld die u in het eerste scherm in het veld 'Aangifteperiode' heeft opgegeven.

Groepeer op
In deze twee velden kunt u de resultaten groeperen. Als u het linker 'Groepeer op'-veld op 'Geen' zet, dan kunt u het rechter 'Groepeer op'-veld niet benaderen. Standaard staan deze velden gegroepeerd op 'Loonheffingennummer' en 'Aangifteperiode'.

De volgende velden zijn zichtbaar als u op de knop heeft geklikt.

Loonheffingennummer

In dit veld kunt u een loonheffingennummer selecteren. Per werkgever wordt een loonheffingennummer getoond. Volgnummer
In dit veld kunt u een selectie maken op het volgnummer van de aangiften.

Sectie Soort aangifte

In deze sectie kunt u aangeven welke typen aangiften u wilt zien. Er zijn drie typen aangiften.

Volledig

Een volledige aangifte maakt u aan als u een aangifteperiode voor de eerste keer gaat aangeven. Zowel de werkgevergegevens, de berekende premies als de werknemergegevens worden in de aangifte meegenomen.

Aanvulling

Een aanvullende aangifte verstuurt u wanneer slechts een aantal werknemergegevens onjuist waren bij de ingezonden volledige aangifte over de aangifteperiode. Een aanvullende aangifte dient verzonden te worden naar de Belastingdienst binnen het verstrijken van het aangiftetermijn.

Correctie

Een correctie-aangifte kunt u aanmaken wanneer een correctieverplichting aan u is opgelegd of wanneer u zelf na de aangiftetermijn constateert dat de verzonden volledige of aanvullende aangifte fouten bevat. Een correctie-aangifte dient altijd samen met een volledige of aanvullende aangifte verstuurd te worden. Wanneer u een correctie-aangifte aanmaakt over een vorig aangiftetijdvak, dan dient deze samen met de loonaangifte over de huidige periode naar de Belastingdienst verzonden worden.

Sectie Afdrukken

Type overzicht

In deze sectie kunt u aangeven of u een verkort of een uitgebreid overzicht wil opvragen van de geselecteerde loonaangifte. Met behulp van de knop 'Afdrukken' kunt u een overzicht opvragen. Als u kiest voor de optie 'Uitgebreid', worden alle delen van de loonaangifte getoond. Kiest u voor de optie 'Verkort', dan wordt het nominatieve gedeelte van de loonaangifte niet getoond. Standaard is als type overzicht 'Uitgebreid' geselecteerd.

Lay-out

Hier kunt u aangeven of u als lay-out de XML weergave wilt gebruiken of de Exact weergave. Wilt u de XML weergave gebruiken, dan dient u de optie ‘Belastingdienst’ te selecteren. Wilt u niet de XML weergave, dan dient u de verslagoptie ‘Exact’ te selecteren.

Onder het filter en trajectgegevens worden de regels getoond van de loonaangiften die reeds zijn aangemaakt en/of verwerkt.

Afhankelijk van de groepeer op-opties ziet u de hier kolommen staan.
Het volgnummer dat wordt getoond is een intern volgnummer. Bij de eerste aangifte is dit standaard 0, u kunt bij het aanmaken van de loonaangifte een ander intern volgnummer ingeven.  

Onder de regels van de loonaangiften kunt u op de knop klikken. Tevens wordt getoond hoeveel rijen getoond worden in het scherm.

Als u op de knop klikt, wordt van de geselecteerde loonaangifte(n) de bedragen getoond. Wanneer u geen loonaangifte heeft geselecteerd, dan worden de bedragen van alle getoonde loonaangiften bij elkaar opgeteld.

Actualiseren

Met deze optie kunt u het scherm verversen en worden alle gegevens geactualiseerd.

Zoomen

U kunt inzoomen op de geselecteerde loonaangifte met behulp van deze knop. In een volgend scherm wordt de gedetailleerde informatie getoond, bijvoorbeeld per medewerker een regel. Afhankelijk van de opties waarop u gegroepeerd heeft wordt dit scherm ziet u de gedetailleerde informatie.

Medewerker

Deze knop is actief wanneer er gegroepeerd is op medewerker en u heeft een medewerkerregel geselecteerd. Het onderhoud van de medewerker uit menu [Salaris, Personeel, Onderhouden ] opent u met behulp van deze knop.

Rubrieken

Middels deze knop kunt u de aangifte rubrieken onderhouden.

