Via menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] kunt
u de betalingsherinneringen afdrukken of per e-mail versturen.
Sectie Uitvoer
Selectie
U kunt hier aangeven op welke manier u een
lay-out wilt selecteren. Dat kan op de volgende manieren:
- Automatisch
- Handmatig
- Alle posten op één herinnering afdrukken
Als u 'Automatisch' kiest, wordt door het systeem zelf de gekoppelde lay-out per debiteur geselecteerd. Het systeem houdt daarbij de volgende volgorde aan:
- De lay-outs gekoppeld aan de debiteur
- De lay-outs gekoppeld aan de taal van de debiteur
- De lay-outs gedefinieerd in de algemene instellingen
Tevens wordt er bij 'Automatisch' rekening gehouden dat er voor bepaalde posten een andere lay-out gebruikt dient te worden. Het kan namelijk het geval zijn dat voor post 1, al 2 herinneringen zijn verstuurd, terwijl er voor post 2 pas 1 is verstuurd. Door voor 'Automatisch' te kiezen wordt nu voor post 1, lay-out 3 gebruikt, en voor post 2, lay-out 2.
U dient er rekening mee te houden dat voor creditfacturen de lay-out niet wordt opgehoogd. Wanneer u herinneringen afdrukt worden de herinneringen voor de factuur en de creditfactuur dan apart afgedrukt wanneer u de optie 'Automatisch' selecteert. Wanneer u in dit geval de herinnering voor de factuur en de creditfactuur op één afdruk wilt hebben selecteert u de optie 'Handmatig' en vervolgens de gewenste lay-out.
Voorbeeld: Voor een debiteur is er één factuur aanwezig en één creditfactuur. Bij het afdrukken van de herinnering selecteert u de factuur en de creditfactuur. Wanneer u de optie 'Automatisch' selecteert worden (bij de eerste herinnering) de factuur en creditfactuur op één herinnering afgedrukt. Voor de factuur wordt nu geregistreerd dat er reeds 1 herinnering is verstuurd. Voor de creditfactuur is dit niet het geval. Wanneer u nu een tweede herinnering afdrukt voor de factuur en creditfactuur met de optie 'Automatisch', dan wordt voor de factuur de tweede lay-out gebruikt en voor de creditfactuur de eerste lay-out. Het gevolg is dat er twee aparte herinneringen worden afgedrukt.
Als u 'Handmatig' selecteert, kunt u zelf een lay-out selecteren. Deze lay-out wordt dan gebruikt voor alle betalingsherinneringen, ongeacht eventuele koppelingen.
Alle posten op één herinnering afdrukken' zorgen ervoor dat alle posten op een herinnering getoond worden. Ook herinneringen die al een keer verstuurd zijn. Alle herinneringen worden op de laatste lay-out getoond.
Verwerken
U kunt aangeven of u een proefherinnering wilt afdrukken of een definitieve herinnering. Als u een proefherinnering afdrukt heeft dit geen gevolgen voor de betreffende openstaande post.
Als u een herinnering definitief afdrukt, wordt de openstaande post bijgewerkt. De volgende keer dat een herinnering wordt afgedrukt, zal automatisch een minder vriendelijke lay-out worden gebruikt.
Uitvoer
U kunt de herinnering afdrukken op de
printer of deze direct via e-mail versturen. De optie 'E-mail' is alleen
actief wanneer u een definitieve betalingsherinnering afdrukt. Wanneer u de
optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de verzendmethode gebruikt die u
bij het
onderhoud van de relatie op het tabblad 'Financieel' heeft geselecteerd. De
optie 'Op basis van relatie' is alleen aanwezig wanneer SE1800 E-CRM of SE1100
E-Factuur in uw licentie aanwezig is.
Wanneer SE1073 - Electronic invoicing (PEPPOL) in uw licentie aanwezig is, worden de
herinneringen voor de debiteuren waarbij de verzendmethode is ingesteld op
'Elektronisch' op de printer afgedrukt wanneer u hier de optie 'Op basis van
relatie' selecteert.
