We hebben een nieuw lay-outsysteem ontwikkeld, waarmee u zelf uw balansoverzichten kunt samenstellen. U kunt nu díe gegevens in de overzichten opnemen, die u er in wilt hebben. Aanvullende informatie kunt u toevoegen en de gegevens die u niet belangrijk vindt, kunt u verwijderen.
We hebben alvast een aantal lay-outs voor u gedefinieerd, zodat u op uw gemak kunt bepalen hoe uw eigen lay-outs eruit gaan zien. De lay-outs die we voor u gedefinieerd hebben, kunt u zelf eenvoudig aanpassen. Als u bijvoorbeeld alleen maar een kolom wilt toevoegen, kunt u eenvoudig een van de voor-gedefinieerde lay-outs aanpassen.

In de structuurbalans kunt u zelf de structuur van uw overzicht bepalen. In versie 2.2 kon u gebruik maken van de volgende structuur:

Hoofdverdichting ® Verdichting ® Grootboekrekening.

In versie 3.0 kunt u zelf de structuur samenstellen die u in de structuurbalans wilt zien.

Als u in de loop der tijd uw budget heeft aangepast, dan heeft u meerdere budgetversies. Bij het genereren van een balansoverzicht kunt u aangeven welke budgetversie u voor het overzicht wilt gebruiken.

Als u al een aantal jaren met Exact Financials C/S werkt, is uw database behoorlijk groot geworden. Als u de gegevens van een financieel jaar niet meer gebruikt, kunt u er nu voor kiezen om dat boekjaar te verwijderen.

Als u een boekjaar of de details van een boekjaar wilt verwijderen, worden de volgende punten gecontroleerd:

Als aan al deze punten is voldaan, kunt u het boekjaar of de details van het boekjaar verwijderen.

Als u alleen de details verwijdert, blijven de saldi van de grootboek-, debiteuren- en crediteurenkaarten beschikbaar.
Als u het complete boekjaar of de details verwijdert, kunt u eveneens in periode 0 van het volgende boekjaar de details van de transacties inzien, die nog niet geheel zijn afgeboekt. Als u alleen de details van een boekjaar heeft verwijderd, kunt u later alsnog het complete boekjaar verwijderen.

Deze twee overzichten geven heel duidelijk weer, wat er in een bepaalde periode met een factuur van een debiteur/crediteur gebeurd is. Op één regel ziet u bijvoorbeeld:

U kunt in deze overzichten ook het saldo van een debiteur of een crediteur in een bepaalde periode direct zien.

U wilt dat uw stamgegevens betrouwbaar zijn en dat u ze gemakkelijk kunt controleren. Om dat te bereiken, kunt u gebruik maken van een logboek. Als u Progress versie 9 heeft, kunt u op een overzichtelijke manier in een logboek de wijzigingen in uw stamgegevens vastleggen. U kunt ook zien wie er veranderingen heeft aangebracht en wanneer hij of zij dat gedaan heeft. U kunt zelf bepalen van welke tabellen en velden u de wijzigingen wilt bijhouden.

In het logboekoverzicht kunt u direct en heel gemakkelijk controleren of de veranderingen goed zijn doorgevoerd.
U kunt gebruik maken van drie verschillende invalshoeken:

Om de overzichtelijkheid van het logboek te behouden, kunt u overtollige gegevens uit het logboek verwijderen. In een overzicht wordt bijgehouden in welke tabellen gegevens zijn verwijderd. In dat overzicht kunt u ook zien wie deze gegevens wanneer verwijderd heeft.

In de Finance database kunt u vanaf versie 3.0 nog grotere bedragen invoeren, omdat we de tabellen hebben vergroot. U kunt nu gebruik maken van het formaat -15,2, in tegenstelling tot -10,2. Deze vergrootte tabellen worden gebruikt in Exact Finance C/S, Exact Budget C/S en Exact Fixed Assets C/S.

