One moment please...
 
 
Exact Globe+   
 

Installatie Exact Purchase to Pay Integration in Exact Lightweight Integration Server (ELIS)

Introductie

Met Exact Purchase to Pay krijgt u controle over alle uitgaven van uw organisatie. U kunt de uitgaven beheersen met een proactief goedkeuringsproces en krijgt beter inzicht in de kosten door een koppeling tussen uw Exact Globe Next administratie(s) en Exact Purchase to Pay.

Deze oplossing zorgt ervoor dat nieuw aangemaakte en gewijzigde gegevens worden gesynchroniseerd tussen de Exact Globe Next administratie(s) en Exact Purchase to Pay.

Uitleg

In dit document worden de volgende onderdelen behandeld:

Voorwaarden

Om gebruik te kunnen maken van deze oplossing dient aan het volgende te worden voldaan:

  • Exact Lightweight Integration Server (ELIS) is geïnstalleerd. Voor meer informatie, zie Installatie Exact Lightweight Integration Server (ELIS).
  • De Exact Globe Next producten en clients zijn geïnstalleerd. Voor meer informatie, zie Producten en clients installeren voor Exact Lightweight Integration Server (ELIS).
  • U heeft een geldig Exact Purchase to Pay account.
  • U heeft een geldige Exact Globe Next licentie.
  • De Exact Purchase to Pay API gebruiker heeft toegang tot de API gebruikersrechten. Dit kan ingesteld worden via Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Gebruikers en groepen ➔ Gebruiker ➔ Betreffende API gebruiker ➔ Tabblad Algemeen ➔ API gebruiker (heeft alleen toegang via de API).
  • De standaard valuta van de Exact Globe Next administratie is EUR.
  • Wanneer de leverancier is gekoppeld aan meerdere administraties, dient de leverancierscode en naam identiek te zijn in alle Exact Globe Next administraties.
  • Exact Purchase to Pay integratie wordt vanaf product update 421SP7 ondersteund in combinatie met Exact Integrator voor ELIS. De combinatie met CMDM voor ELIS wordt niet ondersteund.
  • Exact Purchase to Pay is alléén beschikbaar voor de Nederlandse en Belgische wetgeving.
  • In Exact Globe administraties waarin nog BBAN bankrekeningen aanwezig zijn, dienen de de BBAN rekeningen te worden omgezet naar IBAN rekeningen. Voor meer informatie, zie Bankrekeningen omzetten naar IBAN met de BBANtoIBAN tool.

Het installeren en configureren van de Exact Purchase to Pay Integration oplossing

Nadat u het Exact Globe Next product en client binnen ELIS heeft gedefinieerd dient u de oplossing te installeren. Een oplossing zorgt voor de afhandeling van de gegevens. Een oplossing in ELIS is bijvoorbeeld Exact Purchase to Pay Integration, die ervoor zorgt dat nieuw aangemaakte en gewijzigde gegevens worden gesynchroniseerd tussen de Exact Globe Next administraties en Exact Purchase to Pay.

Om de Exact Purchase to Pay Integration oplossing in ELIS te installeren voert u het volgende uit:

  1. Open het ELIS management console.
  2. Maak verbinding met de server
  3. In het ELIS management console selecteert u Console en vervolgens Check for updates.
  4. In de sectie Check for updates ziet u vervolgens een overzicht van de beschikbare oplossingen.
  5. Selecteer Exact Purchase to Pay Integration.
  6. Aan de rechterzijde van het scherm ziet u welke versies van Exact Purchase to Pay Integration beschikbaar zijn.
  7. Klik op Install in de kolom Action van de versie die u wilt installeren om deze te installeren. In de kolom Supported product(s) kunt u zien op welke producten de versie van toepassing is. Wanneer u bijvoorbeeld werkt met product update 418 van Exact Globe Next, dan klikt u op Install bij de versie waarbij dit product update nummer vermeld wordt. Tevens ziet u dat in het linkerpaneel het Exact Purchase to Pay product wordt getoond.

