Introduction
Via [Système, Général,
Paramètres], 'Paramètres factures', vous pouvez définir un certain nombre de
paramètres vous permettant de structurer le processus de facturation aux
exigences de votre société.
Dans cet écran, vous trouvez
les paramètres pour l'ensemble du processus, depuis l'encodage des factures
jusqu'à leur impression. Vous avez la possibilité de scinder les processus
suivant les différentes fonctions et responsabilités au sein de votre société,
mais vous pouvez également réduire l'ensemble du processus de telle façon que
l'encodage et l'impression se font via une seule et même fonction. Vous n'avez
donc aucune restriction pour adapter le processus de facturation aux exigences
de votre société.
Explication
des champs
Section
Encodage
Client facture
directe
Sélectionnez ici le client qui doit être proposé par défaut lors de l'encodage
de factures directes.
Code
facturation directe
Sélectionnez ici le code facturation sous lequel les factures directes peuvent
être encodées.
Mode de
livraison
Sélectionnez ici le mode de livraison par défaut de manière à faciliter
l'encodage des factures.
Dépôt par
défaut
Sélectionnez ici le dépôt par défaut. Il sera proposé d'office lors de
l'encodage des factures directes. Ce paramètre ne vaut pas pour les factures de
vente.
Attribuer n°
factures
Indiquez ici quand les numéros doivent être attribués aux factures :
- Lors de l'encodage (des factures)
Dans ce cas, un numéro est attribué lors de l'encodage de la facture ou
lors de son transfert à partir du module de gestion des commandes. Cela
peut être pratique si vous visez les factures et que vous communiquez sur
les factures dans la ligne. L'attribution d'un numéro réduit le risque
d'erreur. Il se peut en outre que vous trouviez l'ordre d'encodage
important lors de la facturation.
- Lors de l'impression des épreuves
Cette option est souvent utilisée lorsque l'épreuve de la facture est
utilisée comme archive. L'attribution d'un numéro lors de l'encodage n'est
pas souhaitée dans ce cas. Par contre, pour l'archive, il est essentiel
d'avoir une numérotation unique.
- Lors de l'impression définitive
Cette option est souvent utilisée si les factures sont souvent regroupées.
Imaginons que vous regroupez deux factures avec un numéro distinct. Dans
ce cas, un de ces numéros disparaît. Il y aura dans ce cas une
interruption dans votre suite de factures et ce n'est pas souhaité. Si
vous utilisez des épreuves de factures pour vos archives, nous vous
conseillons la deuxième option.
Référence (note de crédit)
Entrez ici la référence par défaut qui sera proposée lors de l'encodage des
notes de crédit.
Référence (facture de
commission)
Entrez ici la référence par défaut qui sera proposée lors de l'encodage des
factures de commissions.
Calculer le prix
Vous n'avez ce champ que si vous avez uniquement le module de facturation sans
le module de gestion des commandes. Si le module de gestion des commandes fait
également partie de votre licence, vous trouvez ce champ dans les paramètres
relatifs à ce module. Vous pouvez indiquer ici quelles listes de prix doivent
être utilisées lors du calcul de la remise sur une commande. Vous avez le choix
entre :
- Client facturation :
Dans ce cas, la liste de prix
et la remise client en vigueur pour le client facturation sont toujours
sélectionnées (comme auparavant).
- Client commande :
Dans ce cas, la liste de prix
et la remise client en vigueur pour le client commande sont toujours
sélectionnées.
- Client facturation * client
commande :
Dans ce cas, la liste de prix
et la remise client en vigueur pour le client commande sont sélectionnées
dans un premier temps. Le prix net est calculé à l'aide de cette liste de
prix. Si le client commande n'est pas le même que le client facturation,
le programme regarde si une liste de prix a également été définie pour
l'article et le client facturation en question. Dans l'affirmative, le
nouveau prix net est déterminé comme suit : nouveau prix net = prix
net remise client commande comprise * ((100 – pourcentage de remise du
client facturation) / 100).
A hauteur du champ '% remise (suppl.)' est affiché le pourcentage de remise
du client facturation. Dans la colonne 'Remise totale' est affichée la
remise combinée (10%+ 0,9*5%= 14,5%) < /FONT>.
Modifier le client de
facturation
Si vous voulez pouvoir modifier le
client de facturation lors de l'encodage des factures, vous devez activer ce
paramètre.
Dépassement autorisé
Si vous ne souhaitez pas pouvoir encoder des factures pour des clients ayant
dépassé leur limite de crédit, désactivez ce paramètre.
