Exact Synergy Enterprise

HRM Periodeafsluiting

Menupad

Modules ➔ HRM ➔ Inrichting ➔ Diversen ➔ Periodeafsluiting

Introductie

Op deze pagina kunt u HRM periode van een divisie handmatig afsluiten. Met een periode wordt de tijdspanne bedoeld, die door een organisatie is bepaald. Vaak is dit in maanden gedefinieerd. Er zijn verschillende redenen waarom een periode wordt gesloten. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan om toegestaan verlof te berekenen.

Nadat de periode voor de betreffende divisie afgesloten is, is het nog steeds mogelijk om elk toegestaan verlof van die divisie aan te passen of te verwijderen als er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• U beschikt over de Administrator of HR rol.
• De verzoektype definitie bevat voorgedefinieerde velden onder de sectie Wie kan het nieuw aangemaakte verzoek wijzigen? of Wie kan het verzoek verwijderen? Voor meer informatie, zie Verzoektypes aanmaken en aanpassen - Het tabblad Flow.

Wanneer de periode af wordt gesloten zal het systeem het toegestaan verlof voor alle medewerkers berekenen. De berekening van het totaal aantal werkuren zal gebaseerd zijn op de werk rooster groepen en werkroosters welke gebruikt worden op de gedefinieerde datum of valt binnen de gedefinieerde datum, volgens de volgende prioriteiten:

• Prioriteit 1 - De werk rooster groep die aan de medewerker is gekoppeld.
• Prioriteit 2 - Het standaard werkrooster op divisie-niveau als er geen werk rooster groep aan de medewerker is gekoppeld.
• Prioriteit 3 - De werk rooster groep op bedrijfsniveau als er geen werk rooster groep en standaard werkrooster voor de divisie aan de medewerker is gekoppeld.

Door het totaal aantal werkuren van een bepaalde periode bij elkaar op te tellen, wordt het toegestaan verlof berekend en, indien nodig, herleid. Het toegestaan verlof wordt voor elke medewerker berekend op basis van ingestelde officiële feestdagen, het aantal dienstjaren en het totaal aantal werkuren dat gedefinieerd is, zoals zichtbaar is in deze formule:

Wanneer de periode gesloten wordt voor een divisie, worden de volgende zaken uitgevoerd:

• Het maandelijkse vakantie tegoed zal berekend worden, voor alle medewerkers in de geselecteerde divisie, voor de geselecteerde periode.
• Het totaal aantal verlof en verzuim dagen van de periode zullen berekend worden.
• Full-time equivalenten (FTE) voor elke kostenplaats in de geselecteerde divisie zullen berekend en bijgewerkt worden in de begroting van de financiële budgetscenario's als actuele bedragen.

Opmerking:

• Het afsluiten van perioden hoeft niet in een opeenvolgende volgorde uitgevoerd te worden
• Het afsluiten van perioden heeft geen koppeling met het financieel afsluiten van perioden.

U kunt er ook voor kiezen om de perioden automatisch af te laten sluiten voor divisies via de algemene HRM instellingen. Het automatisch afsluiten kan uitgevoerd worden voor een individuele divisie of voor alle divisies tegelijk door één van de volgende opties te selecteren bij Berekening - Verlofrecht: Automatisch in de sectie Verlof & Verzuim, te benaderen via Modules ➔ HRM ➔ Inrichting ➔ Algemeen ➔ Instellingen:

• Divisies (Instellingen) - Selecteer deze optie om de HRM periode voor een individuele divisie automatisch af te sluiten. Zodra deze optie is geselecteerd kunt u naar HRM à Inrichting à Roosters à Standaard werkrooster gaan. Klik op de hyperlink van de betreffende divisie in de Divisie kolom. Op de HRM: Standaard werkrooster pagina, klik op Bewerken en vink de optie Berekening - Verlofrecht: Automatisch aan in de sectie Verlof & Verzuim. Klik op Bewaren om deze instelling te bewaren. De periode zal hierdoor, via een backgroundjob, automatisch gesloten worden voor de geselecteerde divisie.

• Divisies (Alle) - Selecteer deze optie om alle HRM perioden voor alle divisies te sluiten. Zodra deze optie is geselecteerd zal het volgende plaatsvinden:

  • De optie voor het sluiten van een HRM periode voor een specifieke divisie is uitgeschakeld.
  • De optie Berekening - Verlofrecht: Automatisch in de sectie Verlof & Verzuim op de pagina HRM: Standaard werkrooster is uitgeschakeld.
          

• Geen - Selecteer deze optie om het automatisch afsluiten van de HRM periode, uit te schakelen.

Opmerkingen:

• Wanneer u ervoor kiest om perioden automatisch af te sluiten voor alle divisies, is het niet mogelijk om een periode voor een specifieke divisie handmatig af te sluiten.
• Voor handmatig ingevoerd verlofrecht kunnen correcties resulteren in dubbel verlofrecht.

Rollen en rechten

Om een HRM periode van een divisie te sluiten is functierecht  87 – Allows to close period for a division benodigd. Gebruikers met de HR rol beschikken over dit functierecht.

Opmerkingen:

• Voor meer informatie over de functierechten kunt u gaan naar het menu Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Functierechten.
• Voor meer informatie over de rollen kunt u gaan naar het menu Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Rollen.

Hoe kan ik een HRM periode van een divisie handmatig afsluiten?

1. Op de HRM: Periode - Sluiten pagina, selecteer de benodigde divisie bij Divisie.
2. Vul de velden in.
3. Klik op Perioden sluiten, en dan op Sluiten om dit scherm te sluiten.

Hou rekening met: Alle velden met een “!” zijn verplicht.

Gerelateerde documenten

• Aanmaken en bewerken van medewerkers    
• Verzoektypes aanmaken en aanpassen - Het tabblad Flow    
• Exact video library
• Overzicht van divisies    
• Release (Exact Synergy Enterprise): Enhanced logic on period closing
• Bijwerken van de ingangsdatum    
• De verlof & verzuim planning bekijken    
• Verlof & Verzuim statistieken bekijken