Het configureren van Exact Purchase to Pay Integration

  1. Nu dient u de Exact Purchase to Pay Integration te configureren. Klik hiervoor op Exact Purchase to Pay in de sectie Products in het linkerpaneel.
  2. Aan de rechterzijde van het scherm klikt u op Add.
  3. In dit scherm definieert u het volgende:
    • Name - Geef een naam op voor de Exact Purchase to Pay client. Deze mag u zelf bepalen.
    • Base Address - Geef de url op voor de Exact Purchase to Pay omgeving.
    • User name - Geef de gebruikersnaam op voor de Exact Purchase to Pay omgeving.
    • Password - Geef het wachtwoord op voor de Exact Purchase to Pay omgeving.
    • API key - Geef de API key van de Exact Purchase to Pay omgeving op.
  4. Klik vervolgens op Connect en daarna op Save.
  5. Klik nu in het linkerpaneel op Exact Purchase to Pay Integration op de sectie Solutions.
  6. Aan de rechterzijde van het scherm klikt u op Add.
  7. In dit scherm dient u de clients te selecteren die u wilt gebruiken in deze oplossing. U selecteert hier de client voor Exact Purchase to Pay en een of meerdere clients voor de Exact Globe Next administraties.
  8. Klik dan op Next.
    In dit scherm geeft u een naam en een omschrijving op voor de oplossing.

    Verder definieert u de volgende velden voor het synchronisatieschema:
    • Schedule: repeat task every - Selecteer hier hoe vaak de synchronisatie moet worden uitgevoerd.
    • Time - Selecteer hier het tijdstip waarop de synchronisatie uitgevoerd moet worden.
      Dit schema wordt gebruikt voor het synchroniseren van de gegevens tussen Exact Purchase to Pay en de Exact Globe Next administratie(s).
    Vervolgens vinkt u de optie Activate now aan om de oplossing te activeren, en klikt op Save. Er wordt nu een melding getoond dat de configuratie wordt opgeslagen en geactiveerd. Klik op Yes om verder te gaan. Voor meer informatie over het activeren en deactiveren van oplossingen, zie Het activeren en deactiveren van oplossingen in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) en Oplossingen installeren in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Instellingen definiëren/controleren

API gebruiker

De Exact Purchase to Pay API gebruiker dient toegang te hebben tot de API gebruikersrechten.

Dit kan ingesteld worden via Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Gebruikers en groepen ➔ Gebruiker ➔ Betreffende API gebruiker ➔ Tabblad Algemeen ➔ API gebruiker (heeft alleen toegang via de API).

Administratie-instellingen

Voordat er andere gegevens kunnen worden gesynchroniseerd dient de Exact Globe administratie aangemaakt te worden in Exact Purchase to Pay

Dit kan uitgevoerd worden via Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Organisatie ➔ Bedrijven

Leveranciersinstellingen

De instelling Aparte leveranciers per bedrijf? dient op Ja te staan.

Dit kunt u instellen via Beheer ➔ Systeeminstellingen ➔ Systeeminstellingen ➔ Systeeminstellingen ➔ Systeemparameters ➔ Sectie Overig ➔ Aparte leveranciers per bedrijf?

Factuurinstellingen

Het factuurproces dient geactiveerd te zijn voor de API gebruiker.

Dit kan ingesteld worden via Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Gebruikers en groepen ➔ Gebruiker ➔ Betreffende API gebruiker ➔ Tabblad Rechten ➔ Tabblad Invoicing

Hier dient de optie Toegang tot deze module aangevinkt te zijn en dienen de betreffende administraties geselecteerd te worden.

Grootboekrekening

Op basis van de instelling EXACTGLOBE_ADMINS_SAME_COSTTYPES wordt voor het aanmaken van de grootboekrekening in Exact Purchase to Pay het grootboekrekeningnummer gebruikt of het administratienummer en het record-ID.

U kunt dit instellen via Beheer ➔ Systeeminstellingen ➔ Systeeminstellingen ➔ Systeemfeatures

Wanneer u bij Waarde 'False' opgeeft worden het administratienummer en record-ID van Exact Globe Next gebruikt om een grootboekrekening aan te maken in Exact Purchase to Pay.

Wanneer u bij Waarde 'True' opgeeft wordt het grootboekrekeningnummer van Exact Globe Next gebruikt om een grootboekrekening aan te maken in Exact Purchase to Pay.

