Sales Manual C/S - Verkooporders invoeren
Verkooporders invoeren
Introductie
Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het invoeren van een verkooporder in
Exact Sales C/S. Het diagram toont de stappen van het proces en de bijbehorende
functionaliteit in Exact Financials C/S.
Procesdiagram
Orders invoeren
De offertefase, die de prijsonderhandelingen bevat, zal uiteindelijk
resulteren in een overeenkomst en een order. Orders kunnen op verschillende
manieren worden geplaatst. Na ontvangst van de order, moeten de goederen zo snel
mogelijk geleverd worden. Het is belangrijk dat alle afspraken goed
geregistreerd worden, omdat de factuur uiteindelijk gebaseerd zal zijn op deze
gegevens. Als een debiteur nog niet in uw administratie geregistreerd is, is het
belangrijk dat u eerst alle gegevens van de debiteur invoert.
Voordat u een order kunt invoeren, dient u de volgende gegevens te
controleren:
- Factuurdebiteur
- Ontvangstdebiteur
- Kredietlimiet
- Betalingscondities
- Kortingsafspraken
- Valuta
- Vaste debiteurengegevens
- Voorraadpositie
- BTW-gegevens
Factuurdebiteur
De factuurdebiteur is de debiteur die uiteindelijk de factuur zal betalen.
Dit hoeft niet dezelfde persoon/onderneming te zijn, als de debiteur die de
goederen ontvangt of de order heeft geplaatst. Vooral in ondernemingen met veel
afdelingen en in bedrijven die werken met agenten, is het belangrijk om
debiteur, factuurdebiteur en ontvangstdebiteur te scheiden. De ontvangstdebiteur
is de debiteur die de goederen zal ontvangen en de debiteur is degene die de
order heeft geplaatst.
Ontvangstdebiteur
De ontvangstdebiteur is de debiteur die de goederen zal ontvangen. Het is
belangrijk dat de gegevens van de ontvangstdebiteur goed geregistreerd staan om
te voorkomen dat de goederen op het verkeerde adres worden bezorgd.
Kredietlimiet
De kredietlimiet is het maximum aan openstaande posten, dat een debiteur mag
hebben in uw administratie. Het is belangrijk voor uw debiteurenadministratie om
duidelijke afspraken aangaande deze verkoopconditie vast te leggen. De
kredietlimiet is een goed middel om vast te stellen of uw debiteur een
verkooporder bij u kan plaatsen en voor de bepaling van het maximale
factuurbedrag. Communiceer met uw debiteur over de kredietlimiet en ook over
overschrijding van het maximum bedrag.
Betalingscondities
De betalingscondities zijn een belangrijk onderdeel van de prijsafspraken,
omdat ze het betalingsgedrag van de debiteur beïnvloeden. Voer de
betalingsconditie die u bent overeengekomen met uw debiteur in. Er zijn twee
soorten betalingscondities:
- Betalingskorting
De debiteur krijgt korting over het
factuurbedrag als de factuur wordt betaald binnen een bepaalde afgesproken
periode.
- Kredietbeperking
Kredietbeperking is een boete voor betaling na
de afgesproken periode, die is opgenomen in het factuurbedrag. Als een
debiteur binnen de vastgestelde termijn betaalt, kan hij de kredietbeperking
van het factuurbedrag aftrekken.
U kunt de betalingscondities aan een debiteur koppelen, wanneer u een
debiteur aanmaakt. De betalingscondities moeten worden gecontroleerd voordat een
order wordt ingevoerd, om te voorkomen dat een factuur met een verkeerde
betalingskorting of kredietbeperking wordt opgestuurd naar een debiteur.