Contactpersonen
Met deze optie kunt u aangeven naar welke contactpersoon de herinnering verstuurd dient te worden:
- Factuur: De betalingsherinnering wordt verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres van de debiteur is gekoppeld. Bij het versturen van een betalingsherinnering per e-mail wordt deze altijd verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres is gekoppeld. Dit kunt u terugvinden door via het
tabblad 'Contact' bij het onderhoud van de relatie, het
onderhoud van de betreffende contactpersoon te openen. Bij het onderhoud van het factuuradres kunt u de contactpersoon aan het factuuradres koppelen.
- Financieel: De betalingsherinnering wordt verstuurd naar de
contactpersoon waarbij de optie 'Financiële contactpersoon' is aangevinkt.
Voor meer informatie, zie
Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.
E-mail / Gebruik standaard onderwerp / Onderwerp
Deze velden zijn alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie
'E-mail' of 'Op basis van relatie' heeft geselecteerd. Welk e-mailadres hier
standaard wordt getoond is afhankelijk van de optie die u bij 'Contactpersonen'
heeft geselecteerd. U heeft echter ook de mogelijkheid om een afwijkend
e-mailadres in te vullen. Dit is overigens alleen mogelijk wanneer u
herinneringen per debiteur verstuurt. Wanneer u meerdere debiteuren selecteert,
of wanneer de optie 'Op basis van relatie is geselecteerd bij 'Uitvoer', wordt
in het veld 'E-mail' de tekst 'meervoudig' weergegeven.
Door de optie 'Gebruik standaard onderwerp' aan te vinken wordt het standaard
onderwerp gebruikt voor de e-mail. Het onderwerp is dan als volgt opgebouwd:
Bet.herinnering: <Herinneringsdatum>-<Herinneringstijd> Van: <Eigen
administratienaam> Naar: <Debiteurnummer>, <Debiteurnaam>.
Standaard is deze instelling aangevinkt. De herinneringsdatum wordt in het
"DD.MM.JJJJ" formaat getoond, en de herinneringstijd in het "UU:MM" formaat.
Wanneer u zelf een onderwerp wilt opgeven vinkt u de optie 'Gebruik standaard
onderwerp' uit en kunt u in het veld 'Onderwerp' kunt u een tekst invullen die
als onderwerp voor de e-mail wordt gebruikt.
Opmerkingen:
CC
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een kopie van de
herinnering naar die persoon te sturen. Om een kopie van de herinnering naar
meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk e-mailadres
dat u toevoegt.
Opmerking: Dit veld kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt
geselecteerd.
BCC
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een blinde kopie
van de herinnering naar die persoon te sturen. Om een blinde kopie van de
herinnering naar meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na
elk e-mailadres dat u toevoegt.
Opmerking: Dit veld kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt
geselecteerd.
Begeleidend schrijven
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de
documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF'
heeft geselecteerd en wanneer u niet met
verzamellay-outs werkt. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out
heeft gekoppeld. Dit veld is alleen wijzigbaar wanneer u bij het veld 'Selectie' de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd.
Factuur details bijlage / Inpakken bestand
Wanneer u de optie Factuur details bijlage aanvinkt, wordt een kopie
van iedere factuur waarop de betalingsherinnering betrekking heeft als bijlage
meegestuurd in de e-mail. Door de optie Inpakken bestand aan te vinken
worden de kopiëren van alle facturen waarop de betalingsherinnering betrekking
heeft, in een ZIP bestand met de naam "Oorspronkelijke factuur.zip" meegestuurd
in de e-mail. De optie Inpakken bijlage, kan alleen worden aangevinkt wanneer de
optie Factuur details bijlage is aangevinkt.
Wanneer u in de factuurinstellingen de optie Gebruik verzamellay-out
heeft aangevinkt, en er meerdere factuurlay-outs zijn met dezelfde bestandnaam
aanwezig in de e-mail, wordt een volgnummer toegevoegd aan de bestandnaam.
Bijvoorbeeld 8700011_1.pdf, 18700011_2.pdf, 18700012_1.html en
18700012_2.html.
Standaard zijn beide opties uitgevinkt, en worden de oorspronkelijke facturen
niet meegestuurd.
