Elektronische facturen versturen naar de overheid - In 4 stappen naar Elektronische facturen versturen naar de overheid

Facturen zijn officiële documenten die betrekking hebben op producten, aantallen en bedragen die betaald dienen te worden. Facturen kunnen op verschillende manieren verzonden worden zoals bijvoorbeeld op een elektronische wijze, via e-mail of via een papieren document. Het versturen van facturen kan een bedrijf veel geld kosten, denk hierbij bijvoorbeeld aan het papier, enveloppen, porto kosten en arbeidsuren.

U heeft de mogelijkheid om elektronische facturen in het standaard SimplerInvoicing UBL formaat (SI-UBL2.1) via de digitale brievenbus te versturen naar overheidsinstellingen.    

Alles uitklappen | Alles inklappen | Afdrukken
 

Om gebruik te maken van elektronisch facturen dient u een digitale brievenbus aan te vragen. Wanneer u eerder reeds een digitale brievenbus heeft aangevraagd voor het elektronisch facturen of het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank is het niet noodzakelijk om deze nogmaals aan te vragen. U kunt de digitale brievenbus aanvragen via de administratie-instellingen. Wanneer u hier op het pictogram Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aanmaken klikt wordt de webbrowser geopend waarin u het registratieproces kunt doorlopen.

Nadat u een digitale brievenbus heeft aangevraagd dient u de gegevens van uw digitale brievenbus in de administratie in te vullen. In de administratie-instellingen klikt u hiervoor op ESCS verificatiegegevens fiatteren.

Wanneer u op dit pictogram klikt wordt een scherm geopend waarin u de gebruikersnaam en het wachtwoord kunt opgeven.

Dit zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord van de digitale brievenbus. Deze heeft u na het aanvragen van de digitale brievenbus per e-mail ontvangen.
Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord heeft opgegeven klikt u in dit scherm op Login. Na het succesvol inloggen wordt u doorgestuurd naar een pagina waar u de verificatiegegeven dient te fiatteren. De pagina wordt dan automatisch gesloten. De status bij het veld Fiattering status in de administratie-instellingen wordt nu aangepast naar een vinkje. Voor meer informatie, zie De verificatiegegevens voor de digitale brievenbus fiatteren.  

Om ervoor te zorgen dat de elektronische facturen via de digitale brievenbuis bij de betreffende overheidsinstantie worden bezorgd wordt gebruik gemaakt van een koppeling met TIE Kinetix. Hiervoor dient u zich te registreren bij TIE Kinetix.

Open hiervoor de volgende url en doorloop het registratieproces: https://flow.tiekinetix.net/onboarding/exact.

Bij stap 1 bij 'Exact ERP' dient u de optie 'Exact Globe' te selecteren.

Houd er rekening mee dat hier kosten aan verbonden zijn. In stap 5 van het registratieproces bij TIE Kinetix vindt u een overzicht van de verschillende services en kunt u aangeven of u elektronische facturen wilt kunnen versturen naar Nederlandse en/of Belgische overheidsinstanties.

Bij het onderhoud van de debiteuren voor overheidsinstanties dient u enkele zaken te definiëren:

Om elektronische facturen te kunnen versturen dient de verzendwijze ingesteld te zijn op Elektronisch. De verzendmethode kunt u instellen bij het veld Verzendmethode. Dit veld kunt u vinden in:

• de sectie Logistiek op het tabblad Basis bij het onderhoud van de debiteur
• de sectie Order-Factuur op het tabblad Financieel bij het onderhoud van de relatie

Digitale Brievenbus

Bij alle debiteuren van overheidsinstanties waar u elektronische facturen heen wilt sturen dient u de digitale brievenbus TIEKINETIX@tiekinetix.com te vullen.

Dit veld kunt u vinden in:

• de sectie Order-Factuur op het tabblad Financieel bij het onderhoud van de relatie
• de sectie Logistiek op het tabblad Basis bij het onderhoud van de debiteur

OIN nummer (alleen voor Nederlandse overheidsinstanties)

Voor debiteuren welke Nederlandse overheidsinstanties zijn, is het verplicht het OIN Nummer van die instantie op te geven voordat u elektronische facturen naar deze debiteuren kunt sturen. Voor een overzicht van de uitgegeven OIN nummers, zie https://register.digikoppeling.nl/overview/index.

