Verkoopfacturen kunnen handmatig ingevoerd worden, gegenereerd zijn uit verkooporders of geïmporteerd zijn. In deze functie kunt u de facturen ook wijzigen.In Exact Invoice bestaat een factuur uit een factuurkopregel en factuurregels. De factuurkopregel bevat de algemene (debiteur)gegevens. De factuurregels bevatten de artikelen en kosten die dienen te worden gefactureerd. De velden en de mogelijkheid om ze te wijzigen zijn afhankelijk van wat u in de instellingen in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoop instellingen] hebt gedefinieerd.
FactuurcodeVul de factuurcode in als u een factuur wilt zoeken. Bij nieuwe invoer kunt u het veld overslaan.
Volgnummer Vul het volgnummer van de factuur in als u een factuur wilt zoeken. Bij nieuwe invoer kunt u het veld overslaan.
FactuurcodeGeef de factuurcode in waarin u een factuur wilt aanmaken
VolgnummerDit veld wordt gevuld met nieuw volgnummer. U kunt een lager volgnummer ingeven om een bestaande factuur te openen.
Kenmerk Vul hier een referentie naar de factuur in. U kunt hier alleen iets invullen als u in uw administratie instellingen op het tabblad 'Algemeen' het aankruisvak 'Wijzigen referentie' hebt aangekruist. Deze referentie wordt onder meer als omschrijving voor de openstaande post gebruikt.
Extra kenmerken Als u op deze knop klikt, kunt u drie omschrijvingen geven voor de factuur.
Debiteur Vul hier de debiteur in die de order geplaatst heeft.
Factuurdebiteur Vul hier de factuurdebiteur die de factuur moet ontvangen. De factuurdebiteur is niet noodzakelijkerwijs de debiteur die de order heeft geplaatst of de goederen ontvangt. U kunt een factuurdebiteur koppelen aan een debiteur in het tabblad 'Factuur' in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren]. Deze gekoppelde factuurdebiteur wordt in dit veld als suggestie getoond. U kunt deze suggestie wijzigen. U kunt elke aangemaakte debiteur als factuurdebiteur kiezen. Om een nieuwe factuurdebiteur aan te maken, maakt u dus een debiteur aan. Dit kan met het hierboven genoemde pad in het Finance-menu. De ontvangstdebiteur kan alleen worden gewijzigd als u de optie 'Wijzigen debiteurgegevens' hebt geactiveerd op het tabblad 'Algemeen' in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoop instellingen].
VertegenwoordigerDit veld wordt gevuld met de vertegenwoordiger die in het onderhoud van de debiteur is gekoppeld. U kunt de vertegenwoordiger wijzigen.
OrdernummerDIt veld wordt gevuld als de factuur het gevolg is van een order.
SelectiecodeHier kunt u een code invullen die u later kunt gebruiken om een selectie van facturen te maken als u gaat afdrukken of verwerken.
Code extra omschrijvingHier kunt u een code voor een uitgebreide artikelomschrijving selecteren.
TekstcodeHier kunt u een tekstcode selecteren waarmee u aanvullende informatie op de factuur kunt meegeven.
ValutaDe valuta wordt gevuld met de standaard valuta van de administratie tenzij er aan de debiteur een vreemde valutacode gekoppeld is in het onderhoud van de debiteur.
KoersDe koers wordt gevuld met de waarde zoals gedefinieerd in het onderhoud van de koersen. U kunt de koers van een vreemde valuta wijzigen als dit is toegestaan in de algemene verkoopinstellingen op het tabblad 'Verkoop'.
OntvangstdebiteurHet veld ontvangstdebiteur wordt gevuld met de debiteur waarvoor de order/factuur is/wordt ingevoerd. U kunt dit veld wijzigen en een andere debiteur invullen.
Afleverdatum De afleverdatum wordt overgenomen uit de verkooporder of gevuld met de huidige datum als u geen gebruik maakt van verkooporders. U kunt dit veld aanpassen.
Afleverwijze De afleverwijze wordt overgenomen uit de verkooporder of gevuld met de waarde zoals gevuld in het onderhoud van de debiteur. Als bij de debiteur geen afleverwijze is ingevoerd zal dit veld leeggelaten worden.
AfleveradresHet afleveradres wordt overgenomen uit de verkooporder of gevuld met de waarde zoals gevuld in het onderhoud van de debiteur. Als bij de debiteur geen afleveradres is ingevoerd zal dit veld leeggelaten worden.
Betaalwijze Vul hier de betaalwijze in. Standaard wordt dit veld gevuld met de waarde die staat ingevuld in het onderhoud van de debiteur.
