One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Sales - Processen, Vaste verkoopfacturen, Invoeren

 [Sales: Processen, Vaste verkoopfacturen, Invoeren]

Vaste verkoopfacturen zijn een sjabloon voor herhalende facturen zoals voor abonnementen of verhuur. In dit menu kunt u een dergelijk sjabloon vastleggen.
In Exact Invoice bestaat ook de vaste factuur uit een factuurkopregel en factuurregels. De vaste factuurkopregel bevat echter geen debiteur gegevens. De debiteur wordt in [Sales: Processen, Vaste verkoopfacturen, Koppelen aan debiteuren] gekoppeld aan de factuur. Pas bij het genereren van vaste verkoppfacturen worden de te versturen facturen aangemaakt. De factuurregels bevatten de artikelen en kosten die dienen te worden gefactureerd. De velden en de mogelijkheid om ze te wijzigen zijn afhankelijk van wat u in de instellingen in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoop instellingen] hebt gedefinieerd.

Voorloopscherm

Nummer
Voor een nieuwe vaste verkoopfactuur wordt dit nummer voorgesteld door het systeem. Dit nummer wordt opgehaald uit de verkoopinstellingen (tabblad 'Factuur'). U kunt hier zoeken naar reeds bestaande volgnummers/vaste verkoopfacturen om te wijzigen.

Factuurinvoer (Kopregel)

Tabblad 'Algemeen'

Frequentie
Hier kiest u de frequentie waarmee de vaste facturen gegenereerd zullen worden. U heeft de keuze uit: Wekelijks, Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks of Jaarlijks.

Datum
In dit veld geeft u aan of de factuur aan het begin- of eind van de frequentie wordt aangemaakt.

Dagen afwijking
Hier geeft u een aantal dagen op wat van de combinatie frequentie/datum afwijkt.

Bijvoorbeeld: U heeft gekozen voor Maandelijks, Eerste dag en Dagen afwijking 5 dan wordt op iedere 5e dag van de maand een factuur gegenereerd.

Factuurcode
Geef de factuurcode in waarin u een factuur wilt aanmaken

Kenmerk
Vul hier een referentie naar de factuur in. U kunt hier alleen iets invullen als u in uw administratie instellingen op het tabblad 'Algemeen' het aankruisvak 'Wijzigen referentie' hebt aangekruist. Deze referentie wordt onder meer als omschrijving voor de openstaande post gebruikt.

Extra kenmerken
Als u op deze knop klikt, kunt u drie omschrijvingen geven voor de factuur.

Vertegenwoordiger
Dit veld wordt gevuld met de vertegenwoordiger die in het onderhoud van de debiteur is gekoppeld. U kunt de vertegenwoordiger wijzigen.

Selectiecode
Hier kunt u een code invullen die u later kunt gebruiken om een selectie van facturen te maken als u gaat afdrukken of verwerken.

Code extra omschrijving
Hier kunt u een code voor een uitgebreide artikelomschrijving selecteren.

Tekstcode
Hier kunt u een tekstcode selecteren waarmee u aanvullende informatie op de factuur kunt meegeven.

Afleverwijze
Selecteer een afleverwijze

Tabblad Voorwaarden

Valuta
Dit veld wordt gevuld met de standaard valuta van de administratie. U kunt hier een vreemde valuta selecteren.

Betaalwijze
Standaard wordt dit veld gevuld met 'Gebruik debiteur methode' en wordt de betaalwijze zoals bij de debiteur gedefiniëerd is overgenomen. U kunt er ook voor kiezen om bij een vaste factuur een afwijkende betaalwijze te selecteren. De volgende betaalwijzen zijn mogelijk: Acceptgiro, Bank, Gebruik debiteur methode, Giro, Incasso, Kas of Termijn incasso.

Betalingsconditie
Selecteer een betalingsconditie. U kunt betalingscondities aanmaken in [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Betalingscondities] in het Finance menu. Standaard wordt dit veld gevuld met de waarde die staat ingevuld in de financiële instellingen op het tabblad 'Subadministratie' in het veld 'Betalingsconditie (Debiteuren)'.

Percentage factuurkorting
Vul hier het kortingspercentage in. Standaard wordt dit veld gevuld met het kortingspercentage dat staat ingevuld in het onderhoud van de debiteur.

Kostencode
Vul hier de kostencode in. Standaard wordt dit veld gevuld met de kostencode die staat ingevuld in het onderhoud van de debiteur.

Orderkosten
Vul hier de orderkosten in. Indien er een kostencode is ingevuld wordt dit veld gevuld met de van toepassing zijnde orderkosten uit de kostencode.  

BTW-code
Vul hier de BTW-code in behorende bij de orderkosten. Indien er een kostencode is ingevuld wordt dit veld gevuld met de van toepassing zijnde BTW-code uit de kostencode.  

Vrachtkosten
Vul hier de vrachtkosten in. Indien er een kostencode is ingevuld wordt dit veld gevuld met de van toepassing zijnde vrachtkosten uit de kostencode.

BTW-code
Vul hier de BTW-code in behorende bij de vrachtkosten. Indien er een kostencode is ingevuld wordt dit veld gevuld met de van toepassing zijnde BTW-code uit de kostencode.  

Aantal perioden
Wanneer u werkt met periode verdeel kunt u hier aangeven over hoeveel perioden de omzet verdeeld moet worden.

Tabblad Notities

Op het tabblad notities kunt u notities behorende bij de verkoopfactuur vastleggen voorzien van een datum, tijd en gebruikers-ID.

Tabblad Debiteuren

Op dit tabblad kunt u debiteuren koppelen aan de vaste factuur. Meerdere debiteuren kunt u makkelijker koppelen in het menu 'Koppelen aan debiteuren'.

Debiteur
Debiteurnummers waarvoor de vaste facturen gegenereerd worden.

Begindatum
De datum vanaf wanneer voor deze debiteur de vaste factuur gegenereerd kan worden.

Einddatum
De datum vanaf wanneer er geen vaste factuur meer voor deze debiteur gegenereerd wordt.

Volgende (datum)
De datum waarop de volgende vaste facturen gegenereerd wordt. Wanneer facturen gegenereerd zijn zal dit veld met de frequentie opschuiven. Dit veld toont geen waarde als de einddatum verstreken is.

Tabblad Documenten

Op dit tabblad kunt u (gescande) documenten koppelen aan de vaste verkoopfactuur. Dit document wordt bij het genereren van vaste facturen toegevoegd aan de factuur.

Tabblad Totalen 

Op het tabblad totalen worden het totaal van de regels, orderkosten, vrachtkosten en factuurkorting weergegeven in een bedrag ex. BTW, BTW en bedrag incl. BTW.

Factuurinvoer (Subregels)

Knop toevoegen

Nadat u de kopregelgegevens hebt ingevoerd voor de factuur, kunt u, als u op deze knop klikt regels aan uw factuur toevoegen. Het eerstvolgende vrije regelnummer wordt als suggestie gegeven.

Artikel
U kunt in dit veld een artikel of tekst invullen.

Omschrijving
De omschrijving wordt overgenomen uit het artikelbestand. U kunt de omschrijving aanpassen.

Aantal
Vul hier het aantal artikelen of eenheden van de tekstregel in dat u in de factuurregel wilt hebben staan.

BTW-code
Vul hier de BTW-code die u voor deze factuurregel wilt gebruiken. De BTW-code die aan de debiteur is gekoppeld in het Finance-menu, wordt hier als suggestie gegeven. U kunt deze code alleen wijzigen als u in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoop instellingen] op het tabblad 'Algemeen', 'Wijzigen BTW-code' hebt geactiveerd.

Artikelgroep
Als u het veld tekstregel gevuld heeft en u heeft de optie 'Genereer omzetstatistieken voor tekstregels' aanstaan dan moet u hier een artikelgroep invullen.

Grootboekrekening
Als u het veld tekstregel gevuld heeft en u heeft niet de optie 'Genereer omzetstatistieken voor tekstregels' aanstaan dan moet u hier een grootboekrekening invullen.

Tekstregel
In het veld 'Tekstregel' vult u tekst in over een artikel dat niet tot uw standaardartikelen behoort of diensten. U kunt een tekst invoeren van maximaal 2000 tekens.

Prijs
Vul hier de prijs van het artikel of de artikelgroep in. U kunt de verkoopprijs van het artikel alleen wijzigen als u de optie 'Wijzigen artikelgegevens' hebt geactiveerd op het tabblad 'Algemeen' in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].