Adrestypes

De volgende adrestypes dienen verplicht aanwezig te zijn:

  • VIS: Bezoekadres
  • DEL: Afleveradres
  • POS: Postadres
  • INV: Factuuradres

Deze kunt u aanmaken via Beheer ➔ Module instellingen ➔ Beheer ➔ Adrestypen

Leveranciersgegevens

Om ervoor te zorgen dat een leverancier gesynchroniseerd kan worden van Exact Purchase to Pay naar Exact Globe Next dienen de volgende gegevens bij de leverancier gevuld te zijn:

  • Tabblad Algemeen
    • Identificatienummer (het nummer dat in Exact Globe Next als leveranciersnummer wordt gebruikt)
    • Naam
  • Tabblad Beheerrechten
    • Via de knop 'Bedrijvenkoppelingen' dient de leverancier gekoppeld te zijn.
  • Tabblad Adressen
    • Er dienen 4 adressen aanwezig te zijn met de identificatienummers:VIS, DEL, POS, en INV.
    • Het 'Type adres' dient overeen te komen met het identificatienummer van het adres:
      • VIS: Bezoekadres
      • DEL: Afleveradres
      • POS: Postadres
      • INV: Factuuradres
    • Straat
    • Postcode
    • Plaatsnaam
  • Tabblad Contactpersonen
    • Identificatienummer (Dient hetzelfde te zijn als de leveranciers ID. Wat aangeeft dat het de hoofdcontactpersoon is)
    • Aanhef (De heer of Mevrouw. N/A wordt niet gesynchroniseerd).
    • Voornaam
    • Achternaam
    • Functie

U kunt de leveranciersgegeven onderhouden via Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Organisatie ➔ Leveranciers. 

Exact Globe Next stamgegevens migreren naar Exact Purchase to Pay

Door het installeren van de Exact Purchase to Pay Integration oplossing zorgt u ervoor dat nieuw aangemaakte en gewijzigde gegevens worden gesynchroniseerd. Voor het synchroniseren van de reeds bestaande gegevens kunt u vanaf product update 418SP10 en 419SP3 gebruik maken van de synchronisatie in de algemene instellingen van de Exact Globe Next administratie.

In de sectie Exact Purchase to Pay van de algemene instellingen kunt u aangeven of bepaalde stamgegevens gesynchroniseerd moeten worden. Tevens kunt u per stamgegeven een filter definiëren om verder te specificeren welke gegevens moeten worden gesynchroniseerd.

Door de betreffende optie aan te vinken geeft u aan dat u de betreffende stamgegevens wilt synchroniseren. Middels het veld Filter kunt u een selectie maken welke stamgegevens worden gesynchroniseerd. Met het pictogram start u de synchronisatie.

U kunt u een selectie maken middels een SQL selectie op de tabel en de kolom. Deze mag maximaal uit 255 karakters bestaan.

Voorbeeld: Alleen grootboekrekeningen met de nummers 0001 en 0005 moeten worden gesynchroniseerd: grtbk.reknr in ('0001', '0005')

Na het opgeven van een filter dient u eerst op Bewaren te klikken voordat het pictogram actief wordt.

Wanneer u geen filtercriteria opgeeft worden worden de stamgegevens op basis van de standaard criteria gesynchroniseerd. Voor meer informatie, zie Welke gegevens worden gesynchroniseerd?.

Opmerking: De filter functionaliteit is niet beschikbaar voor Crediteur. Hierbij worden standaard de inactieve crediteuren en de crediteuren die zijn gekoppeld aan een medewerker niet uitgewisseld.

Met het pictogram start u de synchronisatie. Wanneer u tijdens het synchronisatieproces de instellingen sluit wordt de synchronisatie gestopt. Bij het opnieuw openen van de instellingen wordt de synchronisatie niet hervat, maar dient u weer op het pictogram te klikken om de synchronisatie opnieuw te starten. Tijdens het synchroniseren is het pictogram niet actief. Zodra de synchronisatie gereed is wordt het pictogram weer actief.  

Welke gegevens worden gesynchroniseerd?

Standaard worden de volgende gegevens gesynchroniseerd. U heeft echter de mogelijkheid om in de algemene instellingen van de Exact Globe Next administratie een filter te definiëren om te specificeren welke gegevens worden gesynchroniseerd.

Kostenplaatsen en kostendragers

Exact Globe Next (Systeem ➔ Financieel ➔ Kostenplaatsen / dragers ➔ Kostenplaatsen)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Financieel ➔ Kostenplaatsen)

Combinatie van Exact Globe Next administratie ID en Kostenplaats ID.

