BestelnummerHier staat het eerste vrije nummer weergegeven, dat als standaard gebruikt kan worden voor het invoeren van bestellingen. U kunt dit nummer aanpassen en het zal met '1' opgehoogd worden, nadat een bestelling ingevoerd is.
OntvangstnummerHier staat het eerste vrije nummer weergegeven, dat als standaard gebruikt kan worden voor het invoeren van ontvangsten. U kunt dit nummer aanpassen en het zal met '1' opgehoogd worden, nadat een ontvangst ingevoerd is.
BoekstuknummerHier staat het eerste vrije nummer weergegeven, dat als standaard gebruikt kan worden voor het invoeren van inkoopfacturen. U kunt dit nummer aanpassen en het zal met '1' opgehoogd worden, nadat een inkoopfactuur ingevoerd is.
Bestelling: fiatteringAls u bestellingen wilt fiatteren, voordat ze afgedrukt of verwerkt worden, dient u deze instelling aan te vinken.
Ontvangsten invoeren voor tekstregelsU kunt kiezen of u ontvangsten wilt invoeren voor tekstregels die ingevoerd zijn in de bestellingen. U kunt uit drie opties kiezen:
Bestelling: BevestigingAls u een bevestiging van de bestellingen wilt hebben, dient u deze instelling aan te kruisen. U kunt de bevestiging van de bestellingen gebruiken om te controleren of uw leverancier uw bestellingen goed heeft verwerkt. Als u deze instelling aankruist, kan een bestelling niet verwerkt worden als hij niet bevestigd is. Bevestiging is een optionele stap in het proces.
Ontvangst: AfdrukkenIn dit veld kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van het afdrukken van ontvangsten. U kunt kiezen uit drie opties:
Ontvangst: FiatteringAls u ontvangsten wilt fiatteren, voordat ze afgedrukt of verwerkt worden, dient u deze instelling aan te vinken.
Inkoopfactuur: AantalWilt u bij het boeken van de inkoopfactuur het aantal in de artikel regel boeken o.b.v. het aantal uit de bestelling of uit de ontvangst.
Inkoopfactuur: FiatteringAls u inkoopfacturen wilt fiatteren, voordat ze afgedrukt of verwerkt worden, dient u deze instelling aan te vinken.
Maximum: BetalingsverschilHier geeft u het maximale verschil aan wat mag bestaan bij het automatisch afletteren van ontvangsten.met inkoopfacturen.
Bestellingen: Lay-outHier geeft u de standaard lay-out aan waarmee een bestelling wordt afgedrukt. Dit is een voorstel, u kunt de lay-out wijzigen bij het afdrukken van bestellingen.
Ontvangst: Lay-outHier geeft u de standaard lay-out aan waarmee een bestelling wordt afgedrukt. Dit is een voorstel, u kunt de lay-out wijzigen bij het afdrukken van bestellingen.
Verdeling order/vrachtkostenUw leveranciers hebben aangegeven hoe zij willen dat u de order- en vrachtkosten die zij berekenen betaalt, als er voor één bestelling meer dan één inkoopfactuur aangemaakt wordt. In deze instelling kunt u aangeven op welke manier (de meeste van) uw leveranciers willen dat u de order- en vrachtkosten betaalt.
Voorbeeld
U ontvangst een factuur van 1000,-. U moet orderkosten van 50,- betalen. U betaalt de eerste 50% van de factuur. U dient dan 50% van 50,- orderkosten te betalen: 25,-.
Als een leverancier u een factuur stuurt waar order- of vrachtkosten op staan en deze leverancier wil dat u de kosten op een andere wijze betaalt dan u in deze instelling heeft aangegeven, kunt u het bedrag van de factuur die u invoert handmatig wijzigen.
Breedte tekstregelsVoer de breedte in die u voor een tekstregel of tekstartikelen wilt gebruiken. Dit is het aantal karakters dat u kunt gebruiken voor een tekstregel of tekstartikelen. De breedte wordt ook gebruikt in algemene tekstcodes in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Algemene tekstcodes], voor tekstartikelen in [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] en in onderhoud extra artikelomschrijvingen in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Extra omschrijvingen].
Blokkeren: Financiële boekingenHiermee geeft u aan of boekingen die het gevolg zijn van het journaliseren van ontvangsten of inkoopfacturen in de financiële module gewijzigd of verwijderd mogen worden. Hiermee heeft u meer controle over de aansluiting (consistentie) van de logistieke administratie met de financiële administratie.
LeverdagenHier geeft u het aantal dagen op waarmee de verwachte ontvangstdatum wordt berekend.
Ontvangst: DagboekHier geeft u aan in welke dagboek de boeking van een ontvangst wordt aangemaakt.
Ontvangst: VerdichtingHier geeft u aan of journaalposten al dan niet verdicht aangemaakt moeten worden. U heeft de volgende mogelijkheden.