Afdrukken

Een overzicht van de geselecteerde loonaangifte kunt u opvragen met behulp van deze knop. Afhankelijk van het type overzicht wordt een uitgebreid of een verkort overzicht getoond. In het overzicht, onder het tweede gedeelte, de volgende regel. Met behulp van de link in de tekst 'Rapport afdrukken' kunt u het overzicht afdrukken.

In het overzicht worden op de regels 'Foutmeldingen' en 'Waarschuwingen' foutmeldingen en waarschuwingen gegeven die betrekking op deze loonaangifte. U kunt hierbij denken aan een melding dat bij een medewerker geen adresgegevens zijn ingevuld.

Exporteren
Met behulp van deze knop kunt u de regels die in het scherm getoond worden exporteren naar Microsoft Excel. In Microsoft Excel kunt u het overzicht afdrukken en eventueel bewerken.

Historie
Een overzicht van de verwerkte loonaangiften kunt u opvragen middels deze knop. Het aantal rijen dat getoond wordt is zichtbaar in de regel 'Rijen' onderaan het scherm. In dit overzicht beschikt u over de volgende knoppen:

Verwijderen

Als u een loonaangifte heeft verwerkt, maar nog niet heeft verzonden naar de Belastingdienst dan zou u deze kunnen verwijderen. Dit is echter alleen mogelijk via deze knop in het historie scherm. Wanneer u een loonaangifte heeft verzonden naar de Belastingdienst, dan kunt u deze loonaangifte ook via dit menupad verwijderen. Wij raden u dat echter af. Op die manier kunt u de reeds verzonden aangifte niet meer bekijken, mocht dat nodig zijn.

Sluiten

Met behulp van deze knop sluit u het huidige scherm en keert u terug naar het vorige scherm.

Aanmaken

Deze knop wordt hieronder uitgebreid besproken en is bedoeld om een nieuwe loonaangifte aan te maken.  Vanuit het scherm 'loonaangifte' kunt u een nieuwe loonaangifte aanmaken door op de knop 'Aanmaken' te klikken.  

Sectie Traject

Bij 'Loonjaar' kunt u het loonjaar ingeven waarvoor u de loonaangifte wilt doen. Vervolgens dient u uw loonheffingennummer te selecteren.  En selecteer tevens de medewerkers waarvoor u de loonaangifte wilt uitvoeren.

Sectie Aangifte

Bij de frequentie geeft u in of de aangifte maandelijks of elke vier weken plaats vindt. Een jaarlijkse of halfjaarlijkse aangifte zijn slechts in uitzonderlijke gevallen toegestaan. Raadpleeg hiervoor de Belastingdienst.
Bij het 'Tijdvak' kunt u tijdvak 1 tot en met 12 ingeven, kies hier het tijdvak waarvoor u de aangifte wilt doen. Bij het 'Type' geeft u in of u een volledige aangifte doet, een aanvulling op een reeds eerder gedane aangifte of een correctie hierop. De toelichting op het type staat eerder in dit document onder 'Sectie Soort aangifte '.

Onderaan het scherm staan de knoppen 'Start' en 'Sluiten'.

Start

Als u op deze knop klikt maakt u de loonaangifte aan. De loonaangifte komt dan naar voren in het vorige scherm en kunt u een verslag opvragen van de loonaangifte met behulp van de knop 'Afdrukken'. De loonaangifte is dan nog niet verwerkt en ook niet verzonden naar de Belastingdienst.

Sluiten

Wanneer u op deze knop klikt wordt het scherm gesloten. Er wordt dan geen loonaangifte aangemaakt. U komt terug in het vorige scherm.

Controle

Met behulp van deze knop start u de controles loonaangifte op. Als u eerst de aangemaakte loonaangifte selecteert kunt u daarna de controles loonaangifte opstarten. De controles 'Medewerkers die nog niet zijn toegewezen aan een loonaangifte' en 'Verwerkte salarisboekingen die nog niet zijn toegewezen aan een loonaangifte' kunt u nu aanvinken.

Verwerken

De aangemaakte loonaangifte kunt u middels deze knop verwerken. De loonaangifte wordt na het verwerken niet automatisch verzonden naar de Belastingdienst. Dit dient u uit te voeren via Verzenden via Digipoort.

Loonheffingennummer

In dit veld wordt het loonheffingennummer getoond van de geselecteerde loonaangifte die reeds aangemaakt, maar nog niet verwerkt is. Dit veld is informatief en kunt u om die reden niet wijzigen.

Inhoudingsplichtige

In dit veld wordt de inhoudingsplichtige getoond. Dit is de naam van de werkgever van de geselecteerde loonaangifte die reeds is aangemaakt, maar nog niet is verwerkt. Dit veld is informatief en niet wijzigbaar.