Identificatienummer

Omschrijving

Groepsnaam

NVT

Omschrijving

Houd er rekening mee dat dit hetzelfde is als het veld Omschrijving in Exact Globe Next.

Kostenplaats

Kostenplaatsnaam (voor Financiële groep)

Actief

Actief

Omschrijvingen in vreemde talen

Knop Vertalen

 

Exact Globe Next (Systeem ➔ Financieel ➔ Kostenplaatsen / dragers ➔ Kostendragers)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Financieel ➔ Kostendragers)

Combinatie van Exact Globe Next administratie ID en Kostendrager ID.

Identificatienummer

Code

Nummer

Omschrijving

Omschrijving

Omschrijvingen in vreemde talen

Knop Vertalen

Opmerking:

  • Er wordt geen wijziging doorgevoerd in kostenplaatsen/dragers in Exact Purchase to Pay wanneer de kostenplaatsen/dragers in Exact Globe Next worden vernummerd. Pas wanneer de kostenplaats/drager daarna wordt gewijzigd wordt de wijziging doorgevoerd.
  • Na het synchroniseren wordt de betreffende administratie in Exact Globe Next automatisch gekoppeld aan de betreffende kostenplaats. Bij het verwijderen van de administratie in Exact Globe Next wordt het veld Actief van de betreffende kostenplaats op “Nee” gezet.

Grootboekrekeningen

Exact Globe Next (Financieel ➔ Grootboek ➔ Grootboekrekeningschema)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Financieel ➔ Kostensoorten)

Combinatie van Exact Globe Next administratie ID en grootboekrekening ID.

Identificatienummer

Rekeningnummer

Nummer

Omschrijving

Omschrijving

Omschrijvingen in vreemde talen

Knop Vertalen

Geblokkeerd handm. invoer

Actief

Opmerking:

  • Bij het verwijderen van de rekening in Exact Globe Next wordt het veld Actief van de betreffende kostensoort op “Nee” gezet.

Projecten

Exact Globe Next (Projecten ➔ Projecten ➔ Projecten onderhouden)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Financieel ➔ Projecten)

Combinatie van Exact Globe Next administratie ID en project ID.

Identificatienummer

Project

Nummer

Omschrijving

Omschrijving

Status

Actief

Houd er rekening mee dat de status Actief en Voorgesteld worden gesynchroniseerd als Actief en de status Geblokkeerd en Afgehandeld als Inactief.

Opmerking:

  • Er wordt geen wijziging doorgevoerd in het project in Exact Purchase to Pay wanneer het project in Exact Globe Next wordt vernummerd. Pas wanneer het project daarna wordt gewijzigd wordt de wijziging doorgevoerd.
  • Bij het verwijderen van het project in Exact Globe Next wordt het veld Actief van het betreffende project op “Nee” gezet.

Btw-codes

Exact Globe Next (Systeem ➔ Algemeen ➔ Landen ➔ Belastingcodes)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Algemeen ➔ BTW percentages)

BTW-code

Identificatienummer - combinatie van Exact Globe Next administratie ID en BTW-code.

Omschrijving

Omschrijving

Percentage

Percentage

Omschrijvingen in vreemde talen

Knop Vertalen

Opmerking:

  • Er wordt geen wijziging doorgevoerd in het btw-percentage in Exact Purchase to Pay wanneer de btw-code in Exact Globe Next wordt vernummerd. Pas wanneer de btw-code daarna wordt gewijzigd wordt de wijziging doorgevoerd.
  • De synchronisatie wordt niet uitgevoerd wanneer het btw-type in Exact Globe Next 'Inclusief' betreft.
  • Bij het verwijderen van de btw-code in Exact Globe Next wordt het veld Actief van het betreffende project op “Nee” gezet.

Betalingscondities

Exact Globe Next (Systeem ➔ Algemeen ➔ Landen ➔ Betalingscondities)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Module instellingen ➔ Contracten ➔ Betalingscondities)

Betalingsconditie

Identificatienummer

Omschrijving

Omschrijving

Aantal dagen: Korting 1

Aantal dagen

Omschrijvingen in vreemde talen

Knop Vertalen

Opmerking:

  • Er wordt geen wijziging doorgevoerd in de betalingsconditie in Exact Purchase to Pay wanneer de betalingsconditie in Exact Globe Next wordt vernummerd. Pas wanneer de betalingsconditie daarna wordt gewijzigd wordt de wijziging doorgevoerd.
  • Er wordt geen wijziging doorgevoerd in de betalingsconditie in Exact Purchase to Pay wanneer de betalingsconditie in Exact Globe Next wordt verwijderd.

