Importeren afschriften

U kunt afschriften van uw bank importeren via [Compact, Betaalmiddelen, Importeren] of (CBI). 
Bij het toekennen van het afschriftnummer werkt Exact Compact als volgt:

1. Bij handmatig boeken wordt het eerste nummer opgehaald uit het bankboek. (volgens de nummering in het dagboekonderhoud)
2. Bij importeren van afschriften wordt het afschriftnummer gebruikt indien aanwezig in het geimporteerde afschrift.
3. Als dit nummer niet in het importbestand staat dan wordt een volgnummer toegekend vanuit de nummering van het bankboek.

Filter

Het filter biedt u de mogelijkheid om direct specifieke informatie op te vragen, in dit geval informatie omtrent de bankafschriften.

Datum afschrift

Hier kunt u een datumtraject opgeven waarmee u een selectie kunt maken op de afschriftdatum van de afschriften die u wilt zien. Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Methode' de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd.

Datum import

Middels deze optie kunt u een selectie maken op de importdatum. Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Methode' de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd.

Bankrekening

Via deze optie kunt u een selectie maken op een bankrekening. Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Methode' de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd.

Methode

Deze optie is alleen aanwezig wanneer uw administratie is ingericht voor het Exact Banking Gateway. Wanneer uw administratie niet is ingericht is deze optie niet zichtbaar en staat deze automatisch ingesteld op 'Handmatig'.

Hier kunt u aangeven hoe u de bankafschriften wilt selecteren. Met de optie 'Handmatig' kunt u bankafschriften importeren die u via het bankpakket of de website van de bank heeft geëxporteerd. Wanneer u werkt met het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Exact Banking Gateway kunt u middels de optie 'Elektronisch bankieren' de bankafschriften importeren.

De volgende knoppen zijn niet actief wanneer u bij 'Methode' de optie 'Elektronisch bankieren' heeft geselecteerd:

• Zoeken: Het zoeken naar bestanden is niet noodzakelijk. Bij het klikken op 'Actualiseren' haalt het systeem automatisch alle nieuwe afschriften (die nog niet zijn geïmporteerd) op uit de digitale brievenbus.
• Analyse: Aangezien er geen afschriften worden geïmporteerd zijn er ook geen transacties aanwezig waarvoor de analyse kan worden uitgevoerd.
• Verwijderen: Het is niet toegestaan om afschriften uit de digitale brievenbus te verwijderen.

Bij het importeren wordt de importdirectory gecontroleerd in de instellingen van uw administratie. Indien een bestand voldoet aan de daarvoor gestelde eisen, dan wordt deze getoond bij importeren. In het onderstaande voorbeeld staan er in uw importdirectory, met daaronder de subdirectory van uw bank, twee afschriften, waarvan een nieuw en een geïmporteerd. In het onderste deel van het scherm ziet u de reden waarom een afschrift verworpen is.

Status

Er zijn twee mogelijkheden bij de status. De status 'Nieuw' betekent dat alle nieuwe afschriften getoond worden, die nog nooit geïmporteerd zijn. De status 'Geïmporteerd' geeft de geïmporteerde afschriften weer.

Na het selecteren van het afschrift kiest u voor de knop 'Importeren' en het afschrift wordt geïmporteerd. Om een afschrift succesvol te importeren wordt een aantal controles uitgevoerd. Indien de betalingsrun de status 'Geïmporteerd' heeft, is de import succesvol afgerond.

Log

Deze knop is alleen aanwezig wanneer u in de bankinstellingen de optie Gegevens log: Import van bankafschriften heeft aangevinkt. Met deze knop opent u het gegevens log van de bankafschrift import. Dit log toont de loggegevens van alle bankimports die hebben plaatsgevonden. U kunt het log in de eenvoudige of geavanceerde modus bekijken.

Eenvoudige modus

Datum import

Dit betreft de datum waarop de import is uitgevoerd

Status

De status van het afschrift

Bank

De naam van de bank waarop het afschrift betrekking heeft.

Bestandsnaam

De bestandsnaam van het afschrift.

Bijlage

Een vinkje geeft aan of het geïmporteerde afschrift bestand gekoppeld is.

