One moment please...
 
 
Exact Synergy Enterprise   
 

Product Update 260/261: Persoonsgegevens classificaties geïntroduceerd voor Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

In verband met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) is het nu mogelijk om persoonsgegevens classificaties aan te maken en op basis van deze persoonsgegevens classificaties te bekijken voor welke persoonsgegevens de gebeurtenis heeft plaatsgevonden en de bewaartermijn is verstreken. 

Persoonsgegevens classificaties aanmaken

Vanaf deze product update kunt u persoonsgegevens classificaties aanmaken en koppelen aan de persoonsgegevens (contactpersonen, relaties, medewerkers). In deze classificaties kunt u informatie opnemen over de relevante types/categorieën van persoonsgegevens in uw administratie. Per classificatie kunt u een gebeurtenis definiëren die aangeeft wanneer het niet meer nodig is om een entiteit in uw systeem te hebben (bijvoorbeeld een lead wordt niet gepromoveerd naar suspect, een sollicitant wordt niet aangenomen, etc) en een bewaartermijn opgeven. Verder kunt u definiëren welke velden met persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd moeten worden en aangeven welke documenttypes en verzoektypes verwijderd dienen te worden wanneer de persoonsgegevens verwijderd dienen te worden.

Persoonsgegevens classificaties aanmaken

U kunt een persoonsgegevens classificatie aanmaken via de knop Nieuw in menupad Modules ? Systeem ? Inrichting ? Persoonsgegevens ? Classificatie.


Voor iedere classificatie dient u een code en omschrijving op te geven. Verder beschikt u over de volgende tabbladen:

  • Condities - Hier kunt u de condities opgeven voor het verwijderen van de geselecteerde velden, documenten en verzoeken en het type medewerker of relatie waarop de classificatie van toepassing is.
  • Stamgegevens - Hier worden de stamgegevens getoond die worden geanonimiseerd. Met de knop Toevoegen kunt u velden selecteren die geanonimiseerd moeten worden.
  • Documenten - Hier kunt u een selectie maken op bepaalde documenttypes. De documenttypes die u hier selecteert, bepalen welke documenten worden verwijderd.
  • Verzoeken - Hier kunt u een selectie maken op bepaalde verzoektypes. De verzoektypes die u hier selecteert, bepalen welke verzoeken worden verwijderd.
  • Personen - Dit tabblad heeft op dit moment nog geen functie.

Overzicht persoonsgegevens classificaties

In menupad Modules ? Systeem ? Inrichting ? Persoonsgegevens ? Classificatie ziet u een overzicht van de persoonsgegevens classificaties die u heeft aangemaakt.


Middels de filtercriteria in de sectie Criteria kunt u een selectie maken op de classificaties die u wilt tonen. Vanuit dit overzicht kunt u de classificaties openen en bewerken door op de hyperlink van de betreffende classificatie te klikken.


Om een classificatie te verwijderen klikt u op de knop Verwijderen in het onderhoud van de classificatie.

Actiecentrum met overzicht van gebeurtenissen

Hoofdscherm

Via het nieuwe menupad Modules ? Systeem ? Inrichting ? Persoonsgegevens ? Selecties / Acties kunt u het actiecentrum openen. In het hoofdscherm van het actiecentrum ziet u een overzicht van de persoonsgegevens die in de administratie aanwezig zijn. Per persoonsgegevens classificatie ziet u hoeveel personen er zijn gekoppeld, voor hoeveel personen de gebeurtenis heeft plaatsgevonden en voor hoeveel personen de bewaartermijn is verstreken. Vanuit deze pagina kunt u doorzoomen op een persoonsgegevens classificatie en daar verschillende acties uitvoeren voor de persoonsgegevens. 

Actiecentrum details

In het actiecentrum kunt u doorzoomen naar de onderliggende gegevens door op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen te klikken. U kunt per medewerker, contactpersoon of relatie zien of de gebeurtenis heeft plaatsgevonden, de bewaartermijn is verstreken en wat de voorgestelde actie is. Tevens kunt u de gegevens in dit scherm exporteren naar Microsoft Excel.


Nieuwe rol en functierecht

Om de lijst met persoonsgegevens classificaties te kunnen bekijken en de persoonsgegevens classificaties te kunnen aanmaken en onderhouden is het nieuwe functierecht 1029 — Personal data management geïntroduceerd. Dit nieuwe functierecht is gekoppeld aan de nieuwe rol Personal data controller.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens classificaties onderhouden en Persoonsgegevens selecties / acties

Bovenstaande wijzigingen zijn tevens beschikbaar vanaf product update 260SP6.

 

Persoonsgegevens anonimiseren via het actiecentrum

Via het actiecentrum kunt u de persoonsgegevens anonimiseren.

Bij het anonimiseren, maakt u de gegevens van de geselecteerde personen onherkenbaar. Bij het anonimiseren wordt het volgende uitgevoerd:

  • De gegevens in de velden die op het tabblad Stamgegevens van de persoonsgegevens classificatie zijn gedefinieerd worden geanonimiseerd, waarbij de gegevens worden vervangen zodat ze niet meer herkenbaar zijn. De stamgegevens worden als volgt geanonimiseerd:

    Soort gegeven

    Vervangen door

    Tekst

    ***

    Ja/Nee

    0

    Datum

    1800-01-01 00:00:00.000

    Referentie waarde

    Door het systeem gedefinieerde anonieme waarde

    Nummer

    0

    E-mailadres

    ***@*.*

  • De documenten die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in het document), en die van de documenttypes zijn die zijn gedefinieerd op het tabblad Documenten van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De documenten worden verwijderd ongeacht of ze gekoppeld zijn aan andere entiteiten. Documenten van documenttypes die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de geanonimiseerde persoon.
  • De verzoeken die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in het verzoek), en die van de verzoektypes zijn die zijn gedefinieerd op het tabblad Verzoeken van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De verzoeken worden verwijderd ongeacht of ze zijn gekoppeld aan andere entiteiten. Verzoeken van verzoektypes die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de geanonimiseerde persoon.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties details.

Het proces voor het anonimiseren van persoonsgegevens is op dit moment nog niet beschikbaar voor alle licentiesamenstellingen en is afgeschermd met een eenmalig wachtwoord. Via de customer portal van Exact kunt u een wachtwoord aanvragen. Een medewerker van Exact zal dan samen met u beoordelen of uw omgeving al geschikt is om het verwerken in het GDPR actie center te gebruiken en u een wachtwoord verstrekken indien dit het geval is. Vanaf dat moment kunt u zelf verder gaan met de verwerkingen.

Deze wijziging is tevens beschikbaar vanaf product update 260SP7. 

 

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Release notes detail
 Category: Release Notes  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 28.426.599
 Assortment:  Date: 31-05-2018
 Release: 261  Attachment:
 Disclaimer