Inkoopfactuur: VerdichtingHier geeft u aan of journaalposten al dan niet verdicht aangemaakt moeten worden. U heeft de volgende mogelijkheden.
Ontvangst: Jaar/PeriodeHier geeft u aan in welke periode de boekingen van de ontvangsten moeten worden aangemaakt. U heeft de volgende mogelijkheden:
Inkoopfactuur: Jaar/PeriodeHier geeft u aan in welke periode de boekingen van de inkoopfacturen moeten worden aangemaakt. U heeft de volgende mogelijkheden:
GB-rekening: Orderkosten, Vrachtkosten, Factuurkorting, BetalingsverschilHier definiëert u de grootboekrekening waarop de grootheden worden geboekt.
Kostenplaats: Orderkosten, Vrachtkosten, Factuurkorting, BetalingsverschilHier definiëert u de kostenplaats waarop de grootheden geboekt worden, mit de grootboekrekening als kostenplaatsrekening is gedefinieerd.
Kostendrager: Orderkosten, Vrachtkosten, Factuurkorting, BetalingsverschilHier definiëert u de kostendrager waarop de grootheden geboekt worden, mit de grootboekrekening als kostendragerrekening is gedefiniëerd.
Bij het afletteren in de de purchasemodule worden de ontvangsten en inkoopfacturen aan elkaar gekoppeld. Een voorbeeld van een boeking als gevolg van het afletteren:
Ontvangen goederen 1100Aan Ontvangen inkoopfacturen 1000Aan Prijsverschillen 100
Afletteren: Dagboek:Hier geeft u aan in welk dagboek de journaalpost van het afletteren moet worden aangemaakt.
Afletteren: Verdichting:Hier geeft u aan of journaalposten al dan niet verdicht aangemaakt moeten worden. U heeft de volgende mogelijkheden.
GB-rekening: Niet afgeletterde facturen:Hier geeft u de grootboekrekening aan die u wilt gebruiken voor het aanmaken van een handmatige aflettering van bestellingen waarvan een factuur ingevoerd is, maar een ontvangst nooit ingevoerd is.
GB-rekening: Niet afgeletterde ontvangsten:Hier geeft u de grootboekrekening aan die u wilt gebruiken voor het aanmaken van een handmatige aflettering van bestellingen waarvan een ontvangst ingevoerd is, maar een factuur nooit ingevoerd is.
Kostenplaats: Niet afgeletterde facturen/Niet afgeletterde ontvangsten:Hier geeft u de kostenplaats aan die gebruikt moet worden in de journaalpost van het handmatig afletteren mits de 'GB-rekening: Niet afgeletterde facturen/Ontvangsten' een kostenplaats rekening is.
Kostendrager: Niet afgeletterde facturen/Niet afgeletterde ontvangsten:Hier geeft u de kostendrager aan die gebruikt moet worden in de journaalpost van het handmatig afletteren mits de 'GB-rekening: Niet afgeletterde facturen/Ontvangsten' een kostendrager rekening is.
Op dit tabblad kunt u aangeven wat u wel en niet wilt aanpassen in het proces. Let wel op dat deze instellingen gelden voor iedere manier van invoer, handmatig maar dus ook door middel van EDIS of IFALL. Het kan met bijvoorbeeld met EDIS wel voorkomen dat een importwaarde anders is dan de standaard. Er wordt dan een waarschuwing getoond en de waarde wordt wel gewoon geïmporteerd.
Velden, die qua kleur grijs of leeg zijn, zijn niet van toepassing. Als een waarde de kleur grijs heeft en er is een waarde 'ja' ingevuld, dan betekend dat dat dit de enig mogelijke waarde is.
Een voorbeeld hiervan is een activum waarbij de eerste vier kolommen grijs zijn en een 'ja' hebben ingevuld. 'Ja' is hier ook de enige, correcte waarde omdat de naam en omschrijving van een (aan te schaffen) activum altijd wijzigbaar moeten zijn.
Het kan ook zijn dat een waarde uitgegrijsd is om inconsistenties in het proces te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is als een order wordt ingevoerd voor project A, en het ook een ontvangst is voor project A. Als de 'binnengekomen' rekening nu geboekt zou kunnen worden op project B kan dit leiden tot ongewenste situaties in uw financiële administratie.
Verder, als een eenheid niet in alle stappen van het proces gebruikt wordt, kan deze ook irrelevant zijn. Denk hier bijvoorbeeld aan een vervaldatum voor orders en ontvangsten, deze is namelijk alleen van belang bij 'ontvangen' rekeningen. Dus als u ingeeft dat u de vervaldatum voor binnengekomen rekeningen (wel of niet) wilt aanpassen, maakt het niet uit of de factuur is gebasseerd op een order en/of ontvangst. Hierom zijn deze velden hier dus grijs en nemen ze de waarde van de ingevoerde rekening altijd over.