Leveranciers worden in Exact Financials Enterprise crediteuren genoemd. U kunt crediteuren aanmaken via [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud].
Wanneer u naar het menupad 'Crediteuren' gaat ziet u eerst een overzicht van de reeds aangemaakte crediteuren. Dit scherm functioneert zoals alle zoekschermen binnen Exact Financials Enterprise. Wanneer u kiest voor de knop 'Nieuw' kunt u een nieuwe crediteur aanmaken.
De velden zijn verdeeld over verschillende tabbladen, volg de hyperlink om direct naar het gewenste tabblad te gaan.
Crediteur Voer een unieke code en bijbehorende omschrijving (naam) in voor de crediteur die u aanmaakt. Vanaf nu wordt in Exact Financials Enterprise deze crediteur geïdentificeerd door deze code.
Zoekcode Om het invoeren van gegevens te vergemakkelijken hebben veel stamgegevens een zoekcode. Dit geldt voor grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, factuurcodes en allerlei andere soorten stamgegevens. U kunt bij invoerfuncties de zoekcode gebruiken in plaats van de 'normale' code. Zo kunt u, als u een crediteur moet selecteren, zowel het crediteurennummer als de zoekcode gebruiken.
Adresregel 1 Voer de adresgegevens in. Als u hier niets invult en u selecteert een postcode uit de postcodetabel in het veld postcode, dan wordt dit veld automatisch gevuld met de straatnaam gekoppeld aan de postcode. Er zijn hier 3 velden beschikbaar. U kunt het totale adres inclusief huisnummer en huisnummer toevoeging in het eerste veld invullen. U kunt er ook voor kiezen om het huisnummer en de eventuele huisnummer toevoeging in het 2e en 3e veld in te vullen.
Adresregel 2 Voer de adresgegevens in.
Adresregel 3 Voer de adresgegevens in.
Postcode Geef de postcode in. Als u gebruik maakt van een postcodetabel, worden bij selectie van een postcode de adresgegevens en de gemeente automatisch gevuld als deze nog niet handmatig zijn gevuld. Heeft u wel de straatnaam en de plaatsnaam handmatig ingegeven en u kiest achteraf een postcode uit de postcodetabel, dan zullen deze gegevens niet worden gewijzigd.
Woonplaats Geef de woonplaats in. Als een postcode uit de postcodetabel is geselecteerd in het veld postcode, dan wordt de woonplaats automatisch gevuld.
Land Selecteer het land. Bij selectie van een land wordt het formaat van de ingegeven postcode gecontroleerd op geldigheid. De landcode wordt gebruikt voor de BTW-aangifte, voor de BTW-betalingen ten behoeve van uw ICP-aangifte en voor een aantal andere doeleinden. U koppelt het juiste land aan de crediteur door hier de bijbehorende landcode te selecteren.
Taal U kunt een taalcode koppelen aan een crediteur. Voer de taalcode in voor de taal die u wilt gebruiken in de correspondentie met deze crediteur. U kunt lay-outs koppelen aan taalcodes, zodat u er zeker van bent dat bijvoorbeeld bestellingen in de juiste taal worden afgedrukt.
Telefoon / Fax Voer het telefoon- en faxnummer van de crediteur in.
Categorie U kunt de crediteuren in aparte groepen onderverdelen door ze aan een categorie toe te wijzen.
Voorbeeld Als u de belangrijkste crediteuren samenvoegt onder code 10, kunt u ze later gemakkelijk in een keer selecteren.
Website Voer hier de website van uw leverancier in.
Predikaat De predikaatcode die u selecteert bepaalt welke aanhef en aanspreektitel voor deze crediteur in lay-outs en dergelijke worden gebruikt.
Initialen Voer de initialen van uw contactpersoon in.
Contactpersoon Gebruik de achternaam van de contactpersoon als referentie bij in- en verkooptransacties, correspondentie en telefonische contacten.
Geslacht Maak een keuze uit 'Man', 'Vrouw', of 'Onbekend'.
Functie Voer de functie van de contractpersoon in.
Contractpersoon: Telefoon Voer het directe telefoonnummer van de contactpersoon in.
E-mail Voer het e-mailadres van de contractpersoon in.
Kies voor de knop 'Toevoegen' om adressen toe te voegen.
Adres Selecteer hier het adrestype dat van toepassing is op het adres dat u aan wilt maken. De adressen die u hier aanmaakt kunt u bijvoorbeeld gebruiken op de lay-out voor bestellingen.
Naam Voer de naam van de locatie waar het adres betrekking op heeft.
Overige velden Wanneer u een adrestype hebt geselecteerd kunt u in de overige velden de adresgegevens invoeren. Tevens hebt u de mogelijkheid om bepaalde contactpersonen te koppelen aan een adres.
Kies voor de knop 'Toevoegen' om bankrekeningnummers toe te voegen.
Type Selecteer het type bankrekeningnummer. Het type bepaalt o.a. de manier waarop de geldigheid van het bankrekeningnummer wordt vastgesteld.
