Exact Financials

7.11*: Finance - Onderhouden: Machtiging

[Finance: Bankieren, Stamgegevens, Onderhoud, Machtigingen]

Om te kunnen incasseren is het noodzakelijk dat u hiervoor machtigingen registreert. In het onderhoud machtigingen kunt u per debiteur meerdere machtigingen vastleggen. Iedere machtiging moet een uniek machtigingkenmerk hebben. In de financiële instellingen kunt u op het tabblad 'Verkoop' een masker vastleggen waarmee in een nieuwe machtiging het machtigingskenmerk voorgevuld wordt.

In het voorloopscherm worden de bestaande machtigingen getoond. Wanneer u een bestaande machtiging wilt onderhouden kunt u selecteren op 'Debiteur', 'Machtigingskenmerk', 'SEPA: Reekstype' of 'Actief'.

De velden

Debiteur
Selecteer de debiteur waar u een machtiging voor wilt aanmaken. Voordat u een machtiging/incassoregeling in Exact Financials aanmaakt, moet u de betaalwijze en uiteraard het bankrekening-/gironummer van de betreffende debiteur aangeven in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud].

Machtigingskenmerk
Leg hier het unieke nummer van uw machtiging vast. U kunt een code hanteren van maximaal 35 posities. Er is geen richtlijn opgesteld op welk wijze de nummering dient plaats te vinden, feit is echter dat elke machtiging (mandaat) moet zijn voorzien van een uniek nummer. Het unieke kenmerk zal in iedere incassotransactie worden meegegeven. Hoewel ieder vrij is om een uniek kenmerk aan de machtiging mee te geven, is het binnen Exact Financials Enterprise mogelijke een uniek kenmerk te laten generen op basis van een voorgedefinieerd masker. Dit masker definieert u in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] onder het tabblad verkoop. Standaard wordt er een kenmerk gegenereerd conform het volgende masker: TEXT ('Administratie', "999999") + TEXT ('Debiteur', "9999999999") + TEXT (YEAR (CURRENT (DATE)) * 10000 + MONTH (CURRENT (DATE)) * 100 + DAY (CURRENT (DATE)), "99999999"). Gebruikmaking van dit masker leidt tot een uniek kenmerk dat als volgt is samengesteld: "Administratienummer"+"Debiteurennummer"+"Datum van aanmaken". Als u geen gebruik van het masker wenst te maken, dan kunt u het masker leeg maken.

Tabblad - algemeen

Omschrijving
Geef een toepasselijke omschrijving voor de regeling in.

Naam
Geef de naam van de debiteur in.

Banknummer
Dit veld wordt gevuld met het primaire bankrekeningnummer van de debiteur. U kunt een ander bankrekeningnummer wat bij de debiteur is vastgelegd op het tabblad 'Bankrekeningen' selecteren.

Valuta
Dit veld wordt gevuld met de valutacode van de debiteur. U kunt een andere valutacode selecteren.

Dagboeknummer
Selecteer het bank- of giroboek van waaruit de incasso wordt uitgevoerd. Hiermee geeft u uw eigen bankrekening aan waarop de geincasseerde bedragen gestort moeten worden. Tijdens het incasseren geeft u aan voor welke bankrekening u een incassobestand wenst aan te maken.

Omschrijving 1/2
Voer eventueel extra omschrijvingen in voor opmerkingen die in het incassobestand geplaatst moeten worden. Tijdens het incasseren kan (indien gewenst) deze omschrijving aan de incasso opdracht worden meegegeven. Deze omschrijving ziet uw klant vervolgens terug op zijn/haar bankafschrift.

Maximum bedrag
Vul het maximum bedrag in een incassorun voor de incasso machtiging. Een machtiging kan aan meerdere openstaande posten gekoppeld zijn. Het totaal bedrag van alle openstaande posten met de machtiging wordt op het moment van aanmaken van een incassorun gecontroleerd.
Dit veld kan leeg blijven. Er vindt dan geen controle op het maximum bedrag plaats.

Termijnincassocode
Koppel indien gewenst een termijnincassocode aan de incassoregeling. Termijnincasso’s worden alleen utgevoerd op openstaande posten waarvan de betaalwijze ‘termijnincasso’ is. Incassoregelingen worden uitgevoerd op openstaande posten waarvan de betaalwijze ‘incasso’ is. Zie ook [Termijnincasso].

Opzegdatum
Hier kunt u een einddatum voor de machtiging vastleggen.

Actief
Markeer het aankruisvak 'Actief' als de incassoregeling uitgevoerd mag worden bij het opstarten van de incasso procedure. Alleen actieve incassorelingen worden meegenomen in de incasso procedure.

Aanpassen betaalwijze
Geef aan of u de standaard betaalwijze in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud] wilt aanpassen bij het opslaan van de regeling indien deze niet gelijk is aan de waarde ‘incasso’ of ‘termijnincasso’. Als u deze optie markeert en u heeft een termijnincassocode gekoppeld aan de incassoregeling, dan wordt de standaard betaalwijze van de debiteur op ‘termijnincasso’ gezet. Indien u geen termijnincassocode koppelt aan de regeling en u markeert deze optie, dan zal bij het opslaan van de regeling de standaard betaalwijze van debiteur worden gewijzigd in ‘incasso’. Zie ook [Termijnincasso].