Contrôle marge négative
Activez ce paramètre si vous voulez être averti lorsque le prix de vente net
d'un article vendu est inférieur à la valeur standard ou à la valeur moyenne
pondérée. Vous pourrez alors décider d'encoder cette facture ou non.
Remise/charges supplémentaires
Vous indiquez ici si l'écran pour l'encodage des remises/charges
supplémentaires doit être affiché ou non à la fin de l'encodage d'une facture
de vente.
Quantité (standard)
Entrez ici la quantité que vous encoderez par défaut dans les factures. Cette
quantité sera suggérée. Cela signifie que vous pourrez encore la modifier à ce
moment-là.
Longueur répétition code
article
Lors de l'encodage d'une ligne de facture, le programme affiche automatiquement
les premières positions de l'article de la ligne précédente. Vous déterminez
ici le nombre de positions affichées. Si vous avez une série d'articles
commençant par les lettres 'AB' par exemple, vous pouvez indiquer '2' à hauteur
de ce champ-ci. A partir de la deuxième ligne de facture, vous ne devrez plus
encoder les lettres 'AB'. Vous accélérez ainsi le processus d'encodage.
Bloquer n° facture
Si vous voulez bloquer le numéro de facture lors de l'encodage des factures,
vous devez activer ce paramètre. Vous n'avez accès à ce paramètre que si vous
avez sélectionné 'Lors de l'encodage' à hauteur du paramètre 'Attribuer n°
factures'. Ce paramètre ne vaut en effet pas si le numéro de facture est
attribué lors de l'impression des épreuves de factures ou lors de l'impression
définitive des factures.
Section Viser
Viser les factures
Activez ce paramètre si vos factures doivent être visées. Si toutes les
factures doivent être visées, entrez '0,00' comme valeur à hauteur des deux
champs suivants.
Inférieur
Le visa est requis pour toutes les factures inférieures à ce montant. Vous
pouvez ainsi entrer des montants différents pour les factures normales et pour
les notes de crédit.
Supérieur ou égal à
Indiquez ici le montant à partir duquel les factures doivent être visées.
Section Imprimer
Compte CA
Indiquez ici quel compte chiffre d'affaires doit être utilisé pour la
journalisation des factures : celui défini pour le groupe d'articles
auquel l'article appartient ou celui défini pour le client de facturation.
Taux de change
Vous indiquez ici si le taux de change de
la devise dans laquelle la facture est libellée doit être calculé lors de
l'encodage ou lors de l'impression. C'est le taux de change défini via
[Comptabilité, Données de base, Taux de change] pour le jour en question qui
sera utilisé. Dans le premier cas, il arrive souvent qu'un taux de change soit
convenu au téléphone avec le client. Il vaut mieux utiliser la seconde option
si les factures restent ouvertes pendant un certain temps. Si la facture est
imprimée définitivement après cette période, il se peut que le taux de change
ait changé. Cette option est également conseillée si vous utilisez des devises
fort fluctuante.
CA : date
Indiquez ici si le
chiffre d'affaires doit être imputé lors de l'encodage ou lors de l'impression
définitive.
Client bloqué
Si vous activez ce paramètre, les factures
des clients bloqués pour lesquels des factures ont été encodées seront
imprimées. Si vous n'activez pas ce paramètre et que vous essayez d'imprimer
une facture pour un client bloqué, le programme affichera un message comme quoi
le client en question est bloqué et la facture ne peut être imprimée.
Lien code facturation/journal
Si vous activez ce paramètre, le numéro de
facture sera détérminé par le numéro de pièce suivant du journal lié au code
facturation utilisé. En outre, la facture sera journalisée dans le journal de
vente lié à ce code facturation. Si vous activez ce paramètre, vous n'avez pas
la possibilité de modifier le numéro de facture. Si vous n'activez pas ce
paramètre, le numéro de facture est déterminé par le paramètre 'N° facture'
dans [Système, Général, Paramètres], 'Paramètres numéros', section
'Logistique'. Dans ce cas, vous pouvez modifier ce numéro.
Section Facture directe
Spécification du mode de paiement
Activez ce paramètre si vous voulez encore pouvoir indiquer lors de
l'impression d'une facture directe si elle est payée à crédit ou au comptant.
Mode de paiement par défaut
Indiquez ici quelle mode de paiement doit
être proposé par défaut lors de l'impression d'une facture directe. Vous avez
le choix entre 'Payé à crédit' ou 'Payé comptant'. Si vous avez activé le
paramètre 'Spécification du mode de paiement', vous pourrez encore modifier le
mode de paiement lors de l'impression de la facture.
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