Kortingsafspraken
Prijsonderhandelingen vinden plaats in de onderhandelingsfase. Als een
overeenkomst tot stand is gekomen, wordt een order geplaatst en de verkoop
afgerond. Bestaande prijs- en kortingsafspraken dienen in uw administratie
geregistreerd te worden, om de juiste kortingsvorm te kunnen gebruiken. De
overeenkomst geldt niet alleen voor deze verkoop, maar ook voor verkopen in de
toekomst. Prijsafspraken worden vastgelegd in prijslijsten. Prijslijsten worden
gebruikt voor staffelkortingen per debiteur of debiteurengroep. Als u een order
invoert, dient u te controleren of de juiste prijslijst gekoppeld is aan de
juiste debiteur. Dit om te voorkomen dat facturen met een verkeerde korting of
zelfs zonder korting worden verstuurd naar klanten. Leg staffelkortingen vast in
de menupaden: [Stamgegevens, Onderhoud, Prijslijsten, Prijslijst codes],
[Stamgegevens, Onderhoud, Prijslijsten, Prijslijsten per artikelgroep] en
[Stamgegevens, Onderhoud, Prijslijsten, Prijslijsten per artikel]. U kunt aan
een debiteur één prijslijst koppelen, maar een prijslijst kan worden gekoppeld
aan verschillende debiteuren. De koppeling tussen een prijslijst en een debiteur
zorgt voor de automatische toepassing van de juiste korting. De korting wordt
berekend in de factuurregels. Door een automatische koppeling kunt u de korting
voor een debiteur niet over het hoofd zien. Als u verschillende kortingen wilt
gebruiken per debiteur, kunt u de prijslijst per orderregel aanpassen.
- Sommige bedrijven gebruiken voor elke debiteur een aparte prijslijst. Als
u voor een debiteur meer dan één prijslijst wilt gebruiken en u wilt niet in
elke regel de prijslijst veranderen, kunt u ook een prijslijst aanmaken met
daarin alle relevante kortingen voor de debiteur. Als u al deze gegevens in
één prijslijst vastlegt, kan geen korting voor de debiteur over het hoofd
worden gezien.
U kunt uw kortingen ook op de volgende manieren vastleggen:
- U kunt in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het Finance
menu, een vast kortingspercentage koppelen aan een debiteur. Dit doet u door
in het veld 'Kortingspercentage' op het tabblad 'Betalingen' een percentage in
te voeren. Dit kortingspercentage zal automatisch gebruikt worden voor elke
ingevoerde order voor de betreffende debiteur.
- Voer een kortingspercentage in voor elke factuur/orderregel. Deze korting
geldt alleen voor de betreffende regel.
- Voer een kortingspercentage in in het afsluitvenster. Deze korting geldt
voor het totale factuur bedrag.
Valuta
Als u buitenlandse debiteuren heeft, is het goed om de mogelijkheid te hebben
om facturen en orders in te voeren in een vreemde valuta. Voordat u een order
kunt invoeren, dient u te controleren of de valuta in uw systeem geregistreerd
is en of de wisselkoers in uw administratie is vastgelegd. In uw debiteuren
stamgegevens zult u een standaard valuta voor een debiteur moeten bepalen. Als u
bij het invoeren van de order deze valuta wilt kunnen veranderen, dient u het
vak 'Wijzigen debiteurgegevens' aan te kruisen in [Bestand, Administratie
instellingen, Algemene verkoopinstellingen] op het tabblad 'Order'.
Vaste debiteurengegevens
De naam, het adres en andere debiteurengegevens moeten vanzelfsprekend worden
gecontroleerd. Het zou vreemd zijn ervan uit te gaan, dat deze gegevens altijd
goed geregistreerd zijn in uw administratie of dat ze nooit veranderen. De
debiteurengegevens moeten van tijd tot tijd worden gecontroleerd. Als u bij het
invoeren van de order deze gegevens wilt kunnen veranderen, dient u het vak
'Wijzigen debiteurgegevens' aan te kruisen in [Bestand, Administratie
instellingen, Algemene verkoopinstellingen] op het tabblad 'Order'.
De voordelen van het vastleggen van vaste debiteurengegevens zijn:
- Het scheelt u tijd en werk.
- Er worden geen gegevens over het hoofd gezien tijdens het invoeren van de
order (omdat alle gegevens bij voorbaat beschikbaar zijn).
Voorraadpositie
In Exact Sales C/S kunt u vastleggen wat u van een bepaald artikel in
voorraad heeft.
BTW-gegevens
De BTW-gegevens moeten worden gecontroleerd als u een order of een factuur
invoert. Een BTW-code wordt gekoppeld aan een debiteur of een artikel om te
voorkomen dat een verkeerde BTW wordt gekoppeld aan de goederen.
