Overzicht Factuurhistorie

Hieronder vindt u een beschrijving van de velden voor het opvragen van de factuurhistorie.

Zoeken/Wissen

Als u de gewenste selectiecriteria heeft opgegeven, kiest u 'Zoeken' om de facturen weer te geven die voldoen aan het filter. U kunt het filter wissen met de knop 'Wissen'.

Magazijn

Als u alleen de facturen van een bepaald magazijn wilt zien, kunt u dit magazijn hier opgeven.

Onze referentie

In dit veld kunt u zoeken naar een factuur op basis van een specifieke onze referentie.

Extern nummer

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u gebruik maakt van externe nummering. Met dit veld kunt u een selectie maken op een extern nummer dat is toegekend aan de factuur.

Factuurdatum

In dit veld kunt u een datumtraject invoeren. Alle facturen met een factuurdatum binnen dit traject worden getoond.

Factuur voor

In dit veld kunt u een factuurdebiteur selecteren. Alle facturen voor deze factuurdebiteur worden getoond.

Besteld door

In dit veld kunt u een orderdebiteur selecteren. Alle facturen voor deze orderdebiteur worden getoond.

Onder de knop Extra heeft u de volgende mogelijkheden:

Selectiecode

In dit veld kunt u facturen zoeken op basis van de selectiecode.

Order

In dit veld kunt u facturen zoeken op basis van het ordernummer.

Uw referentie

In dit veld kunt u facturen zoeken op basis van de uw referentie.

Vertegenwoordiger

In dit veld kunt u facturen zoeken op basis van de vertegenwoordiger.

Pakbonnummer

In dit veld kunt u facturen zoeken op basis van het pakbonnummer.

Omschrijving

In dit veld kunt u facturen zoeken op basis van de omschrijving.

Rechts van de zoekvelden krijgt u informatie te zien van de debiteur, waarvoor u een verkoopfactuur heeft aangemaakt. Deze informatie wordt alleen getoond indien u een verkoopfactuur heeft geselecteerd in de lijst met historische verkoopfacturen.

Status

Dit is de status van de factuurdebiteur, die u kunt aangeven bij het onderhouden van uw debiteuren. Indien u een debiteur geblokkeerd heeft, ziet u in plaats van een groene vink een rood kruis voor dit veld staan.

Soort

Dit is de classificatie, die u kunt aangeven bij het onderhouden van uw debiteuren. Door uw debiteuren een classificatie te geven kunt u bijvoorbeeld overzichten opvragen per classificatie of alle verkoopfacturen van een bepaalde classificatie afdrukken.

Kredietlimiet

Dit is de kredietlimiet, die u kunt aangeven bij het onderhouden van uw debiteuren. Met deze kredietlimiet kunt u ervoor zorgen dat een debiteur niet meer open kan hebben staan dan een bepaald bedrag. In de instellingen kunt u aangeven dat het systeem hierop moet controleren en niet mag toestaan dat u een verkoopfactuur invoert, waarmee de debiteur over zijn kredietlimiet gaat.

Te vorderen

Dit is het totale bedrag aan openstaande posten, die bij de geselecteerde factuurdebiteur openstaan. Achter dit bedrag staat het totaal van alle openstaande facturen minus het geselecteerde factuurbedrag. Het bedrag van de geselecteerde factuur is niet opgenomen in dit totaal bedrag zodat u duidelijk kunt zien welke impact de geselecteerde factuur heeft op het totale te vorderen bedrag voor die debiteur. Voor dit bedrag staat een rood kruis indien dit bedrag boven de kredietlimiet ligt. Ligt dit bedrag onder de kredietlimiet staat hier een groene vink.