Geavanceerde modus

Bestandsnaam

De bestandsnaam van het afschrift.

Datum afschrift

De datum van het afschrift.

Afschriftnummer

Het afschriftnummer.

Eigen bankrekening

Het eigen betaalmiddel waarop het afschrift betrekking heeft.

Crediteurnummer

Wanneer het afschrift is toegewezen een een crediteur, wordt hier het crediteurnummer getoond

Debiteurnummer

Wanneer het afschrift is toegewezen een een debiteur, wordt hier het debiteurnummer getoond

Toewijzingscriteria

In deze kolom wordt getoond op basis waarvan het afschrift is toegewezen:

• Betalingsreferentie
• Tegenbankrekening
• Tegen naam
• Factuurnummer
• Bankcrediteur
• Toewijzingsregels

Toewijzingsstatus

Hier wordt de toewijzingsstatus aangegeven: Toegewezen of Niet toegewezen.

Aflettercriteria

Wanneer het afschrift is afgeletterd wordt hier aangegeven op basis waarvan het is afgeletterd:

• Run: EREF, ID
• Run: PREF, ID
• Run: Toewijzingsregels
• Run 0. Tegenbankrekening, factuurbedrag
• Run 1: Debiteur/Crediteur, Onze Ref.
• Run 2: Debiteur, Betalingsreferentie
• Run 3: Crediteur, Betalingsreferentie
• Run 4: Bankrekening, Onze Ref., Bedrag
• Run 5: Bankrekening, Betalingsreferentie
• Run 6: Debiteur, Onze Ref.
• Run 7: Bankrekening, Bedrag
• Run 8: Onze Ref., Bedrag
• Run 9: Betalingsreferenties, vervaltermijnen

Afletterstatus

Hier wordt de afletterstatus aangegeven: Afgeletterd of Niet afgeletterd.  

Actualiseren

Met behulp van deze knop kunt u de nieuw geïmporteerde bankbestanden direct oproepen.

Zoeken

Het afschriftbestand dient in de importdirectory te staan die u in uw instellingen gedefinieerd heeft. Indien het afschrift in een andere directory staat, dan is het mogelijk om via 'Selecteren' het bestand te zoeken in de verkenner.

Importeren

De import van het bankbestand wordt gestart zodra u deze knop indrukt. Indien een afschrift niet succesvol geïmporteerd kan worden, ziet u linksonderin de reden hiervan. Wanneer u op de knop 'importeren' klikt verschijnt het onderstaande scherm:

Wanneer u kiest voor hoge snelheid zal het afletteren gebeuren op basis van de Tegenbankrekening, factuurbedrag en Onze referentie, Debiteurennummer.

Wanneer u kiest voor lage snelheid vindt de afstemming plaats op basis van zeven afstemmingscriteria, deze zijn:

Run 0. Tegenbankrekening, factuurbedrag
Run 1. Debiteurnummer, Crediteurnummer, Onze referentie
Run 2. Debiteurnummer, Betalingsreferentie
Run 3. Crediteurnummer, Betalingsreferentie
Run 4. Bankrekening, Onze referentie, Factuurbedrag
Run 5. Bankrekening, Crediteurnummer, Betalingsreferentie
Run 6. Debiteurnummer, Onze referentie
Run 7. Bankrekening, Factuurbedrag
Run 8. Onze ref. bedrag
Run 9. Betalingsreferentie, Vervaldatum

Analyse

Middels deze knop is het mogelijk om het geïmporteerde bankafschrift te analyseren op onvolkomenheden. Mocht er iets niet goed staan in het bankafschrift, dan kunt u via de analyse het afschrift repareren.

Verwijderen

Afschriftbestanden met de status 'Nieuw' kunnen met deze knop verwijderd worden. Als u reeds een afschrift heeft geïmporteerd (Status 'Geïmporteerd'), kunt u deze verwijderen via [Compact, Betaalmiddelen, Dubbele afschriften] of door de bankboeking(en) te verwijderen.

Openen

Hiermee opent u het geïmporteerde bankafschrift.

Sluiten

Door op de knop 'Sluiten' te drukken komt u weer terecht in het menuscherm.