De automatische uitwisseling van bankbestanden via de Exact Banking Gateway

Opmerking: Deze oplossing is op dit moment alléén beschikbaar voor klanten die deelnemen aan het controlled release traject voor deze oplossing.

In Exact Globe Next kunt u gebruik maken van elektronisch bankieren en kunt u afschriften van verschillende banken importeren. U kunt de afschriften uit uw bankomgeving exporteren en vervolgens in Exact Globe Next importeren. Daarnaast kunt u de betaalbestanden vanuit Exact Globe Next exporteren en deze weer in uw bankomgeving importeren.

Naast het op deze wijze uitwisselen van de bankbestanden biedt Exact Globe Next ook de mogelijkheid om de bankbestanden voor de ING bank automatisch te importeren.

Om gebruik te maken van deze mogelijkheid dient u te beschikken over een Exact Shared Cloud Services account en dient u uw administratie in te richten om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit.   

Alles uitklappen | Alles inklappen
 

Voorwaarden

• De module SE1036 - Exact banking cloud service is in uw Exact Globe Next licentie aanwezig is.
• De oplossing is alléén van toepassing op Nederlandse betaalmiddelen.
• Deze oplossing is alleen van toepassing op MT940 afschriften van de ING bank (alléén voor ING zakelijk).

Opmerkingen:

• Dit pictogram is pas actief nadat u in de sectie Exact Shared Cloud Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel, en Rekeningnummer bank heeft gedefinieerd.
• Wanneer u de verificatiegegevens reeds zijn geverifieerd (er staat een vinkje bij Fiattering status) is dit pictogram niet actief.

Registratieproces doorlopen

Nadat u het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account heeft aangemaakt dient u de verificatiegegevens te fiatteren door in te loggen met het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account. In de administratie-instellingen klikt u hiervoor op ESCS verificatiegegevens fiatteren.

Wanneer u op dit pictogram klikt wordt een scherm geopend waarin u de gebruikersnaam en het wachtwoord kunt opgeven.

Dit zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account. Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord heeft opgegeven klikt u in dit scherm op Inloggen en volgt de stappen in het scherm.

Er wordt dan een groen vinkje getoond bij Fiattering status. Wanneer dit niet het geval is, dient u de verificatiegegevens opnieuw te fiatteren.    

• ING bank
  1. Log in bij bij uw bankomgeving.
  2. Bepaal het type bestanden dat wordt uitgewisseld tussen ING internetbankieren en Exact Globe Next.
  3. Selecteer de bankrekening waarvoor u de bestanden wilt uitwisselen. Al uw ING-rekeningen staan in de lijst dus zorg ervoor dat u de juiste kiest.
  4. Kies de administratie waarvoor u de bestanden wilt uitwisselen als u dezelfde rekening gebruikt voor meerdere administraties.
  5. Volg de ING-wizard om de installatie te voltooien.
  6. De instellingen zijn wel zichtbaar, maar kunnen hier niet worden aangepast. De koppeling moet worden gefiatteerd met een elektronische handtekening bij de ING (met de Card Reader/TAN code).

  Voor meer informatie, zie https://www.ing.nl/zakelijk/internetbankieren/service/koppeling-boekhoudpakket/index.html

Opmerkingen:

• U kunt geen bankafschriften meer handmatig downloaden uit uw bankomgeving nadat u de bankkoppeling heeft ingesteld. Als u de volledige geschiedenis van uw bankafschriften wilt bekijken, moet u de afschriften downloaden en importeren voordat u de bank koppelt. Dit wordt niet automatisch uitgevoerd nadat u alles heeft ingesteld.
• Zorg ervoor dat de bankboeken voor uw ING-bankrekeningen correct zijn ingericht. Ga In de administratie naar Cash flow ➔ Betaalmiddelen ➔ Onderhouden, en open het betaalmiddel om de instellingen te controleren.
• Zorg ervoor dat de administratie volledig is bijgewerkt en dat eventuele historische afschriften zijn geïmporteerd voordat u de koppeling met de bank instelt.
• Banken voeren hun synchronisatietaken 's nachts uit, dus het kan zijn dat uw koppeling pas de volgende dag actief is. Zodra de koppeling is geactiveerd, staat in het bankboek van de geregistreerde bankrekening een afschrift klaar om te importeren en te verwerken. Een afschrift wordt weergegeven iedere werkdag nadat er een nieuwe transactie is uitgevoerd.
• De ING levert de afschriften van dinsdag tot zaterdag tussen 05:00 en 07:00.
• Het eerste automatisch afgegeven bankafschrift bevat geen transacties die zijn geboekt in de periode tussen de transactiedag voor de activering en uw laatste handmatige download.

Om gegevens te kunnen uitwisselen tussen Exact Globe Next en de bank dient u aan te geven welke gegevens voor welke bankrekeningen u wilt uitwisselen.

• Open het onderhoud van het betaalmiddel in menupad Cash flow ➔ Betaalmiddelen ➔ Onderhouden.
• Open het tabblad Instellingen.
• Vink de instelling Exact Banking Gateway aan.
• Er wordt nu gecontroleerd of de betreffende bank wordt ondersteund voor deze oplossing. Wanneer dit het geval is, is deze optie aangevinkt en kunt u deze niet uitvinken.
• Vervolgens wordt de replicatie van de dagboeken tussen Exact Globe Next en de Exact Banking Gateway uitgevoerd. Wanneer deze succesvol is wordt een groen vinkje getoond naast de instelling Exact Banking Gateway. Wanneer deze niet succesvol is wordt een rood kruis getoond naast de instelling Exact Banking Gateway.

Opmerkingen:

• De instelling Exact Banking Gateway is alleen actief wanneer de module SE1036 - Exact banking cloud service is in uw Exact Globe Next licentie aanwezig is.
• Bij het betaalmiddel dient het IBAN te zijn ingevuld.
• Wanneer het IBAN voor het betaalmiddel waarvoor u de instelling aanvinkt niet uniek is, wordt de melding "IBAN dient uniek te zijn voor Exact Banking Gateway." getoond.
• Wanneer de betreffende bank niet wordt ondersteund, wordt de melding "Deze bank wordt niet ondersteund" getoond.
• Wanneer de instelling Exact Banking Gateway is aangevinkt, zijn de knoppen Vernummer, Saldo overboeken en Verwijderen voor het betaalmiddel niet meer actief.

De werkwijze voor het importeren van de afschriften is afhankelijk van hoe u het Import type in de Exact Electronic Banking oplossing in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) heeft geconfigureerd. Voor meer informatie, zie Installatie Exact Electronic Banking in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Bank file - Wanneer u deze optie heeft geselecteerd wordt het bankafschrift gedownload en in de importdirectory geplaatst die in de bankinstellingen in Exact Globe Next is gedefinieerd. Vervolgens kunt u bij het importeren van afschriften het afschrift selecteren en importeren in uw administratie

Bank statement - Wanneer u deze optie heeft geselecteerd wordt het bankafschrift gedownload en automatisch geïmporteerd in Exact Globe Next. U kunt de hiervoor aangemaakte boekingen terugvinden op de grootboekkaart van de bank.

Na het importeren van van de afschriften dient u de afschriftregels die niet automatisch konden worden toegewezen en afgeletterd nog toe te wijzen en af te letteren.  

Om de status van de geplande taken voor het automatisch importeren van de afschriften te bekijken, kunt u het volgende uitvoeren:

1. Open de Exact Globe Next administratie.
2. Open menupad Systeem ➔ Algemeen ➔ Notificaties.
3. Selecteer bij het veld Type de optie Bank import.
4. Definieer de andere filtercriteria.
5. Klik op Zoeken.