Stappenplan Elektronisch bankieren

Alles uitklappen | Alles inklappen | Afdrukken
 

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

In Exact Compact is het mogelijk om zowel elektronische bankafschriften te importeren, als betaalbestanden te exporteren. Op deze manier hoeft u uw afschriften niet handmatig in het bankboek te boeken, maar worden deze, door de afschriften te importeren en af te letteren, direct gejournaliseerd. Op deze manier voorkomt u typefouten en bespaart u uzelf veel werk. Voordat u kunt gaan werken met Elektronisch bankieren zijn er een aantal stamgegevens waar u op dient te letten of die u dient aan te passen. Deze pagina beschrijft welke stamgegevens dat zijn.

• Inrichten dagboeken van het type 'Bank'.
  Voordat u kunt beginnen met elektronisch bankieren, dient u een dagboek te hebben van type 'Bank'. Dit wordt automatisch aangemaakt wanneer u een nieuwe administratie met stamgegevens aanmaakt, zoals beschreven in het stappenplan voor het inrichten van een administratie. U kunt uw dagboeken vinden via [Systeem, Financieel, Dagboeken]. Hier staan uw dagboeken en dus ook uw Bankdagboeken. Heeft u meer dan één bankrekening bij verschillende banken, maakt u dan per rekeningnummer / bank een apart dagboek aan. Tip: neem in de omschrijving van het dagboek zowel de naam van de bank als het rekeningnummer mee. Meer informatie over het aanmaken van dagboeken kunt u vinden in het document Aanmaken en wijzigen dagboeken.
  
  Let op: Geef bij het inrichten altijd een juiste 'Niet toegewezen rekening' aan! Deze rekening wordt door Exact Compact gebruikt als 'stallingsrekening' bij het importeren van bankafschriften. Wanneer het pakket bij het importeren van afschriften posten niet meteen kan toekennen aan een debiteur of crediteur, stalt het pakket deze posten op de 'Niet toegewezen rekening'. U kunt deze later handmatig alsnog toewijzen naar de juiste relatie en afletteren. Standaard wordt hier rekening 2900 'Niet toegewezen kas/bank' gekoppeld. Maakt u zelf een nieuw dagboek aan, dan wordt aangeraden om ook deze rekening te gebruiken. Gebruik de gekozen 'Niet toegewezen rekening' nooit om handmatig op te boeken! De gekozen ‘Niet toegewezen rekening’ dient namelijk helemaal leeg te zijn aan het eind van het jaar als u dit jaar wilt afsluiten.
   
• Inrichten betaalmiddelen
  Wanneer u een nieuw bank- of kasdagboek aanmaakt, wordt hier in Exact Compact automatisch een betaalmiddel voor aangemaakt. Deze betaalmiddelen kunt u vinden via [Compact, Betaalmiddelen, Onderhouden]. Voordat u betalingen kunt exporteren of afschriften kunt importeren, dienen deze betaalmiddelen te zijn ingericht. Open het betaalmiddel en vul in het nieuwe scherm ten minste de onderstaande gegevens in:
  • Selecteer achter 'Bank / Type' de bank waarbij u de rekening heeft.
  • Selecteer een crediteur. Maak hiervoor een crediteurenkaart aan voor uw bank, bijvoorbeeld de Rabobank of ING, en koppel deze aan het betaalmiddel.
  • Kies een geschikte datum achter 'Actief vanaf'. Wilt u nog afschriften uit het verleden importeren, verander deze datum dan in een datum van vóór het eerste afschrift. Afschriften van een eerdere datum dan bij 'Actief vanaf' worden namelijk niet geïmporteerd.
    Nadat u het bovenstaande heeft ingesteld, kiest u voor 'Bewaren' en 'Sluiten'. U komt nu terug in het scherm [Compact, Betaalmiddelen, Onderhouden]. Selecteer hier het betaalmiddel dat u zojuist heeft ingericht, en kies voor 'Vernummer'. Hiermee geeft u het betaalmiddel het nummer van uw (bank)rekening. Let hierbij op eventuele voorloopnullen die u dient in te vullen! Meer informatie over het aanmaken en inrichten van betaalmiddelen kunt u terugvinden in de documenten Opvragen / Vernummeren Betaalmiddelen en Gegevens wijzigen betaalmiddelen  
     
