L'utilisation de 'Notre référence'

Introduction

Dans les systèmes comptables traditionnels, le seul moyen d'identification unique d'une écriture est le numéro de pièce de l'écriture. Ce numéro d'identification interne ne correspond pas à toute une transaction (comme une facture et le paiement correspondant par exemple), mais à une écriture individuelle. De ce fait, il est difficile d'analyser rapidement et simplement une transaction.

Les transactions et les écritures sont différentes. Une transaction peut se composer de plusieurs écritures, comme c'est le cas des écritures de vente (les factures de vente) et des écritures de banque (le paiement de ces factures de vente). D'un autre côté, on peut parler de plusieurs transactions au sein d'une même écriture. Le journal de banque dans lequel sont lettrés plusieurs impayés en est un exemple. Dans une seule écriture, plusieurs transactions sont "clôturées".

Outre le numéro de pièce, le programme utilise des références. Ces références permettent de regrouper différentes écritures dans une seule transaction ou de ventiler une écriture en plusieurs transactions. Ce qui rend l'administration plus claire et permet de tracer les transactions.

Dans ce document, nous expliquons plus en détail une de ces références, à savoir 'Notre référence'.

Explication

'Notre référence' est la référence que nous donnons nous-même à une transaction. Une transaction de vente commence (d'un point de vue comptable) dès la facture de vente. Cette facture est le document source. Le numéro de facture est notre référence pour le client et le paiement de cette facture de vente arrive sous ce numéro. Dans ce programme, 'notre référence' correspond au numéro de facture. 'Notre référence' n'est pas seulement la référence de la facture de vente ; elle est également celle du paiement. Ce qui permet une traçabilité complète des transactions. L'historique clients en est un exemple. Vous sélectionnez une facture de vente et optez pour 'Notre référence'. Dans un nouvel écran, vous voyez alors l'écriture de vente et le paiement de cette vente.

Une transaction d'achat commence (d'un point de vue comptable) dès la réception de la facture d'achat. En haut de cette facture d'achat, vous trouvez le numéro de facture du fournisseur, sa référence pour cette transaction. La référence du fournisseur est votre référence. En interne, cette facture d'achat est archivée avec un numéro d'identification interne, 'notre référence'. En enregistrant toutes les écritures y compris le paiement avec ces références, vous gardez une trace de toute la transaction à l'aide du numéro interne (notre référence) et du numéro externe (votre référence).

Les transactions internes, comme les transferts de la caisse à la banque ou les amortissements, ne sont pas liées à des transactions de vente ou d'achat. Ces transactions internes ont également une 'notre référence'. Dans ces cas, 'notre référence' n'est qu'un numéro d'identification interne sans lien avec un document source (juridique).

Sujets apparentés

• L'utilisation de 'votre référence'