Het is niet langer nodig dat op het moment dat een transactie wordt geregistreerd in Exact Globe Next, deze volledig is uitgesplitst naar project, medewerker en magazijn. Een transactie kan nu alvast worden geregistreerd met slechts de basisinformatie. Achteraf kan meer informatie worden toegevoegd met behulp van 'Analytisch Boekhouden'.
Doorgaans heeft de medewerker van de financiële administratie geen volledig beeld van de transactie op het moment dat hij de boeking doet. Als een financieel medewerker een inkoopfactuur ontvangt van een leverancier, kan het zijn dat hij de precieze afkomst niet weet van deze factuur. Moet de factuur worden toegekend aan een project? Moeten de kosten worden verspreid over een bepaald aantal perioden of uitgesteld worden naar een latere datum? Normaal gesproken zal hij informatie moeten verzamelen van andere afdelingen om de boeking te voorzien van alle relevante gegevens. Dit zou voor vertraging zorgen, omdat boekingen worden opgehouden in het systeem.
Door gebruik te maken van de functie 'Analytisch Boekhouden' is dit niet langer het geval. Een transactie kan geregistreerd en definitief verwerkt worden in de module E-Account. Aanvullende informatie zoals projecten, magazijnen of medewerkers kunnen op een later tijdstip worden toegevoegd. Het bedrag van de transactie kan tevens verspreid worden over en/of toegewezen aan verschillende perioden via percentages.
Met Exact Globe Next kunt u Analytisch boekhouden opstarten via de volgende menupaden
Bovenin uw scherm kunt u door middel van diverse zoekvelden de gewenste boeking opzoeken:
Met deze optie kunt u aangeven of u een selectie wilt maken op een datum-, rapportagedatum, of leverdatumtraject.
In dit veld kunt u een datum of een datumtraject selecteren. Alleen boekingen binnen dit datumtraject worden getoond.
De functionaliteit van dit veld is afhankelijk van de licentie die u heeft. Als u bijvoorbeeld Analytisch boekhouden opstart wanneer u over E-Kostenanalyse beschikt, kunt u alle boekingen opvragen, alleen boekingen met een gekoppelde kostenplaats of alleen boekingen zonder kostenplaats. Wanneer u alle boekingen wilt zien selecteert u 'Alle'. Wanneer u bijvoorbeeld alleen de boekingen wil zien waar een kostenplaats aan gekoppeld is, selecteert u 'Beschikbare: Kostenplaats'. En wanneer u alleen de boekingen wilt zien waar géén kostenplaats aan gekoppeld is, selecteert u 'Niet beschikbaar: Kostenplaats'.
Afhankelijk van uw licentie zijn deze mogelijkheden aanwezig voor :
In dit veld kunt u een grootboekrekening of een groep grootboekrekeningen selecteren. Alleen boekingen op deze grootboekrekeningen worden getoond.
Wanneer u de budgetgegevens wilt tonen dient u deze optie aan te vinken. Vervolgens wordt het veld budgetscenario zichtbaar waarin u een budgetscenario kan selecteren.
In dit veld kunt u de getoonde boekingen groeperen op de volgende variabelen:
Middels deze optie kunt u een selectie maken op een valuta.
Middels deze optie kunt u aangeven dat u ook de onverwerkte boekingen wenst te zien.
Wanneer u deze optie aanvinkt zullen de boekingen die op Winst en Verlies-rekeningen zijn geboekt, worden getoond.
Wanneer u deze optie aanvinkt zullen de boekingen die op balansrekeningen zijn geboekt, worden getoond.
Deze optie kan gebruikt worden om uw boekingen te controleren op analytische waarden (kostenplaatsen, kostendragers, etc). Wanneer u deze optie aanvinkt worden bij 'Tonen' alleen de opties 'Niet beschikbaar: ..' getoond. Daarmee kunt u dan aangeven dat u alléén de gegevens wilt tonen waarbij géén analytische waarden zijn gevuld. Welke analytische waarden dit zijn, is afhankelijk van uw licentie. Op deze manier kunt u snel de boekingen achterhalen waarbij geen analytische waarden zijn gevuld en deze vervolgens alsnog vullen.
Filter Met deze knop kunt u aanvullende filtermogelijkheden tonen/verbergen.
In het midden van het scherm worden de gegevens getoond die voldoen aan de opgegeven criteria.
Onderaan het scherm vindt u het 'Totaalbedrag', wanneer u doorzoomt op een regel geeft dit veld het totaal bedrag aan. Het veld 'Geselecteerd' geeft het totaal van de geselecteerde regels aan.
Met deze knop kunt u de getoonde boeking verversen, als u wijzigingen heeft aangebracht in de selectiecriteria.
Met deze knop kunt u extra analytische informatie toevoegen aan de geselecteerde boeking. Deze knop is alleen actief wanneer u niet heeft gegroepeerd, of wanneer u heeft doorgezoomd.
Deze knop is alleen beschikbaar wanneer u dit menupad opent via [Activa, Invoer, Analytisch boekhouden]. Met deze knop kunt u een nieuw activum aanmaken.
Met deze knop kunt u in één keer alle getoonde boekingsregels (de)selecteren, zodat u snel voor al deze boekingen gegevens kunt toevoegen of wijzigen.
Met deze knop kunt u doorzoomen naar de grootboekkaart van de geselecteerde regel.
Met deze knop kunt doorzoomen naar de gehele transactie van een geselecteerde boeking. U krijgt dus alle boekingen te zien met dezelfde onze referentie.
Met deze knop kunt u doorzoomen naar de gehele transactie op basis van de uw referentie van de geselecteerde boeking. Deze knop kunt u gebruiken nadat u heeft doorgezoomd.
Met deze knop kunt u doorzoomen naar het onderhoud van de medewerker die gekoppeld is aan de geselecteerde boeking.
Middels deze knop exporteert u het overzicht naar MS Excel.
Als u de boekingen gegroepeerd heeft, kunt u met deze knop doorzoomen op een regel.
Deze knop is alleen aanwezig wanneer u heeft doorgezoomd. Met deze knop kunt u doorzoomen naar het onderhoud van het project dat gekoppeld is aan de geselecteerde boeking.
Met deze knop kunt u de filtercriteria resetten.
Met deze knop sluit u het analytisch boekhouden en keert u terug in het menu.