U maakt gebruik van de afletterfunctionaliteit van Exact Financials Enterprise als u op uw tussenrekeningen wilt bijhouden welke posten reeds zijn afgehandeld en welke nog open staan om af te boeken. Toepassing van deze functionaliteit is met name interessant als uw tussenrekening wordt gekenmerkt door een groot aantal mutaties, waarbij u toch inzicht wilt hebben welke posten nu daadwerkelijk verantwoordelijk zijn voor het openstaand saldo op deze grootboekkaart.
Voor u kunt afletteren dient u in het menu [Finance: Grootboek, Afletteren, Onderhoud] 1-malig de grootboekrekeningen selecteren die afgeletterd moeten worden.
Middels [Finance: Grootboek, Afletteren grootboekrekeningen, Afletteren] wordt de lijst met af te letteren mutaties opgebouwd en kunt u de opdracht geven transacties gedeeltelijk of volledig af te letteren. Tevens kunt u voor gedeeltelijk af te letteren transacties, de verschillen laten journaliseren.
De schermafhandeling van de functie 'Afletteren: Handmatig' is gelijk aan andere verwerkingsfuncties binnen Exact Financials Enterprise. In dit document worden alleen de belangrijkste/ afwijkende velden beschreven.
Verwerken Geef aan of u de posten wilt 'Afletteren' (standaard waarde van dit veld) of dat u juist een aflettering ongedaan wilt maken: 'Terugdraaien'.
Status Geef aan welke transacties u wilt zien:
Aanvullende selectie criteriaNaast de selectie van de af te letteren grootboekrekening kunt u extra selecties maken. Hiermee kunt u bijvoorbeeld filteren op kostenplaats, kostendrager of projectnummer zodat alleen mutaties met dezelfde koppeltabelgegevens geselecteerd worden om af te letteren.
Toestaan: VerschilBij het automatisch afletteren van grotboekmutaties is het totaal van de afgeletterde posten altijd 0,00. Bij handmatig afletteren kunt u ervoor kiezen om een reeks grootboekmutaties af te letteren vaar van het saldo ongelijk aan 0,00 is. U dient dit veld dan te markeren. Als deze optie niet is gemarkeerd, worden grootboekmutaties alleen afgeletterd als het totaal van de selectie een saldo van 0,00 heeft.
Aanmaken: Journaalpost Af te letteren transacties kunnen soms verschillende bedragen bevatten, zodat het saldo van de transacties niet nul is. In sommige gevallen zijn geen toekomstige transacties te verwachten die het verschil zullen opheffen. In dergelijke gevallen kunnen de verschillen middels een journaalpost van de desbetreffende grootboekrekening worden afgeboekt via het memoriaal. Bij aflettering krijgen de transacties de status 'deels afgeletterd' en wordt er dan een journaalpost aangemaakt. Na verwerking van de journaalpost kunt u de verschillende bedragen inclusief de verschillentransactie volledig tegen elkaar afletteren op het aangemaakte afletternummer voor de deels afgeletterde transacties.
Geef middels 'Aanmaken: Journaalpost' aan of u voor gedeeltelijk afgeletterde transacties een journaalpost in het memoriaal voor het verschil wenst aan te maken. Nadat u de aangemaakte journaalpost heeft verwerkt, kunt u de gedeeltelijk afgeletterde mutaties volledig afletteren tegen het verschil. Kies niet voor het aanmaken van een journaalpost als u in de toekomst verwacht het saldo tegen toekomstige transacties te kunnen wegboeken.
Dagboek Geef het memoriaal dagboek aan waar u de verschillenboeking in wenst aan te maken.
Jaar Geef het financieel jaar van de aan te maken verschillenboeking aan.
Periode Geef de financiële periode van de aan te maken verschillenboeking aan.
Datum Geef de boekdatum van de aan te maken verschillenboeking aan.
GB-rekening (grootboekrekening) Geef de tussenrekening aan waarop het verschil moet worden geboekt.
Afletteren: Omschrijving Geef hier de omschrijving van de verschilboeking aan.
Kostenplaats Geef hier de kostenplaats aan waarop, als de grootboekrekening een kostenplaatsrekening is, de verschilboeking dient te worden aangemaakt.
Kostendrager Geef hier de kostendrager aan waarop, als de grootboekrekening een kostendragerrekening is, de verschilboeking dient te worden aangemaakt.
Project Geef hier de projectcode aan waarop, als de grootboekrekening een projectrekening is, de verschilboeking dient te worden aangemaakt.
Project kostensoort Geef hier de project kostensoort aan waarop, als de grootboekrekening een projectrekening is, de verschilboeking dient te worden aangemaakt.
Resultaattype Geef hier het (project-) resultaatype aan waarop, als de grootboekrekening een projectrekening is, de verschilboeking dient te worden aangemaakt.
Voorbeeld
U heeft EUR 10.000,- contant op een bankrekening gestort. De bank heeft EUR 10,- bankkosten afgetrokken, waardoor er op het dagafschrift een storting van EUR 9.990,- vermeld staat. Met gebruik van een tussenrekening, werd dit op de volgende manier gejournaliseerd:
Tussenrekening
10.000
aan
Kas
Bank
9.990
De tussenrekening zal nu een saldo van EUR 10,- laten zien. Nadat u de betalingen afgeletterd hebt, is het duidelijk dat de balans niet nul is, door de storting. Het verschil dient bij de bankkosten bijgeschreven te worden, waarna de tussenrekening een nulbalans zal tonen.
Bankkosten
10
Wanneer de geselecteerde regels niet volledig naar 0 salderen zal een verschilboeking worden aangemaakt. Deze boeking zal direct verwerkt worden en is daarom niet meer aan te passen. Als er toch een wijziging noodzakelijk is dient u de aflettering terug te draaien.