Het OIN Nummer kunt u vastleggen bij het veld OIN Nummer in de sectie Financieel op het tabblad Basis bij het onderhoud van de debiteuren, en in de sectie BTW op het tabblad Financieel bij het onderhoud van de relaties (Exact Compact CRM).

Ondernemingsnummer (alleen voor Belgische overheidsinstanties)

Voor debiteuren welke Belgische overheidsinstanties zijn, is het verplicht het ondernemingsnummer van die instantie op te geven voordat u elektronische facturen naar deze debiteuren kunt sturen.

U kunt dit ondernemingsnummer invullen bij het veld BTW-nummer in de sectie BTW op het tabblad Financieel bij het onderhoud van de relatie, of het veld BTW-nummer in de sectie Financieel op het tabblad Basis bij het onderhoud van de relatie

De verzendmethode instelling voor meerdere debiteuren in één keer aan passen

Wanneer u over Exact Compact CRM beschikt kunt u de instelling voor de Verzendmethode in één keer aanpassen voor meerdere debiteuren. Dit kunt u als volgt doen:

• Ga naar menupad CRM ? Processen ? Selecties / Acties.
• Maak een selectie op de debiteuren waarbij u de instellingen wilt wijzigen. Dit kunt u doen door de debiteuren in de lijst te markeren en op Selecteren te klikken. Maar u kunt ook gebruik maken van het filter om een selectie te maken. Let op dat u alleen de debiteuren selecteert waarvoor u de instelling wilt wijzigen.
• Nadat u de selectie heeft gemaakt klikt u op Bijwerken.
• In het Selectie / Acties - Bijwerken scherm past u alléén het volgende veld aan:
  • Verzendmethode: Elektronisch
• Klik op Start.
• Klik op Ja.
• Zodra het bijwerken gereed is wordt het resultaten scherm getoond. Klik op Sluiten om dit scherm te sluiten. De relaties zijn nu bijgewerkt.

UBL formaat

Om elektronische facturen naar de overheidsinstellingen te sturen dient u aan te geven  in welk UBL-formaat deze verstuurd wordt. U kunt dit instellen via het pictogram achter het veld Verzendmethode op het tabblad Basis bij het onderhoud van de debiteur, of in de sectie Logistek op het tabblad Financieel bij het onderhoud van de relatie.

Houd er rekening meer dat Nederlandse overheidsinstellingen vanaf maart 2020 alleen nog maar elektronische facturen in het SI-UBL 1.2. en SI-UBL 2.0 formaat accepteren. Dus kies in dat geval UBL2.1 (SI1.2) of UBL2.1 (SI2.0). 

Naar de debiteuren waar u bovenstaande instellingen heeft aangepast kunt u elektronische facturen versturen via de digitale brievenbus.

Bij het definitief afdrukken/verwerken van facturen kunt u een selectie maken op de Verzendmethode Zo kunt u aangeven dat u alleen de facturen wilt zien van debiteuren waarbij de verzendmethode Elektronisch is geselecteerd.

Om de factuur elektronisch te versturen dient bij het verwerken van de factuur bij Uitvoer de optie Op basis van relatie te selecteren. Uiteraard dient bij het onderhoud van de betreffende relatie bij het veld Verzendmethode de optie Elektronisch geselecteerd te zijn. Wanneer u vervolgens de factuur verwerkt wordt deze elektronisch verstuurd.

Voor het elektronisch versturen van een kopie factuur dient u in de factuurhistorie op de knop Afdrukken te klikken. Wanneer u vervolgens Factuurhistorie selecteert en bij Uitvoer de optie Op basis van relatie selecteert, wordt de kopie factuur elektronisch verstuurd. Uiteraard dient ook in dit geval bij het onderhoud van de betreffende relatie bij het veld Verzendmethode de optie Elektronisch geselecteerd te zijn.

De elektronische factuur wordt nu verstuurd naar de digitale brievenbus. Door de koppeling met TIE Kinetix wordt er voor gezorgd dat de factuur bij de betreffende overheidsinstantie wordt afgeleverd.  

De status van uw verzonden facturen kunt u inzien via het Dashboard van TIE Kinetix (genaamd Flow2).

Voor vragen over de status van de verzonden facturen kunt u contact opnemen met de supportafdeling van TIE Kinetix.