One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Sales - Onderhouden: Instellingen (Verkoop)

[Sales: Bestand, Administratie instellingen, Verkoopinstellingen ]

Tabblad 'Algemeen'

Wijzigen debiteurengegevens
Als u dit vak aankruist, dan kunt u de debiteurengegevens die gevuld zijn als u orders of facturen invoert wijzigen. Deze debiteurengegevens heeft u vastgelegd in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het Finance menu. Als u deze optie niet activeert, kunnen de volgende gegevens niet aangepast worden, als u een order of een factuur invoert:

  • Factuurdebiteur
  • Leverwijze
  • Prijslijst
  • Vertegenwoordiger
  • Kostencode
  • Betalingsconditie
  • Betaalwijze
  • Valuta
  • Kortingspercentage

BTW-code wijzigbaar
In [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] dient u een BTW-code voor verkoop aan een artikel te koppelen. Deze BTW-code zal worden gebruikt als u voor het betreffende artikel een order of een factuur invoert. Als u niet wilt dat deze gewijzigd kan worden tijdens het invoeren, dient u deze optie niet te markeren. Als u de BTW-code wel wilt kunnen wijzigen, dan kunt u deze optie aankruisen.

  • Als u een order of een factuur invoert, zal Exact Sales allereerst de code gebruiken die is gekoppeld aan de factuurdebiteur. Als er geen BTW-code is gekoppeld aan de factuurdebiteur, dan zal de BTW-code die is gekoppeld aan het artikel als standaard worden getoond. De BTW-code van de debiteur heeft voorrang omdat de BTW-code per land waar het artikel wordt verkocht kan verschillen. Staat bij de debiteur BTW-code 0 (geen BTW) ingevuld, dan krijgt de BTW-code van het artikel alsnog voorrang.

Wijzigen artikelgegevens
Als u deze optie aankruist, kunt u al de artikelgegevens die ingevuld zijn als u een bestelling of factuur aanmaakt wijzigen. Deze gegevens heeft u gedefinieerd in de stamgegevens van uw artikelen [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen]. Als u deze instelling niet activeert, kunt u de volgende gegevens niet wijzigen als u een bestelling of factuur invoert:

  • Omschrijving
  • Prijs
  • Ontvangst
  • BTW-code

Breedte van tekstregels
Voer de breedte in die u wenst voor een tekstregel of tekstartikelen. Dit is het aantal karakters dat u kunt gebruiken voor een tekstregel of tekstartikelen in Exact Sales en Exact Purchase. De breedte wordt ook gebruikt in algemene tekst codes in [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Algemene tekstcodes], voor tekstartikelen in [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] en in onderhoud extra artikelomschrijvingen in [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Codes extra omschrijvingen].

  • Deze instelling geldt zowel voor Exact Sales als voor Exact Purchase. Als u de breedte verandert in Exact Sales zal automatisch de breedte in Exact Purchase worden aangepast.

Standaard kostenplaats
U kunt hier een standaard kostenplaats definiëren. Als u een order of een factuur invoert, dan zal allereerst gezocht worden naar de kostenplaats die is gekoppeld aan de vertegenwoordiger. Als er geen kostenplaats is gekoppeld aan de vertegenwoordiger, dan zal de kostenplaats die u hier invoert, als standaard worden weergegeven.

Standaard kostendrager
U kunt hier een standaard kostendrager definiëren. Als u een order of een factuur invoert in Exact Sales zal de kostendrager van de artikelgroep worden getoond als standaard waarde. Als er geen kostendrager aan e artikelgroep is gekoppeld, zal de kostendrager die u hier invoert als standaard worden gebruikt.

Standaard Dimensie 1 t/m 5
U kunt hier de standaard dimensies definiëren. Als u een order of een factuur invoert in Exact Sales zal indien de aangegeven grootboekrekening of de aan de artikelgroep gekoppelde grootboekrekening is gemarkeerd als dimensie 1 t/m 5, deze dimensie als standaard waarde worden getoond voor invoer.