Sectie Type

In deze sectie kunt u aangeven welk type facturen u wilt opvragen. Door een selectievak aan te vinken wordt dit type getoond. U heeft de volgende opties:

• Verkoopfactuur: dit zijn normale verkoopfacturen ingevoerd via [Factuur, Invoer, Facturen].
• Directe factuur: dit zijn directe verkoopfacturen ingevoerd via [Factuur, Invoer, Directe facturen].
• Creditnota: dit zijn ingevoerde creditnota's.
• Provisiefacturen: dit zijn gegenereerde provisiefacturen met E-Provisie in uw licentie.
• POS: dit zijn gegenereerde facturen vanuit E-POS.

Onder de selectievelden worden alle verkoopfacturen getoond, die aan de selectiecriteria voldoen. Eventueel kunt u de kolommen aanpassen zodat u direct de informatie ziet, die u zoekt.

Met deze knop keert u terug in het menu.

Openen

Met deze knop kunt u de historische factuur in Alleen-lezen modus openen.

Kopiëren

U kunt direct een factuur uit uw factuurhistorie kopiëren. Er wordt dan een nieuwe factuur aangemaakt met een nieuw factuurnummer, maar met dezelfde gegevens. Bij het kopiëren dient u een factuurcode op te geven voor de nieuwe factuur. De optie 'Kopie: Verkoopmedewerkers' alleen aanwezig wanneer u in de order- of factuurinstellingen heeft aangegeven dat u gebruik maakt van verkoopprovisie. Met deze optie kunt u de verkoopmedewerkers en de bijbehorende percentages kopiëren van de oorspronkelijke order naar de nieuwe factuur. Dit betreft de medewerkers en percentages die u in de 'Condities' van de factuur onder de knop 'Verkoopmedewerkers' kunt definiëren. Wijziging: Medewerker: Typ of selecteer een actieve medewerker voor de nieuwe factuur. Standaard is dit veld leeg.

In de sectie 'Voortgang' ziet u de geselecteerde facturen. Als u kiest voor 'Genereren' wordt de factuur gekopieerd. In de kolom 'Resultaat' kunt u de voortgang volgen. Met de knop 'Sluiten' verlaat u dit scherm en keert u terug in de orderhistorie.

Afdrukken

U kunt een reeds afgedrukte factuur nogmaals afdrukken met de knop 'Afdrukken'. Als u hiervoor kiest, komt u in een nieuw afdrukscherm.

Dupliceren

Middels deze optie kunt u een exacte kopie van de oorspronkelijke factuur nogmaals afdrukken. Dit betreft de factuur (en adresgegevens) van de eerste afdruk van deze factuur.

Factuurhistorie

Met deze keuze kunt u de historische verkoopfactuur met de actuele debiteuradressen en een andere layout als de oorspronkelijke verkoopfactuur afdrukken. 

Uitvoer

Deze opties zijn alleen beschikbaar wanneer u de optie 'Factuurhistorie' heeft geselecteerd. U kunt hier aangeven of de uitvoer moet worden afgedrukt op de printer of per e-mail moet worden verstuurd. Let op: bij de keuze e-mail worden de facturen evengoed op de printer afgedrukt. Als extra worden de facturen per e-mail verstuurd naar de debiteur.

Wanneer u de optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de verzendmethode gebruikt die u bij het onderhoud van de relatie op het tabblad 'Financieel' heeft geselecteerd.

Adres wijzigen

Als u kiest voor 'Factuurhistorie' en u dit selectievak uitvinkt, worden de oorspronkelijke debiteuradressen afgedrukt. Als u kiest voor 'Factuurhistorie' en dit selectievak aanvinkt, wordt de verkoopfactuur afgedrukt met de actuele debiteuradressen. Tevens worden de adresgegevens voor deze factuur in de factuurhistorie bijgewerkt met de nieuwe adresgegevens. Op de bijlage van de factuur blijven de oorspronkelijk gebruikte adresgegevens aanwezig.

Lay-out/Verzamellay-out

Als u kiest voor 'Factuurhistorie', kunt u in dit veld de oorspronkelijke layout wijzigen in een andere layout. Wanneer u in de factuurinstellingen heeft aangegeven dat u met verzamellay-outs werkt kunt u hier een verzamellay-out selecteren.