Aangifteperiode

In dit veld wordt de aangifteperiode getoond. Dit is de aangifteperiode van de geselecteerde loonaangifte die reeds is aangemaakt, maar nog niet is verwerkt. Dit veld is informatief en niet wijzigbaar.

Soort

In dit veld wordt de aangiftetype getoond. Dit is de aangiftetype van de geselecteerde loonaangifte die reeds is aangemaakt, maar nog niet is verwerkt. Dit veld is informatief en niet wijzigbaar.

Volgnummer in periode

Het nummer dat u hier ziet staan is het interne volgnummer. Dit volgnummer wordt niet doorgegeven aan de Belastingdienst.

Sectie Aangiftegegevens

Volgnummer inzending

In dit veld kunt u het volgnummer van de inzending ingeven. Voor de eerste inzending komt standaard 1 te staan.  

Aanlevering

In dit veld kunt u de aanlevering selecteren. U heeft de keuze uit 'Elektronisch' en 'Ander kanaal'. In de meeste gevallen zal de optie 'Elektronisch' gebruikt worden aangezien u vanaf 1 januari 2006 verplicht bent om de loonaangifte elektronisch naar de Belastingdienst te verzenden.  

Bestandenpad

In dit veld kunt u het bestandenpad opgeven waar het aangiftebestand geplaatst dient te worden. Dit veld is alleen actief wanneer u in het veld 'Aanlevering' heeft gekozen voor 'Ander kanaal'.  

Contactpersoon

In de loonaangifte dient ook een contactpersoon vermeldt te staan. De Belastingdienst kan contact opnemen met deze contactpersoon in geval van vragen. De contactpersoon dient als werknemer in de administratie aanwezig te zijn.  

Telefoonnummer

In dit veld wordt het telefoonnummer van de geselecteerde contactpersoon getoond. U kunt dit nummer zelf ingeven.

Sectie Betaling

Betaling aanmaken

Als u deze optie aanvinkt wordt een boeking voor de betaling aangemaakt. Er wordt dan een openstaande post gecreëerd. Standaard is deze optie niet aangevinkt.

Memoriaal

In dit veld kunt u een memoriaaldagboek selecteren. In dit dagboek wordt de betalingsboeking aangemaakt. Dit veld is alleen actief als de optie 'Betaling aanmaken' is aangevinkt. 

Crediteurenrekening

In dit veld kunt u de crediteurenrekening selecteren. Als een betalingsboeking wordt aangemaakt, dan wordt het bedrag opgeboekt op deze rekening zodat er een openstaande post ontstaat voor de crediteur die in het veld 'Belastingdienst' in het onderhoud van de betreffende relatienummer is geselecteerd. Dit veld is alleen actief als de optie 'Betaling aanmaken' is aangevinkt. 

Betalingsdatum

In dit veld kunt u de betalingsdatum opgeven. Dit veld is alleen actief als de optie 'Betaling aanmaken' is aangevinkt. 

Sectie Overige bedragen

Afdrachtsvermindering S&O

In dit veld kunt u de afdrachtsvermindering S&O invullen.

Onderaan het scherm staan de knoppen 'OK' en 'Sluiten'.

OK

Als u op deze knop klikt verschijnt een scherm waarin u de correctie-aangifte(n) kunt selecteren. Een correctie-aangifte dient samen met een volledige of aanvullende aangifte verwerkt en verzonden worden naar de Belastingdienst.

Nadat u de correctie-aangifte selecteert, of als u geen correctie-aangifte wilt verwerken en verzenden met deze loonaangifte, dan kunt u op de knop 'Start' klikken. De loonaangifte wordt dan verwerkt en in het aangiftebeheer geplaatst zodat u de loonaangifte kunt verzenden naar de Belastingdienst.

Sluiten

Als u op deze knop klikt wordt de loonaangifte niet verwerkt, wordt dit scherm gesloten en komt u terug in het vorige scherm.

Verwijderen

U kunt aangemaakte loonaangiften verwijderen middels deze knop. U dient hiervoor de loonaangifte te selecteren en daarna op deze knop te klikken. Als de loonaangifte al verwerkt is, dan is het niet mogelijk om de loonaangifte te verwijderen middels deze knop. Reeds verwerkte loonaangiften kunt u verwijderen middels de knop 'Verwijderen' die u kunt benaderen via de knop 'Historie' in dit scherm.

Sluiten

Wanneer u op deze knop klikt wordt het scherm gesloten. Er wordt dan geen loonaangifte aangemaakt. U komt terug in het vorige scherm.