Tabblad - SEPA

Schema (SEPA)
Geef aan of u incasseert middels CORE of B2B.  

Reekstype
Geef hier aan welk type machtiging het betreft. Deze informatie wordt meegegeven bij het aanmaken van het SDD bestand.

• Eerste
  Geef "eerste" aan, als deze machtiging bij de eerst volgende incassorun leidt tot een eerste keer van incasseren. Bij het verrichten van de incassorun, wordt het incassotype automatisch bijgewerkt naar de status "vast". Zie [Finance: Bankieren, Incasso, Verrichten].
  
• Eenmaal
  Geeft hier "eenmaal" als incassotype aan als het een éénmalige incasso betreft. Als de eenmalige incasso is verricht in [Finance: Bankieren, Incasso, Verrichten], dan wordt de incassoregeling automatisch op inactief gezet. 
  
• Laatste
  Geef hier de waarde "laatste" als de komende incassorun de laatste is run is die plaatsvindt op deze machting. Als de laatste incasso is verricht in [Finance: Bankieren, Incasso, Verrichten], dan wordt de incassoregeling automatisch op inactief gezet.
  
• Doorlopend
  De waarde 'Doorlopend' wordt ingevuld nadat een incassorun met een machtiging die de status 'Eerste' had succesvol verricht is. Het betreft nu een doorlopende machting, waarbij op reguliere basis bedragen worden geïncasseerd. 

Datum: ondertekening
Bij overgang naar SEPA, zal de datum van ondertekening van het mandaat moeten worden vastgelegd. Reeds vastgelegde machtingen mogen worden vastgelegd met de "conversiedatum" van 01-11-2009.

Machtigingskenmerk (Oorspronk.)
Als u een machtigingkenmerk wilt veranderen dient u een nieuwe machtiging aan te maken. U dient de bank hiervan de hoogte te stellen. U maakt daarom een nieuwe machtiging aan met in dit veld het 'oude' machtigingskenmerk. De 'oude' machtiging dient u inactief te maken. Bij een nieuwe incasso zal eenmalig zowel het nieuwe als oude kenmerk in het incassobestand opgenomen worden. De bank vervangt hiermee de 'oude' machtiging voor de nieuwe in haar administratie.

Banknummer (Oorspronk.)
Wanneer een debiteur aangeeft dat er vanaf een ander bankrekeningnummer geïncasseerd moet gaan worden dient nieuwe bankrekeningnummer bij de debiteur vast gelegd te worden en dient in de machtiging het bankrekeningnummer gewijzigd te worden. 

- Het nieuwe bankrekeningnummer is bij een andere bank: Banknummer (Oorspronk.) wordt gevuld met SMNDA. (Same Mandate New Debtor Agent). Het reekstype wordt 'First'.
- Het nieuwe bankrekeningnummer is bij dezelfde bank: Banknummer (Oorspronk.) wordt gevuld met het 'oude' bankrekeningnummer. Het reekstype blijft 'Doorlopend'.

Bij het verrichten van de incassorun in [Finance: Bankieren, Incasso, Verrichten] wordt zowel het oude als het nieuwe bankrekeningnummer aan het geexporteerde incassobestand meegegeven. De bank zal hiermee de wijziging registreren.

(Als u het bankrekeningnummer in onderhoud debiteuren wilt wijzigen terwijl er maar 1 bankrekening aan de debiteur gekoppeld is dan wordt een melding getoond dat het bankrekeningnummer gebruikt wordt in een machtiging. U dient het nieuwe bankrekeningnummer in het onderhoud debiteuren toe te voegen en dan de machtiging aan te passen).

Gewijzigd: Datum
Dit veld toont de datum waarop de laatste wijziging in het mandaat is doorgevoerd. Zodra het mandaat op inactief wordt gezet, toont de datum laatst gewijzigd de datum waarop het mandaat is geinactiveerd. Als er wijzigigingen op een inactief mandaat worden doorgevoerd, dan wordt de datum van de laatste wijziging niet verandert. Dit betekent dat deze datum na inactivering altijd gelijk is aan de datum waarop het mandaat is gede-activeerd. Digitaal geadministreerde Europese incassomachtingen moeten minimaal 14 maanden nadat de machtiging is ingetrokken worden bewaard volgens de regels van de Europese incasso. Verwijder dus alleen machtingen waarvan de de status "inactief" is en de datum gewijzigd langer terug gaat dan 14 maanden ten op zichte van het moment van verwijdering. 

Tabblad - Documenten

Koppel de gewenste documentatie. Zie ook: [Documenten Koppelen]. Voor incassoregelingen kunnen bijvoorbeeld de door de klant getekende machtigingsformulieren worden gekoppeld.

OPMERKING: De vereniging van banken adviseert bij wijzigingen in mandaten te kiezen voor het aanaken van een nieuw mandaat