• Koppelen bankrekeningnummers aan crediteuren en debiteuren
  Gaat u betalingen verrichten vanuit Exact Compact, dan dient het pakket te weten naar welke bankrekening het bedrag moet worden overgeschreven. Ook voor het importeren van bankafschriften verdient het aanbeveling om in te stellen welke bankrekening bij welke debiteur of crediteur hoort, zodat ontvangsten en uitgaven makkelijker automatisch aan de juiste relatie kunnen worden toegewezen. Hiervoor dient u bij elke debiteur en crediteur, die u gebruikt bij het elektronisch bankieren, een bankrekening te koppelen. Meer informatie vindt u in het document: Het aanmaken van een (post)bankrekening voor een debiteur of crediteur. 
  
  
• Toewijzingsregels aanmaken
  In Exact Compact, is het mogelijk om zelf toewijzingsregels te creëren voor het importeren van CAMT.053 afschriften en deze te koppelen aan specifieke betaalmiddelen. Deze aanpassing zal zorgen voor het geautomatiseerd toewijzen en afletteren van niet toegewezen transacties welke het gevolg zijn van externe formaten en systemen. Voor meer informatie, zie Het aanmaken van toewijzingsregels voor het importeren van CAMT.053 afschriften.

In de vorige stap heeft u de stamgegevens aangepast die nodig zijn voor het elektronisch bankieren. Daarnaast zijn er enkele aanvullende instellingen nodig die onder andere bepalen hoe de administratie met openstaande posten omgaat, of wanneer een BTL91-bestand moet worden aangemaakt voor buitenlandse betalingen. Onderstaande stappen doorlopen die instellingen die nodig zijn voor Elektronisch bankieren.

• Instellen van een hoofdbankrekening voor uw administratie
  In de vorige stap heeft u één of meerdere betaalmiddellen aangemaakt. Één van deze dient nu nog gekoppeld te worden in de administratie-instellingen. Dit doet u via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Administratie-instellingen]. Rechts onderin ziet u hier 'Bankrekening bank' staan. Koppel hier uw hoofdbankrekening, en kies vervolgens rechtsonder voor ‘Bewaren’. Wanneer u later bij stap 3 betalingen gaat exporteren, zal standaard uw hoofdbankrekening gebruikt worden voor het afschrijven van betalingen. Dit rekeningnummer is tijdens het klaar zetten van betalingen voor de export overigens alsnog per betaling te wijzigen; meer uitleg daarover volgt in stap 3.
   
• Controleren van de bankinstellingen
  Naast de algemene instellingen, dienen ook de 'Bank-instellingen' te worden gecontroleerd. Deze kunt u vinden onder [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bank-instellingen].
   
  • Geef een limiet op voor buitenlandse betalingen
    De bovenste regel, 'Limiet buitenlandse betalingen' kunt u gebruiken om aan te geven wanneer een betaling voor een buitenlandse debiteur/crediteur met een binnenlandse bankrekening als buitenlandse betaling wordt aangemerkt. Indien een bedrag van een buitenlandse crediteur/debiteur met een binnenlandse bankrekening boven deze limiet komt, dan is er sprake van een buitenlandse betaling. 
     
  • Geef een import- en exportdirectory op voor afschriften en betalingsbestanden
    De importdirectory is de locatie waarvandaan Exact Compact standaard afschriften importeert; de exportdirectory is de locatie waarheen betalingsbestanden geëxporteerd worden. Aangeraden wordt om hier te kiezen voor een standaardpad als zijnde "C:\import" of  "C:\export". Hiermee wordt voorkomen dat het pakket moeite heeft met een te lang pad of een netwerkschijf. Zorg ervoor dat er geen andere bestanden dan bankbestanden in deze import- en exportmap gezet worden. Exact Compact scant namelijk deze mappen om te kijken of er nog nieuwe bestanden zijn om te importeren. De aanwezigheid van andere bestanden, zoals MS Excel- of MW Wordbestanden, verstoort dit proces. 
     