Voorbeeld
Belgische klanten betalen geen BTW wanneer ze goederen
inkopen in Nederland. Belgische klanten moeten worden gekoppeld aan een BTW-code
van 0%.
In bepaalde gevallen is degene die de goederen levert of de diensten verricht
niet degene die de BTW afdraagt, maar wordt dit gedaan door degene die de
goederen of diensten afneemt. De BTW wordt 'verlegd' naar de afnemer. U
registreert dit bij de betreffende debiteuren waarvoor dit het geval is.
Regelmatige controle van de bovengenoemde gegevens vergemakkelijkt uw
debiteurenbeheer. Dit vereenvoudigt het innen van openstaande posten, omdat u
niet naar de juiste gegevens en factuurvoorwaarden hoeft te zoeken.
In Exact Financials C/S kunt u BTW-codes koppelen aan debiteuren in
[Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het Finance menu en aan
artikelen in [Stamgegevens, Artikelen, Artikelen] nadat u ze hebt aangemaakt in
[Grootboek, BTW, Stamgegevens, BTW-codes] in het Finance menu.
Als u gebruik maakt van 'BTW verlegd', kunt u dit aangeven in [Grootboek,
BTW, Stamgegevens, BTW-codes] in het Finance menu, door het aankruisvak 'BTW
verlegd' te markeren. Om de BTW te verleggen naar de debiteur, dient u de juiste
BTW-code aan de debiteur te koppelen.
Een ingevoerde order wordt niet direct verwerkt en afgerond. Ingevoerde
orders kunnen worden gewijzigd totdat de definitieve pakbon is afgedrukt. Na het
invoeren van de order, zal de order terechtkomen bij de persoon/afdeling die
verantwoordelijk is voor het controleren en fiatteren van de orders. In de
meeste gevallen zal dit niet degene zijn die de order ook heeft ingevoerd. Na
fiatteren van de order, zal de order worden afgedrukt en kan de order niet meer
gewijzigd worden.
Verkooporders invoeren
U kunt de orders invoeren in [ Processen,
Verkooporders, Invoeren verkooporders ]. Er zijn verschillende manieren
om een verkooporder in te voeren. De manier waarop de orders worden ingevoerd,
hangt af van uw assortiment:
Standaardassortiment artikelen
| Een bedrijf met een vast productassortiment gebruikt
standaardartikelen die zijn aangemaakt met [Stamgegevens, Onderhoud,
Artikelen, Artikelen].
|
Standaardassortiment van normale diensten
| Tekstartikelen zijn standaardartikelen waaraan u extra tekst kunt
koppelen in [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen]. U dient
tekstartikelen te gebruiken als u standaarddiensten verleent.
Tekstartikelen worden als normale artikelen behandeld. Ze kunnen met een
zoekcode worden opgevraagd en in voorraad worden gehouden.
|
Incidentele en/of variërende artikelen
| Als een bedrijf producten verkoopt die variëren, zal het vaak
tekstartikelen gebruiken die met [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen,
Artikelen] worden aangemaakt, of tekstregels invoeren in [Processen,
Verkooporders, Invoeren verkooporders]. Deze laatste zijn bijzonder
geschikt voor immateriële zaken als uurlonen en consultancy-kosten. Er
wordt geen voorraad van deze artikelen bijgehouden, omdat ze niet als
stamgegevens zijn aangemaakt.
|
Incidentele en/of variërende diensten
| Bedrijven die variërende of incidentele diensten aanbieden, gebruiken
tekstregels die ingevoerd worden met [Processen, Verkooporders, Invoeren
verkooporders]. Deze zijn uniek en alleen van toepassing op de factuur
waarin ze worden ingevoerd. Tekstregels worden ingevoerd door op
<Regels> te drukken en de optie 'tekstregel' te kiezen in het
bovengenoemde pad. Er wordt geen voorraad bijgehouden voor deze diensten
omdat ze niet als stamgegevens zijn aangemaakt. |
Sales Manual C/S > Inhoud
> Verkooporders invoeren
XMSixMX
Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.843.080 |
Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
11-03-2005 |
Release: |
|
Attachment: |
|
Disclaimer |