Introduction
La gestion des documents vous permet de
sauvegarder facilement les documents que vous recevez de façon électronique et
de les gérer. Si le module CRM fait partie de votre licence, vous pouvez, via
[CRM, Encodage des écritures, Documents], créer de nouveaux documents et
modifier ou supprimer les documents existants.
Explication
des champs
Après avoir sélectionné le fichier de votre
choix dans la fenêtre
de dialogue et cliqué sur le bouton 'Sélectionner', le programme ouvre
l'écran de gestion des documents.
Lorsque vous cliquez sur 'Sélectionner', un
nouvel écran s'ouvre dans lequel vous pouvez gérer les documents.
Numéro
Il s'agit du numéro du document. Ce champ n'est pas disponible lors de la
création d'un nouveau document. Lorsque vous aurez sauvegardé le document, un
numéro de document unique viendra s'afficher à hauteur de ce champ.
Niveau de sécurité
Ce champ correspond au niveau de sécurité du document. Vous pouvez définir le
niveau de sécurité via [Système, Général, CRM, Types de documents].
Type
A hauteur de ce champ, vous pouvez sélectionner un type de document.
Vous pouvez définir les types de documents via [Système, Général, CRM, Types de
documents].
Le bouton en regard du champ vous permet d'ouvrir directement la fonction de mise
à jour des types de documents.
Sujet
Vous pouvez utiliser ce champ pour donner un libellé.
Nom de fichier
A hauteur de ce champ, vous voyez le répertoire et le nom de fichier du
document lié. La taille du document est également affichée. Le bouton 
vous
permet de parcourir votre PC pour sélectionner un document. Le bouton 
vous
permet de sauvegarder le fichier sur votre disque dur.
Section Attribué
Relation
A hauteur de ce champ,
vous pouvez sélectionner la relation à laquelle vous voulez lier le document.
Le bouton 
vous
permet de créer
une nouvelle relation. Le bouton 
vous
permet d'ouvrir la fiche
de la relation en question. Si vous avez opté pour 'Expense claim' à hauteur de
'Type', vous ne pouvez sélectionner que des ressources ici, car ce type de
document ne porte que sur les ressources.
Type
A hauteur de ce champ
est affiché le type
de relation.
Statut
A hauteur de ce champ
est affiché le statut
de la relation.
Nom du contact
A hauteur de ce champ est affiché le nom de la personne de contact. Le bouton 
vous
permet de modifier
les données de la personne de contact. Le bouton 
vous
permet de sélectionner une autre personne de contact.
Nom de la fonction
A hauteur de ce champ
est affiché le nom de la fonction de la personne de contact.
Téléphone/Fax
A hauteur de ces champs
sont affichés les numéros de téléphone/fax.
Code chez le fournisseur
A hauteur de ce champ
est affiché le code sous lequel vous êtes connu chez votre fournisseur. Vous
pouvez enregistrer ce code dans la fonction de mise
à jour des fournisseurs.
Compte bancaire
Ici, vous pouvez compléter le compte bancaire. Le bouton en regard de ce champ
vous permet d'ouvrir ou de modifier le compte bancaire.
N° registre de commerce
Vous pouvez utiliser ce
champ pour enregistrer le numéro de registre de commerce.
Types d'adresses/Pays
Ici, vous pouvez
sélectionner le type d'adresse à afficher. Vous avez le choix entre 'Visite',
'Livraison', 'Facture', 'Postale' et 'e-mail'. A hauteur du champ 'Pays' est
affiché le pays de la relation.
Adresse1, Adresse 2,
Adresse 3, Code postal, Localité
A hauteur de ces champs
sont affichées les coordonnées de la relation.
E-mail
Ce champ n'est disponible que si vous
avez opté pour 'e-mail' à hauteur de 'Types d'adresses'. Dans ce cas, vous avez
la possibilité d'entrer une adresse e-mail ici.
Portail
Ce champ n'est disponible que si
vous avez opté pour 'e-mail' à hauteur de 'Types d'adresses'. Dans ce cas, vous
avez la possibilité d'entrer le site web de la relation ici.
N° TVA
A hauteur de ce champ
est affiché le numéro TVA de la relation.
Section Lettré
Dans cette section, vous pouvez lier le document à plusieurs éléments. Ces
éléments dépendent du type de document sélectionné.
Ressource
Ici, vous pouvez lier une ressource. Le bouton en regard de ce champ vous
permet d'ouvrir la fiche
de cette ressource.
Commande client/fournisseur
Ici, vous pouvez lier une commande client ou fournisseur. Les boutons en regard
de ce champ vous permettent de créer une nouvelle commande client/fournisseur
et d'ouvrir la commande client/fournisseur sélectionnée.
Notre référence
Ici, vous pouvez sélectionner une valeur 'Notre référence' à lier au document.
Le bouton en regard de ce champ vous permet d'ouvrir les données de la valeur
'Notre référence' en question.