  • Bepaal of u wilt werken met betalingen onderweg of niet
    De belangrijkste instelling voor het werken met Elektronisch bankieren vindt u onder 'Betalingen: Overige'. Standaard staat 'Betalingen journaliseren' hier uitgevinkt. Indien u deze werkwijze blijft hanteren, blijven verwerkte betalingen als openstaande post openstaan op de relatie waarop ze geboekt zijn. Wanneer u afschriften importeert, kunt u betalingen gemakkelijk afletteren met de openstaande post.
    
    U kunt er ook voor kiezen om te werken met een 'Betalingen onderweg'-rekening. In dat geval vinkt u zowel 'Betalingen journaliseren' als 'Betalingen onderweg' aan en selecteert u het dagboek en de rekening die daarbij gebruikt worden. Bij deze werkwijze worden verwerkte betalingen afgeletterd naar de bankcrediteur en staan deze dus niet meer open op de relatie waarop ze geboekt zijn. Bij het importeren van afschriften kunt u deze vervolgens in één keer afletteren naar de bankcrediteur en hoeft u niet uit te zoeken welke post bij welke relatie hoort. Deze manier van werken wordt vaak gebruikt indien u gebruik maakt van gecomprimeerde afschriften. Meer informatie over het werken met 'Betalingen onderweg' en waarom u eventueel hiermee wilt werken, kunt u terugvinden in Betalingen onderweg in Exact Compact.
    Let op: Vink óf zowel 'Betalingen journaliseren' als 'Betalingen onderweg' aan óf geen van beide. Vinkt u in geen geval alleen 'Betalingen journaliseren' aan! Meer informatie over de Bank-instellingen kunt u vinden in het document Instellingen: Bank.

Wanneer de stamgegevens en de instellingen juist zijn ingericht, kunt u beginnen met elektronisch bankieren. Onderstaande uitleg beschrijft het proces waarmee u vanuit Exact Compact betalingen kunt verrichten. Het verrichten van betalingen verloopt via een betaalbestand. Dit bestand kunt u aanmaken in Exact Compact, en kunt u vervolgens importeren in het Internetbankieren-pakket van uw bank. Voordat u betalingen gaat exporteren ('verrichten') kunt u eventueel nog een overzicht opvragen van uw betalingen. 

• Inzicht in nog te betalen posten
  Voordat u betalingen gaat exporteren ('verwerken') kunt u eventueel nog een overzicht opvragen van uw betalingen, de zogenaamde 'Advieslijst'. Deze kunt u opvragen via [Compact, Betaalmiddelen, Advieslijst]. Dit is geen verplichte stap, maar het kan u wel een inzicht geven in posten die nog betaald moeten worden per relatie. Meer informatie over de advieslijst kunt u vinden in het document Overzicht 'Advieslijst'.
  
  
• Selectiecriteria voor verwerken
  Om de posten daadwerkelijk te verwerken tot betalingsbestanden, gaat u naar [Compact, Betaalmiddelen, Crediteuren]. In het selectiescherm wat u nu ziet kunt u uw selectiecriteria opgeven van die posten die u wilt exporteren. Zo kunt u alleen posten voor één relatie opvragen of bijvoorbeeld voor een specifieke betalingsdatum. Nadat u op 'Tonen' heeft geklikt, ziet u alle posten die aan deze selectiecriteria voldoen. Meer informatie over het selectiescherm in [Compact, betaalmiddelen, Crediteuren] kunt u terugvinden in document Betalingen aanmaken: het selectiescherm.
  