Administratiegegevens 

Exact Globe Next (Systeem ➔ Algemeen ➔ Instellingen ➔ Administratie-instellingen)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Organisatie ➔ Organisaties)

 

Tabblad Algemeen

Administratie

Identificatienummer

Bedrijfsnaam

Naam

BTW-nummer

BTW-nummer

Nummer kamer v. koophandel

KVK nummer

Rekeningnummer bank

Default bankrekeningnummer

Houd er rekening mee dat dit veld leeg is wanneer het veld Rekeningnummer bank in Exact Globe Next niet is gedefinieerd. Wanneer het veld Rekeningnummer bank leeg is wordt het gerelateerde betaalmiddel in Exact Globe Next wel gesynchroniseerd wanneer het betaalmiddel een IBAN betaalmiddel is en het IBAN voor het betaalmiddel is gedefinieerd.

Telefoonnummer

Telefoonnummer

Faxnummer

Faxnummer

 

Tabblad Adressen

Adresregel 1

Referentie

Straat / Postbus

Postcode

Postcode

Woonplaats

Plaatsnaam

Staat / provincie

Provincie / Staat

Landcode

Land

 

Exact Globe Next (Systeem ➔ Algemeen ➔ Instellingen ➔ Administratie-instellingen)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Organisatie ➔ Bedrijven)

 

Tabblad Algemeen

Administratie

Identificatienummer

Bedrijfsnaam

Naam

Rekeningnummer bank

Default bankrekeningnummer

Houd er rekening mee dat dit veld leeg is wanneer het veld Rekeningnummer bank in Exact Globe Next niet is gedefinieerd. Wanneer het veld Rekeningnummer bank leeg is worden alle betaalmiddelen in Exact Globe Next gesynchroniseerd wanneer het betaalmiddel een IBAN betaalmiddel is en het IBAN voor het betaalmiddel is gedefinieerd.

 

Exact Globe Next (Cash flow ➔ Betaalmiddelen ➔ Onderhouden)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Organisatie ➔ Organisaties) en (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Organisatie ➔ Bedrijven)

Tabblad Basis

Tabblad Bankrekeningen

Bank / Type

Bank naam

Tabblad Instellingen

Tabblad Bankrekeningen

BIC-code

Swift adres van bank

IBAN

Rekeningnummer

Wisselkoersen

Exact Globe Next (Systeem ➔ Algemeen ➔ Landen ➔ Wisselkoersen)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Algemeen ➔ Valuta)

Valuta

Identificatienummer

Valuta Code

Omschrijving

Omschrijving

Wisselkoers

Koers t.o.v. de Euro

Houd er rekening mee dat alleen de wisselkoersen met een datum van vandaag of de meest recente datum worden gesynchroniseerd naar Exact Globe Next. Een wisselkoers met een datum in de toekomst wordt niet gesynchroniseerd.

De synchronisatie naar Exact Pucrhase to Pay wordt alléén uitgevoerd wanneer de standaard valuta van de Exact Globe Next administratie EUR is. 

Leveranciersgegevens

De synchronisatie van leveranciersgegevens van Exact Globe Next naar Exact Purchase to Pay (beide richtingen) wordt uitgevoerd bij:

  • het aanmaken van een leverancier waarbij de synchronisatie wordt uitgevoerd van Exact Purchase to Pay naar Exact Globe Next, en
  • het bijwerken van een bestaande leverancier waarbij de synchronisatie vanuit beide richtingen wordt uitgevoerd.