Let op! Bij het onderhoud van de verzamellay-out kunt u meerdere documenten koppelen en het aantal kopieën opgeven. Bij het afdrukken vanuit de factuurhistorie wordt echter altijd 1 kopie afgedrukt voor ieder document.

Begeleidend schrijven

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd en wanneer u niet met verzamellay-outs werkt. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld.

E-mailadres

Hier wordt standaard het e-mailadres van de factuurdebiteur gevuld. U kunt dit aanpassen of e-mailadressen toevoegen (gescheiden door een punt komma). Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.

Onderwerp: Inclusief

Hier kunt u aangeven welke referentie van de factuur u in het onderwerp van de e-mail wilt opnemen. Vervolgens kunt u bij het veld 'Onderwerp' de gewenste omschrijving voor het onderwerp van de e-mail. Het onderwerp van de e-mail bestaat dan uit het opgegeven onderwerp, met daarachter de geselecteerde referentie. In dit veld heeft u de keuze uit de volgende opties:

• Geen: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail alleen uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp'.
• Onze ref.: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter het onze referentie nummer van de factuur.
• Uw referentie. Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter de uw referentie van de factuur.
• Omschrijving: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter de omschrijving van de factuur.
• Ordernr.: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter het ordernummer van de factuur.  

Onderwerp

Hier kunt u het onderwerp van de e-mail ingeven. het onderwerp van de e-mail zal standaard gevolgd worden door het referentienummer van de factuur dat u bij het veld 'Onderwerp: Inclusief' heeft geselecteerd.

Altern. omschr.

Naast de standaardomschrijving die geplaatst kan worden in de onderwerpsregel, kunt u hier nog een extra omschrijving ingeven ter verduidelijking voor de te versturen factuur. Deze omschrijving wordt onderaan de e-mail getoond.

eFactuur

Deze optie is alleen actief wanneer u bij het veld 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. Hier kunt u aangeven of u een XML bestand van de factuur wilt meesturen als bijlage. Afhankelijk van het land van de debiteur is dit XML bestand opgemaakt volgens een bepaald formaat. Uw klant kan deze bijlage vervolgens importeren in zijn/haar systeem.

Vrije tekstregels afdrukken

Als u vrije tekstregels wilt afdrukken kunt u deze optie aanvinken. Vrije tekstregels kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor feestdagen of om aanbiedingen aan te kondigen.

Vrije tekstregel 1,2 en 3

Hier kunt u drie tekstregels invoeren die u op de factuur wilt afdrukken.

Giro

Met deze knop kunt u voor de geselecteerde verkoopfacturen een acceptgiro afdrukken.

Afdrukken

Met deze knop drukt u de verkoopfactuur naar uw keuze af.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm af en keert u terug in de factuurhistorie.

Creditnota

U kunt direct een creditnota aanmaken op basis van de geselecteerde factuur.

Pakbonnen

U kunt de pakbonnen per factuur hier nogmaals bekijken en afdrukken. Deze knop is alleen beschikbaar als de factuur gegenereerd is vanuit E-Order.

Verkooporder

U kunt de oorspronkelijke order bekijken. Het order invoerscherm wordt geopend in de 'alleen lezen' modus.

Bijlage

Met deze knop kunt u van een geselecteerde verkoopfactuur een gekoppelde bijlage raadplegen of juist een nieuwe bijlage koppelen.

Notitie

Met deze knop kunt u van een geselecteerde verkoopfactuur de gemaakte notitie raadplegen of juist een nieuwe notitie invoeren.

Wijzigen

Met deze knop kunt u van een geselecteerde verkoopfactuur het BTW-nummer wijzigen.

E-mailgeschiedenis

Klik hier om de e-mails te bekijken die je hebt verzonden voor de geselecteerde factuur of creditnota.

Opmerking: Deze knop is alleen ingeschakeld als je een record hebt geselecteerd met E-mail als verzendmethode voor facturen.