Tabblad 'Verkoop'

Omzetstatistieken: Aan
Als u deze optie aankruist, genereert Exact Sales automatisch omzetstatistieken wanneer de order wordt bevestigd en de factuur wordt verwerkt. Een overzicht van omzetstatistieken is beschikbaar in [Overzichten, Omzet].

Omzetstatistieken: Tekstregels
Als u dit vak aankruist, genereert Exact Sales automatisch omzetstatistieken voor tekstregels. Als deze optie is geactiveerd, dient u als u een tekstregel invoert, een artikelgroep in te voeren in plaats van een grootboekrekening. Een overzicht van omzetstatistieken is beschikbaar in [Sales: Overzichten, Omzet].

Controleren: Kredietlimiet
Als u dit vak aankruist, verschijnt bij het invoeren van een factuur of een order een waarschuwing dat de debiteur waarvoor een order of factuur wordt ingevoerd, zijn kredietlimiet overschrijdt. Zie [Finance: Debiteuren, Onderhoud, Stamgegevens].

Korting: Orderkosten
Als u dit vak aankruist, worden er orderkorting en factuurkorting gebruikt bij de orderkosten. Het percentage order-/factuurkorting berekent ook de korting over de orderkosten als de order of factuur wordt ingevoerd. Als de optie niet is geactiveerd worden orderkosten uitgesloten van de kortingsberekening.

Korting: Vrachtkosten

Als u dit vak aankruist, worden er orderkorting en factuurkorting gebruikt bij de vrachtkosten. Het percentage order-/factuurkorting berekent ook de korting over de vrachtkosten als de order of factuur wordt ingevoerd. Als de optie niet is geactiveerd worden vrachtkosten uitgesloten van de kortingsberekening.

Wijzigen: Koers
Als u dit vak aankruist, kunt u bij het invoeren van een order of factuur de weergegeven wisselkoers wijzigen. Voor de valuta die u bij deze order of factuur gebruikt, dient dan wel de instelling 'Variabele dagkoers' in [Finance: Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta] in het Finance menu aangekruist te zijn.

Standaarden: Vertegenwoordiger
U dient hier een standaard vertegenwoordiger in te vullen. Als u aan een bepaalde debiteur geen vertegenwoordiger heeft gekoppeld, geeft Exact Sales deze standaard vertegenwoordiger als suggestie bij het invoeren van een order of een factuur. U kunt deze suggestie naar keuze wijzigen als u de instelling 'Wijzigen debiteurengegevens' heeft aangekruist.

Standaarden: Kostencode
U kunt hier een standaard kostencode invullen. Bij order en facturen invoeren, wordt deze standaard kostencode als suggestie gegeven. U kunt deze suggestie naar keuze wijzigen als u de instelling 'Wijzigen debiteurengegevens' heeft aangekruist.

Tabblad 'Order'

Proces: Fiatteren
Als u wilt dat uw orders moeten worden gefiatteerd voordat de orderbevestiging wordt afgedrukt, kunt u deze optie markeren. Let erop dat deze instelling geldt voor alle orders die worden ingevoerd in Exact Sales. Fiatteren van orders is een optionele stap in het proces.

Proces: Bevestigen
Als u uw leveranciers een bevestiging van de order wilt sturen, kunt u deze optie markeren. Leveranciers kunnen deze orderbevestiging gebruiken om te controleren of ze zullen ontvangen wat ze daadwerkelijk besteld hebben. Let erop dat orderbevestiging een optionele stap is in het proces. Als u de orderbevestiging aanzet dan geldt dit voor alle orders die worden ingevoerd in Exact Sales.

Formulieren lay-outs: Bevestiging
Selecteer de lay-out die u standaard wilt gebruiken voor het afdrukken van de orderbevestiging. Als u de bevestiging afgedrukt wordt, kan er een andere lay-out worden gekozen dan deze standaard lay-out.

Formulieren lay-outs: Pakbon
Selecteer de lay-out die u standaard wilt gebruiken voor het afdrukken van de pakbon. Bij het afdrukken van de pakbon kan een andere lay-out worden gekozen dan deze standaard lay-out.

