Aanmaken en wijzigen (onderhouden) debiteuren

In Exact Compact Financieel, Factuur en Handel kunt u uw debiteuren onderhouden via [Compact, Debiteuren, Onderhouden] of (CDM). In Exact Compact Kassa gebeurt het aanmaken en wijzigen van debiteuren vanuit de kassa zelf, via de preset 'debiteurenselectie'. In het scherm dat dan verschijnt, kunt u via de knop 'Nieuw' een nieuwe debiteur aanmaken en via de knop 'Openen' een bestaande debiteur onderhouden. Het onderhoudsscherm is op te delen in een aantal secties.

Soort

Het veld soort zal automatisch worden ingevuld met 'Klant'.

Naam

De naam die u hier invoert zal worden gebruikt als bedrijfsnaam voor uw debiteur.

Code

Hier geeft u eenmalig een code aan een debiteur. Dit is een unieke waarde en kan dus niet nogmaals gebruikt worden. Het is mogelijk om eventueel uw debiteuren te vernummeren vanuit het selectiescherm voor debiteuren.

Status

Met deze functie kunt u aan uw debiteuren een bepaalde status toewijzen. Heeft u bijvoorbeeld een debiteur waar u niet meer aan wilt leveren dan kunt u daar hier de status "geblokkeerd" aan geven. Wanneer u handelingen voor deze debiteur uitvoert, wordt dit door het systeem door middel van een melding kenbaar gemaakt.

Classificatie

U kunt uw debiteuren indelen in classificaties, waardoor u bij bepaalde overzichten gericht informatie kunt opvragen. Exact levert een aantal standaard classificaties mee, maar het is ook mogelijk om uw eigen classificaties aan te maken. Indien u classificaties heeft gedefinieerd voor uw debiteuren dan kunt u die hier koppelen door met de F5-toets of via het vergrootglas het selectiescherm op te vragen en de gewenste classificatie uit de lijst te selecteren. 

Sectie algemeen

Hier geeft u adresgegevens op van uw debiteur. Het adres dat u hier opgeeft is het eerste algemene adres van deze debiteur.

Sectie contact

In deze sectie kunt u een hoofdcontactpersoon opgeven. Met de knop naast het veld "Naam" kunt u een volledige contactpersoon aanmaken.
U kunt hier ook andere relevante informatie opgeven zoals bijvoorbeeld het directe telefoonnummer van de contactpersoon of een persoonlijk e-mailadres en de taal van de contactpersoon.

Sectie financieel

Debiteurenrekening

Wanneer u in uw boekhouding gebruik maakt van meerdere debiteurenrekeningen, dan kunt u hier aangeven welke grootboekrekening voor deze debiteur gebruikt dient te worden.

Bij het invoeren of bewerken van een bank-/kasboeking waarbij u de betaling/ontvangst aflettert met een factuur wordt ook altijd de standaard de hier gekoppelde rekening gebruikt. Is er hier geen rekening gekoppeld, dan wordt altijd de debiteurenrekening gebruikt van de factuur. Bij het afletteren van een bank-/kas regel met meerdere facturen die verschillende debiteurenrekeningen hebben wordt de debiteurenrekening met het laagste nummer gebruikt.

Automatisch afletteren

Wanneer u deze optie aanvinkt is het verplicht om in het veld 'Tegenrekening' een tegenrekening in te vullen. Door deze optie aan te vinken, geeft u aan dat u bij het importeren van afschriften wilt toestaan dat afschriftregels automatisch worden afgeletterd naar de tegenrekening. Indien een afschriftregel bij het importeren wel kan worden toegewezen aan deze debiteur, maar er is geen openstaande post waarmee de regel kan worden afgeletterd, dan zal deze worden afgeletterd naar de tegenrekening.

Tegenrekening

Dit is de standaard tegenrekening voor een boeking op deze debiteur. U kunt hier bijvoorbeeld een bepaalde kostenrekening of tussenrekening aangeven.

