Elektronische facturen importeren

• Facturen waarvan de datum in een gesloten periode valt of waarvan de valuta niet overeenkomst met de valuta van het inkoopdagboek worden niet geïmporteerd.
• Bij het importeren van de factuur, controleert het systeem of een factuur dubbel is ontvangen. Als de ontvangen factuur dubbel is, wordt de inkoopboeking toch aangemaakt, maar wordt u hierover geïnformeerd middels een melding.
• Bij het boeken van de inkoopfactuur wordt de bijbehorende ontvangst automatisch gekoppeld. Het systeem kijkt hierbij eerst naar de ontvangstregels, als hier niet de bijbehorende regels wordt gevonden kijkt het systeem naar de bestelregels. Als de ontvangst wordt gevonden en gekoppeld worden hierbij automatisch de analytische waarde van de ontvangstregel overgenomen. Om de factuur automatisch te kunnen koppelen aan de ontvangst is het van belang dat de elektronische inkoopfactuur bepaalde gegevens bevat. Deze dient bijvoorbeeld het bestelnummer te bevatten en ook de artikelcode (of de artikelcode leverancier).
• Wanneer er in de te importeren factuur een regel aanwezig is met een conditieartikel, wordt de betreffende regel zonder artikelcode maar wel met het bedrag geïmporteerd. De regel wordt vervolgens verder afgehandeld als een normale inkoopboekingsregel.
• Een tekstregel wordt aangemaakt met een bedrag van 0. De tekstomschrijving wordt gekopieerd naar het omschrijvingveld van de inkoopregel.
• Voor Nederlandse licenties bepaalt het systeem de leverancier op basis van:

1. BTW-nummer
2. KvK-nummer
3. Bankrekening
4. Relatiecode (Code bij leverancier op het tabblad 'Financieel' van de crediteur)
5. Adres van de digitale brievenbus
6. De naam van de relatie

In het geval er meerdere leveranciers met hetzelfde BTW-nummer zijn wordt de factuur niet toegekend aan de leverancier er wordt er gekeken naar het KvK-nummer. Wanneer er meerdere relaties aanwezig zijn met hetzelfde KvK nummer wordt de factuur niet toegekend aan de leverancier en wordt er gekeken naar de bankrekening, etc etc.

• Voor het bepalen van de betalingsconditie voor de inkoopboeking wordt de volgende werkwijze toegepast. De betalingsconditie die bij het onderhoud van de crediteur is gekoppeld wordt gebruikt. Als daar geen betalingsconditie is gekoppeld wordt de standaard betalingsconditie die in de grootboekinstellingen is gedefinieerd gebruikt.
• Wanneer de factuur is gekoppeld aan een ontvangst wordt de grootboekrekening van de ontvangstregel gebruikt. Wanneer de factuur met een artikel niet aan een ontvangst kan worden gekoppeld wordt grootboekrekening van het onderhoud van dat artikel gebruikt. Als er geen artikel is gekoppeld in de regel dan wordt de standaard tegenrekening van de crediteur gebruikt. Wanneer ook hier geen rekening is gekoppeld wordt er geen inkoopfactuur aangemaakt.
• Wanneer de 'Uw referentie' van de geïmporteerde factuur reeds bestaat wordt de factuur toch geïmporteerd. In de sectie 'Resultaat' wordt u hierover geïnformeerd middels de opmerking "Verwerkt. Dubbel: Uw referentie".
• Wanneer er een verschil is tussen het bedrag in de kopregel en het totaal bedrag van de subregels wordt het verschil geboekt op de rekening die u in de grootboekinstellingen bij 'Rekenverschillen' heeft gekoppeld.
• Voor het bepalen van het inkoopdagboek dat gebruikt wordt om de facturen te importeren wordt de volgende werkwijze toegepast:
  Het systeem kijkt of er bij de crediteur een crediteurenrekening is gekoppeld. Als dit het geval is dat wordt het inkoopdagboek (met het laagste nummer) gebruikt waaraan die zelfde crediteurenrekening is gekoppeld. In de andere situaties gebruikt het systeem het inkoopdagboek dat u in het selectiescherm van de inkoopdagboeken heeft geselecteerd.
• Tijdens de import vindt er géén validatie plaats op basis van het land van de relatie of administratie ten opzichte van het formaat van het import bestand. Bestanden in het fInvoice formaat worden bijvoorbeeld alleen gebruikt in België. Wanneer u een bestand fInvoice dit formaat importeert en aan alle voorwaarden wordt voldaan wordt de inkoopboeking aangemaakt ongeacht het land van de debiteur/crediteur/administratie.
• Wanneer het importbestand niet conform het UBL of fInvoice formaat is wordt dit niet geïmporteerd. In de sectie 'Resultaat' wordt u hierover geïnformeerd middels de opmerking "Kan niet verwerken: Ongeldig bestandsformaat". Wanneer u meerdere facturen importeert gaat het systeem verder met de volgende factuur wanneer een van de facturen een ongeldig bestandsformaat heeft.
• In het importscherm kunt u aangeven of u een bestand wilt importeren of alle bestanden in een directory. Bij het importeren met de optie 'Map' worden alle facturen die in die map staan geïmporteerd. Facturen die in subfolders staan worden niet geïmporteerd.
• Wanneer u naast het XML bestand met de factuurgegevens tevens een PDF bestand heeft ontvangen zal het systeem tijdens het importeren controleren of er een PDF bestand met de zelfde naam als het XML bestand aanwezig is in dezelfde directory. Als dit het geval is wordt tijdens de import het PDF bestand als bijlage aan de inkoopboeking gekoppeld. Wanneer er geen PDF bestand gevonden kan worden wordt alleen het XML bestand als bijlage gekoppeld.