Als u Progress versie 9 heeft, kunt u de grootte van de vensters in Exact Financials C/S aanpassen. Het is bij alle vensters mogelijk ze schermvullend te maken. U krijgt dan meer informatie op één scherm, waardoor u alles in één oogopslag kunt overzien.
U kunt de grootte en de positie van vensters naar wens aanpassen. Exact Financials C/S onthoudt de grootte en de positie van een venster, waardoor het venster in dezelfde grootte en op dezelfde plek wordt weergegeven als u een functie opnieuw activeert.

U kunt in versie 3.0 uw rapporten en overzichten rechtstreeks vanuit Exact Financials C/S per e-mail naar gebruikers sturen. Dat bespaart u veel tijd en moeite. U hoeft een overzicht nu niet eerst af te drukken en vervolgens in een enveloppe te versturen. U hoeft nu alleen maar op een knopje te klikken en in te vullen naar wie u het overzicht wilt mailen. Hierdoor krijgt de gebruiker, waar ter wereld hij zich ook bevindt, binnen een paar minuten het overzicht te zien, waardoor het heel actueel is.

De help files van versie 3.0 zijn in een nieuw, modern jasje gestoken. Ze zijn nu in HTML formaat gegenereerd, zodat ze ook gebruikt kunnen worden in combinatie met de nieuwe internet applicatie: Exact Financials i. De help files zijn nog overzichtelijker geworden, doordat de inhoud en de index nu naast elkaar staan afgebeeld. Als u door het bestand heen bladert, kunt u in de index volgen wat u te zien gaat krijgen.
Mocht u hulp nodig hebben bij een bepaalde functie, krijgt u meteen die informatie te zien die over deze functie gaat. U hoeft dus niet te bladeren door alle gegevens, maar u krijgt direct de informatie te zien die u zoekt.
Verder zijn er veel verwijzingen toegevoegd aan de help files. Deze verwijzingen werken als ‘hyperlinks’. U klikt erop en u krijgt direct de extra informatie die u zocht te zien. Door gebruik te maken van ‘hyperlinks’, zijn de help files veel efficiënter in gebruik geworden.

Met de taakplanner kunt u heel gemakkelijk taken plannen. U gebruikt deze taakplanner in combinatie met de applicatieserver. U kunt een taak bijvoorbeeld ‘s nachts laten uitvoeren. De volgende ochtend vindt u dan een e-mail bij uw ingekomen mailberichten, waarin de actuele resultaten van de uitgevoerde taak staan.
U kunt ook vaste taken aanmaken. De taakplanner kan bijvoorbeeld automatisch elke avond alle financiële boekingen verwerken.
Bij een aantal overzichten zijn naast de optie om het overzicht op de taakplanner te genereren of dat tot een vaste taak te maken, de mogelijkheden toegevoegd om het overzicht per e-mail te versturen of om het overzicht op de achtergrond te laten genereren, terwijl u met Exact Financials C/S verder kunt werken.

Krijgt uw administratie ook zoveel verzoeken binnen van budgethouders en anderen die verantwoordelijk zijn voor de resultaten, om bepaalde overzichten te kunnen inzien?
Dat gebeurt bijvoorbeeld als zij zelf geen rechten hebben om deze overzichten op te vragen. Dat was ook nodig om te voorkomen dat uw budgethouders van iedereen alle informatie konden zien en niet alleen die informatie die voor hen van belang is. De medewerkers van uw administratie hebben daardoor extra werk en de budgethouders moeten onnodig wachten voordat ze de overzichten daadwerkelijk kunnen gebruiken om tijdig te kunnen bijsturen.
In eerdere versies kon u een budgethouder niet zomaar rechten geven om bijvoorbeeld een overzicht van de budgetten van een kostenplaats in te zien, want hij zou dan de budgetten van alle kostenplaatsen te zien krijgen.
Vanaf versie 3.04 kunt u met behulp van data autorisatie een budgethouder rechten geven om alleen het budget van zijn eigen kostenplaats in te zien. Dat geldt tevens voor actuele en historische cijfers. Iedere budgethouder kan nu dus zelf, wanneer hij dat maar wil, de overzichten opvragen die hij wil gebruiken.

Hoe gaat dat?