BTW

Hier kunt u een standaard BTW-code koppelen aan deze debiteur. U kunt deze code desgewenst vergrendelen, zodat deze in boekingsregels niet kan worden gewijzigd bij handmatige invoer. Er wordt dan standaard met deze BTW-code gewerkt bij het handmatig aanmaken van boeking voor deze klant; als u de code vergrendeld heeft, kan deze niet worden gewijzigd. De BTW-code kan ook niet gewijzigd worden bij geïmporteerde boekingen, ondanks dat boekingen wel degelijk geïmporteerd kunnen worden wanneer deze andere BTW-codes bevatten.

BTW-nummer

In dit veld kunt u het BTW-nummer van de debiteur invullen.

OIN Nummer

Dit veld is van toepassing op debiteuren welke Nederlandse overheidsinstellingen betreffen. In dit veld kunt u het OIN Nummer (Overheids Identificatie Nummer) van deze instantie opgeven. Het OIN Nummer wordt gebruikt wanneer u een elektronische factuur naar deze debiteur verstuurd. Voor meer informatie, zie Elektronische facturen versturen naar de overheid. 

Laatste her.

De datum waarop de laatste herinnering is verstuurd naar deze debiteur. Dit veld is alleen relevant wanneer u werkt met Exact Compact Factuur of Exact Compact Handel.

Stuur herinnering

Wanneer 'Stuur herinnering' is aangevinkt zullen er herinneringen verstuurd kunnen worden. Dit veld is alleen relevant wanneer u werkt met Exact Compact Factuur of Exact Compact Handel.

Scenario

Hier geeft u aan welk kredietbeheer scenario u op dit moment volgt: Betalingsovereenkomst, Klachten, Normaal of overgedragen.

Kredietlimiet

Hier kunt u de kredietlimiet van deze debiteur opgeven. Wanneer u werkt met Exact Compact Factuur of Exact Compact Handel is bij het invoeren van facturen links onderin het scherm de informatie over de kredietlimiet aanwezig. Op deze wijze is het bij het invoeren van facturen inzichtelijk wat de kredietlimiet van de debiteur is en wat de resterende kredietruimte is. De kredietlimiet 0 staat voor oneindig. Wanneer u een debiteur met een kredietlimiet van 0 geeft kan er oneindig veel krediet worden verstrekt.

Daarnaast kunt u op de saldilijst van de debiteuren de kolom 'Kredietlimiet' toevoegen waarin de hier opgegeven kredietlimiet van de debiteur wordt getoond. Hiermee kunt u in een oogopslag het openstaande saldo bij uw debiteur samen met de kredietlimiet van die debiteur bekijken.

Sectie logistiek

In deze sectie kunt u een aantal logistieke instellingen definieren voor een debiteur. De instellingen die u hier ingeeft, dienen als standaard voor deze debiteur. U kunt deze uiteraard wijzigen tijdens het invoeren van een factuur, maar standaard zal het systeem hiermee opkomen.  

Regel kort. %

Hier kunt u een standaard kortingspercentage opgeven. Dit percentage zal standaard opkomen bij het invoeren van een factuur met betrekking tot deze debiteur. Het percentage is nog altijd te wijzigen in de factuur.

Kopiefacturen

Hier kunt u aangeven hoeveel kopiefacturen er bij deze debiteur moeten worden afgedrukt bij het definitief verwerken van de facturen.

Bankrekening

Hier kunt u de standaard bankrekening van deze debiteur opgeven. U kunt ook een bankrekening selecteren door op de functieknop naast het veld bankrekening te klikken. U kunt daar ook een nieuwe bankrekening aanmaken.

Betalingsconditie

Wanneer u een betalingsconditie gebruikt bij deze debiteur dan kunt u die hier opgeven.

Lay-outs

Hier kunt u opgeven welke debiteurenlay-outs er standaard moet worden gebruikt bij deze debiteur.
U kunt een standaardlayout ingeven voor facturen, creditfacturen en betalingsherinneringen.