  
• Extra opties voor verwerken
  Nadat u in het selectiescherm op 'Tonen' heeft geklikt, worden alle posten die aan deze criteria voldoen getoond in het 'Crediteuren'-scherm. Dit scherm biedt onder andere de volgende mogelijkheden:
  • Het aanpassen van details van een betaling via de knop 'Details'; Selecteer één regel en druk onderaan op de knop 'Details'. U kunt dan onder andere de betalingsdatum of de bankrekening waarvan de betaling moet geschieden aanpassen. Dit kan noodzakelijk zijn indien u meerdere bankrekeningen heeft en deze specifieke betaling niet van uw standaard bankrekening (diegene die u in stap 2 gekoppeld heeft in de adminstratie-instellingen) wilt betalen.
  • Het toekennen van meerdere regels aan een andere bankrekening of betalingswijze via de knop 'Toekennen'.
  • Het doen van een verzamelbetaling via de knop 'Verzamelen'.
    Meer informatie over de knoppen in dit scherm kunt u vinden in document Betalingen selecteren, bewerken en aanmaken.
    
    
• Betalingen verwerken
  Selecteer de regels die u wilt verwerken en klik onderaan het scherm op de afbeelding onder de tekst 'Verwerkt' om de betalingen te verwerken.
  
  
  
  Wanneer de betalingen verwerkt worden, krijgt u onderstaand scherm te zien. In dit scherm kunt u aangeven welke gegevens u in uw betaalbestanden wilt meenemen. Meer informatie over wat er wordt weggeschreven in een betaalbestand, kunt u terugvinden in het document Gedetailleerde informatie bij het verwerken van een SEPA betaal- of incasso opdracht. Wanneer u in bovenstaand scherm 'Niet meer vragen' aanvinkt, zullen de instellingen in dit scherm worden onthouden en krijgt u dit scherm niet meer te zien. Wilt u de instellingen in dit scherm wijzigen, dan zult u er voor moeten zorgen dat dit scherm eerst weer getoond wordt. Dit doet u door naar [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen] te gaan en op het tabblad 'Algemeen' in de sectie 'Bevestigingen' te kiezen voor 'Herstellen'.  
  
  
   
  Na het drukken op ‘OK’ wordt uw betaalbestand aangemaakt in de export-directory welke u heeft ingevuld in de instellingen in stap 2. Wanneer u in deze export-directory kijkt, treft u daar nu een map 'NL' aan met daarin een map met uw banknaam. Hierin staat uw geëxporteerde betaalbestand. Dit kunt u nu importeren in uw Internetbankieren-pakket.

Om uw bankbestanden te kunnen importeren in Exact Compact, dient u uw afschriften eerst te downloaden vanuit uw Internetbankieren. Het formaat van downloaden is hierbij van belang; u dient uw afschriften als Camt053, MT940- of mut.asc-bestand te downloaden. Vervolgens kunt u uw afschriften importeren in Exact Compact. Tijdens het importeren zal Exact Compact ongeveer 90% van uw afschriftregels automatisch kunnen toewijzen aan een relatie en/of afletteren aan een openstaande post, mits alle instellingen uit zowel stap 1 als 2 goed zijn ingericht.

Er zijn twee manieren waarop u kunt zorgen dat Exact Compact uw digitale afschrift herkent: U kunt bij het downloaden van uw afschrift het afschrift direct laten opslaan in de map met de naam van uw bank welke zich bevindt in de 'NL' map van de import-map, welke u ingesteld heeft in de instellingen bij stap 2. Of u kunt bij het importeren uw bankbestand handmatig selecteren.

• Om uw bankafschriften te importeren gaat u in Exact Compact naar [Compact, Betaalmiddelen, Importeren]. Heeft u uw digitale afschrift opgeslagen in de import-map, zoals hierboven besproken, dan herkent Exact Compact deze automatisch. Het afschrift wordt dan automatisch als regel in dit scherm getoond met de status 'Nieuw'. Heeft u uw bankafschrift niet in de import-map opgeslagen, dan kunt u met de knop 'Zoeken' uw bankbestand zoeken op uw computer. Wanneer u uw bankafschrift heeft gevonden en geselecteerd, komt deze ook als regel in de lijst terecht met status 'Nieuw'.
   

