Het werken met provisiefacturen

Binnen een organisatie met verkopen wordt veelal gebruik gemaakt van provisie. Hierbij wordt een bedrag of percentage toegekend aan een derde partij als beloning voor zijn/haar aandeel in de order. Zo kan dit bijvoorbeeld van toepassing zijn op een dealer, die van de leverancier provisie ontvangt over elk pakket wat hij/zij verkoopt. De afhandeling van deze provisies kan geregistreerd worden met de module E-Provisie. U kunt provisie toekennen aan verschillende partijen, namelijk:

• De orderdebiteur uit de verkooporder
• De factuurdebiteur uit de verkooporder
• Medewerker uit de verkooporder
• Ouder account van de orderdebiteur uit de verkooporder
• Dealer van de orderdebiteur uit de verkooporder (Hiervoor heeft u module SE1800 E-CRM nodig)

Hieronder volgt een stappenplan hoe u provisie kunt toekennen en uitkeren.

U kunt alleen werken met provisie facturen wanneer in de orderinstellingen/factuurinstellingen in de sectie 'Verkoopprovisies' de optie 'Gebruiken verkoopprovisie' is uitgevinkt.  

Alles uitklappen | Alles inklappen

Provisie-artikelen zijn in Exact Globe Next conditie artikelen. Deze artikelen kunt u aanmaken via [Order, Artikelen, Condities]. Allereerst dient u te bepalen of u provisie wilt toekennen als percentage of als vast bedrag.Voor een vaste bedrag provisie dient u dit bedrag in te voeren als verkoopprijs van dit artikel (tabblad Basis). Voor een percentage provisie dient u het percentage vast te leggen op het tabblad Extra in het veld 'Percentage 1'.

Op het tabblad 'Basis' kunt u onder het assortiment het subassortiment kiezen waarvoor dit provisie artikel van toepassing is. Een provisie artikel kan aan meerdere subassortimenten gekoppeld worden. Bij de toekenning van provisie aan een afgehandelde verkooporder wordt dit berekend over artikelen gekoppeld aan al deze subassortimenten.

U kunt provisie uitkeren aan verschillende partijen. Voorwaarde is wel dat voor deze partij een debiteur is aangemaakt. Afhankelijk van de keuze aan wie u provisie wilt uitkeren, moet u een aantal stappen doorlopen, namelijk:

• Bij provisie aan de orderdebiteur en factuurdebiteur is deze debiteur reeds aanwezig.
• Bij provisie aan de medewerker gaat u naar het onderhoud van de medewerker. Daar kunt u op het tabblad Algemeen in het veld 'Debiteur' een debiteurnummer koppelen. U kunt hier ook een nieuw debiteurennummer invoeren en kiezen voor 'Bewaren' om een nieuwe debiteur aan te maken.
• Bij provisie aan de ouder van de orderdebiteur moet deze ouder gekoppeld worden aan de betreffende orderdebiteur via  debiteuren aanmaken en onderhouden. U kunt deze vinden op het tabblad Financieel in het veld 'Moederbedrijf'.
• Bij provisie aan de dealer van de orderdebiteur kunt u via [CRM, Relaties, Relaties onderhouden] op het tabblad Basis in het veld 'Dealer' een debiteur van het type Dealer koppelen. Deze optie is alleen beschikbaar als u SE1800 E-CRM in uw licentie heeft. 

Provisie kan alleen toegekend worden aan verkooporders met de status 'Afgehandeld'. Dit betekent dat u provisie kunt toekennen aan verkooporders die volledig geleverd zijn en definitief afgedrukt en verwerkt zijn.

De reden hiervoor is dat bij het bepalen van het provisiepercentage rekening gehouden wordt met de hoeveelheid artikelen geleverd tegen het aantal op de aanvankelijke verkooporder. Als artikelen nog geleverd moeten worden, kan niet worden voorspeld of deze levering nog gedaan gaan worden.

De provisiefactuur kunt u genereren via [Order, Te verwerken, Provisiefactuur, Genereren].De provisiefacturen kunt u daarna terugvinden onder [Factuur, Invoer, Facturen] . Let er wel op dat u onder het filter 'Type' de optie 'Provisiefactuur' heeft aangevinkt. Na het genereren is de order niet meer zichtbaar via [Order, Te verwerken, Provisiefactuur, Regels toepassen].

Nadat de provisiefactuur is gegenereerd, kunt u de provisiefactuur definitief afdrukken via [Factuur, Invoer, Afdrukken/Verwerken]. Na het definitief afdrukken wordt de openstaande post gegenereerd voor de desbetreffende debiteur. De journaalpost ziet er als volgt uit: 

Omzet            
aan\ Debiteuren