U maakt een rol aan: kostenplaatsmanager. Aan deze rol hangt u gebruikers en rechten. Al deze gebruikers zullen de rechten hebben die aan de rol gekoppeld zijn. U kunt ook gebruik maken van een wildcard. Een kostenplaatsmanager heeft dan bijvoorbeeld inzicht in meerder kostenplaatsen:

Ook voor projecten kunt u op deze manier rollen toekennen.

In versie 3.04 zal autorisatie mogelijk zijn voor kostenplaatsen en in een volgende versie ook voor projecten.

Het is nu nog eenvoudiger geworden om uren te boeken. Uw werknemers kunnen in een werknemerweekstaat voor een hele week de tijd boeken die ze aan bepaalde projecten hebben besteed. Aangezien deze weekstaten zo gemakkelijk in het gebruik zijn, zal het uw werknemers veel minder tijd kosten om hun uren in te voeren. Daarnaast is het ook gemakkelijker om de weekstaten te controleren, want ze zijn heel overzichtelijk.

Om het uren boeken nog eenvoudiger en sneller te maken, is het nu mogelijk om de combinaties van projecten, uursoorten en werknemers te beperken. Door zulke restricties aan te brengen, beperkt u de keuzemogelijkheid van uw werknemers, waardoor de kans verkleind wordt dat er uren op de verkeerde projecten of uursoorten worden geboekt. Dat maakt voor u de controle sneller en eenvoudiger.

U kunt uw projectbudgetten aanpassen. Deze wijzigingen worden nu automatisch bijgehouden. U kunt nu in een overzicht uw huidige budget vergelijken met een eerder gemaakt budget van een datum naar keuze. Zo kunt u duidelijk zien wat er in de loop der tijd aan uw projectbudget gewijzigd is. In datzelfde overzicht kunt u ook zien, wie de wijzigingen aan het projectbudget heeft aangebracht.

Vanaf versie 3.0 kunt u projectgegevens aan verkooporders koppelen bij het invoeren. Daardoor is het meteen duidelijk bij welk project een verkooporder hoort. De gekoppelde projectgegevens worden automatisch meegenomen als u een factuur genereert uit een verkooporder.

Flexibele lay-outs voor overzichten

De overzichten van Exact Sales C/S en Exact Purchase C/S maken gebruik van nieuwe overzichten die worden opgebouwd aan de hand van zelf te definiëren lay-outs. In Exact Purchase C/S maken alle overzichten van procesgegevens gebruik van deze nieuwe structuur. Voor Exact Sales C/S worden de overzichten op verkooporderhistorie op deze manier opgebouwd. Voordat u deze overzichten kunt opvragen, dient u eerst lay-outs aan te maken.

U kunt vanaf versie 3.0 vanuit Excel uw budgetgegevens van Exact Financials C/S benaderen. U kunt deze budgetgegevens aan bestaande rapporten toevoegen, waardoor u heel snel en eenvoudig de informatie van deze rapporten met uw budgetgegevens kunt vergelijken. Met de functies die aan Excel Add-in C/S zijn toegevoegd kun u gemakkelijk verschillende budgetbedragen berekenen.

Naast de vele mogelijkheden met de telefoonselectie in Exact Purchase C/S, zijn er nu nog overzichten voor de bestelhistorie, de ontvangsthistorie en de inkoopfactuurhistorie toegevoegd. Nu kunt u ook van de historie op een snelle en eenvoudige wijze de details bekijken. Daarnaast is er de knop ‘Details’ toegevoegd, waarmee u met één klik van de telefoonselectie van de procesgegevens naar die van de artikelen kunt doorzoomen.

Als u een bestelling aflettert, kunt u nu op dezelfde snelle manier als in de telefoonselectie de gegevens van de kopregel en de regels opvragen. Daarnaast kunt u ook zien aan welke ontvangsten en inkoopfacturen de bestelling ten grondslag ligt, zodat u snel kunt bepalen welke ontvangst of inkoopfactuur u met de bestelling wilt afletteren. De detailgegevens van deze ontvangsten en inkoopfacturen kunt u hier ook bekijken.