Opmerking: De kopieën van de oorspronkelijke facturen worden alleen
toegevoegd in de e-,ail wanneer de oorspronkelijke facturen aanwezig zijn in de
database.
Sectie Termijnen
Groepeer op
U kunt hier aangeven of u de factuurtotalen wilt zien of de afzonderlijke termijnen van de openstaande post. Wanneer u hier kiest voor groeperen op 'Termijnen' krijgt u er twee nieuwe opties bij:
- Betalingen.
- Factuurtotaal.
Stel u heeft een openstaande post van EUR 250, hiervan is reeds EUR 100 voldaan. Door te kiezen voor groeperen op 'Termijnen' en 'Betalingen' en 'Inclusief : Openstaande posten' aan te vinken, worden de bedragen apart per regel weergegeven, inclusief posten die nog niet vervallen zijn. Als u kiest voor groeperen op 'Factuurtotaal' ziet u slechts 1 regel met het oorspronkelijke en het openstaande bedrag.
Wanneer u een extra tussenregel wenst tussen de posten dient u de optie 'Termijnen' te kiezen. Wanneer u deze tussenregel niet wilt, kunt u groeperen op factuurtotalen.
Inclusief : Openstaande posten
Door deze optie aan te zetten worden ook de openstaande facturen/termijnen getoond die nog niet vervallen zijn. Middels twee voorbeelden wordt dit verder toegelicht. In beide voorbeelden wordt er vanuit gegaan dat u bij het afdrukken de optie 'Inclusief: Openstaande posten' heeft aangevinkt.
Voorbeeld 1 - Meerdere facturen
U heeft twee facturen:
- Factuur 1 met een vervaldatum van gisteren.
- Factuur 2 met een vervaldatum van morgen.
In het selectiescherm maakt u een selectie op de vervaldatum tot en met vandaag. In het scherm wordt nu alleen factuur 1 getoond. Bij het afdrukken van de herinnering wordt alléén factuur 1 op de herinnering afgedrukt.
In het selectiescherm maakt u geen selectie op de vervaldatum. In het scherm worden nu factuur 1 en factuur 2 getoond. Wanneer u nu bij het afdrukken van de herinnering beide facturen markeert dan worden beide facturen op de herinnering afgedrukt. Markeert u echter alleen factuur 1, dan wordt alléén factuur 1 op de herinnering afgedrukt.
Voorbeeld 2 - Meerdere termijnen
U heeft één factuur met twee termijnen:
- De eerste termijn heeft een vervaldatum van gisteren.
- De tweede termijn heeft een vervaldatum van morgen.
In het selectiescherm maakt u een selectie op de vervaldatum tot en met vandaag. In het scherm wordt nu alleen termijn 1 getoond. Bij het afdrukken van de herinnering selecteert u bij 'Groepeer op' de optie 'Termijnen'. Nu worden beide termijnen afgedrukt op de herinnering. Op de herinnering zelf wordt bij 'Type' aangeven of de betreffende termijn openstaand is (termijn 2 uit dit voorbeeld) of vervallen is (termijn 1 uit dit voorbeeld).
Inclusief : Niet afgestemde betalingen
Door deze optie aan te vinken worden betalingen getoond waarvoor geen factuur aanwezig is.
Betalingen
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u bij 'Groepeer op' de optie 'Termijnen' heeft geselecteerd. Met deze optie kunt u aangeven dat u eventuele deelbetalingen ook wilt afdrukken.
Factuurtotaal
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u bij 'Groepeer op' de optie 'Termijnen' heeft geselecteerd. Met deze optie kunt u aangeven of u het factuurtotaal van de oorspronkelijke factuur wilt afdrukken op de herinnering. Wanneer u de optie aanvinkt wordt het factuurtotaal afgedrukt. Wanneer u de optie uitvinkt worden alleen de afzonderlijke termijnen zonder het factuurtotaal afgedrukt.
Voorbeeld
Er is één factuur die uit drie termijnen van 100,- bestaat. Van twee termijnen is de vervaldatum verstreken en één termijn is reeds betaald. Wanneer u de optie aanvinkt wordt dit als volgt afgedrukt:
Wanneer u de optie uitvinkt wordt dit als volgt afgedrukt:
