La balance générale et les balances
auxiliaires clients/fournisseurs
Exact Globe 2003
Vous trouverez ci-joint nos suggestions
pour comparer la balance générale avec les balances auxiliaires clients et
fournisseurs.
- Afin d’être surs que tous les comptes clients
soient pris en compte, il faudra vérifier via le menu FGK
<Comptabilité, Grand livre, Historique>, et sélectionner uniquement
les compte de type ‘Client’ :
Dans notre exemple, se sont ces
trois comptes à prendre de votre balance générale pour comparer les soldes avec
ceux des balances auxiliaires.
- Vous pouvez lancer la balance générale via le menu
FAI <Comptabilité, Rapports, Balance interactive> :
Dans notre exemple, nous allons
faire une analyse au 31/01/2006.
Le total des trois comptes
clients est donc de 4.438.450,90 €.
- Vous pouvez vérifier les balances auxiliaires
clients par plusieurs menus différents, avec des présentations
différentes, nous vous proposons deux pour l’instant.
Allez dans le menu FDS
<Comptabilité, Clients, Soldes>, et lancez le rapport avec les critères
suivants :
Les critères importants
sont :
-
Age = ‘Date facturation’ (afin d’avoir toutes les
factures enregistrées jusqu’au 31/01/2006) ;
-
Date repère = <31/01/2006> ;
-
Date paiement = ‘Tous’, et Date échéance =
‘Tous’, pour prendre en compte toutes les factures, même pas encore
échues. Ces factures apparaissent dans la colonne ‘0-30’.
Vous obtenez le même total de
4.438.450,90 € de la balance générale.
Vous pouvez d’ailleurs avoir les
soldes client d’un ou plusieurs comptes grand livre bien spécifiques, en
utilisant l’option ‘Critères supplémentaires’ du menu FDS <Comptabilité,
Clients, Soldes> :
Vous obtenez le solde du compte 411001, de 639.426,48 €,
détaillé par client.
De la même manière, via les ‘Critères supplémentaires’, vous
pouvez sélectionnez deux ou plusieurs comptes de type client.
L’avantage de ce menu est que vous pouvez l’exporter
directement dans Excel, avec les colonnes nécessaires :
- Le deuxième
menu que nous vous conseillons pour les listes auxiliaires clients est le
FDUA <Comptabilité, Clients, Encours clients, Balance âgée> :
Vous obtenez le même total de
4.438.450,90 € de la balance générale.
Ce rapport ne peut pas être obtenu par compte grand livre,
donc il vous donnera toujours le total de vos positions clients.
5. En changeant les critères de sélection, pour chacun de
ces deux menus, vous obtenez des détails sur les balances âgées par date
d’échéance, par exemple, avec toutes les factures échues au 31/01/2006.
Ces chiffres ne pourront pas être comparés directement avec
ceux de la balance générale, car dans la balance générale il n’y a pas de
notion d’échéance, mais uniquement de date de facturation.
a) La
balance âgée par échéance au 31/01/2006 donne toutes les factures ayant une
date jusqu’au 31/01/2006.
Parmi ces factures, celles qui
sont échues au 31/01/2006, apparaissent dans les colonnes 30 / 60 / 90 jours ou
plus de 90 jours. Celles qui ne sont pas encore échues au 31/01/2006
apparaissent dans la colonne ‘Montant non échu’.
b) En
même temps, la balance âgée par échéance au 31/01/2006 prend en compte tous les
règlements faits sur les comptes grand livre de type client, après la date de
01/02/2006, car son but est de nous donner toutes les factures au 31/01/2006,
échues ou non échues, mais qui ne sont toujours pas payées à aujourd’hui.
c) D’autre
part, la balance générale au 31/01/2006 nous donne toutes les factures de vente
au 31/01/2006. Dans notre exemple, le montant total des factures est de
4.438.450,90 € (écran ci-dessus).
d) A
part cela il faut prendre en compte les règlements faits après la date de
01/02/2006 sur des comptes grand livre de type clients. Dans notre exemple, le
montant total des règlements est de – 584.054,41 € (écran ci-dessus).
Vous pouvez avoir ces informations
via le menu <Comptabilité, Grand-livre, Sélection et recherche>, avec les
critères indiqués dans l’écran ci-dessus.
Pour reprendre le calcul sur la base des comptes grand
livre :
-
Les factures au 31/01/2006, 4.438.450,90 €
-
Les règlements après le 01/02/2006, – 584.054,41 €.
Cela donne un montant de 3.854.396,49 €.
Nous arrivons à un montant inférieur par rapport à la
balance âgée au 31/01/2006, qui donne un solde de 3.870.254,35.
Suite aux calcules que nous avons fait sur la base des
comptes grand livre nous arrivons à un montant inférieur, car nous avons pris
en compte plus de règlements que dans la balance âgée par échéance au
31/01/2006.
Par exemple, le client 33100001 apparaît avec un règlement
de 6.660,05 au 13/02/2006, dans le menu ‘Sélection et recherche’, mais il
n’apparaît pas dans la balance âgée par échéance au 31/01/2006, car ce client
n’a aucune facture ouverte au 31/01/2006.
NB : Cette même procédure peut être appliquée pour les
balances auxiliaires fournisseurs, en utilisant les menus symétriques FCS
<Comptabilité, Fournisseurs, Soldes> et FCUA <Comptabilité,
Fournisseurs, Encours fournisseurs, Balance âgée>.
Fin de procédure