Banknummer Voer het bankrekeningnummer van de debiteur in. Dit rekeningnummer wordt gebruikt bij automatische incasso-opdrachten.
Valuta (Bank) Koppel de standaard valuta van de bank.
Primair Geef aan of het betreffende bankrekeningnummer het primaire rekeningnummer van deze bank is. U hebt de keuze uit:
Maskerrekening Dit veld is niet te bewerken. In dit veld wordt het masker van het rekeningnummer weergegeven.
Naam bank Voer de naam in van de bank waarbij het rekeningnummer is geopend.
BIC Hier kunt u de BIC-code behorende bij het betreffende rekeningnummer ingeven.
Overige velden Naast deze standaard velden is het tevens mogelijk extra velden aan de invoermatrix toe te voegen, bijvoorbeeld als u de NAW-gegevens van de bank toe wilt voegen.
Valuta Als u een crediteur in de regel betaalt in dezelfde vreemde valuta, kunt u hier deze valutacode koppelen. Voordeel hiervan is dat tijdens het invoeren van een bestelling, inkoopfactuur of inkoopboeking deze code standaard naar voren komt, hetgeen de invoer vereenvoudigd. Tijdens het vastleggen van de inkoopboeking kunt u de valutacode alleen wijzigen als de optie 'Variabele valuta' in het betreffende inkoopboek is gemarkeerd.
Dagboek U kunt hier voor deze crediteur een vast inkoopboek aangeven waarin de inkopen mogen worden vastgelegd. Als u dit doet, kunt u voor deze crediteur geen posten boeken in een ander inkoopboek dan hier aangegeven.
Voorbeeld
U besluit om alle posten voor binnen- en buitenlandse crediteuren te boeken in afzonderlijke rekeningen. Maak twee verzamelrekeningen aan: 'Crediteuren binnenland' en 'Crediteuren buitenland'. Maak ook twee inkoopboeken aan: 'Inkopen binnenland' en 'Inkopen buitenland'. Koppel de juiste verzamelrekening als vaste tegenrekening aan elk dagboek. Koppel tot slot het dagboek 'Inkopen binnenland' aan alle binnenlandse crediteuren, en het dagboek 'Inkopen buitenland' aan alle buitenlandse crediteuren.
Tegenrekening U kunt een vaste tegenrekening koppelen aan een crediteur. Gewoonlijk wordt een kosten- of voorraadrekening gebruikt als tegenrekening voor crediteuren om inkopen op te boeken. De hier geselecteerde grootboekrekening wordt bij het aanmaken van inkoopboekingen voor deze crediteur als suggestie in de regels getoond en heeft als doel de handmatige vastlegging van inkoopboekingen te versnellen.
Invoice GatewayFactureren via:Selecteer de vorm waarin facturen ontvangen worden.Wanneer 'Electronisch' gekozen wordt kunnen UBL facturen uit Peppol geimporteerd worden.
XML-definitie (UBL) Als de voorgaande optie 'Electronisch' is dan dient hier een UBL-definitie geselecteerd te worden waerin de inkoopfactuur bbij Peppol in aangeleverd.
Status Geef de activeringsstatus aan. Zie ook: [(de-)Activeren stamgegevens].
Lever- / Bestelwijze Goederen kunnen op verschillende manieren worden geleverd, bijvoorbeeld franco aan huis of onder rembours. Deze informatie moet worden vermeld op de orderbevestiging, zodat u er zeker van kunt zijn dat er bijvoorbeeld voldoende geld aanwezig zal zijn als de goederen bezorgd worden. Selecteer de afleverwijze die van toepassing is voor deze crediteur.
Prijslijst De prijzen voor artikelen die worden ingevoerd in bestellingen en inkoopfacturen worden bepaald aan de hand van prijslijsten. Indien er een specifieke prijslijst geldt voor deze crediteur kunt u de betreffende prijslijst hier koppelen.
Kostencode Als u goederen besteld, kunnen er door de leverancier extra kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld voor het transport van de goederen. Deze extra kosten legt u vast via een kostencode. Wanneer op deze crediteur een standaard kostencode van toepassing is, kunt u deze hier koppelen. Deze kostencode zal dan worden voorgesteld bij het aanmaken van bestellingen en inkoopfacturen.
Inkoper Als er bepaalde medewerkers verantwoordelijk zijn voor de inkopen, is het mogelijk om bij te houden wie wat inkoopt. Indien een bepaalde inkoper verantwoordelijk is voor de inkopen bij de betreffende crediteur, kunt u de inkoper hier koppelen. De inkoper zal dan automatisch gevuld worden bij het invoeren van bestellingen en inkoopfacturen voor deze crediteur. Wanneer u geen inkoper koppelt, zal bij het invoeren van bestellingen en inkoopfacturen de ingelogde gebruiker ingevuld worden als inkoper.
Extra omschrijving De extra omschrijving kunt u meegeven aan een bestelling, zodat uw leverancier snel de bestelling kan herkennen. Selecteer hier een extra omschrijving die altijd geldt voor deze crediteur. De gekoppelde extra omschrijving zal automatisch gekoppeld worden aan bestellingen die u aanmaakt voor deze crediteur.
