Exact Financials

Onderhouden: Externe categorie

[Systeem: Inrichting, Documenten,  Externe categorieën, Onderhoud]

Administratienummer

Als u een 'centrale' externe categorie aanmaakt, waarbij de categorie over alle administraties heen beschikbaar is bij het koppelen van documenten, dan laat u dit veld leeg. Als u een 'decentrale' externe categorie wilt aanmaken welke alleen beschikbaar is als waarde bij het koppelen van documenten in een aangegeven administratie, dan vult u hier het administratienummer van de administratie waarin de waarde beschikbaar moet zijn.

Categoriecode Extern

Voer een unieke code voor de externe categorie in en geef een duidelijke omschrijving mee.

Tabblad – Algemeen

Vaste lokatie
Veelal is het begin van de locatie van externe documenten overal hetzelfde. Een goed voorbeeld hiervan zijn online documenten, bijvoorbeeld in Exact Synergy. Indien gebruik wordt gemaakt van vaste lokaties, hoeft alleen de unieke ID van een document (in Synergy wordt dat de GUID genoemd) gevuld te worden bij het koppelen van een document. Een volledige URL gebruiken bij het koppelen van het document zonder vaste lokatie in dit veld op te geven is uiteraard ook mogelijk.

Opslaan: Document
Geef hier aan of u voor deze categorie de gekoppelde documenten in de Exact Financials database wenst op te slaan. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor klanten met Progress versie 10.2B en hoger.

Staat
Geef de activeringsstatus aan. Zie ook: [(de-)Activeren stamgegevens].

Gebruiken: Thumbnail
Geef aan of u de documenten uit deze categorie als thumbnail (verkleinde afbeelding) wilt tonen. (7.21)

Gebruiken: Voorbeeld
Geef aan of u de documenten uit deze categorie als voorbeeld wilt tonen. (7.21)

Verloopt (Dagen) 
Geef het aantal dagen op waarna het document verloopt. (AVG) (7.24). Er wordt een vervaldatum berekend van de dag van aanmaken van een document + het aantal 'Verloopt (Dagen)'. In [Systeem: Inrichting, Documenten, Verwijderen] kunt u een vervaldatum (van documenten) gebruiken in een selectie om te verwijderen.

Bijwerken: Documenten 
Markeer deze checkbox wanneer u wenst dat alle documenten in deze categorie voorzien worden van een vervaldatum.(7.24). 

Tabblad - Bestandstype

Bestandsextensie
Geef een extensie aan. Denk aan .PDF of .xlsx. (* d.w.z. alle extensies toegestaan).

Maximum (MB)
Geef een maximale grootte van een bijlage aan in MB. (Leeg d.w.z. geen maximum grootte). 

Tabblad - Afbeelding (7.21)

Tabblad – Documenten

Koppel de gewenste documentatie. Zie ook: [Documenten Koppelen].