Hiermee worden de volgende Exact Purchase to Pay en Exact Globe Next velden gesynchroniseerd (houd er rekening mee dat voor een succesvolle synchronisatie bepaalde velden verplicht gevuld moeten worden bij het aanmaken van een nieuwe leverancier):

Exact Globe Next (Financieel ➔ Crediteuren ➔ Onderhouden)

Exact Purchase to Pay (Beheer ➔ Referentietabellen ➔ Organisatie ➔ Leveranciers)

Verplicht voor succesvolle synchronisatie

Tabblad Basis

Tabblad Algemeen

 

Naam

Naam

Ja

Status

Actief

 

Crediteur (of Code)

Identificatienummer

Ja

Website

Website (incl. http://)

 

DUNS nummer

DUNS nummer

 

Telefoon

Telefoon

 

Fax

Faxnummer

 

E-mail

E-mail adres

 

Notities

Opmerkingen

 

Tabblad Financieel

Tabblad Algemeen

 

Valuta

Default valuta

 

Nummer kamer v. koophandel

KVK nummer

 

BTW-nummer

BTW nummer

 

Tabblad Financieel

Tabblad Beheerrechten

 

Betalingsconditie

Betalingscondities

 

NVT

Knop Bedrijvenkoppelingen

Ja

Tabblad Financieel

Tabblad Facturering

 

Bankrekening

Default bankrekeningnummer

Houd er rekening mee dat wanneer dit niet gevuld is de bankrekening nog steeds kan worden toegevoegd. Dit wordt echter niet gesynchroniseerd met Exact Globe Next.

 

Tabblad Financieel – Veld Bankrekening

Tabblad Factuur – Sectie Bankrekening

 

NVT

Identificatienummer

Houd er rekening mee dat het wordt afgeraden om meerdere bankrekeningen met hetzelfde identificatienummer aan te maken omdat dit inconsistenties kan veroorzaken bij de synchronisatie naar Exact Globe Next.

 

Type

Land van de bank

Houd er rekening mee dat alleen de volgende landen worden ondersteund: Oostenrijk, België, Tsjechië, Frankrijk, Duitsland, Hongarije, Italië, Luxemburg, Nederland en Spanje. Een leeg veld wordt als “IBA” gesynchroniseerd naar Exact Globe Next. Wanneer de bankrekening echter al bestaat in Exact Globe Next blijft de oorspronkelijke waarde behouden.

 

Banknaam

Bank naam

 

IBAN

Rekeningnummer

 

SWIFT-adres

Swift adres van bank

 

Tabblad Basis

Tabblad Adressen – Sectie Adressen

 

NVT

Identificatienummer

Voor een succesvolle synchronisatie dient dit veld het volgende te bevatten:

DEL (voor leveradres)

VIS (voor bezoekadres)

INV (voor factuuradres)

POS (voor postadres)

Houd er rekening mee dat het wordt afgeraden om meerdere adressen met hetzelfde identificatienummer aan te maken omdat dit inconsistenties kan veroorzaken bij de synchronisatie met Exact Globe Next.

Ja

Adrestypen

Type adres

Ja

Adres 1

Straat / Postbus

Ja

Postcode

Postcode

Ja

Plaats

Plaatsnaam

Ja

Land

Land

Ja

Tabblad Contact

Tabblad Contactpersonen

 

NVT

Identificatienummer

Houd er rekening mee dat dit nummer hetzelfde dient te zijn als het nummer bij Identificatienummer op het tabblad Algemeen.

 

Titel

heer/mevrouw

Houd er rekening mee dat de waarde 'NA' wordt gesynchroniseerd als 'Mr.' in Exact Globe Next

 

Voornaam

Voornaam

 

Tussenvoegsel

Tussenvoegsel

 

Achternaam

Achternaam

 

Naam

N/a - combinatie van de velden Voornaam, Tussenvoegsel en Achternaam.

 

Functienaam

Functie

 

Telefoon

Telefoonnummer

 

Fax

Faxnummer

 

Mobiele telefoon

Mobielnummer

 

E-mail

E-mail adres

 

Financiële boekingen

Exact Globe Next (Financieel ➔ Invoer ➔ Inkoop)

Exact Purchase to Pay (Facturering ➔ Nieuwe factuur)

 

Tabblad Factuur

NVT

Administratienummer

Sectie Kopregel

 

Dbk.

Dagboek

Rapportagedatum

Rapportagedatum

Datum

Factuurdatum

Bkst.nr.

