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Riconciliare acquisti e scorta

Introduzione

E' molto importante riconciliare le registrazioni della scorta (Entrate) con le registrazioni degli acquisti (Fatture d'acquisto) in modo che i movimenti della scorta e i relativi valori nei conti "Scorta" e "Fatture da ricevere" sono sempre sotto controllo. Il conto transitorio "Fatture da ricevere" (definito nelle impostazioni contabili) è utilizzato in due situazioni:

• Entrate di merce:
  • Scorta
  • a Fatture da ricevere
• Fatture di acquisto:
  • Fatture da ricevere
  • a Fornitori
  • a IVA

Al ricevimento della merce due importanti variabili sono registrate: Quantità e Prezzo. Solo la quantità è una certezza perché si sa esattamente quanti articoli sono stati ricevuti. Al momento il prezzo non è ancora una certezza perché non si è ancora ricevuta la fattura d'acquisto (in molti casi). Comunque il valore è temporaneamente registrato con il prezzo inserito nell'ordine d'acquisto di questa entrata.

Alla registrazione della fattura anche il prezzo diventa una certezza. In questo momento si sa esattamente quali sono i costi degli articoli acquistati. Quando il prezzo della fattura non corrisponde al prezzo inserito nell'ordine d'acquisto, il conto transitorio "Fatture da ricevere" non è quadrato.

La funzionalità della riconciliazione della scorta e degli acquisti, nel percorso del menu [Acquisti, Da elaborare, Riconciliazione] oppure [Scorta, Gestione magazzino, Riconciliazione], assicura che solo i fatti certi sono registrati nel conto scorta (quantitr e prezzo). La registrazione del ricevimento della merce sarà aggiornata con i prezzi della fattura d'acquisto e il conto transitorio "Fatture da ricevere" sarà nuovamente quadrato. 

Spiegazione 

Raggruppa per
Si può scegliere se raggruppare i movimenti per fornitore o per articolo.

Data da
In questo campo si può inserire una data o un intervallo di date. Saranno visualizzate solo le registrazioni comprese nell'intervallo. Abilitando la casella "Tutti" saranno visualizzate tutte le registrazioni.

Magazzino
In questo campo si può inserire il magazzino per cui si vogliono visualizzare tutte le registrazioni. Di default è "Tutti".

Precisione
I decimali di precisione degli importi.

Nell'elenco saranno visualizzate tutte entrate e fatture non ancora riconciliate:

In fondo alla pagina sono a disposizione i seguenti bottoni:

Aggiorna
Premendo questo bottone per aggiornare i movimenti nella lista dopo aver modificato i criteri.

Automaticamente
Riconciliando automaticamente è necessario essere sicuri che la quantità richiesta sia la stessa di quella fatturata altrimenti non è possibile riconciliare automaticamente. Il prezzo dell'ordine di acquisto sarà sostituito con quello di fatturazione.

Chiudi
Premendo questo bottone lo schermo verrà chiuso e si ritornerà al menu principale.

Zoom
Quando sussistono differenze tra la quantità ordinata e quella ricevuta si dovrà riconciliare manualmente premendo questo bottone. Sarà visualizzata la seguente finestra:

Fornitore/Articolo, Data da, Magazzino
Questi criteri funzionano allo stesso modo come spiegato precedentemente. La selezione per raggruppare i movimenti viene riportata dalla finestra precedente.

Nella finestra tutti i ricevimenti e fatture sono visualizzate per i criteri impostati. Linee multiple possono essere selezionate con il mouse, tenendo premuto il tasto "Shift" o "Ctrl".

Quantitr fatturata
Visualizza la quantitr totale delle righe selezionate del tipo "fattura". 

Importo fatturato
Visualizza l'importo totale delle righe selezionate del tipo "fattura"

Quantitr ricevuta
Visualizza la quantitr totale delle righe selezionate del tipo "entrata"

Valore scorta
Visualizza il valore totale delle righe selezionate del tipo "entrata"

In fondo alla finestra sono a disposizione i seguenti bottoni:

Aggiorna
Premendo questo bottone per aggiornare i movimenti nella lista dopo aver modificato i criteri.

Scheda fornitore, Movimenti articoli
Apre la scheda con i movimenti del fornitore o dell'articolo della riga selezionata.

Movimento
Visualizza tutte le righe del movimento selezionato

Ord. forn.
Visualizza l'ordine di acquisto della riga evidenziata.

Allegato
Collega un allegato al movimento o visualizza un allegato gir collegato precedentemente.

Modifica
Permette di cambiare i dati dalla linea selezionata (come numero ordine, articolo, magazzino,e quantitr).

Evadi
serve per "chiudere" gli ordini di acquisto che non sono completamente ricevuti ma per i quali si sa che non si registreranno più entrate merci. Il programma crea nuove righe nell'ordine da chiudere con quantità negativa ancora da ricevere. In questo modo la quantità ancora da ricevere nell'ordine risulta zero e sarà chiuso. Non vengono generate registrazioni contabili.

Estingui
Serve per chiudere il conto fatture da ricevere nel caso la quantità fatturata sia minore alla quantità ricevuta. Il sistema genera una scrittura contabile:"Fatture da ricevere" in Dare a "Costo della merce venduta" in Avere (nel sistema anglo-sassone) o "Fatture da ricevere" in Dare a "C/Variazione della scorta" in Avere. Attenzione: tale registrazione viene creata dal sistema nel libro acquisti originale della fattura in questione. Quindi è da evitare nella legislazione italiana. In questo caso è meglio aprire le registrazioni degli acquisti in questione e sostituire il conto 'Fatture da ricevere' dal conto di costo della merce fatturata.

Annulla
Premendo questo bottone si cancelleranno le registrazioni di ricevimento merci dall'azienda, sia contabilmente che dal punto di vista del magazzino. Dopo l'annullamento la registrazione si può solo visualizzare tramite il menu [Contabilitr, Rapporti, Registrazioni annullate]. La registrazione non è recuperabile.

Riconciliazione
Questo bottone sarà disponibile quando si seleziona almeno una riga del tipo "Entrata" e una linea del tipo "Fattura". Premendo questo bottone si riconcilierà manualmente l'entrata con la fattura d'acquisto. Il prezzo inserito nell' ordine d'acquisto sarà rimpiazzato da quello della fattura d'acquisto.

Automatico
Riconciliando automaticamente si deve essere sicuri che le quantità ricevute siano le stesse di quelle fatturate altrimenti non è possibile. 

Chiudi
Premendo questo bottone la finestra sarà chiusa automaticamente e si ritornerà alla precedente.

Documenti correlati:
La gestione della scorta (pagina iniziale)

Collegamento al documento in Inglese

     

Main Category:	Support Product Know How	Document Type:	Online help main
Category:	On-line help files	Security  level:	All - 0
Sub category:	General	Document ID:	02.013.382
Assortment:	Exact Globe	Date:	13-01-2015
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