• Nadat Exact Compact uw bankafschrift heeft herkend en heeft opgenomen in de lijst met status 'Nieuw', kunt u uw afschrift importeren door betreffende regel te selecteren en te kiezen voor 'Importeren'. Vervolgens dient u in een nieuw scherm te kiezen bij welke bankrekening het betreffende afschrift hoort, gevolgd door een keuze voor 'Lage snelheid' of 'Hoge snelheid'. Kiest u hier voor 'Lage snelheid', dan zal Exact Compact gebruik maken van zeven selectiecriteria om te kijken of regels uit het afschrift af te letteren zijn met openstaande posten uit uw administratie. Deze controle wordt uitgevoerd in 10 stappen (runs) en bestaat uit;

  • Run 0. Tegenbankrekening, Factuurbedrag
  • Run 1. Debiteurnummer, Crediteurnummer, Onze referentie
  • Run 2. Debiteurnummer, Betalingsreferentie
  • Run 3. Crediteurnummer, Betalingsreferentie
  • Run 4. Bankrekening, Onze referentie, Factuurbedrag
  • Run 5. Bankrekening, Crediteurnummer, Betalingsreferentie
  • Run 6. Debiteurnummer, Onze referentie
  • Run 7. Bankrekening, Factuurbedrag
  • Run 8. Onze ref., Bedrag
  • Run 9. Betalingsreferentie, Vervaldatum

  Exact Compact zal tijdens al deze bovenstaande runs controleren of de afschriftregels zijn af te letteren. Kiest u voor 'Hoge snelheid', dan zal Exact Compact slechts op basis van factuurnummer proberen om afschriftregels af te letteren. Aangeraden wordt om standaard te kiezen voor 'Lage snelheid', zodat zoveel mogelijk regels automatisch toegewezen en afgeletterd kunnen worden. Dit scheelt u veel handmatig werk.  

• Wanneer Exact Compact alle afschriften heeft geïmporteerd en alle afschriftregels heeft nagelopen om te kijken of deze zijn toe te wijzen of af te letteren, krijgt de regel van uw bankafschrift in [Compact, Betaalmiddelen, Importeren] nu de status 'Geïmporteerd'. Uw bankafschrift is nu geïmporteerd en terug te vinden onder [Compact, Boekingen, Boeken]. Meer informatie over het importeren van bankafschriften in Exact Compact kunt u vinden in het document Importeren afschriften.

Het kan zijn dat tijdens het importeren niet alle afschriftregels automatisch toegewezen of afgeletterd kunnen worden. U dient deze regels dan alsnog handmatig toe te wijzen of af te letteren.

• Na het importeren van bankafschriften kunt u controleren of er nog afschriftregels zijn die niet automatisch zijn toegewezen of afgeletterd. Dit vindt u in [Compact, Betaalmiddelen, Af te letteren]. Komen hier nog regels naar voren, dan heeft Exact Compact deze niet automatisch kunnen toewijzen of afletteren. In de kolommen 'Toegewezen' en 'Afgeletterd' vindt u wat de status van de afschriftregel is:

  • Wel een vinkje in de kolom 'Toegewezen', maar niet in 'Afgeletterd': Exact Compact heeft wel de juiste relaties bij de afschriftregel kunnen vinden, maar niet de betreffende openstaande post.
  • In beide kolommen geen vinkje: Exact Compact heeft zowel de bijbehorende relatie als de bijbehorende openstaande post niet kunnen vinden.
  
  
  

• Is een afschriftregel nog niet afgeletterd, voer dan de volgende handeling uit:

  • Selecteer de regel en kies onderaan voor 'Afletteren'.
  • Zoek in het volgende scherm de bijbehorende openstaande post op.
  • Selecteer deze openstaande post en kies voor 'Afletteren'; de afschriftregel zal nu tegen deze post worden afgeletterd.

  U heeft daarnaast ook de optie om in [Compact, Betaalmiddelen, Af te letteren] een regel te selecteren en dan te kiezen voor 'Bewerken'. U opent dan de gehele bankboeking die u dan zelf handmatig kunt bewerken.
  
  Meer informatie, veel gestelde vragen of veel voorkomende meldingen tijdens het Elektronisch bankieren vindt u in document Startpagina Elektronisch bankieren.

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |