One moment please...
 
Exact Globe   
 

Product Update 415/416: Nieuwe menupaden in verband met Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

In verband met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) zijn er verschillende nieuwe functies toegevoegd.

Nieuwe menupaden

Vanaf deze product update zijn de volgende twee menupaden toegevoegd:

  • Systeem ? HR & Beveiliging ? Persoonsgegevens ? Classificaties
  • Systeem ? HR & Beveiliging ? Persoonsgegevens ? Selecties / Acties

Persoonsgegevens classificaties

In menupad Systeem ? HR & Beveiliging ? Persoonsgegevens ? Classificaties kunt u de persoonsgegevens classificaties bekijken, aanmaken en onderhouden. In deze classificaties kunt u informatie opnemen over de relevante types/categorieën van persoonsgegevens in uw administratie. Per classificatie kunt u een gebeurtenis definiëren die aangeeft wanneer het niet meer nodig is om een entiteit in uw systeem te hebben (bijvoorbeeld een lead wordt niet gepromoveerd naar suspect, een sollicitant wordt niet aangenomen, etc) en een bewaartermijn opgeven. Verder kunt u definiëren welke velden met persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd moeten worden en aangeven welke documenttypes en verzoektypes verwijderd dienen te worden wanneer de persoonsgegevens verwijderd dienen te worden.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens classificaties onderhouden.

Verder is bij het onderhoud van de medewerkers, relaties en contactpersonen het tabblad Persoonsgegevens classificaties toegevoegd.

Op dit tabblad kunt u bekijken welke persoonsgegevens classificatie aan de betreffende medewerker, relatie of contactpersoon is gekoppeld, en heeft u de mogelijkheid om de classificaties te koppelen of ontkoppelen.

Voor meer informatie, zie Medewerkers aanmaken en onderhouden, Relaties aanmaken en onderhouden en Contactpersonen aanmaken en onderhouden.

Actiecentrum

In menupad Systeem ? HR & Beveiliging ? Persoonsgegevens ? Selecties / Acties kunt u het actiecentrum vinden. In dit actiecentrum ziet u een overzicht van de persoonsgegevens die in de administratie aanwezig. Per persoonsgegevens classificatie ziet u hoeveel personen er zijn gekoppeld, voor hoeveel personen de gebeurtenis heeft plaatsgevonden en voor hoeveel personen de bewaartermijn is verstreken. Vanuit dit scherm kunt u doorzoomen en per medewerker, contactpersoon of relatie zien of de gebeurtenis heeft plaatsgevonden, de bewaartermijn is verstreken en wat de voorgestelde actie is. Tevens kunt u de gegevens in dit scherm exporteren naar Microsoft Excel en kunt u een Word Merge maken van de persoonsgegevens die u van een bepaalde persoon heeft.

Tevens biedt het actiecentrum de mogelijkheid om de persoonsgegevens, zoals u die in de persoonsgegevens classificatie heeft gedefinieerd, te anonimiseren/verwijderen.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties.

Bovenstaande wijzigingen zijn tevens beschikbaar vanaf product update 415SP6. 

 

Persoonsgegevens anonimiseren via het actiecentrum

Via het actiecentrum kunt u de persoonsgegevens anonimiseren.

Bij het anonimiseren, maakt u de gegevens van de geselecteerde personen onherkenbaar. Bij het anonimiseren wordt het volgende uitgevoerd:

  • De gegevens in de velden die bij Stamgegevens op het tabblad Persoonsgegevens van de persoonsgegevens classificatie zijn gedefinieerd worden geanonimiseerd, waarbij de gegevens worden vervangen zodat ze niet meer herkenbaar zijn.
  • De documenten die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in het document), en die van de documenttypes zijn die zijn gedefinieerd bij Documenten op het tabblad Persoonsgegevens van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De documenten worden verwijderd ongeacht of ze gekoppeld zijn aan andere entiteiten. Documenten van documenttypes die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de geanonimiseerde persoon.
  • De activiteiten die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in de activiteit), en die van de activiteitensoorten zijn die zijn gedefinieerd bij Activiteiten op het tabblad Persoonsgegevens van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De activiteiten worden verwijderd ongeacht of ze zijn gekoppeld aan andere entiteiten. Activiteiten van activiteitensoorten die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de geanonimiseerde persoon.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties - details.

Het proces voor het anonimiseren van persoonsgegevens is op dit moment nog niet beschikbaar voor alle licentiesamenstellingen en is afgeschermd met een eenmalig wachtwoord. Via de customer portal van Exact kunt u een wachtwoord aanvragen. Een medewerker van Exact zal dan samen met u beoordelen of uw omgeving al geschikt is om het verwerken in het GDPR actie center te gebruiken en u een wachtwoord verstrekken indien dit het geval is. Vanaf dat moment kunt u zelf verder gaan met de verwerkingen.

Deze wijziging is tevens beschikbaar vanaf product update 415SP7.
 

Extra functionaliteit voor AVG

Vanaf product update 416 zijn er extra functies toegevoegd aan de functionaliteit voor de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In het actiecentrum is zijn de knoppen Koppelen, Exporten en Word Merge toegevoegd.

De knop Koppelen is beschikbaar in het selectiescherm en het detailscherm. In het selectiescherm opent u met deze knop het koppelscherm voor de geselecteerde persoonsgegevens classificatie. In dit scherm ziet u alle personen die aan de betreffende classificatie zijn gekoppeld en heeft u de mogelijkheid om de personen te ontkoppelen () of andere personen te koppelen ().  

In het detailscherm opent u met de knop het koppelscherm voor de persoon. In dit scherm ziet u alle persoonsgegevens classificaties waaraan deze persoon is gekoppeld, en heeft u de mogelijkheid om de persoonsgegevens classificaties te ontkoppelen () of andere persoonsgegevens classificaties te koppelen ().  

Verder is in het detail scherm de knop Exporten beschikbaar waarmee u de gegevens zoals deze op het scherm staan kunt exporteren naar Microsoft Excel.

De knop Word Merge biedt  de mogelijkheid om de persoonsgegevens van de geselecteerde personen afdrukken als Microsoft Word document. U kunt deze afdrukken op een zelfgedefinieerde lay-out waarin u zelf kunt aangeven welke velden u wilt afdrukken. Deze lay-outs kunt u onderhouden via de documentinstellingen, waar in verband met deze wijziging de nieuwe sectie Persoonsgegevens is toegevoegd.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties, Persoonsgegevens selecties / acties - details Documentinstellingen en Brief opstellen of onderhouden.

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Release notes detail
 Category: Release Notes  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 28.448.364
 Assortment:  Date: 25-06-2018
 Release: 416  Attachment:
 Disclaimer