Incassomachtiging

Dit veld is alleen actief bij debiteuren waarbij de valutacode 'EUR' is geselecteerd. Hiermee opent u het scherm 'Incassomachtiging' waar u de incassomachtiging van de debiteur kunt onderhouden. De incassomachtigingen zijn van toepassing voor de SEPA incasso-opdrachten.

Notities / Notities tonen bij boeking

Voor sommige handelingen bij een bepaalde debiteur kan het belangrijk zijn om notities bij te houden. Deze notities kunt u hier bekijken, aanvullen of instellen. Door het vakje aan te vinken bij 'Notities tonen bij boeking' worden de notities bij deze debiteur automatisch getoond wanneer u een boeking aanmaakt.

Bijlage

Hier kunt u een bijlagebestand opgeven. Wat de inhoud van dit bestand is, kunt u helemaal zelf bepalen. Het kan buitengewone informatie over uw debiteur bevatten of afbeeldingen indien gewenst.

Verzendmethode

Met deze optie kunt u de standaard verzendmethode opgeven voor deze relatie. Dit heeft betrekking op het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. U heeft hier de keuze uit de volgende opties:

• E-mail: De facturen worden per e-mail verstuurd.
• Printer: De facturen worden op de printer verstuurd .
• Elektronisch: Deze is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd. Daarnaast dient de landcode van het factuuradres van deze relatie 'NL' te zijn en dient de landcode in de administratie-instellingen 'NL' te zijn. Met deze optie worden de facturen en betalingsherinneringen als elektronische facturen en betalingsherinneringen verstuurd.

Wanneer u bij het verwerken van facturen of betalingsherinneringen de optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de verzendmethode gebruikt die u hier heeft geselecteerd.

eFactuur

Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Verzendmethode' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. Hier kunt u aangeven of u bij het versturen van de factuur via e-mail een XML bestand van de factuur wilt meesturen naar deze relatie. Het XML bestand dat alle informatie van de factuur bevat en is afhankelijk van het land van de debiteur opgemaakt volgens een bepaald formaat. Uw klant kan deze bijlage vervolgens uploaden in zijn/haar systeem dat deze bestanden ondersteund, zodat de factuur automatisch wordt aangemaakt.

Dit pictogram is alleen actief wanneer u bij 'Verzendmethode' de optie 'E-mail' of 'Elektronisch' heeft geselecteerd. Met dit pictogram kunt aangeven in welk formaat u de elektronische factuur wilt versturen. De formaten die beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van het land van het factuuradres van de debiteur en het land dat aan het betreffende formaat is gekoppeld. In de documentinstellingen bij het veld 'E-factuur' kunt u de formaten beheren. Door het formaat te selecteren worden elektronische facturen voor deze debiteur aangemaakt in het betreffende formaat.

Digitale brievenbus

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd. In dit veld dient u de digitale brievenbus van uw relatie in te vullen. Wanneer dit veld niet is gevuld kunt u deze relatie geen elektronische facturen en betalingsherinneringen sturen.

Wanneer u een uitnodiging heeft verstuurd, de relatie deze uitnodiging heeft geaccepteerd en u deze verwerkt via de digitale brievenbus, wordt dit veld automatisch gevuld met de juiste digitale brievenbus van die relatie.

Uitnodiging versturen

Deze optie is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd, en u bij 'Verzendmethode' de optie 'Elektronisch' heeft geselecteerd.

Tabblad Documenten

Onder het tabblad documenten kunt u documenten toevoegen aan de debiteur.

Tabblad Persoonsgegevens classificaties

Op dit tabblad kunt u bekijken welke persoonsgegevens classificaties zijn gekoppeld aan deze relatie en kunt u de classificaties koppelen of ontkoppelen.

Bij het aanmaken van een nieuwe relatie wordt gecontroleerd of er een actieve persoonsgegevens classificatie is waarbij de categorie en type overeenkomen, en waarbij de optie 'Automatisch koppelen' is geselecteerd. Als dat het geval is, wordt die classificatie automatisch aan deze relatie gekoppeld.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden.

Nieuw

Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie koppelen aan deze relatie.

Verwijderen

Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie ontkoppelen van deze relatie.