Exact Financials (v3)

System Manual - Onderhoud gegevens

Onderhoud gegevens

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft de volgende functionaliteit van Exact Financials:

• Verwijderen van stamgegevens
• Vernummeren van stamgegevens
• Data export naar externe applicaties
• Restrictie tabellen

Stamgegevens verwijderen

Deze paragraaf beschrijft de procedure van het verwijderen van stamgegevens middels [ Management, Applicatie, Verwijderen stamgegevens ]. In Exact Financials is het mogelijk om batch-gewijs stamgegevens te verwijderen. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld uw administratie wilt reorganiseren. Individuele stamgegevens worden verwijderd in de onderhoudsfuncties, bijvoorbeeld [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren].

Het verwijderen van stamgegevens is aan een beperking gebonden, een crediteur met een saldo bijvoorbeeld, kan niet worden verwijderd.

Stamgegevens vernummeren

Deze paragraaf beschrijft de procedure van het vernummeren van stamgegevens. In Exact Financials is het mogelijk om stamgegevens te vernummeren. Het stamgegeven incusief alle historische data waarin dit stamgegeven is gebruikt, krijgt de door u aangegeven nieuwe code. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld uw administratie wilt reorganiseren.

Bij het opstarten van het scherm krijgt u eerst de vraag of u een back-up heeft gemaakt. Indien dit het geval is, kunt u het door naar het scherm waarin u aangeeft welke data u wilt vernummeren. U krijgt in het volgende scherm twee werkbladen. In de linker ziet u de aanwezige stamgegevens naast welke u een nieuwe code kunt ingeven. In het rechter werkblad ziet u welke tabellen worden vernummerd. Het is niet mogelijk om meer dan 1 stamgegeven samen te voegen naar een nieuwe code.

Via de knop 'Import' is het mogelijk de te vernummeren waardes met een bijbehorende nieuwe waarde te importeren. Het vernummerprogramma verwacht op elke regel in het importbestand in de eerste kolom de te vernummeren waarde en in de tweede kolom de nieuwe waarde.

Data export naar externe applicaties

In Exact Financials kunt u balansinformatie en stamgegevens exporteren naar externe applicaties voor rapportage doeleinden middels [ Data, Export externe applicaties ]. Balansinformatie kan worden geëxporteerd naar verschillende externe applicaties: E-Jaar, Accon, Superaccount en Analbi. De stamgegevens worden geëxporteerd in het standaard formaat van E-Jaar. De balansinformatie die wordt geëxporteerd naar Accon, Superaccount of Analbi bevat standaard de rekeninginformatie.

Restrictietabellen

In Exact Financials is het mogelijk om restricties vast te stellen voor combinaties van stamgegevens. Het gebruik van restricties zal uw administraties in Exact Financials overzichtelijker maken. De werknemers die gegevens invoeren in Exact Financials, zullen alleen kunnen kiezen uit een beperkte selectie. Met restricties is het mogelijk om verkeerde combinaties, bijvoorbeeld van project en werknemer, te voorkomen. Door het aanleggen van restricties is het mogelijk om de werknemer bij het boeken van uren op projecten alleen de projecten te laten zien waar hij bij betrokken is. Op deze manier kan hij geen uren en dus geen kosten boeken op de verkeerde projecten. Dit zal uw projectadministratie optimaliseren.

Restricties kunnen worden aangemaakt in het Systeem menu in [ Management, Applicatie, Restrictietabellen ].

System Manual > Inhoud > Onderhoud gegevens