BestellingKies de methode (Brief of Email) waarmee een bestelling wordt 'Afgedrukt'
OntvangstKies de methode (Brief of Email) waarmee een bestelling wordt 'Afgedrukt'
Betaalwijze Geef hier de standaard betaalwijze van de crediteur aan. Tijdens het invoeren van een bestelling, inkoopfactuur of inkoopboeking wordt deze waarde voorgesteld. Tijdens de invoer kunt u de waarde wijzigen. De betaalwijze van een openstaande post is erg belangrijk voor het daaropvolgende betaalproces. U heeft de keuze uit de volgende betaalwijzen:
Kredietlimiet De kredietlimiet is het maximale bedrag aan openstaande posten dat bij deze crediteur is toegestaan. Bij de invoer van een bestelling, inkoopfactuur of inkoopboeking wordt gecontroleerd of het totale bedrag van de transactie de kredietlimiet overschrijdt. Indien de kredietlimiet wordt overschreven kan de bestelling, inkoopfactuur of inkoopboeking voor deze crediteur niet worden ingevoerd.
Betalingsconditie Het is mogelijk een betalingsconditie te koppelen aan een crediteur. De gekoppelde betalingsconditie zal als standaard worden gebruikt bij het invoeren van een bestelling, inkoopfactuur of inkoopboeking. Als u in dit veld geen standaard betalingsconditie selecteert, wordt de standaardconditie toegepast die is gekozen in de financiële instellingen op het tabblad 'Subadmin'.
Kortingspercentage U kunt hier een kortingspercentage invoeren dat met de crediteur is afgesproken. Dit percentage wordt automatisch berekend bij het invoeren van bestelling en inkoopfacturen op deze crediteur. Het kortingspercentage hier ingegeven, betreft een korting op het totale bedrage van de bestelling of inkoopfactuur. Tijdens het invoeren van de bestelling of de inkoopfactuur, kunt u het kortingspercentage wijzigen.
Automatisch betalenDoor deze instelling aan te vinken creert u een filtermogelijkheid bij het betalen van openstaande posten. In het menu [Financieel: Bankieren, Betalen crediteuren, Aanmaken] kunt u in de selectie een criterium toevoegen 'Automatisch betalen'.
Klant Voer het klantnummer bij de leverancier in. Dit klantnummer kunt u afdrukken op bestellingen zodat de leverancier gemakkelijk kan zien wie de bestelling heeft geplaatst.
BTW-nummer Dit is het BTW-nummer van uw leverancier. Dit nummer is belangrijk voor EU-transacties en moet worden opgegeven op de facturen. Het BTW-nummer bestaat uit het omzetbelastingnummer plus de ISO-landcode. Elk bedrijf dat voor de BTW is geregistreerd, heeft een BTW-nummer. Voer het BTW-nummer van de crediteur in dit veld in en controleer of het correct is. Bij de invoer van het BTW-nummer wordt het formaat gecontroleerd op basis van de gekoppelde (ISO-)landcode. Zo is het bijvoorbeeld vanaf 1 januari 2008 voor Belgische BTW-nummers een 10-cijferig nummer verplicht. Zie [BTW]Voor ZZP-ers kan het het BTW-identificatienummer ingevuld worden.
Controledatum Voer de datum in waarop het BTW-nummer van de crediteur voor het laatst door de belastingdienst is gecontroleerd. Automatisch verschijnt in dit veld de verwerkingsdatum, maar u kunt deze waarde wijzigen of het veld leeg laten. Zie [BTW]
BTW-code U kunt hier de standaard BTW-code voor deze crediteur opgeven. Deze code wordt als standaardwaarde gebruikt voor het invoeren van orders, facturen of verkoopboekingen op deze crediteur. BTW-codes maakt u aan in [Grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-codes]. Zie ook [BTW].
BTW-code wijzigbaar In sommige gevallen is het noodzakelijk om de BTW-code te veranderen als u transacties aanmaakt. Verschillende artikelen kunnen verschillende BTW-percentages vereisen. Geef aan of de BTW-code veranderd mag worden bij het invoeren van orders, facturen of boekingen. Dit veld wordt automatisch gecontroleerd, maar kan worden gewijzigd. Zie [BTW].
KvK-nummerVoer het KvK-nummer in.
Organisatie_IDVoer de ID van de organisatie in.
DUNS nummerVoer het DUNS nummer in.
Aandachtsveld Als u deze optie markeert, dan zal de inhoud van de notitie worden getoond zodra de crediteur wordt geselecteerd bij het invoeren van een order, inkoopfactuur of tijdens het invoeren van een boeking.
Notities Leg uw opmerkingen omtrent de crediteur vast in dit notitieveld.
Eigenschap Koppel de eigenschappen. Zie ook: [Eigenschappen].
Koppel de gewenste documentatie. Zie ook: [Documenten Koppelen]. Toont ook de link naar betaalspecificaties mits deze in PDF formaat aan de crediteur gemaild zijn of afgedrukt naar een PDF printer.