Standaarden: Leverdagen
Voer het aantal dagen in dat u standaard wilt hebben tussen het plaatsen van de order en de aflevering van de goederen bij de leverancier. De standaard leverdatum die opkomt bij het invoeren van de order is als volgt opgebouwd: "systeemdatum + aantal dagen levering".

Journaalpost: Kostprijs verkoop
Als u deze optie aankruist, zal er voor iedere order waarvan de factuur wordt verwerkt, een journaalpost voor de kostprijs van de verkopen worden aangemaakt:

  grootboekrekening bedrag debet bedrag credit
  Kostprijs verkoop 100  
aan Goederen   100

Het bedrag van deze journaalpost zal als volgt worden berekend: Vaste verrekenprijs artikel x Hoeveelheid. De grootboekrekeningen 'Kostprijs verkoop' en 'Goederen' van de artikelgroep zullen gebruik worden om deze journaalpost te creëren. Zie [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelgroepen].

Journaalpost: Dagboek (Memoriaal)
Selecteer hier in welk memoriaal de boeking voor kostprijs verkoop moet worden aangemaakt. U kunt hier alleen een memoriaal selecteren als u ook de optie 'Financiële boeking: Kostprijs verkoop' markeert.

Nummers: Ordernummer
Voor dat u orders kunt invoeren, dient u hier het eerste nummer in te geven dat u voor een order wilt gebruiken, bijv. 2000001. Alle volgende orders die worden ingevoerd krijgen het eerste nummer +1.

Nummers: Pakbonnummer
Voor dat u orders kunt invoeren, dient u hier het eerste nummer in te geven dat u voor een pakbon wilt gebruiken, bijv. 2000001. Alle volgende orders die worden ingevoerd krijgen het eerste nummer +1.

Tabblad 'Orderteksten'

Koptekst
Hier vult u de vaste koptekst die op iedere order in de kop afgedrukt wordt.

Voettekst
Hier vult u de vaste voettekst die op iedere order afgedrukt wordt. 

Tabblad 'Factuur'

Proces: Fiatteren
Als u dit vak aankruist, dient een factuur gefiatteerd te worden voordat deze definitief kan worden afgedrukt. Let erop dat deze instelling geldt voor alle facturen die in Exact Sales worden ingevoerd.

Proces: Afdrukken: Verplicht
Als u dit vak aankruist, bent u verplicht alle facturen af te drukken, die gereed zijn. U kunt pas hierna verwerken. Als u deze optie niet aanzet, dan kunnen facturen worden verwerkt zonder dat ze worden afgedrukt.

Proces: Geblokkeerde debiteuren afdrukken
Als u dit vak aankruist, kunt u toch de facturen afdrukken voor debiteuren die geblokkeerd zijn.

Proces: Automatisch verwerken na afdrukken
Als u dit vak aankruist worden de facturen automatische verwerkt als ze definitief worden afgedrukt.

Proces: Gateway
Selecteer de gateway die gedefinieerd is in [Systeem: Inrichting, Gateways, Onderhoud] 

Nummers: Factuurnummer
Voor dat u facturen kunt invoeren, dient u hier het eerste nummer in te geven dat u voor een factuur wilt gebruiken, bijv. 2000001. Alle volgende facturen die worden ingevoerd krijgen het eerste nummer +1.

Reserveren factuurnummer
Vul hier in wanneer u wilt dat het factuurnummer gereserveerd wordt. De mogelijkheden die u kunt selecteren zijn:

  • Tijdens invoer van factuur

    Het factuurnummer wordt gereserveerd tijdens het invoeren van de factuur. Als u deze optie selecteert is het niet mogelijk om facturen te groeperen.

  • Vraag tijdens invoer van factuur

    Als u deze optie selecteert kunt u bij het invoeren van de factuur nog kiezen of u een nummer wilt toekennen. Als u ervoor kiest het nummer niet toe te kennen bij invoer, dan zal het worden toegekend wanneer het noodzakelijk is.

  • Tijdens proefafdrukken

    Hier wordt het factuurnummer gereserveerd tijdens de proefafdruk.

  • Pas als noodzakelijk.