Boekstuknummer

Crediteur

Leveranciernummer

Uw referentie

Factuurnummer

Valuta

Valuta

Type

Factuurtype

Omschrijving

Omschrijving

Conditie

Betalingstermijn

Knop Condities

 

Conditie

Betalingstermijn

Vervaldatum

Vervaldatum

Crediteur Naar betaalmiddel

Bank/Giro

Sectie Boekingsregels

 

Rekening

Kostensoort

Projectcode

Project

Kostenpl

Kostenplaats

Aantal(ink.eenh.) Aantal(ink.eenh.)

Aantal

BTW-grondslag

Bedrag (excl. BTW)

BTW

BTW-code

BTW-bedrag

Het BTW bedrag in de inkoopfactuurregels in Exact Globe wordt berekend op basis van het bedrag exclusief BTW en de BTW code. Indien in Exact Purchase to Pay in de factuurregels bij het BTW bedrag veld een geel uitroepteken wordt getoond, betekent dit dat er het ingevoerde bedrag afwijkt van het berekende BTW bedrag. Dit is op te lossen door op Berekenen te klikken in de regel. De BTW zal dan worden berekend zoals deze ook in Exact Globe berekend zal worden.

Omschrijving

Omschrijving

Sectie Kopregel

Tabblad Bijlage

Bijlage pictogram

De knop Koppel Bijlage in de sectie “Locatie van het origineel binnen de Invoice Store” .

Betalingsgegevens

Exact Globe Next (databasevelden uit de banktransactions SQL tabel)

Exact Purchase to Pay (Facturering)

 

Tabblad Betalingen

DueDate

Vervaldatum

OffsetBankAccount

Rek.nr begunstigde

AmountTC

Bedrag

OffsetReference

Betalingsbatch / referentie

ValueDate

Afgerond op

ValueDate

Betaaldatum

Houd er rekening meer dat het ongedaan maken van de aflettering voor een gesplitste betaling met hetzelfde bedrag op dezelfde datum gegevensinconsistenties kan veroorzaken voor de betalingsrecords in Exact Globe Next en Exact Purchase to Pay. Het wordt aangeraden om de aflettering alleen ongedaan te maken wanneer er sprake is van een verschillend bedrag of andere datum.

Niet-definitieve facturen synchroniseren

Instellingen Exact Globe Next

In de sectie Synchroniseren naar Exact Purchase to Pay in de algemene instellingen in menupad Systeem ➔  Instellingen ➔ Algemene ➔ Instellingen dient de instelling Niet-definitieve facturen synchroniseren aangevinkt te zijn.

Niet-definitieve factuur in Exact Purchase to Pay

Voor het aanmaken van een niet-definitieve factuur met status matching dienen alleen de tabbladen Factuur en Boekingsregels te worden gevuld. De processen op het tabblad Goedkeuringen hoeven niet gestart te worden.

Een niet-definitieve factuur status matching blocked is hetzelfde als een niet-definitieve factuur in status matching maar waarbij de periode in menupad Facturering ➔ Beheer ➔ Boekingsperiodes in Exact Purchase to Pay is gesloten. Na het sluiten van de periode in Exact Purchase to Pay worden de niet-definitieve facturen opnieuw uitgewisseld naar Exact Globe Next, om ervoor te zorgen dat ze in Exact Globe Next als matching blocked worden gezien.

Eigenschappen van niet-definitieve facturen

Voor niet-definitieve facturen met status matching geldt in Exact Globe Next het volgende: 

  • Het is niet mogelijk om de boeking te bewerken, verwijderen of laten te vervallen.
  • Het is niet mogelijk om de boeking te verwerken.
  • De boeking wordt niet getoond bij het fiatteren en verwerken van betalingen.
  • De boeking wordt niet getoond in de btw-factuurlijst, het btw-overzicht en de btw-aangifte.

Voor niet-definitieve facturen met status matching blocked geldt in Exact Globe Next het volgende: 

  • Het is niet mogelijk om de boeking te bewerken, verwijderen of laten te vervallen.
  • Het is niet mogelijk om de boeking te verwerken. In administraties met de Belgische wetgeving is wetgeving is het wel mogelijk om de boeking te verwerken.
  • De boeking wordt niet getoond bij het fiatteren en verwerken van betalingen.
  • De boeking wordt getoond in de btw-factuurlijst, het btw-overzicht en de btw-aangifte.

Gerelateerde onderwerpen

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 29.051.701
 Assortment:  Date: 05-11-2021
 Release: 419  Attachment:
 Disclaimer