Exact Globe+

Uitleg over de werking van 'Verdichten: Order'

Introductie:

Bij het onderhoud van de projecten is de optie 'Verdichten: Order' aanwezig. Middels deze optie kunt u informatie verdichten zodat er minder regels in de factuurvoorstellen staan. Het verdichten heeft alleen betrekking op realisaties van uurartikelen. Het is echter niet in alle gevallen noodzakelijk al deze detailinformatie in de factuur op te nemen. In sommige situaties heeft u wellicht voldoende aan de gesaldeerde bedragen per medewerker en datum, of per artikel en datum.

Uitleg:

Deze optie is alleen aanwezig bij projecten van het type nacalculatie. Dit veld is alleen te wijzigen wanneer er nog geen gefiatteerde realisaties aanwezig zijn op dit project.

Wanneer u gebruik maakt van de opties 'Artikel, Datum, -3' of 'Medewerker, Datum, Uitvoer (Product)', kunt u geen gebruik te maken van planning. Wanneer u plant door de regels in de order aan te maken heeft dit tot gevolg dat er naast de originele regels, extra regels in de order worden aangemaakt waardoor er uiteindelijk meer regels in de order komen te staan.

Wanneer gebruik maakt van de optie 'Artikel, Datum, -3' worden de externe tarieven (verkoopprijs) zoals gedefinieerd bij het artikel en medewerker niet gebruikt om aan aan de klant te factureren. Dit betekent dat het factuurbedrag gebaseerd wordt op het externe tarief dat aan de medewerker is gekoppeld. Bij de optie 'Medewerker, Datum, Uitvoer (Product)' is het factuurbedrag gebaseerd op de prijs van het Eindproduct.

U heeft hier vier keuzemogelijkheden.

• Geen
• Artikel, Datum, -3
• Medewerker, Datum, Uitvoer (Product)
• Orderregels aanmaken: Overgeslagen

Geen
Deze optie kunt u kiezen wanneer gedetailleerde informatie noodzakelijk is. Er wordt niet verdicht.

Er is echter één uitzondering, wanneer u in de projectinstellingen bij de sectie 'Factuurregels' de optie omschrijving op 'Artikel' heeft staan. In dit geval worden de realisaties verdicht op Artikel, Datum en Medewerker

U heeft bijvoorbeeld 3 realisaties ingevoerd:

Regel 1: medewerker 1, 6/3/2006, 4 uur consultancy
Regel 2: medewerker 1, 6/3/2006, 1 uur consultancy
Regel 2: medewerker 2, 6/3/2006, 1 uur consultancy

Na het fiatteren van de realisaties en het genereren van de factuur worden de gegevens als volgt in de factuur/order getoond:

Regel 1: medewerker 1, 6/3/2006, 5 uur consultancy
Regel 2: medewerker 2, 6/3/2006, 1 uur consultancy

Zoals u ziet zijn regel 1 en 2 zijn verdicht op de factuur/order. Deze regels hebben hetzelfde artikel, datum en medewerker. Regel 3 is niet verdicht omdat dit een andere medewerker betreft.

Artikel, Datum, -3
Deze optie is van toepassing wanneer u enkel artikel en datum informatie nodig heeft. Alle medewerkers in de realisaties worden vervangen door medewerker -3 en vervolgens worden de realisaties gegroepeerd op Artikel en Datum.

U heeft bijvoorbeeld 3 realisaties ingevoerd

Regel 1: medewerker 1, 6/3/2006, 4 uur consultancy
Regel 2: medewerker 2, 6/3/2006, 1 uur consultancy
Regel 3: medewerker 2, 7/3/2006, 1 uur consultancy

Na het fiatteren van de realisaties en het genereren van de factuur worden de gegevens als volgt in de factuur/order getoond:

Regel 1: medewerker -3, 6/3/2006, 5 uur consultancy
Regel 2: medewerker -3, 7/3/2006, 1 uur consultancy

Zoals u ziet zijn regel 1 en 2 verdicht. Deze regels hebben dezelfde datum en artikel. De medewerker is vervangen op -3. Regel 3 is niet verdicht omdat een andere datum betreft.

Medewerker, Datum, Uitvoer (product)
Deze optie is van toepassing wanneer u enkel medewerker en datum informatie nodig heeft. Eindproduct is verplicht bij deze optie. Dit dient een uurartikel te zijn. Alle artikelen uit de realisaties worden vervangen door dit uurartikel, en vervolgens gegroepeerd op Medewerker en Datum.

U heeft bijvoorbeeld 3 realisaties ingevoerd

Regel 1: medewerker 2, 7/3/2006, 4 uur consultancy
Regel 2: medewerker 2, 6/3/2006, 1 uur consultancy
Regel 3: medewerker 2, 6/3/2006, 1 uur training

Het Eindproduct = 'Service'

Na het fiatteren van de realisaties en het genereren van de factuur worden de gegevens als volgt in de factuur/order getoond:

Regel 1: medewerker 2, 7/3/2006, 4 uur Service
Regel 2: medewerker 2, 6/3/2006, 2 uur Service

Zoals u ziet zijn regel 2 en 3 verdicht. Deze hebben beide dezelfde datum en medewerker. Verder is het artikel overal vervangen door het artikel 'Service'. Regel 3 is niet verdicht omdat deze een andere datum heeft.

Orderregels aanmaken: Overgeslagen
Door handelingen binnen E-Project worden de order die aan de projecten gekoppeld zijn continu aangepast. Zo worden er bijvoorbeeld regels toegevoegd of gesplitst wanneer dit noodzakelijk is. Dit is om ervoor te zorgen dat de gegevens die in de order staan uiteindelijk precies overeenkomen met de gegevens die in de factuur komen te staan.
In bepaalde gevallen is echter alleen de factuurinformatie interessant. Hierdoor is het niet noodzakelijk om de order telkens bij te werken.

Wanneer deze optie is geselecteerd worden de orders niet meer aangepast. Aan de order worden dus geen regels toegevoegd of gesplitst. De order blijft gedurende het hele verloop van het project hetzelfde.

Voorbeeld

Er is een uurartikel aanwezig in een order de gekoppeld is aan een project (op basis van nacalculatie).

Verkooporder:
Regel 1: medewerker 1, 6/3/2006, besteld 4 uur consultancy, Geleverd 0

Medewerker 1 heeft de consultancy uitgevoerd in 2 delen van 2 uur. De realisatie ziet er daarom als volgt uit:

Realisatie:
Regel 1: medewerker 1, 6/3/2006, 2 uur consultancy
Regel 1: medewerker 1, 6/3/2006, 2 uur consultancy

De realisaties worden gefiatteerd en gefactureerd aan de klant. De verkooporder blijft echter ongewijzigd.

Verkooporder:
Regel 1: medewerker 1, 6/3/2006, besteld 4 uur consultancy, Geleverd 0

Gerelateerde onderwerpen

• Projecten aanmaken en onderhouden