Betalingsconditie Selecteer een betalingsconditie. U kunt betalingscondities aanmaken in [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Betalingscondities] in het Finance menu. Standaard wordt dit veld gevuld met de waarde die staat ingevuld in het onderhoud van de debiteur.
BanknummerSelecteer een banknummer wat in het onderhoud van de debiteur op het tablad 'Bankrekeningen' aan de debiteur gekoppeld is.
ValutaDit veld toont de valuta die gekoppeld is aan het geselecteerde bankrekeningnummer.
Kenmerk machtigingSelecteer de juiste incasso machtiging als er bij de debiteur meerdere mandaten geregistreerd zijn en de betaalwijze op incasso staat.
Percentage factuurkortingVul hier het kortingspercentage in. Standaard wordt dit veld gevuld met het kortingspercentage dat staat ingevuld in het onderhoud van de debiteur.
Kostencode Vul hier de kostencode in. Standaard wordt dit veld gevuld met de kostencode die staat ingevuld in het onderhoud van de debiteur.
Orderkosten Vul hier de orderkosten in. Indien er een kostencode is ingevuld wordt dit veld gevuld met de van toepassing zijnde orderkosten uit de kostencode.
BTW-code Vul hier de BTW-code in behorende bij de orderkosten. Indien er een kostencode is ingevuld wordt dit veld gevuld met de van toepassing zijnde BTW-code uit de kostencode.
Vrachtkosten Vul hier de vrachtkosten in. Indien er een kostencode is ingevuld wordt dit veld gevuld met de van toepassing zijnde vrachtkosten uit de kostencode.
BTW-code Vul hier de BTW-code in behorende bij de vrachtkosten. Indien er een kostencode is ingevuld wordt dit veld gevuld met de van toepassing zijnde BTW-code uit de kostencode.
Reserveren factuurnummerHet factuurnummer kunt u reserveren als in de verkoopinstellingen op het tabblad 'Factuur' de optie 'Reserveren factuurnummer' op 'Vraag tijdens invoer van factuur' staat. Bij andere instellingen is dit veld niet te wijzigen.
Factuurnummer Hier wordt automatisch het eerstvolgend vrije factuurnummer als suggestie gegeven, als u dat hebt aangegeven in de instellingen. U wordt aangeraden dit nummer te accepteren.
Aantal periodenWanneer u werkt met periode verdeel kunt u hier aangeven over hoeveel perioden de omzet verdeeld moet worden.
Aanvangjaar periode verdeelWanneer u werkt met periode verdeel kunt u hier het beginjaar van de omzetverdeling aangeven.
Aanvangperiode periodeverdeelWanneer u werkt met periode verdeel kunt u hier de beginperiode van de omzetverdeling aangeven.
Op het tabblad notities kunt u notities behorende bij de verkoopfactuur vastleggen voorzien van een datum, tijd en gebruikers-ID.
Op dit tabblad kunt u (gescande) documenten koppelen aan de verkoopfactuur.
Op het tabblad totalen worden het totaal van de regels, orderkosten, vrachtkosten en factuurkorting weergegeven in een bedrag ex. BTW, BTW en bedrag incl. BTW.
Nadat u de kopregelgegevens hebt ingevoerd voor de factuur, kunt u, als u op deze knop klikt regels aan uw factuur toevoegen. Het eerstvolgende vrije regelnummer wordt als suggestie gegeven.
Artikel U kunt in dit veld een artikel of tekst invullen.
Omschrijving De omschrijving wordt overgenomen uit het artikelbestand. U kunt de omschrijving aanpassen.
Aantal Vul hier het aantal artikelen of eenheden van de tekstregel in dat u in de factuurregel wilt hebben staan.
BTW-code Vul hier de BTW-code die u voor deze factuurregel wilt gebruiken. De BTW-code die aan de debiteur is gekoppeld in het Finance-menu, wordt hier als suggestie gegeven. U kunt deze code alleen wijzigen als u in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoop instellingen] op het tabblad 'Algemeen', 'Wijzigen BTW-code' hebt geactiveerd.
Artikelgroep Als u het veld tekstregel gevuld heeft en u heeft de optie 'Genereer omzetstatistieken voor tekstregels' aanstaan dan moet u hier een artikelgroep invullen.
Grootboekrekening Als u het veld tekstregel gevuld heeft en u heeft niet de optie 'Genereer omzetstatistieken voor tekstregels' aanstaan dan moet u hier een grootboekrekening invullen.
Tekstregel In het veld 'Tekstregel' vult u tekst in over een artikel dat niet tot uw standaardartikelen behoort of diensten. U kunt een tekst invoeren van maximaal 2000 tekens.
Prijs Vul hier de prijs van het artikel of de artikelgroep in. U kunt de verkoopprijs van het artikel alleen wijzigen als u de optie 'Wijzigen artikelgegevens' hebt geactiveerd op het tabblad 'Algemeen' in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].