    Als u voor deze optie kiest zal het factuurnummer worden toegekend als dit nodig is. Als u uw facturen wilt groeperen dan dient u deze optie te selecteren. Het is altijd noodzakelijk een factuurnummer toe te kennen tijdens het definitief afdrukken van de factuur.

  • Als u ervoor hebt gekozen om de facturen te verwerken zonder ze af te drukken, dan zal het factuurnummer worden toegekend wanneer de factuur wordt verwerkt. 

Verzamelen: Facturen verzamelen

U kunt hier aangeven of facturen verzameld moeten worden.

Als u kiest voor Ja of vraag om verzamelen, groepeert Exact Sales automatisch alle facturen, waarvan u bij [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] hebt aangegeven dat u ze gegroepeerd wilt hebben. De volgende factuurgegevens moeten gelijk zijn om te kunnen groeperen:

  • factuurdebiteur
  • factuurcode
  • valutacode
  • koers
  • betalingsconditie
  • BTW-code vrachtkosten
  • BTW-code orderkosten

Verzamelen: Regels verdichten
Geef hier aan of u voor gegroepeerde facturen de verkoopregels wenst te verdichten.

Voorbeeld

U heeft twee facturen voor dezelfde klant, een voor 4 stuks artikel A en de ander voor 7 stuks artikel A. Indien u deze twee facturen verzamelt dan worden er twee blokken op de factuur gedrukt, een met 4 stuks en een met 7 stuks artikel A. Indien u kiest voor 'factuurregels verdichten' dan wordt er maar een factuurblok met 11 stuks artikel A afgedrukt.

Criteria
Verkoopfactuuregels van een verzamelde verkoopfactuur kunnen worden verdicht indien aan de volgende verkoopfactuurregelgegevens gelijk zijn:

  • artikel (of artikelgroep / grootboekrekening bij een teksttregel)

De volgende criteria niet relevant voor het verdichten van de regels op de verkoopfactuur:

  • prijs
  • kortinggegevens (prijslijst / kortingsoort / kortingsberekening)
  • BTW-code
  • kostenplaats
  • kostendrager
  • alle multi-dimensies

Formulierenlay-outs: Verkoopfactuur
Selecteer de lay-out die u standaard wilt gebruiken voor het afdrukken van de facturen. Bij het afdrukken van de factuur kan een andere lay-out worden gekozen dan deze standaard lay-out.

Formulierenlay-outs: Verkoopfactuur (Gegroepeerd)
Vul hier in welke lay-out u standaard wilt gebruiken voor verzamelde facturen. Bij het afdrukken van de facturen is het ook nog mogelijk de lay-out te wijzigen. 

Tabblad 'Factuurteksten'

Maak vrije teksten beschikbaar
Als u dit vak aankruist, hebt u de mogelijkheid om op uw facturen vrije teksten in te voeren. U kunt hier nog wat extra informatie over de factuur kwijt. In dat geval kunt u vrije kopteksten, voetteksten en vrije teksten invoeren. Om deze teksten te kunnen afdrukken, dient u de velden header_text1, header_text2 en header_text3 te gebruiken voor vrije kopteksten in de kopregel sectie van de lay-out. In de regel sectie kiest u footer_text1, footer_text2 en footer_text3 en free_text1, free_text2 en free_text3. [Zie Lay-outs]. De teksten worden ingevoerd tijdens bij het uitvoeren van de print opdracht.

Tabblad 'Journaliseren'

Verdichtingen
Vul het verdichtingsniveau in. U kunt uit drie mogelijkheden kiezen: {Niet verdichten}, {Artikelgroep} en {Grootboekrekening}. Als u ontvangsten verwerkt, kunt u ze verdichten. Als u {Artikelgroep} selecteert, worden alle ontvangsten met dezelfde artikelgroep verdicht tot één financiële boeking. Als u {Grootboekrekening} selecteert, worden alle ontvangsten met dezelfde grootboekrekening verdicht. Er zijn echter enkele voorwaarden. De volgende gegevens dienen hetzelfde te zijn voor alle ontvangsten die u wilt verdichten:

  • Artikelgroep
  • BTW-code
  • Grootboekrekening
  • Kostenplaats
  • Kostendrager
  • Project

Verkoopfactuur Jaar/Periode
U kunt kiezen tussen {Van periode/datum tabel} of {Vaste jaar/periode}. Als u {Van periode/datum tabel} kiest, worden de boekingen gemaakt in de periode die gespecificeerd is in de periode/datumtabel, waarbij de datum van de factuur is gebruikt. Als u kiest voor {Vaste jaar/periode} kunt u zelf een jaar en een periode invullen als u de facturen verwerkt. Voor alle facturen wordt dan, ongeacht hun datum, een boeking gemaakt in deze bepaalde periode.

Blokkeren: Financiële boekingen
Wanneer deze optie is aangevinkt kunnen de boekingen als gevolg van het journaliseren uit de Sales module in de financiële administratie niet meer aangepast worden. Hiermee handhaaft u de aansluiting tussen de sales en financiële module.

Grootboekrekening: Orderkosten
Vul de grootboekrekening in die gebruikt wordt voor de orderkosten als een inkoopfactuur wordt verwerkt. Vul de kostendrager in die aan de grootboekrekening orderkosten gekoppeld dient te worden. Deze grootboekrekening  worden alleen gebruikt als u geen kostencode heeft ingevuld toen u de bestelling van deze inkoopfactuur invoerde of als er geen grootboekrekening of kostendrager aan de kostencode is gekoppeld die daar is ingevoerd.

  • U kunt een kostendrager invullen die gekoppeld is aan de ingevulde grootboekrekening. U kunt ook een kostendrager invullen die niet aan de grootboekrekening gekoppeld is, maar dat kan alleen als er ook geen andere kostendragers aan deze grootboekrekening gekoppeld zijn.

Grootboekrekening: Vrachtkosten
Vul de grootboekrekening in die gebruikt wordt voor de vrachtkosten als een inkoopfactuur wordt verwerkt. Vul de kostendrager in die aan de grootboekrekening vrachtkosten gekoppeld dient te worden. Deze grootboekrekening en kostendrager worden alleen gebruikt als u geen kostencode heeft ingevuld toen u de bestelling van deze inkoopfactuur invoerde of als er geen grootboekrekening of kostendrager aan de kostencode is gekoppeld die daar is ingevoerd.

  • U kunt een kostendrager invullen die gekoppeld is aan de ingevulde grootboekrekening. U kunt ook een kostendrager invullen die niet aan de grootboekrekening gekoppeld is, maar dat kan alleen als er ook geen andere kostendragers aan deze grootboekrekening gekoppeld zijn.

Grootboekrekening: Factuurkorting
Vul de grootboekrekening in die gebruikt wordt voor de factuurkorting als een inkoopfactuur wordt verwerkt. Vul de kostendrager in die aan de grootboekrekening factuurkorting gekoppeld dient te worden. Deze grootboekrekening en kostendrager worden alleen gebruikt als u geen kostencode heeft ingevuld toen u de bestelling van deze inkoopfactuur invoerde of als er geen grootboekrekening of kostendrager aan de kostencode is gekoppeld die daar is ingevoerd.

  • U kunt een kostendrager invullen die gekoppeld is aan de ingevulde grootboekrekening. U kunt ook een kostendrager invullen die niet aan de grootboekrekening gekoppeld is, maar dat kan alleen als er ook geen andere kostendragers aan deze grootboekrekening gekoppeld zijn.

Kostendrager: Orderkosten
Hier kan een standaard kostendrager opgegeven worden die in de orderkostenboeking gebruikt wordt.

Kostendrager: Vrachtkosten 
Hier kan een standaard kostendrager opgegeven worden die in de vrachtkostenboeking gebruikt wordt.

Kostendrager: Factuurkorting
Hier kan een standaard kostendrager opgegeven worden die in de factuurkortingboeking gebruikt wordt 


Exact Financials Enterprise > FinancelSales Order and Invoice > Instellingen

 

 

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 17.496.022
 Assortment:  Date: 12-02-2020
 Release:  Attachment:
 Disclaimer