Schedulen van de importfunctie

Introductie

Het importeren van gegevens is een snelle en efficiënte manier om uw financiële gegevens in uw administratie te krijgen. Er is echter altijd nog een interactie van de gebruiker vereist. Het is ook mogelijk om de importslag volledig te automatiseren door gebruik te maken van "schedulen". Hierdoor kunnen importslagen planmatig uitgevoerd worden. U kunt dit doen via het aanmaken van een zogenaamd "schedule". Op deze manier kan de import zonder toezicht plaatsvinden en hoeft achteraf alleen het logboek bekeken te worden. Dit kan via het menupad [XML, Overige import, Resultaten].

Uitleg van de velden

Hieronder wordt stapsgewijs de procesgang van het aanmaken van een schematische taak beschreven:

U gaat naar het Windows-configuratiescherm van uw computer via [Start, Instellingen, Configuratiescherm].

Kies in het configuratiescherm voor het icoontje Geplande taken (Scheduled tasks):

       (Windows 2000)

    (Windows XP)

Kies nu voor het toevoegen van een taak.    

Kies in het scherm dat nu verschijnt voor Volgende (Next).

Nu dient het opstartbestand voor het importeren te worden geselecteerd. Kies voor Verkennen (Browse):

Het bestand Asimport.exe dient nu te worden geselecteerd. Dit bestand staat in de Bin-directory van de Exact-programmatuur. Standaard zal dit C:\Program files\Exact software\Bin zijn. Selecteer hier het bestand en kies voor Open.

In het volgende scherm kan een omschrijving aan de taak worden meegegeven. Tevens kan alvast worden bepaald met welke frequentie de taak dient te worden uitgevoerd. Maak hier uw keuze en kies voor Volgende (Next):

Afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt, verschijnt een scherm waar gedetailleerd kan worden ingegeven wanneer de import moet plaatsvinden. In dit voorbeeld is gekozen voor een dagelijkse import:

Nadat alles naar wens is ingevuld, kan worden gekozen voor Volgende (Next).

In het volgende scherm dient een gebruikersnaam en wachtwoord te worden ingegeven. Iedere keer dat de import wordt gestart, zullen de gegevens en rechten van deze gebruiker toegepast worden op de import, alsof die gebruiker het handmatig uitvoert.
Let op: er moet een bestaande gebruikersnaam met het bijbehorende wachtwoord worden ingegeven.

Kies voor Volgende (Next). Nu volgt een samenvatting van de zojuist aangemaakte taak. Zorg dat de checkbox bij de geavanceerde eigenschappen is aangevinkt:

De taak is nu aangemaakt, maar doet op dit moment nog niets anders dan het opstarten van het menupad. Om het volledig automatisch te laten verlopen, kan er gebruik gemaakt worden van parameters. Dit zijn de parameters die gebruikt kunnen worden:

• -r : de naam van de server.
• -D : de database waar de gegevens in geïmporteerd dienen te worden.
• -u -~: systeemparameter.
•  I : I voor  importeren, E of X voor exporteren.
• -URL : hier dient de locatie van de URL of het importbestand te worden aangegeven.
• -T : het onderwerp. In dit voorbeeld nemen we debiteuren (debtors).

Andere onderwerpen (Topics) zijn:

- glaccounts (grootboekrekeningen)
- creditors (crediteuren)
- glentries (financiële boekingen)
- exchangerates (wisselkoersen)
- gltransactions (mutaties)
- exchangerates (wisselkoersen)
- assets (activa)
- contracts (servicecontracten)
-  items (artikelen)
- itemprices (artikelprijzen)
- orders (verkooporders) opmerking: order type=V
- invoices (verkoopfacturen)
- purchaseorders (bestellingen) opmerking: order type=B
- quotations (offertes) 
- productionorders (productieorders)
- resources (personeel)
- payrollresources (salarisgegevens) 
- projects (projecten) 
- payrollcomponenttypes (payroll component) 
- accounts (relaties)

• -OPT18: Synergy gebruikers kunnen met deze parameter opgeven of er ook vrije velden, plaatjes of notities moeten worden geïmporteerd. De som van het getal geeft aan welke gegevens worden meegenomen: 16 voor vrije velden, 4 voor plaatjes en 2 voor notities. Zo worden met het getal 18 de notities en de vrije velden geïmporteerd.
• -OAuto : met deze parameter geven we aan dat de procedure automatisch moet zijn, zonder meldingen of vensters, zodat er geen gebruiker aanwezig hoeft te zijn. Als deze parameter wordt weggelaten, zal er nog steeds interactie van de gebruiker noodzakelijk zijn.

We gaan er in dit voorbeeld van uit dat er debiteuren geïmporteerd moeten worden.  Dit is de wijze waarop de parameters dan gebruikt dienen te worden:

ASIMPORT.EXE -rbco-globe  -D200 -u -~ I -URLC:\debitr.xml -Tdebtors  -Oauto

n.B. De rode parameters zijn afhankelijk van het systeem waar de import plaatsvindt.

De parameters kunnen worden toegevoegd aan de snelkoppeling in de taak:

Nu zal deze import dagelijks gaan plaatsvinden om 3:02 PM. Er kan worden gecontroleerd wat er tijdens de import is gebeurd via het menupad [XML, Overige import, Resultaten] in de software. Hier kunnen eventuele berichten worden bekeken.

Door te klikken op "Open" kan er detailinformatie worden bekeken.

Belangrijk: houd u er goed rekening mee dat het automatisch laten uitvoeren van een import gevaren met zich mee kan brengen, omdat de gebruikersinteractie niet meer vereist is.

Gerelateerde onderwerpen

• Startpagina XML Server