Votre référence
Ici, vous pouvez sélectionner une valeur 'Votre référence' à lier au document.
Le bouton en regard de ce champ vous permet d'ouvrir les données de la valeur
'Votre référence' en question.
N° projet
Ici, vous pouvez lier un projet. Le bouton en regard de ce champ vous permet
d'ouvrir la fiche du projet
en question.
Référence de paiement
Ici, vous pouvez lier une référence de paiement. Le bouton en regard de ce
champ vous permet d'ouvrir les données de la référence de paiement en question.
N° série
Ici, vous pouvez lier un numéro de série. Le bouton en regard de ce champ vous
permet d'ouvrir la fiche du numéro de série en question.
Section Remarques
Ici, vous pouvez enregistrer des
informations complémentaires concernant le document.
Les
boutons 'Types de documents'
Ces boutons vous permettent
d'indiquer rapidement le type
de document.
Bouton 
Ce bouton vous permet d'indiquer quels
types de documents vous voulez pouvoir créer avec les boutons 'Typdes de
documents'. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez indiquer les types
de documents dans un nouvel écran.
Grâce aux menus déroulants, vous pouvez
sélectionner un autre type de document. Après avoir sélectionné les types de
documents de votre choix, vous pouvez confirmer votre choix à l'aide du bouton
'OK'. Si vous voulez annuler les modifications, il vous suffit de cliquer sur
le bouton 'Annuler'. Le bouton 'Paramètres par défaut' vous permet de restaurer
les valeurs par défaut.
Section Aperçu
Dans cette section est affiché un aperçu du
fichier lié. Le bouton 
vous
permet d'agrandir l'aperçu.
Onglet Annexe
Dans l'onglet 'Annexe',
vous voyez un aperçu du document.
Onglet Info
Section
Mouvements & planning
Dans cette section, vous trouvez
les mouvements et le planning auxquels le document est lié. Le document doit
avoir été attribué à et lettré avec le mouvement ou le planning en question.
Section Activités
Dans cette section, vous trouvez les
activités relatives à ce document. Les boutons sur le côté vous permettent
d'éditer/de consulter et de supprimer l'activité sélectionnée.
Dans la partie supérieure de cette section, vous pouvez indiquer à l'aide des
options 'Document' et 'Relation' si vous voulez voir les activités relatives au
document ouvert ou à la relation.
Section Info
Date d'expiration
Ici est affichée la date
d'expiration du document.
Catégorie
Ici est affichée la
catégorie du document.
Créé par
Ici, vous pouvez voir
quelle ressource a créé le document. Vous voyez également la date et l'heure de
création.
Modifié par
Ici, vous pouvez voir
quelle ressource a modifié le document. Vous voyez également la date et l'heure
de modification.
Les boutons
Importer
Ce bouton vous permet d'importer
les e-mails qui se trouvent dans votre boîte de réception.
Annexe
Ce bouton vous permet
d'ouvrir le fichier lié à l'annexe.
Imprimer
Lorsque vous cliquez sur
ce bouton, le programme regarde l'extension de l'annexe liée au document. Il se
base sur cette extension pour trouver le programme correspondant. L'annexe sera
alors imprimée via ce programme. S'il s'agit d'un document avec l'extension
'.doc' par exemple, il est imprimé via MS Word. Le programme utilise par
conséquent les paramètres définis dans MS Word.
E-mail
Ce bouton vous permet
d'envoyer un e-mail. Le programme utilise pour cela le compte e-mail par défaut
qui est installé sur le PC. L'e-mail reprend les informations du document ainsi
que l'annexe liée. L'adresse e-mail est celle de la personne de contact (de la
relation) liée au document. S'il n'y a pas d'adresse e-mail ici, l'e-mail est
envoyé à l'adresse de la relation. Une fois l'e-mail généré, vous avez encore
la possibilité de l'éditer avant de l'envoyer réellement.
Afférent
Ce bouton vous permet de
consulter les documents afférents. Vous pouvez opérer une sélection sur
différentes informations, en fonction des données complétées pour le document en
question. Ainsi, si vous avez lié une ressource au document actuel, vous pouvez
rechercher d'autres documents avec la même ressource. Si vous avez lié un
projet, vous pouvez rechercher d'autres documents avec le même projet. Vous
pouvez également combiner plusieurs options. Après avoir opéré la sélection de
votre choix, le programme affiche les documents répondant aux critères définis
dans un écran.
Activité
Ce bouton vous permet de
créer un nouvelle activité.
Encodage
Ce bouton vous permet de
générer une nouvelle offre/commande
fournisseur/commande
client/réclamation/commande
interne.
Supprimer
Ce bouton vous permet de
supprimer le document.
Enregistrer
Ce bouton vous permet de
sauvegarder les modifications apportées.
Fermer
Ce bouton vous permet de
quitter cet écran.
Sujets
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