Sectie Importeren

Selectie

Met deze optie kunt u aangeven of u één enkele elektronische factuur wilt importeren of alle elektronische facturen die zich in één directory bevinden. Wanneer u één enkele elektronische factuur wilt importeren selecteert u de optie 'Bestand' en kunt vervolgens bij het veld 'Bestand' het XML bestand van de factuur selecteren. Wanneer u meerdere elektronische facturen in één keer wilt importeren selecteert u de optie 'Map', vervolgens kunt u bij het veld 'Map' de directory selecteren waarin de facturen staan. Facturen die in submappen staan worden niet geïmporteerd.

Bestand / Map

Afhankelijk van of u bij 'Selectie' de optie 'Bestand' of 'Map' heeft geselecteerd kunt u hier te te importeren factuur of de directory met de te importeren facturen selecteren.

Sectie Verwerken

Deze sectie is alléén aanwezig in menupad Financieel➔ Invoer ➔ Inkomend factuurregister ➔ Inkomende facturen wanneer SE5311 Inkomend Factuurregister in uw licentie aanwezig is.

Register code

Hier dient u het register te selecteren dat u wilt gebruiken voor de te importeren facturen.

Sectie Resultaat

In deze sectie wordt de voortgang van het verwerken getoond. Wanneer de facturen die wel geïmporteerd kunnen worden, in de administratie zijn aangemaakt, wordt dit getoond middels de opmerking "Verricht" in de kolom 'Resultaat'. Wanneer een factuur niet geïmporteerd kan worden wordt in deze kolom de opmerking "Kan niet verwerken" getoond met daarachter de reden.

Exporteren

Deze knop is alleen actief na na een succesvolle of mislukte import. Met deze knop exporteert u de importresultaten zoals die in de sectie 'Resultaat' getoond worden, naar MS Excel.

Openen

Deze knop is alleen actief na een succesvolle import. Met deze knop opent u de aangemaakte inkoopboeking. In de sectie 'Resultaat' kunt u de boeking selecteren om die vervolgens met deze knop te openen.

Verwerken

Met deze knop start u de import. Tijdens de import wordt onder andere gecontroleerd of de te importeren facturen in het juiste formaat zijn aangeleverd en of de crediteur waarvan de factuur afkomstig is in uw administratie aanwezig is. Verderop in dit document vindt u een overzicht van de aandachtspunten. Wanneer het systeem voldoende informatie heeft maakt het vervolgens een inkoopboeking aan op basis van de informatie van het importbestand.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.