Tekstregel
Wanneer u geen artikelcode selecteert kunt u in het veld 'Tekstregel' aanvullende informatie of tekst over een artikel dat niet tot uw standaardartikelen behoort of diensten invullen. U kunt een tekst invoeren van maximaal 2000 tekens.
Wanneer u een artikelcode van het type 'Tekst' hebt geselecteerd en in het onderhoud van het artikel is op het tabblad 'Tekstartikel' een tekst (template) ingevuld dan zal deze in het veld 'Tekstregel' getoond worden. U kunt dit niet wijzigen.
Wanneer u een artikel van het type 'Tekst' hebt geselecteerd waarbij op het tabblad 'Tekstartikel' niets is ingevuld dan kunt u met F2/crtl B het invoerscherm voor tekst openen. U kunt een tekst van maximal 2000 tekens invullen. 

Kostenplaats
Vul hier de kostenplaats in die u aan de factuur wilt koppelen. De kostenplaats die u bij de vertegenwoordiger, die u aan deze factuur hebt gekoppeld, hebt ingevuld, wordt hier als suggestie gegeven. Als u geen kostenplaats aan de vertegenwoordiger hebt gekoppeld, dan wordt de standaard kostenplaats getoond, die u in uw administratie instellingen hebt ingevuld. U kunt hier alleen iets invullen als u het aankruisvak 'Kostenplaatsrekening' hebt aangekruist. U vindt dit aankruisvak in het Finance-menu, [Grootboekrekening, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. U vult hier de grootboekrekening van de artikelgroep in waaraan het artikel gekoppeld is. Vervolgens kunt u het vak aankruisen.

Kostendrager
Vul hier de kostendrager in die u aan de factuur wilt koppelen. De kostendrager die u aan de artikelgroep gekoppeld hebt, wordt hier als suggestie getoond. Als u geen kostendrager aan de artikelgroep hebt gekoppeld, wordt hier de standaard kostendrager die u in uw administratie instellingen hebt ingevuld, als suggestie gegeven. U kunt hier alleen iets invullen als u het aankruisvak 'Kostendragerrekening' hebt aangekruist. U vindt dit aankruisvak in het Finance-menu, [Grootboekrekening, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. U vult hier de grootboekrekening van de artikelgroep in waaraan het artikel gekoppeld is. Vervolgens kunt u het vak aankruisen.

Bruto regelbedrag
Hier wordt automatisch het brutobedrag van de geselecteerde regel aangegeven. Dit is het regelbedrag zonder de korting en zonder BTW.

Prijslijst
Vul hier een prijslijst naar keuze in. Zie Prijslijsten

Berekeningsmethode
Maak hier een keuze uit een van de drie mogelijke berekeningsmethodes. 'Staffelkorting over regelkorting', Regelkorting over staffelkorting' en 'Staffelkorting plus regelkorting'.

  • 'Staffelkorting over regelkorting' betekent dat eerst de regelkorting wordt afgetrokken van het factuurbedrag en vervolgens over dat resultaat de staffelkorting wordt berekend en afgetrokken.
  • 'Regelkorting over staffelkorting' betekent dat eerst de staffelkorting berekend en afgetrokken wordt. Over het resultaat hiervan wordt de regelkorting berekend en afgetrokken.
  • 'Staffelkorting plus regelkorting' betekent dat beide kortingen worden uitgerekend en bij elkaar opgeteld en vervolgens van het factuurbedrag worden afgetrokken.

Afleverdatum
Vul hier de datum in waarop het artikel of de artikelgroep van deze factuurregel wordt afgeleverd.

Netto regelbedrag
Hier wordt automatisch het bedrag met de korting gegeven.

Netto bedrag inclusief BTW

Project
Vul hier het project in waar het artikel of de artikelgroep aan gekoppeld is.

Project kostensoort
Vul een kostensoort in.

Project kostenplaats
Vul een kostenplaats in.

Regelbedrag
Hier staat het bedrag genoemd dat u in de factuurregels hebt ingevoerd.

Factuurkorting
Vul hier het percentage van de factuurkorting in. Deze factuurkorting is onafhankelijk van de regelkorting, kredietbeperking of betalingskorting.


Exact Financials Enterprise > Sales Order and InvoiceProces: Vaste verkoopfacturen > Vaste verkoopfacturen invoeren


 

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 25.786.466
 Assortment:  Date: 03-10-2022
 Release:  Attachment:
 Disclaimer