Kostenplaats Vul hier de kostenplaats in die u aan de factuur wilt koppelen. De kostenplaats die u bij de vertegenwoordiger, die u aan deze factuur hebt gekoppeld, hebt ingevuld, wordt hier als suggestie gegeven. Als u geen kostenplaats aan de vertegenwoordiger hebt gekoppeld, dan wordt de standaard kostenplaats getoond, die u in uw administratie instellingen hebt ingevuld. U kunt hier alleen iets invullen als u het aankruisvak 'Kostenplaatsrekening' hebt aangekruist. U vindt dit aankruisvak in het menu [Finance: Grootboekrekening, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. U vult hier de grootboekrekening van de artikelgroep in waaraan het artikel gekoppeld is. Vervolgens kunt u het vak aankruisen.
Kostendrager Vul hier de kostendrager in die u aan de factuur wilt koppelen. De kostendrager die u aan de artikelgroep gekoppeld hebt, wordt hier als suggestie getoond. Als u geen kostendrager aan de artikelgroep hebt gekoppeld, wordt hier de standaard kostendrager die u in uw administratie instellingen hebt ingevuld, als suggestie gegeven. U kunt hier alleen iets invullen als u het aankruisvak 'Kostendragerrekening' hebt aangekruist. U vindt dit aankruisvak in het Finance-menu, [Grootboekrekening, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. U vult hier de grootboekrekening van de artikelgroep in waaraan het artikel gekoppeld is. Vervolgens kunt u het vak aankruisen.
Bruto regelbedrag Hier wordt automatisch het brutobedrag van de geselecteerde regel aangegeven. Dit is het regelbedrag zonder de korting en zonder BTW.
Prijslijst Vul hier een prijslijst naar keuze in. Zie Prijslijsten
Berekeningsmethode Maak hier een keuze uit een van de drie mogelijke berekeningsmethodes. 'Staffelkorting over regelkorting', Regelkorting over staffelkorting' en 'Staffelkorting plus regelkorting'.
Afleverdatum Vul hier de datum in waarop het artikel of de artikelgroep van deze factuurregel wordt afgeleverd.
Netto regelbedrag Hier wordt automatisch het bedrag met de korting gegeven.
Netto bedrag inclusief BTW
Project Vul hier het project in waar het artikel of de artikelgroep aan gekoppeld is.
Project kostensoort Vul een kostensoort in.
Project kostenplaats Vul een kostenplaats in.
Regelbedrag Hier staat het bedrag genoemd dat u in de factuurregels hebt ingevoerd.
Factuurkorting Vul hier het percentage van de factuurkorting in. Deze factuurkorting is onafhankelijk van de regelkorting, kredietbeperking of betalingskorting.
Voer het juiste factuurnummer in 'Factuurnummer' in op het tabblad 'Factuur' in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].
Voer de meest gebruikte factuurdebiteur met [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het Finance-menu in en kies de andere debiteur in [Sales: Processen, Verkoopfacturen, Invoeren facturen] wanneer dat nodig is.
Nee, u kunt omzetstatistieken voor de factuur- en de gewone debiteur bijhouden.
Nee, u kunt maar één betalingsconditie aan een debiteur koppelen. U kunt echter een andere betalingsconditie kiezen in de factuur als u het aankruisvak 'Wijzigen debiteurgegevens' hebt gemarkeerd in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoop instellingen], tabblad 'Algemeen'.
Nee, maar u kunt een andere code in de factuurregels kiezen. U kunt een prijslijst aanmaken die alle kortingen bevat zodat u niet van prijslijstcode hoeft te wisselen.
Ja, u kunt per artikel in de prijslijst aangeven of het een korting met nieuwe bedragen, kortingsbedragen of kortingspercentages betreft.
Alleen als u een BTW-code in 'BTW-code' in het afsluitvenster hebt ingevoerd.
Ja, u kunt verzamelfacturen afdrukken met [Processen, Verkoopfacturen, Afdrukken facturen] maar er moeten geen factuurnummers aan de afzonderlijke facturen zijn toegekend. Om in de verzamelfactuur te worden opgenomen moeten de volgende gegevens hetzelfde zijn in elk van de afzonderlijke facturen:
U hebt het aankruisvak 'Blokkeren' in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het Finance-menu gemarkeerd. Als dat zo is, kunt u geen facturen invoeren. Als u het vak leeg maakt, kan het weer wel.
Maak extra artikelomschrijvingen aan met [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Extra artikel omschrijvingen]. U kunt een extra artikelomschrijving aan een debiteur koppelen of deze in de factuurkopregel selecteren. U kunt tevens de normale artikelomschrijving wijzigen in de factuurregel.